Szablon briefu wydarzenia
Dzięki szablonowi briefu wydarzenia możesz profesjonalnie planować wydarzenia i nigdy nie przegapić żadnego szczegółu. Organizuj udane wydarzenia w dowolnym miejscu i czasie.
Informacje na temat szablonu briefu wydarzenia
Szablon briefu wydarzenia pomaga stworzyć kompleksowy przegląd planowanego wydarzenia. Jakie czynności należy wykonać przed zorganizowaniem wydarzenia? Jakich stakeholderów to dotyczy? Jaki jest budżet? Skąd wiadomo, czy następuje postęp w realizacji wyznaczonych celów? Dzięki stworzeniu briefu wydarzenia uzyskasz odpowiedzi na te wszystkie pytania.
Co to jest brief wydarzenia?
Brief wydarzenia to miejsce, gdzie gromadzi się szczegółowy opis danego wydarzenia. Przed rozpoczęciem przygotowań do organizacji wydarzenia, firmy i organizacje tworzą brief wydarzenia, który stanowi jego rusztowanie.
Typowy brief wydarzenia zawiera cel wydarzenia, harmonogram i ważne daty, budżet, informacje o uczestnikach, wskazówki dotyczące wyglądu i stylu oraz preferencje dotyczące miejsca.
Kiedy używać szablonu briefu wydarzenia?
Z szablonu briefu wydarzenia należy korzystać przy planowaniu i organizowaniu wszystkich wydarzeń. Może okazać się szczególnie przydatny podczas planowania wydarzenia z wieloma zespołami.
Dlaczego brief wydarzenia jest ważny?
Realizacja wydarzenia to projekt o wysokiej stawce. W przypadku małych firm, startupów, jednoosobowych działalności gospodarczych oraz organizacji non-profit, wydarzenie może pochłonąć znaczny procent ogólnych zasobów. Dobrze zorganizowane wydarzenie może zapewnić napływ przychodów i klientów oraz dobrą reklamę. Źle zorganizowane wydarzenie może oznaczać stratę czasu i zasobów. W przypadku większych firm i przedsiębiorstw wydarzenia są szansą na zaprezentowanie możliwości firmy, ale wieści o nieudanym wydarzeniu prawdopodobnie szybko się rozejdą.
Jak używać szablonu briefu wydarzenia
W przypadku firm i organizacji planowanie wydarzenia to gra o wysoką stawkę. Wydarzenia są drogie. Dobrze zaplanowane i zrealizowane wydarzenie może pozwolić przyciągnąć większą liczbę klientów, usługobiorców, zwiększyć przychody oraz zapewnić dobrą reklamę. Jeśli wydarzenie nie pójdzie zgodnie z planem, ryzykuje się zmarnowanie zasobów, zrażenie klientów i wywołanie żenującej burzy w mediach. Brief wydarzenia stanowi jego fundament. Poniżej przedstawiono sposób wykorzystywania tego szablonu do zaplanowania i zrealizowania udanego wydarzenia.
Krok 1: Opisanie wydarzenia
Aby zapewnić zespołowi lub agencji ds. wydarzeń wyraźny obraz sytuacji, ważne jest, aby zacząć od szczegółowego przeglądu wydarzenia. Jak to wydarzenie ma wyglądać i jaki ma mieć styl? Kto w nim ma wziąć udział? Jaki będzie motyw przewodni?
Krok 2: Sprecyzowanie celów
Zorganizowanie wydarzenia jest kosztownym zadaniem pod względem zasobów i czasu, dlatego ważne jest, aby powiązać wydarzenie z możliwym do osiągnięcia celem. Czy organizujesz wydarzenie mające na celu popularyzację produktu Twojej firmy? Czy organizujesz zbiórkę pieniędzy z myślą o konkretnym celu finansowym? W zależności od celu, agencja lub zespół projektowy podejmie różne decyzje dotyczące układu, motywu przewodniego, wyglądu, stylu i innych kluczowych elementów.
Krok 3: Określenie budżetu i harmonogramu
Przy planowaniu budżetu warto zadać sobie pytanie, ile się spodziewa wydać w przeliczeniu na jednego uczestnika. Czy będziesz podawać jedzenie i napoje? Jaki obiekt chcesz wynająć? Gdzie będzie on zlokalizowany? Czy będziesz potrzebować personelu na miejscu? Zaplanuj swój budżet w oparciu o oczekiwany dochód z wydarzenia. Jeśli przykładowo sprzedajesz bilety, zadaj sobie pytanie, ile biletów musisz sprzedać, aby osiągnąć zysk i przy jakim poziomie cenowym.
Gdy już z grubsza określisz swój budżet, opracuj oś czasu. Oczywiście konieczne jest wyznaczenie daty samego wydarzenia, ale należy również ustalić kilka ważnych kamieni milowych na drodze prowadzącej do tej daty. Może być na przykład konieczne zarezerwowanie miejsca wydarzenia na co najmniej trzy miesiące przed wydarzeniem lub wybranie firmy cateringowej na miesiąc wcześniej.
Krok 4: Określenie profilu uczestników
Kolacja networkingowa dla menedżerów działu sprzedaży będzie wyglądać całkowicie inaczej i będzie miała zupełnie inny styl niż impreza firmowa na koniec roku. Dlatego tak ważne jest dołączenie szczegółowego profilu uczestników.
Krok 5: Opracowanie wytycznych dotyczących wyglądu i stylu
Zespół lub agencja ds. wydarzeń zajmie się znaczną częścią wyglądu i stylu wydarzenia, ale - aby upewnić się, że projekt zostanie zrealizowany na czas i w ramach budżetu - pomocne może okazać się opracowanie wytycznych dotyczących jego wyglądu i stylu. Czy Twoja firma lub organizacja ma kolory lub logotypy, których chcesz użyć? Planujesz wydarzenie eleganckie i z klasą, czy zabawne i figlarne? Napisz krótki opis, do którego koordynator wydarzeń będzie mógł się odwoływać w trakcie procesu planowania.
Why write an Event Brief?
Whether you are planning a fundraiser, holiday party, client appreciation dinner, or a charity ball, you will need to write an event brief. The event brief serves as a map for your events team, coordinator, or agency. It provides guidance on the event’s look and feel, your budget and timeline, the attendees, and other crucial information. Use an event brief to stay on track, define your goals, and assign stakeholders.
What are the contents of the event brief?
An event brief simplifies the complex process of planning an event and it contains clear goals, a timeline, a budget, attendee profiles, and ensures your venue looks and feels the way you imagined. Regardless of whether you are working with an events agency or an in-house events coordinator, it is important for everyone to be on the same page, for that reason creating an event brief with these components is important.
How do you write a brief description of an event?
There are many ways in which you can write a brief description of your event. In general, the golden rule is to be objective and give the tastiest information first so that people will want to attend your event. After the basic information such as address and event theme or topic, you can add headliners or featured speakers (if there are any), examples of activities, and close it on a positive note, or why this event is important. For writing your event description, you can use Miro’s customizable Event Summary Template.
Skorzystaj z tego szablonu już teraz.
Szablon macierzy segmentacji rynku
Zastosowania:
Marketing, Strategic Planning, Product Management
Skuteczny, atrakcyjny marketing zaczyna się i kończy na poznaniu odbiorców – kim są, gdzie się znajdują oraz czego oczekują. Macierz segmentacji rynku pomoże Ci zrozumieć ich na głębszym poziomie. To narzędzie biznesowe dzieli rynek docelowy na podgrupy w oparciu o dane demograficzne, geograficzne czy psychograficzne oraz potrzeby, zainteresowania lub cechy behawioralne. Następnie możesz wykorzystać te spostrzeżenia i dane, aby wybić się na rynku, tworząc lepsze strategie produktowe, sprzedażowe i marketingowe. Nasz szablon pozwala z łatwością skonfigurować i wypełnić macierz segmentacji rynku.
Szablon strategii wejścia na rynek
Zastosowania:
Marketing, Desk Research, Strategic Planning
Nie ma znaczenia, jak innowacyjny lub skuteczny jest nowy produkt - jeśli nie zostanie zauważony i przyjęty przez właściwą grupę odbiorców, nie odpali. W tym miejscu wkracza Twoja strategia wejścia na rynek. Jest to jeden zasób zawierający wszystkie badania, spostrzeżenia i dane oraz biznesplan, docelowych odbiorców, podejście marketingowe i strategię handlową. Strategia wejścia na rynek jest szczególnie ważna dla wszystkich startupów, które szybko się rozwijają, muszą podejmować decyzje w ułamku sekundy i muszą być w pełni zsynchronizowane.
Szablon spotkania refleksyjnego
Zastosowania:
Meetings, Brainstorming, Team Meetings
Kiedy harmonogram jest napięty, „nauka przez działanie” staje domyślną metodą. Znajdź więc czas dla swojego zespołu, aby uczyć się w inny, wartościowy sposób – poprzez refleksję i słuchanie. Prowadzone przez „uczących się” (członków zespołu, którzy dzielą się doświadczeniami z resztą zespołu) spotkanie refleksyjne pozwala udostępnić nowe informacje na temat firmy klienta lub wewnętrznej inicjatywy biznesowej, zaoferować techniki rozwiązywania problemów, a nawet polecić książki lub podcasty, które warto sprawdzić. Spotkania refleksyjne zachęcają również współpracowników na wszystkich poziomach do angażowania się w rozwój zawodowy swoich koleżanek i kolegów z zespołu.
Szablon wykresu wyrównania
Zastosowania:
Desk Research, Brainstorming, Team Meetings
Wykres wyrównania powstał w grze fabularnej fantasy Dungeons & Dragons (D&D), aby umożliwić graczom kategoryzowanie swoich postaci zgodnie z ich etycznymi i moralnymi perspektywami. Od tego czasu osoby na całym świecie zaczęły używać wykresu wyrównania jako zabawnego sposobu na opisanie własnych cech i osobowości, a także postaci fikcyjnych, znanych osób i wielu innych. W konwencjonalnej konfiguracji, określasz swoje położenie na wykresie wyrównania w oparciu o swoje wyświetlanie na temat prawa, chaosu, dobra i zła. Możesz jednak dostosować wykres wyrównania, aby odzwierciedlał dowolne cechy, które chcesz wykorzystać do tworzenia person.
Szablon diagramu tarczy do rzutek
Zastosowania:
Diagrams, Project Management, Prioritization
W rozwijających się organizacjach każda decyzja może wydawać się mieć decydujące znaczenie, co może prowadzić do paraliżu decyzyjnego, niezdolności do ustalania priorytetów, nieefektywnych spotkań, a nawet niskiego morale. Jeśli brzmi to znajomo, zastosuj w praktyce diagram tarczy do rzutek. Zgodnie ze swoją nazwą diagram tarczy do rzutek wykorzystuje model koncentrycznych okręgów, aby pomóc firmom w ustalaniu priorytetów, podejmowaniu decyzji o krytycznym znaczeniu lub omawianiu sposobów usuwania lub pokonywania przeszkód.
Szablon prezentacji
Zastosowania:
Presentations, Education
Każdy w pewnym momencie kariery musi przedstawić prezentację. Prezentacje zazwyczaj obejmują wystąpienie wraz z towarzyszącym mu zestawem slajdów, który zawiera ilustrujące temat wizualizacje, teksty i grafiki. Skorzystaj z tego szablonu prezentacji, aby pozbyć się stresu związanego z planowaniem prezentacji i w łatwy sposób tworzyć skuteczne, atrakcyjne slajdy. Szablon prezentacji może zdjąć z Ciebie presję, pomagając odbiorcom utrzymać skupienie i zaangażowanie. Korzystając z prostych narzędzi, możesz dostosować slajdy do swoich potrzeb, udostępnić je członkom zespołu, poznać ich opinie i współpracować.