Szablon agendy

Informacje o szablonie agendy

Nie ma nic gorszego niż spotkanie bez celu. Ale nie musisz być geniuszem planowania, aby przygotować sensowne agendy przed rozpoczęciem spotkania. Zaimponuj swoim kolegom i szybciej ustal wasze kierunki dzięki temu prostemu w użyciu szablonowi agendy.

Czym jest agenda?

Agenda jest jak mapa drogowa dla spotkania. Lista działań, które będą miały miejsce podczas spotkania, kiedy się odbędą i w jakiej kolejności. Głównym celem agendy jest zapewnienie uczestnikom jasnego zarysu struktury spotkania. Bez agendy spotkania często wydają się chaotyczne i ryzykujesz, że wyjdziesz bez osiągnięcia zamierzonych celów.

Ale agenda nie musi być nudna. Dlatego stworzyliśmy ten szablon, aby uczynić go wizualnym, zabawnym i interaktywnym. Ułatwiamy Ci dodanie wybranych grafik, kolorów, czcionek i obrazów, aby nadać Twojej agendzie osobowość i kreatywny styl.

Jak stworzyć agendę

Stworzenie własnej agendy jest łatwe. Nieskończona plansza Miro to idealne miejsce do tworzenia i udostępniania swojego planu z zespołem. Zacznij od wybrania szablonu agendy, a następnie wykonaj poniższe kroki, aby dostosować go do swoich potrzeb.

1. Dodaj podstawowe informacje

Na górze agendy dodaj podstawowe szczegóły spotkania, takie jak data i cele.

2. Określ priorytety i zadania

Upewnij się, że masz jasną wizję najważniejszych tematów spotkania. Gdy już poznasz priorytety spotkania, zanotuj je.

3. Współpraca w czasie rzeczywistym

Podczas spotkania możesz zaprosić uczestników na tablicę i poprosić ich o dodanie priorytetów, zadań lub notatek, o których sam(a) nie pomyślałeś(-aś). Omów wszystkie nowe punkty podczas spotkania.

4. Dostosuj swoją agendę

Korzystając z szablonu, możesz upiększyć swoją agendę za pomocą grafiki, kolorów, czcionek i obrazów. Nie bój się być kreatywnym! Wypełnianie agendy nie musi być przykrym obowiązkiem. Sprawiając, że coś jest zabawne i osobiste, można uczynić planowanie dziecinnie prostym.

Korzyści płynące z tworzenia agendy

Oto niektóre z zalet tworzenia skutecznej agendy:

Organizuje spotkania

Agenda promuje strukturę i pomaga ustalić priorytety dla najważniejszych działań spotkania. Dzięki temu zespół skupia się na ważnych sprawach, co poprawia produktywność. Sama obecność formalnej agendy tworzy oficjalną atmosferę i zniechęca uczestników do marnowania czasu.

Formalna agenda również ustala cele spotkania i tworzy klarowny cel. To organizuje kierunek, w jakim potoczy się spotkanie, oraz działania, które należy podjąć po spotkaniu.

Umożliwia podejmowanie skutecznych decyzji

Agendy dają zarys tematów do dyskusji na spotkaniu. Taki zarys zapobiega zapomnieniu przez prowadzącego spotkanie o ważnych tematach, które musi wprowadzić.

Kiedy wszystkie kwestie zostaną dokładnie omówione, można podjąć wartościowe decyzje grupowo w ramach jednej sesji. To jest o wiele bardziej produktywne i transparentne niż pochopne planowanie poza spotkaniem. Wkład i sugestie z różnych perspektyw podnoszą jakość wykonania i tworzą poczucie pracy zespołowej.

Pomaga w komunikacji ważnych informacji

Agendy stwarzają możliwość ogłaszania ważnych wydarzeń biznesowych i celów spotkania. Bez formalnej agendy ogłoszenia mogą nie zostać przekazane wszystkim obecnym na spotkaniu. Agendy również zapewniają przestrzeń do podsumowania poprzednich spotkań. To pomaga w refleksji nad spotkaniem i przeglądzie osiągniętego postępu.

Zapewnia równą szansę na wniesienie wkładu.

Agendy zazwyczaj wspominają o punktach działania, które będą omawiane podczas spotkania. To daje wszystkim członkom zespołu szansę na wcześniejsze zastanowienie się nad tematami dyskusji.

Na wielu spotkaniach osoby, które są bardziej rozmowne, chętniej biorą udział, podczas gdy osoby bardziej skryte są bardziej powściągliwe. Jednakże wiedza na temat tego, co będzie omawiane, pozwala całemu zespołowi zbadać tematy, które będą przedmiotem dyskusji. Mogą zastanowić się, jak tematy te ich dotyczą, i wnieść przemyślane, wartościowe uwagi na spotkaniu.

Najlepsze praktyki tworzenia agendy

Pamiętaj o tych najlepszych praktykach przy tworzeniu agendy:

Zasięgnij opinii całego zespołu

Jeśli chcesz, aby cały zespół był zaangażowany w spotkania, upewnij się, że agenda zawiera listę tematów odpowiadających ich potrzebom. Poproś członków zespołu o zasugerowanie tematów do agendy wraz z uzasadnieniem, dlaczego każdy punkt powinien być poruszony w ustawieniach zespołu.

Ustalaj priorytety tematów, które dotyczą całego zespołu

Czas na spotkania zespołu jest kosztowny i trudny do zaplanowania. Oznacza to, że powinno być używane głównie do omawiania i podejmowania decyzji w sprawach, które dotyczą całego zespołu — i wymagają zaangażowania całego zespołu do ich rozwiązania. Jeśli uczestnicy nie spędzają większości spotkania na omawianiu współzależnych spraw, mogą się wyłączyć.

Wymień tematy agendy jako pytania, na które zespół musi odpowiedzieć.

Większość celów spotkania to po prostu kilka słów połączonych w jedno wyrażenie. Na przykład: „przeznaczenie przestrzeni biurowej na inne cele.” To pozostawia uczestników spotkania z pytaniem: „Co z przeznaczeniem przestrzeni biurowej na inne cele?”

Kiedy wymieniasz temat spotkania jako pytanie (lub pytania), na które trzeba odpowiedzieć, pobudza to strategiczne myślenie i zachęca do udziału. Na przykład: „W jakich warunkach, jeśli w ogóle, powinniśmy przenieść przestrzeń biurową?”

Co należy uwzględnić w agendzie spotkania?

Oto niektóre z kluczowych elementów, które powinna zawierać agenda spotkania:

1. Nagłówek agendy

Nagłówek agendy służy do określenia następujących elementów:

• Podmiot, organizacja lub komitet zwołujący spotkanie.

• Nagłówek agendy będzie nosił nazwę grupy zbierającej się, takiej jak zarząd, grupa doradcza, komitet lub uczestnicy spotkania.

• Rodzaj spotkania.

2. Uczestnicy spotkania

Twoja formalna agenda powinna zawierać listę uczestników spotkania. Jednak powinno również zawierać, za które punkty agendy będą odpowiadać poszczególni członkowie zespołu.

3. Kluczowe cele

Twoja agenda musi informować wszystkich uczestników, jakie są cele spotkania, o czym będzie mowa i jakie decyzje muszą zostać podjęte.

Główny cel spotkania jest często wyrażany w jednym lub dwóch zdaniach, które odpowiadają na dwa główne pytania:

• Dlaczego się spotykamy?

• Co chcemy osiągnąć?

4. Opinie z zespołu

Pamiętaj, aby zaangażować swój zespół lub innych uczestników spotkania w przygotowanie agendy. Zespół może wiedzieć więcej na temat punktów do dyskusji niż organizator.

Dzięki temu zapewnisz, że wszystkie główne tematy i wszelkie problemy zostaną uwzględnione. To także utrzyma zainteresowanie uczestników, ponieważ są oni zaangażowani w tworzenie spotkania.

5. Plan pracy spotkania

Plan pracy spotkania to to, co chcesz osiągnąć na spotkaniu.

Upewnij się, że ustalasz realistyczne cele czasowe dla każdego zagadnienia. Zawsze warto przeznaczyć na każdy punkt na agendzie kilka minut więcej, niż myślisz, że potrzebujesz. Bardzo często pojawia się pytanie lub punkt do dyskusji, który wymaga rozwiązania, co zajmuje czas.

6 Czas trwania i przydzielony czas dla każdego punktu agendy

Jednym z najważniejszych celów agendy spotkania jest upewnienie się, że spotkanie przebiega zgodnie z harmonogramem. W końcu chcesz uszanować czas uczestników. Określenie ilości czasu poświęconego na każdy punkt agendy pomoże utrzymać spotkanie na właściwym torze.

Upewnij się, że ustalasz realistyczne cele czasowe dla każdego zadania. Zawsze warto przeznaczyć na każdy punkt na agendzie kilka minut więcej, niż myślisz, że potrzebujesz. Bardzo często pojawia się pytanie lub punkt do dyskusji, który wymaga rozwiązania, co zajmuje czas.