Szablon macierzy priorytetów
Zwiększ zwinność swojego zespołu i identyfikuj pilne tematy za pomocą szablonu macierzy priorytetów. Śledź każdą sprawę i łatwo podejmuj działania.
Informacje o szablonie macierzy priorytetów
Szablon macierzy priorytetów pomaga porządkować zadania i stanowi przestrzeń, w której można ocenić priorytety i udostępnić je zespołowi. Kierownicy projektów i pracownicy operacyjni uwielbiają ten szablon, ponieważ w sposób wizualny wyjaśnia, jak postępować z projektem, a nawet od czego zacząć. Szablon macierzy priorytetów pomaga również zidentyfikować problemy i pilne sprawy oraz dostosować planowanie strategiczne.
Czym jest macierz priorytetów?
Macierz priorytetów jest narzędziem wykorzystywanym do ustalania priorytetów pracy według kategorii i zapewniania informacji przydatnych w podejmowaniu decyzji i zarządzaniu czasem. Jest to przydatne narzędzie, ponieważ tę prostą strukturę można zastosować do wszystkich rodzajów pracy, niezależnie od tego, czy są to procesy biznesowe, projektowe czy operacyjne. Macierze priorytetów mają prosty format, ale można je dostosować w zależności od potrzeb. Większość organizacji ustala priorytety według wpływu (niski, średni, wysoki), poziomu wysiłku i pilności.
Kiedy używać szablonu macierzy priorytetów?
Macierz priorytetów jest narzędziem do zarządzania dla osób, które potrzebują nieco więcej niż podstawowej listy rzeczy do zrobienia, i może być przydatna w zarządzaniu projektami i ustalaniu ich priorytetów. Macierz 2x2 została zaprojektowana, aby pomóc Ci określić, które zadania są krytyczne, aby najpierw skupić się na najpilniejszych potrzebach.
Na pilność lub ważność zadania na liście mogą wpływać różne czynniki. Na przykład jeśli musisz wykonać zadanie, które bezpośrednio wpływa na zadowolenie klienta, jest ono prawdopodobnie bardzo pilne i priorytetowe. Jeśli jednak musisz wykonać zadanie, które może sprawić, że Twoi klienci będą bardziej zadowoleni w przyszłości, jest ono prawdopodobnie mało pilne, ale ma wysoki priorytet.
Jak korzystać z szablonu macierzy priorytetów
Przejrzyj listę zadań i posortuj każde z nich w kwadrancie. Oto jak myśleć o każdym kwadrancie:
Kwadrant I jest przeznaczony na najpilniejsze i najważniejsze zadania i terminy.
Kwadrant II jest przeznaczony do długoterminowego ustalania strategii, czyli zadań, które nie są pilne, ale nadal są ważne.
Kwadrant III przeznaczony jest na zadania pilne, ale nieistotne, na czynności wymagające natychmiastowej reakcji, które wymagają bezzwłocznego działania.
Kwadrant IV jest przeznaczony na zadania, które przynoszą niewielką wartość, jeśli w ogóle jakąkolwiek przynoszą.
Przeanalizuj swoje codzienne lub cotygodniowe działania i przypisz je do odpowiedniego kwadrantu w macierzy kryteriów, zanim ocenisz, gdzie warto wprowadzić zmiany.
Stwórz własną macierz priorytetów
Miro to doskonałe narzędzie do tworzenia i udostępnienia macierzy priorytetów. Zacznij od wybrania tego szablonu macierzy priorytetów.
1. Użyj szablonu Miro
Otwórz ten szablon Miro. Na tablicy wypisz zadania, które zespół ma wykonać.
2. Zastanów się nad każdym zadaniem
Zadaj sobie następujące pytanie dotyczące każdego zadania: Jakie są konsekwencje niewykonania tego zadania?
3. Nadaj priorytety zadaniom
Na podstawie tych informacji skategoryzuj każdą pozycję na liście jako „wysoki priorytet” lub „niski priorytet”.
4. Przypisz pilność do zadań
Następnie podziel zadania w każdej kategorii na dwie podkategorie: „bardzo pilne” i „mało pilne”. W ten sposób powinny powstać cztery listy.
5. Przypisz wartości
Przypisz wartości od 1 do 4 do każdej opcji, gdzie niższe liczby oznaczają, że zadanie ma wyższy priorytet.
6. Umieść zadania w macierzy
Posortuj opcje w macierzy. Gdy skończysz edytować szablon, udostępnij swoje priorytety stakeholderom.
Jak stworzyć matrycę priorytetów?
Aby utworzyć macierz priorytetów, najpierw należy utworzyć listę zadań do realizacji. Po sporządzeniu takiej listy należy zacząć ustalać priorytety zadań na podstawie ich ważności i pilności. Po przypisaniu wszystkim zadaniom wartości, należy umieścić je na macierzy.
Jak korzystać z macierzy priorytetów?
Macierz priorytetów jest narzędziem decyzyjnym wykorzystywanym do dzielenia zadań na różne kategorie według ich pilności i ważności. Klasyfikowanie zadań w ten sposób jest pomocne w ustalaniu priorytetów i dopilnowaniu możliwie najbardziej efektywnej alokacji swojego czasu.
Czy mogę spersonalizować szablon macierzy priorytetów zgodnie z własnymi potrzebami?
Szablon macierzy priorytetów można spersonalizować, aby dostosować go do konkretnych kryteriów, celów i projektów. Kliknij dwukrotnie ćwiartki, aby zmienić ich kolor, rozwinąć macierz lub edytować jej zawartość.
Czy istnieją różne rodzaje szablonów macierzy priorytetów?
Tak, szablony macierzy priorytetów różnią się strukturą i kryteriami. Niektóre szablony mogą wykorzystywać prostą macierz z czterema ćwiartkami, podczas gdy inne mogą uwzględniać dodatkowe czynniki, jak ryzyko lub wysiłek.
Skorzystaj z tego szablonu już teraz.
Szablon analizy PESTLE
Zastosowania:
Ideation, Strategic Planning, Business Management
Chcesz, aby Twoja firma była bezpieczna i osiągała dobre wyniki? Musisz najpierw wiedzieć, jak wpłyną na Ciebie zewnętrzne elementy i czynniki - zwłaszcza te o charakterze politycznym, ekonomicznym, społecznym, technologicznym, prawnym i środowiskowym. Analiza PESTLE pomaga je zidentyfikować i przygotować się na nie. Dzięki temu łatwemu w użyciu szablonowi można przeprowadzić analizę PESTLE, a następnie wykorzystać jej wyniki do kształtowania planowania strategicznego, alokacji budżetu, marketingu, aktualizacji produktów i inicjatyw zmian organizacyjnych.
Szablon planszy funkcji
Zastosowania:
Design, Desk Research, Product Management
Kiedy pracujesz nad nową funkcją, która rozwiązuje problem użytkowników, łatwo jest od razu w to wskoczyć i zacząć szukać rozwiązań. Ważne jest jednak, by najpierw zrozumieć początkowy problem użytkownika. Skorzystaj z szablonu planszy funkcji, aby dogłębnie przeanalizować problemy użytkownika, kontekst, w którym będzie on korzystać z danej funkcji, a także propozycję wartości dostarczanej użytkownikom. Ten szablon pozwala na poświęcenie większej ilości czasu na zbadanie problemu, aby przewidzieć wszelkie potencjalne martwe punkty przed przejściem do trybu poszukiwania rozwiązań.
Szablon retrospektywy „róże, pąki, kolce”
Zastosowania:
Agile Workflows, Retrospectives
Przeprowadź prostą, ale skuteczną retrospektywę za pomocą szablonu retrospektywy „róże, pąki, kolce”. Zidentyfikuj pozytywne wyniki, wyzwania i możliwości na przyszłość.
Szablon REAN
Zastosowania:
Marketing, Strategic Planning, Meetings
Model REAN, wprowadzony po raz pierwszy w „Cult of Analytics”, służy do pomiaru i zrozumienia skuteczności działań marketingowych. REAN to skrót od Reach, Engage, Activate i Nurture, czyli głównych etapów, których doświadczają odbiorcy marketera podczas typowej podróży. Model REAN pomaga zespołom marketingowym opracować przydatne wskaźniki KPI, które mogą pomóc w uchwyceniu, jak dobrze działają ich kampanie marketingowe lub reklamowe. Wiele zespołów polega na modelu REAN, ponieważ można go dostosować do różnych działań marketingowych, w tym do planowania ram pomiarowych, ustalania celów, decydowania o celach i mapowania cyfrowych kanałów marketingowych.
Szablon osi czasu
Zastosowania:
Project Management, Flowcharts, Project Planning
Oś czasu przedstawia chronologiczną kolejność ważnych dat i zaplanowanych wydarzeń. Osie czasu pomagają menedżerom produktu, kierownikom projektów i członkom zespołów tworzyć wizualne historie dotyczące postępu i przeszkód. Osie czasu pozwalają zespołom od razu sprawdzić, co wydarzyło się wcześniej, jakie są aktualne postępy i czym należy się zająć w przyszłości. Aby zagwarantować ich pomyślną realizację, projekty lub produkty o określonym celu lub rezultatach należy realizować z wykorzystaniem osi czasu. Osi czasu należy używać jako wspólnego odniesienia dla dat rozpoczęcia, dat zakończenia i kamieni milowych.
Co? Więc co? Co teraz? Szablon
Zastosowania:
Agile Workflows, Retrospectives, Brainstorming
Co? Więc co? Co teraz? – ta struktura umożliwia odkrywanie luk w swoim rozumowaniu i zdobyć wiedzę na podstawie perspektywy innych osób. Szablonu Co? Więc co? Co teraz? możesz użyć do przeprowadzenia siebie lub grupy przez ćwiczenie refleksyjne. Zacznij od pomyślenia o konkretnym wydarzeniu lub sytuacji. Podczas każdego etapu zadawaj pytania przewodnie, aby pomóc uczestnikom zastanowić się nad swoimi przemyśleniami i doświadczeniami. W ramach współpracy z zespołem ten szablon można wykorzystać do zapisywania pomysłów i kierowania doświadczeniem.