Szablon macierzy priorytetów
Zwiększ zwinność swojego zespołu i identyfikuj pilne tematy za pomocą szablonu macierzy priorytetów. Śledź każdą sprawę i łatwo podejmuj działania.
Informacje o szablonie macierzy priorytetów
Szablon macierzy priorytetów pomaga porządkować zadania i stanowi przestrzeń, w której można ocenić priorytety i udostępnić je zespołowi. Kierownicy projektów i pracownicy operacyjni uwielbiają ten szablon, ponieważ w sposób wizualny wyjaśnia, jak postępować z projektem, a nawet od czego zacząć. Szablon macierzy priorytetów pomaga również zidentyfikować problemy i pilne sprawy oraz dostosować planowanie strategiczne.
Czym jest macierz priorytetów?
Macierz priorytetów jest narzędziem wykorzystywanym do ustalania priorytetów pracy według kategorii i zapewniania informacji przydatnych w podejmowaniu decyzji i zarządzaniu czasem. Jest to przydatne narzędzie, ponieważ tę prostą strukturę można zastosować do wszystkich rodzajów pracy, niezależnie od tego, czy są to procesy biznesowe, projektowe czy operacyjne. Macierze priorytetów mają prosty format, ale można je dostosować w zależności od potrzeb. Większość organizacji ustala priorytety według wpływu (niski, średni, wysoki), poziomu wysiłku i pilności.
Kiedy używać szablonu macierzy priorytetów?
Macierz priorytetów jest narzędziem do zarządzania dla osób, które potrzebują nieco więcej niż podstawowej listy rzeczy do zrobienia, i może być przydatna w zarządzaniu projektami i ustalaniu ich priorytetów. Macierz 2x2 została zaprojektowana, aby pomóc Ci określić, które zadania są krytyczne, aby najpierw skupić się na najpilniejszych potrzebach.
Na pilność lub ważność zadania na liście mogą wpływać różne czynniki. Na przykład jeśli musisz wykonać zadanie, które bezpośrednio wpływa na zadowolenie klienta, jest ono prawdopodobnie bardzo pilne i priorytetowe. Jeśli jednak musisz wykonać zadanie, które może sprawić, że Twoi klienci będą bardziej zadowoleni w przyszłości, jest ono prawdopodobnie mało pilne, ale ma wysoki priorytet.
Jak korzystać z szablonu macierzy priorytetów
Przejrzyj listę zadań i posortuj każde z nich w kwadrancie. Oto jak myśleć o każdym kwadrancie:
Kwadrant I jest przeznaczony na najpilniejsze i najważniejsze zadania i terminy.
Kwadrant II jest przeznaczony do długoterminowego ustalania strategii, czyli zadań, które nie są pilne, ale nadal są ważne.
Kwadrant III przeznaczony jest na zadania pilne, ale nieistotne, na czynności wymagające natychmiastowej reakcji, które wymagają bezzwłocznego działania.
Kwadrant IV jest przeznaczony na zadania, które przynoszą niewielką wartość, jeśli w ogóle jakąkolwiek przynoszą.
Przeanalizuj swoje codzienne lub cotygodniowe działania i przypisz je do odpowiedniego kwadrantu w macierzy kryteriów, zanim ocenisz, gdzie warto wprowadzić zmiany.
Stwórz własną macierz priorytetów
Miro to doskonałe narzędzie do tworzenia i udostępnienia macierzy priorytetów. Zacznij od wybrania tego szablonu macierzy priorytetów.
1. Użyj szablonu Miro
Otwórz ten szablon Miro. Na tablicy wypisz zadania, które zespół ma wykonać.
2. Zastanów się nad każdym zadaniem
Zadaj sobie następujące pytanie dotyczące każdego zadania: Jakie są konsekwencje niewykonania tego zadania?
3. Nadaj priorytety zadaniom
Na podstawie tych informacji skategoryzuj każdą pozycję na liście jako „wysoki priorytet” lub „niski priorytet”.
4. Przypisz pilność do zadań
Następnie podziel zadania w każdej kategorii na dwie podkategorie: „bardzo pilne” i „mało pilne”. W ten sposób powinny powstać cztery listy.
5. Przypisz wartości
Przypisz wartości od 1 do 4 do każdej opcji, gdzie niższe liczby oznaczają, że zadanie ma wyższy priorytet.
6. Umieść zadania w macierzy
Posortuj opcje w macierzy. Gdy skończysz edytować szablon, udostępnij swoje priorytety stakeholderom.
How do you create a priority matrix?
To create a priority matrix, your first need to create a list of tasks-to-be-done. Once you have this list, you have to start prioritizing tasks based on the importance of the task and the urgency of the task. Once everything is assigned a value, you then place the tasks on the matrix.
How do you use a priority matrix?
A priority matrix is a decision-making tool used to divide tasks into different categories by urgency and importance. Classifying tasks this way is helpful in honing in on your priorities and making sure that you allocate your time in the most efficient manner.
Can I customize a priority matrix template to suit my needs?
You can personalize the priority matrix template to suit your specific criteria, goals, and projects. Double-click on the quadrants to change the color, expand the matrix, or edit its content.
Are there different types of prioritization matrix templates?
Yes, the priority matrix templates vary in structure and criteria. Some templates may use a simple four-quadrant matrix, while others may include additional factors such as risk or effort.
Skorzystaj z tego szablonu już teraz.
Międzyfunkcyjny schemat blokowy
Zastosowania:
Org Charts, Business Management
Przyjrzyj się wszystkim osobom zaangażowanym w projekt i zobacz, co dokładnie wnoszą. Taką klarowność i przejrzystość zapewniają międzyfunkcyjne schematy blokowe. Są one również nazywane „torowymi” schematami blokowymi, ponieważ każdej osobie (każdemu klientowi, interesantowi lub przedstawicielowi określonej funkcji) przypisany jest tor – wyraźna linia, która pomoże Ci zwizualizować rolę danej osoby na każdym etapie projektu. Ten szablon umożliwia usprawnienie procesów, zmniejszenie nieefektywności i nawiązanie znaczących relacji między funkcjami.
Tablica SAFe Roam
Zastosowania:
Agile Methodology, Operations, Agile Workflows
Tablica SAFe ROAM to struktura umożliwiająca uwidocznienie ryzyka. Zapewnia Tobie i Twojemu zespołowi wspólną przestrzeń do zauważania i podkreślania zagrożeń, dzięki czemu nie są one ignorowane. Tablica ROAM pomaga rozważyć prawdopodobieństwo wystąpienia i wpływ ryzyka oraz zdecydować, które ryzyko ma niski, a które wysoki priorytet. Podstawowe zasady SAFe (Scaled Agile Framework) to: tworzenie opłacalnych rozwiązań, stosowanie myślenia systemowego, założenie, że będą następowały zmiany, budowanie przyrostowe, opieranie kluczowych etapów na ocenie działających systemów oraz wizualizowanie i ograniczanie prac w toku.
Szablon opisu problemu klienta
Zastosowania:
Ideation, Design Thinking, Product Management
Korzystając z narzędzia Opis problemu klienta, postaw się w sytuacji swoich klientów. Poznaj ich problemy i dowiedz się, w jaki sposób Twój produkt lub usługa może je rozwiązać i ułatwić im życie. Dodatkową korzyścią jest lepsze zrozumienie klientów w trakcie całego procesu.
Tablica SAFe Roam
Zastosowania:
Agile Methodology, Operations, Agile Workflows
Tablica SAFe ROAM to struktura umożliwiająca uwidocznienie ryzyka. Zapewnia Tobie i Twojemu zespołowi wspólną przestrzeń do zauważania i podkreślania zagrożeń, dzięki czemu nie są one ignorowane. Tablica ROAM pomaga rozważyć prawdopodobieństwo wystąpienia i wpływ ryzyka oraz zdecydować, które ryzyko ma niski, a które wysoki priorytet. Podstawowe zasady SAFe (Scaled Agile Framework) to: tworzenie opłacalnych rozwiązań, stosowanie myślenia systemowego, założenie, że będą następowały zmiany, budowanie przyrostowe, opieranie kluczowych etapów na ocenie działających systemów oraz wizualizowanie i ograniczanie prac w toku.
Szablon roadmapy produktu
Zastosowania:
Product Management, Roadmaps
Roadmapy produktu pomagają w jasny sposób przekazać wizję i informować o kolejnych etapach rozwoju produktu. Jest to ważny zasób służący do uzgadniania strategii i priorytetów zespołów oraz stakeholderów – w tym kadry kierowniczej, inżynierów, działu marketingu, obsługi klienta i sprzedaży. Stworzenie roadmapy produktu może dostarczać informacji na temat przyszłego zarządzania projektem, opisywać nowe funkcje i cele produktu oraz określać cykl życia nowego produktu. Chociaż roadmapy produktów można dostosowywać do własnych potrzeb, większość z nich zawiera informacje o tworzonych produktach, czasie ich tworzenia i osobach zaangażowanych na każdym etapie.
Szablon analizy stakeholderów
Zastosowania:
Project Management, Strategic Planning, Project Planning
Zarządzanie stakeholderami jest integralną częścią ukończenia projektu na czas i spełnienia oczekiwań. Oto jak możesz sobie pomóc, wykorzystując analizę stakeholderów. Analiza stakeholderów umożliwia spełnienie oczekiwań i ukończenie projektów na czas poprzez identyfikację osób, grup i organizacji, które są żywotnie zainteresowane programem lub procesem. W typowej analizie stakeholderów, będziesz priorytetyzować stakeholderów w oparciu o ich wpływ na projekt i starać się zrozumieć, jak najlepiej współpracować z nimi w trakcie trwania projektu.