Schemat blokowy procesu zatwierdzania liczby zatrudnionych
Uporządkuj przepływ pracy związany z zarządzaniem personelem z różnych perspektyw.
Użyj tego schematu blokowego, aby zorganizować swoje przepływy pracy dotyczące zatwierdzania. Zazwyczaj byłoby to zarządzane przez Dział Rekrutacji.
Dlaczego warto użyć schematu blokowego zatwierdzania etatów
Ten schemat blokowy procesu zatwierdzenia liczby etatów został zaprojektowany, aby wspierać zespoły HR i menedżerów w nawigacji po procesie zatwierdzania liczby etatów w organizacji. Pomaga zespołom usprawnić proces zatwierdzania liczby pracowników, zapewniając przestrzeganie wszystkich niezbędnych kroków i uzyskanie zatwierdzeń w odpowiednim czasie. Korzystając z tego schematu blokowego, zespoły HR i menedżerowie mogą skutecznie zarządzać procesem zatrudniania, od wstępnego zatwierdzenia roli do finalnego rekrutacji.
Jak korzystać ze schematu blokowego
Aby w pełni wykorzystać ten szablon dla siebie i swojego zespołu, postępuj zgodnie z tymi instrukcjami krok po kroku:
1. Dostosuj pierwszy wiersz pól zatytułowanych „Etap”. Wskazują etapy procesu zatwierdzania liczby pracowników. Dostosuj je, aby odzwierciedlały kroki zatwierdzania liczebności Twojej organizacji.
2. Opisz etap w polu „Co to oznacza?” poniżej każdego z nich.
3. Następnie znajdź pole „Hiring Manager”. To jest osoba odpowiedzialna za inicjowanie procesu zatwierdzania liczby zatrudnionych. To zazwyczaj miejsce, w którym zaczynasz budować schemat blokowy, ponieważ zwykle menedżer ds. zatrudnienia rozpoczyna proces, chociaż możesz rozpocząć swój schemat blokowy w dowolnym z wierszy wskazanych na wykresie.
3. Kontynuuj podążanie za schematem blokowym, wybierając odpowiednie pola na podstawie bieżącego etapu procesu. Każde pole przedstawia określoną akcję lub punkt decyzyjny.
4. Przeczytaj tekst w każdym polu, aby zrozumieć działania lub decyzje wymagane na danym etapie.
5. Podążaj za strzałkami łączącymi pola, aby przejść przez schemat blokowy. Strzałki wskazują logiczną sekwencję działań i decyzji. Dodaj kroki w schemacie blokowym, tworząc nowe kształty i strzałki w miarę potrzeby, aby dokładnie przedstawić swój proces.
7. Powtarzaj kroki 3–6, aż dotrzesz do końca schematu blokowego, co oznacza zakończenie procesu zatwierdzania liczby pracowników.
Kluczowe kroki w procesie zatwierdzania liczebności zespołu
Aby zapewnić jaśniejsze zrozumienie schematu blokowego, poniżej przedstawiono kilka kluczowych kroków związanych z procesem akceptacji ilości etatów. Można je edytować i dostosowywać do swoich procesów w ramach szablonu:
1. Zatwierdzenie roli: Sprawdź, czy rola została zatwierdzona w budżecie. Jeśli jest to zatwierdzona rola, przejdź do następnego etapu. Jeśli to niezatwierdzona rola, postępuj zgodnie z procedurą umożliwiającą zgłoszenie zupełnie nowej roli.
2. Kickoff rekrutacyjny: Rozpocznij proces rekrutacji, powiadamiając zespół rekrutacyjny i przeglądając/kończąc dokument Kick-off (KO) z zespołem rekrutacyjnym.
3. Potwierdzenie zatwierdzenia roli: Potwierdź, czy rola jest zatwierdzona z użyciem PID (Numer Identyfikacji Projektu) lub innych numerów identyfikacyjnych używanych przez wasze systemy. Jeśli nie, menedżer ds. zatrudnienia (HM) oznacza dokument KO członkowi zespołu kierowniczego do uzyskania zgody.
4. Zatwierdzenie finansowe: Upewnij się, że rola jest zatwierdzona przez dział finansowy. Jeśli nie, rola może zostać zawieszona/przerwana.
5. Rozpoczęcie rozmowy: Wyślij dokument KO do HM i zaplanuj rozmowę kick-off. Otwórz rolę w platformie/systemie HR Twojej firmy i dołącz dokument(y) KO.
6. Przygotowanie zespołu do rozmowy: Zaplanuj rozmowę KO z zespołem rekrutacyjnym i omów z nimi rolę oraz oczekiwania.
7. Proces rekrutacyjny: Rozpocznij proces rekrutacji, zamieszczając ofertę pracy online.
8. Zaangażowanie prowadzącego strumień: Zaangażuj dodatkowych liderów i stakeholderów do procesu według potrzeb.
9. Zatwierdzenie KO: Pamiętaj, że ten krok nie dotyczy ról niestandardowych.
Skorzystaj z tego szablonu już teraz.
Międzyfunkcyjny schemat blokowy
Zastosowania:
Org Charts, Business Management
Przyjrzyj się wszystkim osobom zaangażowanym w projekt i zobacz, co dokładnie wnoszą. Taką klarowność i przejrzystość zapewniają międzyfunkcyjne schematy blokowe. Są one również nazywane „torowymi” schematami blokowymi, ponieważ każdej osobie (każdemu klientowi, interesantowi lub przedstawicielowi określonej funkcji) przypisany jest tor – wyraźna linia, która pomoże Ci zwizualizować rolę danej osoby na każdym etapie projektu. Ten szablon umożliwia usprawnienie procesów, zmniejszenie nieefektywności i nawiązanie znaczących relacji między funkcjami.
Szablon planu piętra
Zastosowania:
Operations, Workshops
Być może planujesz ważną okazję lub wydarzenie. A może aranżujesz struktury miejsc siedzących i przepływy ruchu, które są bardziej trwałe. Tak czy inaczej, stworzenie planu piętra - skalowanego diagramu przestrzeni - jest w równym stopniu funkcjonalne i zabawne. Szablon ten pozwoli Ci zwizualizować sposób, w jaki osoby będą poruszać się po przestrzeni i szybko dowiedzieć się, czy przestrzeń spełni Twoje oczekiwania, zanim poświęcisz na to czas, pieniądze lub zasoby. Będziesz też mógł być tak szczegółowy, jak chcesz - znajdując odpowiednie miary i wymiary oraz dodając lub usuwając urządzenia i meble.
Szablon schematu blokowego
Zastosowania:
Flowcharts, Mapping, Diagrams
Próbujesz wyjaśnić proces lub przepływ pracy swojemu zespołowi lub po prostu samodzielnie się tym zająć? Czasami najlepszym sposobem jest wizualizacja i właśnie do tego służy schemat blokowy. Korzystając z typowych kształtów (zazwyczaj są to owale, prostokąty, romby i strzałki), schemat blokowy pokazuje kierunek procesu lub przepływu pracy oraz kolejność czynności. Oprócz jasnego obrazu sytuacji będziesz także w stanie dostrzec potencjalne wady i przeszkody, co pomoże Ci udoskonalić i usprawnić proces oraz wydajniej tworzyć lepsze produkty.
Normy zespołu + Profile osobiste
Zastosowania:
Agile
Szablon Zespołowych Norm + Profilów Osobistych sprzyja zgraniu i spójności zespołu poprzez definiowanie wspólnych norm i rozumienie indywidualnych preferencji. Zapewnia ustrukturyzowane ramy do wspólnego ustanawiania norm zespołu, wartości i protokołów komunikacyjnych. Dodatkowo umożliwia członkom zespołu tworzenie osobistych profili do podzielenia się swoimi mocnymi stronami, preferencjami i stylami pracy. Promując przejrzystość i wzajemny szacunek, ten szablon daje zespołom możliwość budowania zaufania, wykorzystywania różnorodności oraz zwiększania współpracy, co napędza sukces zbiorowy i poprawę wydajności.
Szablon struktury podziału pracy
Zastosowania:
Project Management, Mapping, Workflows
Podział pracy to narzędzie do zarządzania projektami określające wszystkie czynności, które należy wykonać, aby ukończyć projekt. Porządkuje zadania na wielu poziomach i wyświetla każdy element w formie graficznej. Tworzenie podziału pracy to podejście oparte na rezultatach, co oznacza, że otrzymasz szczegółowy plan projektu z uwzględnieniem wyników, które należy osiągnąć, aby ukończyć zadanie. Użyj szablonu Struktura podziału pracy, gdy musisz rozłożyć pracę zespołu na mniejsze, dobrze zdefiniowane elementy, aby uczynić ją łatwiejszą w zarządzaniu.
Szablon przepływu użytkownika
Zastosowania:
Desk Research, Schematy blokowe, Mapowanie
Przepływy użytkowników to diagramy, które pomagają zespołom UX i produktowym zaplanować logiczną ścieżkę, jaką powinien podążać użytkownik podczas interakcji z systemem. Jako narzędzie wizualne, przepływ użytkownika pokazuje relacje między funkcjonalnością strony internetowej lub aplikacji, potencjalnymi działaniami, które może podjąć użytkownik, oraz wynikiem decyzji użytkownika. Przepływy użytkowników pomagają zrozumieć, co robi użytkownik, aby ukończyć zadanie lub osiągnąć cel za pomocą Twojego produktu lub doświadczenia.