Szablon macierzy priorytetów
Zwiększ zwinność swojego zespołu i identyfikuj pilne tematy za pomocą szablonu macierzy priorytetów. Śledź każdą sprawę i łatwo podejmuj działania.
Informacje o szablonie macierzy priorytetów
Szablon macierzy priorytetów pomaga porządkować zadania i stanowi przestrzeń, w której można ocenić priorytety i udostępnić je zespołowi. Kierownicy projektów i pracownicy operacyjni uwielbiają ten szablon, ponieważ w sposób wizualny wyjaśnia, jak postępować z projektem, a nawet od czego zacząć. Szablon macierzy priorytetów pomaga również zidentyfikować problemy i pilne sprawy oraz dostosować planowanie strategiczne.
Czym jest macierz priorytetów?
Macierz priorytetów jest narzędziem wykorzystywanym do ustalania priorytetów pracy według kategorii i zapewniania informacji przydatnych w podejmowaniu decyzji i zarządzaniu czasem. Jest to przydatne narzędzie, ponieważ tę prostą strukturę można zastosować do wszystkich rodzajów pracy, niezależnie od tego, czy są to procesy biznesowe, projektowe czy operacyjne. Macierze priorytetów mają prosty format, ale można je dostosować w zależności od potrzeb. Większość organizacji ustala priorytety według wpływu (niski, średni, wysoki), poziomu wysiłku i pilności.
Kiedy używać szablonu macierzy priorytetów?
Macierz priorytetów jest narzędziem do zarządzania dla osób, które potrzebują nieco więcej niż podstawowej listy rzeczy do zrobienia, i może być przydatna w zarządzaniu projektami i ustalaniu ich priorytetów. Macierz 2x2 została zaprojektowana, aby pomóc Ci określić, które zadania są krytyczne, aby najpierw skupić się na najpilniejszych potrzebach.
Na pilność lub ważność zadania na liście mogą wpływać różne czynniki. Na przykład jeśli musisz wykonać zadanie, które bezpośrednio wpływa na zadowolenie klienta, jest ono prawdopodobnie bardzo pilne i priorytetowe. Jeśli jednak musisz wykonać zadanie, które może sprawić, że Twoi klienci będą bardziej zadowoleni w przyszłości, jest ono prawdopodobnie mało pilne, ale ma wysoki priorytet.
Jak korzystać z szablonu macierzy priorytetów
Przejrzyj listę zadań i posortuj każde z nich w kwadrancie. Oto jak myśleć o każdym kwadrancie:
Kwadrant I jest przeznaczony na najpilniejsze i najważniejsze zadania i terminy.
Kwadrant II jest przeznaczony do długoterminowego ustalania strategii, czyli zadań, które nie są pilne, ale nadal są ważne.
Kwadrant III przeznaczony jest na zadania pilne, ale nieistotne, na czynności wymagające natychmiastowej reakcji, które wymagają bezzwłocznego działania.
Kwadrant IV jest przeznaczony na zadania, które przynoszą niewielką wartość, jeśli w ogóle jakąkolwiek przynoszą.
Przeanalizuj swoje codzienne lub cotygodniowe działania i przypisz je do odpowiedniego kwadrantu w macierzy kryteriów, zanim ocenisz, gdzie warto wprowadzić zmiany.
Stwórz własną macierz priorytetów
Miro to doskonałe narzędzie do tworzenia i udostępnienia macierzy priorytetów. Zacznij od wybrania tego szablonu macierzy priorytetów.
1. Użyj szablonu Miro
Otwórz ten szablon Miro. Na tablicy wypisz zadania, które zespół ma wykonać.
2. Zastanów się nad każdym zadaniem
Zadaj sobie następujące pytanie dotyczące każdego zadania: Jakie są konsekwencje niewykonania tego zadania?
3. Nadaj priorytety zadaniom
Na podstawie tych informacji skategoryzuj każdą pozycję na liście jako „wysoki priorytet” lub „niski priorytet”.
4. Przypisz pilność do zadań
Następnie podziel zadania w każdej kategorii na dwie podkategorie: „bardzo pilne” i „mało pilne”. W ten sposób powinny powstać cztery listy.
5. Przypisz wartości
Przypisz wartości od 1 do 4 do każdej opcji, gdzie niższe liczby oznaczają, że zadanie ma wyższy priorytet.
6. Umieść zadania w macierzy
Posortuj opcje w macierzy. Gdy skończysz edytować szablon, udostępnij swoje priorytety stakeholderom.
Jak stworzyć matrycę priorytetów?
Aby utworzyć macierz priorytetów, najpierw należy utworzyć listę zadań do realizacji. Po sporządzeniu takiej listy należy zacząć ustalać priorytety zadań na podstawie ich ważności i pilności. Po przypisaniu wszystkim zadaniom wartości, należy umieścić je na macierzy.
Jak korzystać z macierzy priorytetów?
Macierz priorytetów jest narzędziem decyzyjnym wykorzystywanym do dzielenia zadań na różne kategorie według ich pilności i ważności. Klasyfikowanie zadań w ten sposób jest pomocne w ustalaniu priorytetów i dopilnowaniu możliwie najbardziej efektywnej alokacji swojego czasu.
Czy mogę spersonalizować szablon macierzy priorytetów zgodnie z własnymi potrzebami?
Szablon macierzy priorytetów można spersonalizować, aby dostosować go do konkretnych kryteriów, celów i projektów. Kliknij dwukrotnie ćwiartki, aby zmienić ich kolor, rozwinąć macierz lub edytować jej zawartość.
Czy istnieją różne rodzaje szablonów macierzy priorytetów?
Tak, szablony macierzy priorytetów różnią się strukturą i kryteriami. Niektóre szablony mogą wykorzystywać prostą macierz z czterema ćwiartkami, podczas gdy inne mogą uwzględniać dodatkowe czynniki, jak ryzyko lub wysiłek.
Skorzystaj z tego szablonu już teraz.
Szablon planu badań UX
Zastosowania:
Market Research, Desk Research, User Experience
Plan badań przekazuje podstawowe informacje, które stakeholderzy muszą zrozumieć na temat projektu badań doświadczeń użytkowników: kto, co, dlaczego i kiedy. Plan ta zapewnia, że wszyscy są zgodni i wiedzą, co muszą zrobić, aby projekt badań UX zakończył się sukcesem. Użyj planu badań, aby przekazać podstawowe informacje o projekcie, cele, metody badawcze, skalowalność projektu i profile uczestników. Korzystając z planu badań UX, możesz uzyskać poparcie stakeholderów, pozostać na dobrej drodze i przygotować się na sukces.
Szablon mapy procesu
Zastosowania:
Agile Methodology, Product Management, Mapping
Mapowanie procesów pozwala ocenić, udokumentować i opracować strategię wokół każdej wersji lub podejścia wprowadzonego przez zespół. Jest to przydatne narzędzie do eliminowania lub zapobiegania blokadom. Zorganizowana według etapów mapa procesu pozwala zespołowi podzielić proces lub system i rejestrować rezultaty oraz elementy działań na każdym etapie procesu. Rozbijając cele, działania i rezultaty na dowolnym etapie projektu, możesz uzyskać wgląd w to, czy jesteś na dobrej drodze, czy też skutecznie pracujesz nad problemem.
Szablon żaglówki
Zastosowania:
Agile Methodology, Meetings, Retrospectives
Retrospektywa żaglówki to okazja, by w sposób nieskrępowany zespoły zastanowiły się nad tym, jak poradziły sobie z projektem. Definiując ryzyko (skały), problemy (kotwice), pomoc (wiatr) i cel (ląd), będziesz w stanie określić, co robisz dobrze, a co musisz poprawić w następnym sprincie. Podejście do dynamiki zespołu za pomocą metafory żaglówki pomaga wszystkim opisać, dokąd chcą razem dotrzeć, poprzez ustalenie, co ich spowalnia, a co pomaga im osiągnąć przyszłe cele.
Szablon REAN
Zastosowania:
Marketing, Strategic Planning, Meetings
Model REAN, wprowadzony po raz pierwszy w „Cult of Analytics”, służy do pomiaru i zrozumienia skuteczności działań marketingowych. REAN to skrót od Reach, Engage, Activate i Nurture, czyli głównych etapów, których doświadczają odbiorcy marketera podczas typowej podróży. Model REAN pomaga zespołom marketingowym opracować przydatne wskaźniki KPI, które mogą pomóc w uchwyceniu, jak dobrze działają ich kampanie marketingowe lub reklamowe. Wiele zespołów polega na modelu REAN, ponieważ można go dostosować do różnych działań marketingowych, w tym do planowania ram pomiarowych, ustalania celów, decydowania o celach i mapowania cyfrowych kanałów marketingowych.
Szablon analizy DMAIC
Zastosowania:
Agile Methodology, Design Thinking, Operations
Procesy mogą nie wydawać się najprzyjemniejszą rzeczą do analizowania, mogą się jednak opłacić - bardziej wydajny proces pozwala przyczynić się do sporych oszczędności kosztów i uzyskania lepszego produktu. Tym właśnie zajmuje się analiza DMAIC. Opracowany w ramach inicjatywy Six Sigma, DMAIC jest opartą na danych strategią jakości służącą usprawnianiu procesów i rozwiązywaniu zgłoszeń. Technika ta jest podzielona na pięć podstawowych kroków, które są wykonywane w następującej kolejności: definiuj, mierz, analizuj, ulepszaj i kontroluj.
Szablon diagramu związków encji
Zastosowania:
Flowcharts, Strategic Planning, Diagrams
Czasami najważniejszymi relacjami w biznesie są relacje wewnętrzne - między zespołami, podmiotami i aktorami systemu. Diagram związków encji (ERD) to diagram strukturalny, który wspomaga wizualizację oraz zrozumienie wielu złożonych połączeń pomiędzy różnymi rolami. Kiedy przydaje się diagram ERD? Jest to świetne narzędzie do edukacji i wdrażania nowych pracowników lub członków zespołu, a nasz szablon można bajecznie łatwo dostosować do własnych, niepowtarzalnych potrzeb.