Szablon macierzy priorytetów

Informacje o szablonie macierzy priorytetów

Szablon macierzy priorytetów pomaga porządkować zadania i stanowi przestrzeń, w której można ocenić priorytety i udostępnić je zespołowi. Kierownicy projektów i pracownicy operacyjni uwielbiają ten szablon, ponieważ w sposób wizualny wyjaśnia, jak postępować z projektem, a nawet od czego zacząć. Szablon macierzy priorytetów pomaga również zidentyfikować problemy i pilne sprawy oraz dostosować planowanie strategiczne.  

Czym jest macierz priorytetów?

Macierz priorytetów jest narzędziem wykorzystywanym do ustalania priorytetów pracy według kategorii i zapewniania informacji przydatnych w podejmowaniu decyzji i zarządzaniu czasem. Jest to przydatne narzędzie, ponieważ tę prostą strukturę można zastosować do wszystkich rodzajów pracy, niezależnie od tego, czy są to procesy biznesowe, projektowe czy operacyjne. Macierze priorytetów mają prosty format, ale można je dostosować w zależności od potrzeb. Większość organizacji ustala priorytety według wpływu (niski, średni, wysoki), poziomu wysiłku i pilności.

Kiedy używać szablonu macierzy priorytetów?

Macierz priorytetów jest narzędziem do zarządzania dla osób, które potrzebują nieco więcej niż podstawowej listy rzeczy do zrobienia, i może być przydatna w zarządzaniu projektami i ustalaniu ich priorytetów. Macierz 2x2 została zaprojektowana, aby pomóc Ci określić, które zadania są krytyczne, aby najpierw skupić się na najpilniejszych potrzebach.

Na pilność lub ważność zadania na liście mogą wpływać różne czynniki. Na przykład jeśli musisz wykonać zadanie, które bezpośrednio wpływa na zadowolenie klienta, jest ono prawdopodobnie bardzo pilne i priorytetowe. Jeśli jednak musisz wykonać zadanie, które może sprawić, że Twoi klienci będą bardziej zadowoleni w przyszłości, jest ono prawdopodobnie mało pilne, ale ma wysoki priorytet.

Jak korzystać z szablonu macierzy priorytetów

Przejrzyj listę zadań i posortuj każde z nich w kwadrancie. Oto jak myśleć o każdym kwadrancie:

• Kwadrant I jest przeznaczony na najpilniejsze i najważniejsze zadania i terminy.

• Kwadrant II jest przeznaczony do długoterminowego ustalania strategii, czyli zadań, które nie są pilne, ale nadal są ważne.

• Kwadrant III przeznaczony jest na zadania pilne, ale nieistotne, na czynności wymagające natychmiastowej reakcji, które wymagają bezzwłocznego działania.

• Kwadrant IV jest przeznaczony na zadania, które przynoszą niewielką wartość, jeśli w ogóle jakąkolwiek przynoszą.

Przeanalizuj swoje codzienne lub cotygodniowe działania i przypisz je do odpowiedniego kwadrantu w macierzy kryteriów, zanim ocenisz, gdzie warto wprowadzić zmiany.

Stwórz własną macierz priorytetów

Miro to doskonałe narzędzie do tworzenia i udostępnienia macierzy priorytetów. Zacznij od wybrania tego szablonu macierzy priorytetów.

1. Użyj szablonu Miro

Otwórz ten szablon Miro. Na tablicy wypisz zadania, które zespół ma wykonać.

2. Zastanów się nad każdym zadaniem

Zadaj sobie następujące pytanie dotyczące każdego zadania: Jakie są konsekwencje niewykonania tego zadania?

3. Nadaj priorytety zadaniom

Na podstawie tych informacji skategoryzuj każdą pozycję na liście jako „wysoki priorytet” lub „niski priorytet”.

4. Przypisz pilność do zadań

Następnie podziel zadania w każdej kategorii na dwie podkategorie: „bardzo pilne” i „mało pilne”. W ten sposób powinny powstać cztery listy.

5. Przypisz wartości

Przypisz wartości od 1 do 4 do każdej opcji, gdzie niższe liczby oznaczają, że zadanie ma wyższy priorytet.

6. Umieść zadania w macierzy

Posortuj opcje w macierzy. Gdy skończysz edytować szablon, udostępnij swoje priorytety stakeholderom.