Szablon agendy spotkania zespołu
Utrzymuj spotkania zespołu na właściwym torze i wspólnie podążajcie w tym samym kierunku.
O szablonie agendy spotkania zespołu
Poświęcenie czasu dla zespołu jest ważne, aby pomóc w podejmowaniu decyzji, ustalaniu priorytetów i wspólnym podążaniu w tym samym kierunku. Nieprzerwane spotkania zespołu z agendą mogą pomóc zespołowi:
Przegląd postępów w kontekście zespołowych OKR (celów i kluczowych rezultatów)
Udostępnij istotne aktualizacje projektów
Omów problemy związane z produktywnością lub postępami oraz potencjalne rozwiązania
Przeprowadzaj burzę mózgów dla pomysłów lub projektów
Doceniaj indywidualne wysiłki i świętuj zwycięstwa zespołu
Ten szablon agendy spotkania zespołu można dostosować do każdej funkcji lub działu – od śledzenia wskaźników, przez kampanie marketingowe, po planowanie sprintu.
Czym jest agenda spotkania zespołu?
Agendy spotkań zespołu dodają harmonogram i strukturę do przydzielonego czasu, gdy potrzebujesz udostępnić informacje i współpracować z zespołem. Pozwalają także zespołowi na uzgodnienie celów, tematów do omówienia, zadań do wykonania oraz ustalenie, kto poprowadzi kolejne kroki. Typowa agenda spotkania zespołu będzie zawierać:
Planowanie szczegółów, takich jak data, godzina, miejsce i kto powinien uczestniczyć
Osoba prowadząca spotkanie
Tematy do omówienia
Zadania do wykonania
Upewnij się, że przed spotkaniem skontaktujesz się z zespołem lub bezpośrednimi podwładnymi, aby uzyskać opinie na temat najistotniejszych punktów do dyskusji.
Nawet jeśli tylko pytasz zespół o to, o czym chciałby porozmawiać, o bieżące statusy projektów lub cokolwiek, czym chcieliby się podzielić, to pomoże wszystkim poczuć się wysłuchanymi i doceni to, że mieli swój wkład w agendę spotkania.
Stwórz własną agendę spotkania
Przygotowanie własnej agendy spotkania jest proste. Zacznij od wybrania szablonu agendy spotkania zespołu, a następnie wykonaj następujące kroki, aby go dostosować:
Nadaj nazwę spotkaniu. Czy Twoje spotkanie to synchronizacja zespołu? Retrospektywa? Warsztat? Przygotuj grupę do spotkania, informując ich, jakiego rodzaju będzie to spotkanie.
Zrób notatki ze spotkania. Określ, ile czasu poświęcisz na różne części spotkania.
Wyrównanie strategiczne. Określ, kto prowadzi spotkanie, i wpisz ich imię lub imiona do szablonu. Wyznacz jasne cele i ustalenia oraz dodaj wszelką istotną dokumentację do spotkania.
Udokumentuj punkty do omówienia. Użyj szablonu, aby przypisać tematy do omówienia uczestnikom i wskazać ich pory czasowe.
Rozpocznij spotkanie i zacznij dodawać notatki. Zacznij robić notatki z tego, co omawiano podczas spotkania. Aby pozostać na właściwej drodze, spróbuj z czasomierzem, używając odliczania Miro.
Zapisz wynik. Udokumentuj i przypisz kolejne kroki odpowiedniemu członkowi zespołu. Ustal priorytety zadań, które przyniosą największy wpływ i zwrot z inwestycji. Nadaj każdemu członkowi zespołu odpowiedzialność za zarządzanie konkretnymi zadaniami poza spotkaniem.
Wskazówka eksperta: Podsumuj i podejmij kolejne kroki. Staraj się zakończyć pozytywnie, z jasnymi zadaniami do wykonania i wnioskami do zapamiętania. To podejście da każdemu członkowi zespołu coś do wykonania i monitorowania aż do następnego spotkania.
Skorzystaj z tego szablonu już teraz.
Szablon macierzy parkingowej
Zastosowania:
Zarządzanie projektami, Ideacja, Spotkania
Kiedy energia twórcza jest w rozkwicie, warsztat lub spotkanie przyniesie wiele nowych pomysłów — ale nie wszystkie są na temat lub możliwe do realizacji w tej chwili. Umieść je na matrycy parkingowej, prostym i skutecznym narzędziu do oddzielania najlepszych pomysłów od tych, które są obiecujące, ale mogą wymagać więcej badań lub dyskusji. Ten szablon pozwoli Ci łatwo stworzyć własną matrycę parkingową, która będzie szczególnie przydatna podczas długich spotkań (i gdy masz współpracowników, którzy mają tendencję do zbaczania z tematu).
Szablon spotkania refleksyjnego
Zastosowania:
Spotkania, Burza mózgów, Spotkania zespołu
Kiedy harmonogram jest napięty, „nauka przez działanie” staje domyślną metodą. Znajdź więc czas dla swojego zespołu, aby uczyć się w inny, wartościowy sposób – poprzez refleksję i słuchanie. Prowadzone przez „uczących się” (członków zespołu, którzy dzielą się doświadczeniami z resztą zespołu) spotkanie refleksyjne pozwala udostępnić nowe informacje na temat firmy klienta lub wewnętrznej inicjatywy biznesowej, zaoferować techniki rozwiązywania problemów, a nawet polecić książki lub podcasty, które warto sprawdzić. Spotkania refleksyjne zachęcają również współpracowników na wszystkich poziomach do angażowania się w rozwój zawodowy swoich koleżanek i kolegów z zespołu.