Szablon macierzy priorytetów
Zidentyfikuj pilne problemy i śledź wszelkie sprawy wymagające dalszych działań.
O szablonie macierzy priorytetów
Szablon macierzy priorytetów pomaga porządkować zadania i stanowi przestrzeń, w której można ocenić priorytety i udostępnić je zespołowi. Kierownicy projektów i pracownicy operacyjni uwielbiają ten szablon, ponieważ w sposób wizualny wyjaśnia, jak postępować z projektem, a nawet od czego zacząć. Szablon macierzy priorytetów pomaga również zidentyfikować problemy i pilne sprawy oraz dostosować planowanie strategiczne.
Co to jest macierz priorytetów?
Macierz priorytetów jest narzędziem wykorzystywanym do ustalania priorytetów pracy według kategorii i zapewniania informacji przydatnych w podejmowaniu decyzji i zarządzaniu czasem. Jest to przydatne narzędzie, ponieważ tę prostą strukturę można zastosować do wszystkich rodzajów pracy, niezależnie od tego, czy są to procesy biznesowe, projektowe czy operacyjne. Macierze priorytetów zaczynają się od prostego formatu, ale można je dostosować w zależności od potrzeb. Większość organizacji ustala priorytety na podstawie wpływu (niski, średni, wysoki), wymaganego nakładu pracy i pilności.
Kiedy używać szablonu macierzy priorytetów
Macierz priorytetów jest narzędziem do zarządzania dla osób, które potrzebują nieco więcej niż podstawowej listy rzeczy do zrobienia, i może być przydatna w zarządzaniu projektami i ustalaniu ich priorytetów. Macierz 2x2 została zaprojektowana, aby pomóc Ci określić, które zadania są krytyczne, aby najpierw skupić się na najpilniejszych potrzebach.
Różnorodne czynniki mogą wpływać na pilność lub ważność zadania na Twojej liście. Na przykład jeśli musisz wykonać zadanie, które bezpośrednio wpływa na zadowolenie klienta, jest ono prawdopodobnie bardzo pilne i priorytetowe. Jednak jeśli musisz wykonać zadanie, które w przyszłości może sprawić, że Twoi klienci będą bardziej zadowoleni, to prawdopodobnie jest ono mało pilne, ale ma wysoką ważność.
Jak korzystać z szablonu macierzy priorytetów
Przejrzyj swoją listę zadań i posortuj każde z nich do odpowiedniego kwadrantu. Oto jak myśleć o każdym kwadrancie:
Kwadrant I jest przeznaczony na najpilniejsze i najważniejsze zadania i terminy.
Kwadrant II jest przeznaczony do długoterminowego ustalania strategii, czyli zadań, które nie są pilne, ale nadal są ważne.
Kwadrant III przeznaczony jest dla zadań pilnych, ale nieważnych, które są presją czasową, ale muszą być natychmiast zrealizowane.
Kwadrant IV jest przeznaczony na zadania, które przynoszą niewielką wartość, jeśli w ogóle jakąkolwiek przynoszą.
Przeanalizuj swoje codzienne lub cotygodniowe działania i przypisz je do odpowiedniego kwadrantu w macierzy kryteriów, zanim ocenisz, gdzie warto wprowadzić zmiany.
Utwórz własną macierz priorytetów
Miro to doskonałe narzędzie do tworzenia i udostępniania macierzy priorytetów. Zacznij od wybrania tego szablonu macierzy priorytetów.
1. Użyj szablonu Miro
Otwórz ten szablon Miro. Na tablicy wymień zadania, które chcesz, aby Twój zespół wykonał.
2. Pomyśl o każdym zadaniu
Zadaj sobie następujące pytanie dotyczące każdego zadania: Jakie są konsekwencje niewykonania tego zadania?
3. Nadaj priorytety zadaniom
Na podstawie tych informacji skategoryzuj każdą pozycję na liście jako „wysoki priorytet” lub „niski priorytet”.
4. Przypisz pilność do zadań
Teraz podziel dalej zadania w każdej kategorii na dwie podkategorie: „wysoka pilność” i „niska pilność.” W ten sposób powinny powstać cztery listy.
5. Przypisz wartości
Przypisz wartości od 1 do 4 do każdej opcji, gdzie niższe liczby oznaczają, że zadanie jest o wyższym priorytecie.
6. Umieść zadania w macierzy
Posortuj opcje w swojej macierzy. Gdy skończysz edytować szablon, udostępnij swoje priorytety stakeholderom.
Jak stworzyć matrycę priorytetów?
Aby utworzyć macierz priorytetów, najpierw należy utworzyć listę zadań do realizacji. Po sporządzeniu takiej listy należy zacząć ustalać priorytety zadań na podstawie ich ważności i pilności. Po przypisaniu wszystkim zadaniom wartości, należy umieścić je na macierzy.
Jak korzystać z macierzy priorytetów?
Macierz priorytetów jest narzędziem decyzyjnym wykorzystywanym do dzielenia zadań na różne kategorie według ich pilności i ważności. Klasyfikowanie zadań w ten sposób jest pomocne w ustalaniu priorytetów i dopilnowaniu możliwie najbardziej efektywnej alokacji swojego czasu.
Czy mogę spersonalizować szablon macierzy priorytetów zgodnie z własnymi potrzebami?
Szablon macierzy priorytetów można spersonalizować, aby dostosować go do konkretnych kryteriów, celów i projektów. Kliknij dwukrotnie ćwiartki, aby zmienić ich kolor, rozwinąć macierz lub edytować jej zawartość.
Czy istnieją różne rodzaje szablonów macierzy priorytetów?
Tak, szablony macierzy priorytetów różnią się strukturą i kryteriami. Niektóre szablony mogą wykorzystywać prostą macierz z czterema ćwiartkami, podczas gdy inne mogą uwzględniać dodatkowe czynniki, jak ryzyko lub wysiłek.
Skorzystaj z tego szablonu już teraz.
Szablon diagramu tarczy strzeleckiej
Zastosowania:
Diagramy, Zarządzanie projektami, Ustalanie priorytetów
Kiedy jesteś rozwijającą się organizacją, każda decyzja może wydawać się mieć kluczowe konsekwencje, co może prowadzić do paraliżu decyzyjnego, niemożności ustalenia priorytetów, nieefektywnych spotkań, a nawet niskiego morale. Jeśli to brzmi jak Ty, zacznij używać diagramu tarczy do rzutek. Zgodnie ze swoją nazwą, diagram tarczy do rzutek wykorzystuje model koncentrycznych kręgów, aby pomóc firmom ustalać priorytety, podejmować kluczowe decyzje lub omawiać, jak usuwać lub pokonywać przeszkody.
Szablon macierzy priorytetów działań
Zastosowania:
Mapowanie
Ty i Twoi współpracownicy prawdopodobnie macie więcej pomysłów niż zasobów, co może utrudniać ustalanie priorytetów zadań. Użyj macierzy priorytetów działań, aby ustalić kolejność, w jakiej będziesz pracować nad zadaniami, co pozwoli Ci zaoszczędzić czas i pieniądze oraz uniknąć utknięcia w niepotrzebnej pracy. Macierz priorytetów działań to prosty diagram, który pozwala ocenić zadania na podstawie ich wpływu i wysiłku potrzebnego do ich ukończenia. Używasz swoich wyników, aby umieścić każde zadanie w jednym z czterech kwadrantów: szybkie wygrane, główne projekty, uzupełnienia i niewdzięczne zadania.
Szablon metody ustalania priorytetów 3x3
Zastosowania:
Operacje, Ustalanie priorytetów, Planowanie strategiczne
Chodzi przede wszystkim o ocenę zadania lub pomysłu oraz szybkie podjęcie decyzji, jaki nakład pracy będzie wymagany i jaki będzie potencjalny wpływ – oceniony jako niski, średni lub wysoki. Tym zajmuje się metoda ustalania priorytetów 3x3: Pomóż zespołom priorytetyzować i identyfikować szybkie wygrane, duże projekty, zadania wypełniające oraz marnotrawstwo czasu. Dzięki dziewięciu obszarom "bucket" oferuje nieco więcej szczegółów niż macierz priorytetów 2x2 (lub metoda Lean priorytetyzacji). Łatwo jest stworzyć własną macierz priorytetów 3x3 — użyj jej, aby określić, na jakich działaniach lub pomysłach skoncentrować swoje cenne zasoby.