Szablon kickoffu projektu
Zapewnij zgranie wszystkich od samego początku i zarządzaj projektami z łatwością dzięki szablonowi kickoffu projektu.
Informacje o szablonie kickoffu projektu
Szablon kickoffu projektu ułatwia menedżerom projektów koordynację zespołów od samego początku projektu, jasno określając oczekiwania i kolejne kroki, aby zagwarantować sprawną i wydajną realizację projektu. Szablon ten jest również idealny do tworzenia manifestu projektu, w którym wszyscy zaangażowani mogą w każdej chwili zobaczyć cele projektu, podstawowe wartości i sposoby pracy.
Czym jest szablon kickoffu projektu?
Szablon kickoffu projektu zawiera siedem kroków lub działań, które należy wykonać, aby pomyślnie przeprowadzić spotkanie inaugurujące projekt:
Wprowadzenie do projektu + gospodarze spotkania
Icebreaker
Cele i tematy spotkania
RACI projektu
Pytania i odpowiedzi
Tablica do planowania projektu
Podsumowanie działań + kolejne kroki
Jest to narzędzie podobne do listy kontrolnej kickoffu projektu, w której definiuje się wszystkie niezbędne kroki do realizacji projektu i koordynuje z zespołem lub uczestnikami projektu role i obowiązki oraz najlepsze sposoby wspólnej współpracy i komunikacji.
Szablon kickoffu projektu może również stanowić źródło prawdy, do którego zawsze można się odwołać i wrócić w poszukiwaniu informacji lub wskazówek dotyczących projektu.
Dla kogo jest przeznaczony szablon kickoffu projektu?
Szablon ten jest odpowiedni dla managerów projektów, aby pomóc w inauguracji nowych inicjatyw, ale skorzystać z niego może każdy stakeholder zaangażowany w projekt. Szablon ten również bardzo się przyda wielozadaniowym zespołom wdrażającym nowe projekty, ponieważ pomaga w uporządkowaniu celów projektu, RACI i kolejnych kroków każdego uczestnika w jednej wspólnej przestrzeni.
Jak korzystać z szablonu kickoffu projektu:
Szablon ten jest strukturą zawierającą siedem działań (ram), dzięki czemu można płynnie i skutecznie prowadzić spotkania związane z projektem. Wykonaj poniższe kroki, aby skorzystać z szablonu w celu poprowadzenia kickoffu projektu:
Wprowadzenie do projektu + gospodarze spotkania\: przedstaw nie tylko projekt, ale także siebie oraz wszystkie osoby zarządzające danym projektem. Jest to świetna okazja do wyjaśnienia własnej roli oraz poinformowania, jak można się z Tobą skontaktować.
Icebreaker\: aktywność typu „Krótki opis współpracy” angażuje wszystkich uczestników i pozwala im przełamać lody oraz nawiązać współpracę w ramach projektu.
Cele i tematy: jest to przestrzeń, w której można dodać cele projektu, zadania realizowane podczas fazy kickoffu oraz wszelkie materiały referencyjne lub treści które mogą okazać się przydatne w przyszłości.
RACI projektu: jeden z najważniejszych kroków, RACI (ang. Responsible, Accountable, Consulted, Informed czyli Odpowiedzialny, Rozliczany, Kontrybutor i Informowany), określa osoby odpowiedzialne za konkretne obszary oraz zakres tej odpowiedzialności. Pomaga w koordynowaniu prac zespołu oraz w wydajniejszej komunikacji z właściwymi stakeholderami.
Pytania i odpowiedzi: otwarta przestrzeń przeznaczona na zadawanie pytań oraz aktywne słuchanie. Należy zwrócić uwagę na punkty bólu zespołu i spróbować rozwiązać krytyczne problemy. Ważne jest, aby żadne wątpliwości, przynajmniej na tym etapie, nie pozostały bez odpowiedzi.
Tablica do planowania projektu: tutaj zaczyna się praca! Korzystając z tej tablicy do planowania projektu można wyszczególnić wszystkie elementy niezbędne do jego realizacji, od zespołów i działań po zależności i zagrożenia. Zaproś swój zespół i zachęcaj do dodawania własnych przemyśleń na ten temat i wspólnego tworzenia planu projektu.
Podsumowanie działań + kolejne kroki: aby podsumować spotkanie i stworzyć listę kontrolną kickoffu projektu, dodaj oś czasu z poniższymi krokami i wszelkie inne zasoby, które mogą być przydatne do rozpoczęcia projektu.
Nieograniczona przestrzeń robocza Miro pozwala na swobodne prowadzenie kickoffu projektu, bez żadnych ograniczeń związanych z danymi, ponieważ możesz tu dodać dowolną ilość zasobów i plików. Tablica do planowania projektu to żywy dokument, który w dowolnym momencie może otwierać i aktualizować każdy członek zespołu.
What should a project kickoff meeting include?
You should include anything needed to guide people through the project. Establishing the main project's goals and RACI makes it easier for everyone to understand their role and what they should be doing. The project kickoff meeting is also for you to define how to start executing the project, and as a best practice, create a project kickoff checklist at the end of this meeting and schedule a follow-up session to track the project's progress.
Who should attend a project kickoff meeting?
At the project kickoff meeting, it’s important to invite everyone involved. That not only includes people from different teams you'll work with but also the main stakeholders. If you're not sure whether to invite someone, reach out to them ahead of the meeting. It's always better to make sure than to accidentally leave people out of the loop. Once you're all at the meeting, use the RACI exercise to define roles and responsibilities to get everyone on the same from day one.
Skorzystaj z tego szablonu już teraz.
Szablon icebreakera
Zastosowania:
Icebreakers
Nie ma lepszego sposobu na rozpoczęcie spotkania lub warsztatu niż budowanie komfortu i znajomości między gośćmi, aby ich rozluźnić i przygotować do uczestnictwa i współpracy. To jest właśnie rodzaj więzi międzyludzkiej, którą tworzą icebreakery, dzięki czemu świetnie nadają się do zdalnych spotkań lub wprowadzania nowych członków zespołu. Istnieje wiele icebreakerów do wyboru, jak np.: Opisz siebie jednym słowem. Udostępnij swoje zdjęcie jako dziecka. A gdybyś był zwierzęciem, kim byś był?
Szablon do planowania wydarzeń
Zastosowania:
Planning, Workshops
Niezależnie od tego, czy planujesz wprowadzenie produktu na rynek, w pełni zdalną konferencję czy przełomowe wydarzenie, szablon do planowania wydarzeń będzie stanowił wizualną listę kontrolną i mapę wszystkich szczegółów, które należy wziąć pod uwagę przed wielkim dniem. Szablon do planowania wydarzeń to elastyczny sposób na upewnienie się, że kreatywna i strategiczna wizja wydarzenia nie zagubi się w szczegółach. Dzięki zmapowaniu różnych sekcji – od planu działań marketingowych przez harmonogram po przekąski i gadżety dla gości – Ty i Twój zespół możecie skupić się na szczegółach najważniejszych dla sprawowanych funkcji i współpracować w razie pokrywania się wyznaczonych obowiązków wielu osób.
Szablon planu badań UX
Zastosowania:
Market Research, Desk Research, User Experience
Plan badań przekazuje podstawowe informacje, które stakeholderzy muszą zrozumieć na temat projektu badań doświadczeń użytkowników: kto, co, dlaczego i kiedy. Plan ta zapewnia, że wszyscy są zgodni i wiedzą, co muszą zrobić, aby projekt badań UX zakończył się sukcesem. Użyj planu badań, aby przekazać podstawowe informacje o projekcie, cele, metody badawcze, skalowalność projektu i profile uczestników. Korzystając z planu badań UX, możesz uzyskać poparcie stakeholderów, pozostać na dobrej drodze i przygotować się na sukces.
Szablon persony użytkownika
Zastosowania:
Marketing, Desk Research, User Experience
Persona użytkownika odzwierciedla i podsumowuje cechy grupy docelowych odbiorców produktu lub usługi, którą badasz albo obserwujesz. Niezależnie od tego, czy zajmujesz się marketingiem treści, marketingiem produktu, projektowaniem czy sprzedażą, działasz z myślą o celu. Może jest nim Twój klient lub potencjalny klient. Być może jest to ktoś, kto skorzysta z Twojego produktu lub usługi. Zwykle jest to cały zbiór osobowości i potrzeb, które przecinają się w interesujący sposób. Precyzując wiedzę o użytkowniku, tworzysz model osoby, do której chcesz dotrzeć: to jest właśnie persona.
Szablon analizy konkurencji
Zastosowania:
Marketing, Decision Making
Opracowanie świetnego produktu zaczyna się od poznania ukształtowania terenu (czyli tego, z kim się mierzysz) i odpowiedzi na kilka pytań: Kim są Twoi konkurenci? Jak Twój produkt lub usługa wypada w porównaniu z ich ofertą? Co sprawia, że Twoje produkty lub usługi się wyróżniają? Analiza konkurencji pomoże znaleźć odpowiedzi, które mogą ostatecznie ukształtować produkt, propozycję wartości, strategie marketingowe i handlowe. Jest to świetne ćwiczenie przy nadchodzącym dużym wydarzeniu biznesowym, takim jak premiera nowego produktu lub sesja planowania strategicznego.
Szablon przepływu pracy w produkcji
Zastosowania:
Agile Workflows, Agile Methodology, Project Management
Niezależnie od tego, czy tworzysz podcast, kampanię marketingową, program telewizyjny czy fragment treści, ustalenie przepływu pracy jest kluczowe. Przepływ pracy w produkcji tworzy wizualny przewodnik po różnych etapach procesu. Może być wykorzystywany do szkolenia nowych członków zespołu lub przedstawiania wysokopoziomowego przeglądu stakeholderom. Chociaż przepływy pracy różnią się w zależności od zespołu i firmy, zazwyczaj zawierają informacje o tym, kim są stakeholderzy, jak przeprowadza się burzę mózgów, jak wygląda oś czasu i jakich zasobów potrzebujesz, aby odnieść sukces.