Szablon matrycy priorytetów działań
Ustal priorytety zadań, na których należy się skupić, w zależności od ich wpływu i nakładu pracy.
Informacje na temat szablonu matrycy priorytetów działań
Matryca priorytetów działań to siatka, która pozwala włączyć priorytetyzację zadań w celu jak najlepszego wykorzystania czasu, umiejętności, wysiłku i talentu.
Członkowie zespołów wielofunkcyjnych rzadko mają czas na ukończenie każdej złożonej prośby lub rozpoczętego projektu. Świadomie wybierając, w co zainwestować czas i wysiłek, możesz przejść do zadań o wysokiej wartości i pozostawić te, które nie mają zauważalnego wpływu lub wkładu.
Czym jest matryca priorytetów działań?
Matryca priorytetów działań pomaga w ustalaniu priorytetów zadań w oparciu o ich wpływ i wysiłek wymagany do ich wykonania.
Matryca ta ma zazwyczaj cztery kwadranty:
Szybkie zwycięstwa (duży wpływ, niewielki wysiłek): Skoncentruj się na nich - na projektach, które zapewniają szeroki zwrot z inwestycji przy niewielkim nakładzie czasu lub wysiłku.
Duże projekty (duży wpływ, duży wysiłek): Większe zadania, które oferują potencjalnie wysoki zwrot z inwestycji, ale są bardziej czasochłonne (i mogą przyćmić wszelkie szybkie zwycięstwa).
Wypełnianie (niski wpływ, niski wysiłek): Deleguj te zadania lub skupiaj się na nich tylko wtedy, gdy masz wolny czas.
Zadania niewymagające dużego wysiłku (o niskim wpływie): Najlepiej ich unikaj - tych czasochłonnych i energochłonnych zadań, które najlepiej ignorować, aby skupić się na szybkich zwycięstwach.
Każde zadanie można ocenić w skali od 0 (niewielki wpływ, duży wysiłek) do 10 (maksymalny wpływ, maksymalny wysiłek). System ten może Ci pomóc w bardziej precyzyjnym wykreśleniu siatki i ułatwić określenie priorytetów.
Kiedy używać macierzy priorytetów działań
Zespoły produktowe (i wszyscy współpracownicy menedżerów ds. produktu) mogą korzystać z macierzy priorytetów działań, aby stało się dla nich możliwe:
Mierzenie wpływu (takiego jak sprzedaż, rentowność, morale, postrzeganie przez klientów) w stosunku do wysiłku (takiego jak czas, koszty, przeszkody prawne, złożoność organizacyjna).
Pomaganie zespołom lub indywidualnym współpracownikom w osiąganiu postępów poprzez ustalanie priorytetów dla dużej grupy zadań lub pomysłów.
Zachęcanie zespołów lub indywidualnych współpracowników do podejmowania decyzji w oparciu o ich wiedzę i doświadczenie, a nie czynniki zewnętrzne.
Określenie rozsądnego stosunku wpływu do wysiłku dla potencjalnych pomysłów i rozwiązań.
Jako narzędzie do zarządzania czasem, matryce priorytetów działań umożliwiają wizualizację tego, jak skupić swoją energię na tym, co przyniesie korzyści zespołowi i indywidualnemu wkładowi.
Stwórz własną matrycę priorytetów działań
Stworzenie własnej matrycy priorytetów działań jest łatwe. Miro jest idealnym narzędziem do ich tworzenia i udostępnienia. Rozpocznij od wybrania szablonu matrycy priorytetów działań, a następnie wykonaj następujące kroki, aby utworzyć własny szablon.
1. Poproś zespół o generowanie nowych pomysłów lub zadań na karteczkach. Członkowie zespołu mogą korzystać z kolorowych karteczek i zapisywać swoje pomysły na zadania o wysokim i niskim priorytecie.
2. Wybierz prowadzącego grupę, który uporządkuje pomysły. Prowadzący (na przykład lider lub kierownik) może przejrzeć każde zadanie i przypisać je do odpowiedniego kwadrantu. Jeśli kilka pomysłów brzmi podobnie, połącz je w jedną zwięzłą karteczkę.
3. Zapytaj swoich współpracowników, co pomogłoby im wykonać każde zadanie. Czy potrzebują dodatkowego czasu, pomocy lub innych zasobów, aby zrealizować swój pomysł? Uzyskaj dodatkowy wkład od członków zespołu, aby sprawdzić, czy główny projekt lub zadanie do wykonania może wymagać usprawnienia, aby ułatwić jego ukończenie.
4. Umieść pomysły na wykresie jako grupa. Jako grupa, uporządkuj pomysły na karteczkach według ich wykonalności i ważności. Zwracaj uwagę na to, które zadania lub pomysły mają wysoki, a które niski priorytet. Możesz także ocenić każde zadanie w skali od 1 do 10, od niskiego wysiłku lub znaczenia do maksymalnego wysiłku i znaczenia.
5. Odpowiednio przydzielaj zadania członkom grupy i podejmuj działania następcze, aby utrzymać tempo. Do przypisania odpowiednich zadań możesz użyć tagowania poszczególnych członków zespołu. Możesz również użyć tagów do oznaczania członków projektu lub innych osób, którym udostępniono określoną tablicę lub projekt. Przeglądaj tablicę za każdym razem, gdy zmienią się priorytety, aby zgrać ponownie zespół.
Skorzystaj z tego szablonu już teraz.
Szablon diagramu lotosu
Zastosowania:
UX Design, Ideation, Diagrams
Nawet kreatywni myśliciele od czasu do czasu potrzebują pomocy w rozbudzeniu kreatywności. W tym miejscu pojawia się diagram lotosu. Pozwoli Ci on przeprowadzać płynniejsze i bardziej efektywne sesje burzy mózgów. Ta technika kreatywnego myślenia bada pomysły, umieszczając główną ideę w centrum diagramu, a koncepcje pomocnicze w otaczających ją polach. Szablon ten zapewnia łatwy sposób tworzenia diagramu lotosu do przeprowadzania burz mózgów, a także nieskończoną planszę dla niekończących się generowanych pomysłów.
Szablon wykresu Gantta
Zastosowania:
Project Management, Mapping, Roadmaps
Prostota, przejrzystość i moc — właśnie dzięki tym cechom wykresy Gantta są tak popularne przy tworzeniu i prezentowaniu planu projektu. Ich podstawę stanowi poziomy pasek, który reprezentuje postęp projektu w czasie. Te wykresy rozbijają projekty na zadania, pozwalając całemu zespołowi zobaczyć stan konkretnego zadania, przypisane do niego osoby oraz czas niezbędny do jego realizacji. Wykresy Gantta można również łatwo udostępniać członkom zespołu i stakeholderom, dzięki czemu są doskonałymi narzędziami do współpracy.
Szablon macierzy segmentacji rynku
Zastosowania:
Marketing, Strategic Planning, Product Management
Skuteczny, atrakcyjny marketing zaczyna się i kończy na poznaniu odbiorców – kim są, gdzie się znajdują oraz czego oczekują. Macierz segmentacji rynku pomoże Ci zrozumieć ich na głębszym poziomie. To narzędzie biznesowe dzieli rynek docelowy na podgrupy w oparciu o dane demograficzne, geograficzne czy psychograficzne oraz potrzeby, zainteresowania lub cechy behawioralne. Następnie możesz wykorzystać te spostrzeżenia i dane, aby wybić się na rynku, tworząc lepsze strategie produktowe, sprzedażowe i marketingowe. Nasz szablon pozwala z łatwością skonfigurować i wypełnić macierz segmentacji rynku.
Szablon oceny ryzyka
Zastosowania:
Leadership, Project Management, Decision Making
Każdy biznes jest narażony na ryzyko. Im bardziej uwzględnisz to w swoich decyzjach na wczesnym etapie, tym lepiej będziesz przygotowany do unikania, absorbowania lub łagodzenia napotkanego ryzyka. Skorzystaj z szablonu oceny ryzyka Miro, aby nawiązać współpracę w zakresie oceny ryzyka, która zapewni, że nigdy nie zostaniesz zaskoczony.
Szablon diagramu lotosu
Zastosowania:
UX Design, Ideation, Diagrams
Nawet kreatywni myśliciele od czasu do czasu potrzebują pomocy w rozbudzeniu kreatywności. W tym miejscu pojawia się diagram lotosu. Pozwoli Ci on przeprowadzać płynniejsze i bardziej efektywne sesje burzy mózgów. Ta technika kreatywnego myślenia bada pomysły, umieszczając główną ideę w centrum diagramu, a koncepcje pomocnicze w otaczających ją polach. Szablon ten zapewnia łatwy sposób tworzenia diagramu lotosu do przeprowadzania burz mózgów, a także nieskończoną planszę dla niekończących się generowanych pomysłów.
Szablon skalowalności projektu
Zastosowania:
Project Management, Decision Making, Project Planning
Skalowalność projektu pomaga zaplanować i potwierdzić jego cele, rezultaty, funkcje, zadania, koszty i terminy. Kierownik projektu i zespół powinni opracować skalowalność projektu tak wcześnie, jak to możliwe, ponieważ będzie to miało bezpośredni wpływ zarówno na harmonogram, jak i koszt projektu w miarę jego postępu. Choć skalowalność projektów będzie się różnić w zależności od zespołu i celów, zazwyczaj obejmują one cele, wymagania, główne rezultaty, założenia i ograniczenia. Staraj się uwzględnić cały zespół podczas tworzenia skalowalności projektu, aby upewnić się, że wszyscy są zgodni co do obowiązków i terminów.