Szablon 5 powodów
Z pomocą szablonu 5 powodów przeanalizujesz i zrozumiesz źródło problemu lub zagadnienia. Stworzysz również warunki dla kreatywnych rozwiązań.
Informacje o szablonie 5 powodów
Struktura 5 powodów to proste, ale skuteczne narzędzie do rozwiązywania problemów. Ta technika opiera się na założeniu, że zadając pytanie „dlaczego” pięć razy z rzędu, można odkryć przyczynę źródłową problemu. To konsekwentne podejście do zadawania pytań może pomóc w określeniu istoty problemu, co może prowadzić do określenia praktycznych rozwiązań.
Szablon 5 powodów to ustrukturyzowane wizualne odzwierciedlenie tej techniki, zaprojektowane do prowadzenia systematycznej eksploracji problemów. Szablon zawiera centralny obszar problemu w górnej części oraz pięć innych sekcji oznaczonych od „Dlaczego 1” do „Dlaczego 5”. Każda sekcja jest poświęcona badaniu kolejnych warstw przyczyn związanych z głównym problemem. Aby skorzystać z szablonu, należy zacząć od określenia początkowego problemu, a następnie stopniowo zajmować się każdym „dlaczego” – do momentu określenia przyczyny źródłowej.
Skuteczne korzystanie z szablonu 5 powodów
Wykonaj następujące kroki:
Określ problem: Zacznij od zapisania głównego problemu lub obawy, które badasz w wyznaczonym obszarze.
Użyj karteczek do zapisania „dlaczego”: Dla każdego „dlaczego” użyj karteczki, aby zanotować podstawową przyczynę związaną z poprzednią warstwą lub stwierdzeniem.
Iteruj do samego końca: Kontynuuj ten proces w dół gałęzi – do momentu aż dojdziesz do piątego „dlaczego” lub zidentyfikujesz przyczynę źródłową.
Dodaj artefakty kontekstowe: Aby lepiej zrozumieć problem, możesz przeciągnąć i upuścić wszelkie istotne artefakty (dokumenty, obrazy, linki) na tablicę obok „dlaczego”. Szablon można edytować w zaledwie kilku kliknięciach, aby dostosować go do konkretnych potrzeb dochodzenia, co czyni go wszechstronnym narzędziem do różnych scenariuszy.
Dlaczego warto korzystać z szablonu 5 powodów?
Szablon 5 powodów to skuteczne narzędzie, które można wykorzystać do określenia przyczyny źródłowej problemu. Jest to ustrukturyzowane podejście, które stanowi systematyczną metodę rozwiązywania problemów, w której żaden aspekt nie zostanie pominięty. Szablon stanowi wizualną reprezentację, która sprzyja przeprowadzaniu burzy mózgów i zespołowemu rozwiązywaniu problemów.
Oto kilka kluczowych powodów, dla których warto rozważyć skorzystanie z szablonu 5 powodów:
Analiza przyczyn źródłowych: Szablon 5 powodów odkrywa przyczynę źródłową problemów, nie zajmując się jedynie powierzchownymi objawami. Zadając pytanie „dlaczego” co najmniej pięć razy, można zidentyfikować podstawową przyczynę problemu i opracować rozwiązanie, które odnosi się bezpośrednio do niej.
Wspólne rozwiązywanie problemów: Wizualny charakter szablonu ułatwia angażowanie się we wspólne dyskusje i zespołowe rozwiązywanie problemów. Zachęca wszystkich do dzielenia się pomysłami i perspektywami, co może doprowadzić do odkrycia bardziej kompleksowego i skutecznego rozwiązania.
Ustrukturyzowane podejście: Szablon zapewnia ustrukturyzowane podejście do rozwiązywania problemów, które gwarantuje, że postępujesz zgodnie z logicznym procesem i bierzesz pod uwagę wszystkie istotne czynniki. Pomaga to uniknąć przeoczenia ważnych szczegółów lub podejmowania pochopnych decyzji.
Wszechstronność: Szablon 5 powodów można wykorzystać w różnych scenariuszach – od procesów biznesowych po osobistą introspekcję. Jest to wszechstronne narzędzie, które można dostosować do konkretnych potrzeb i celów.
Dokumentacja i odniesienia: Korzystając z szablonu, tworzysz zapis analizy, do którego możesz odwołać się w przyszłości lub który możesz udostępnić stakeholderom. Może to pomóc w monitorowaniu postępów i wykazaniu skuteczności wysiłków w zakresie rozwiązywania problemów.
Przykład szablonu 5 powodów
Załóżmy, że próbujesz dostarczyć aplikację, nad którą pracował Twój zespół. Wszystko było gotowe na czas, ale ostatecznie aplikację dostarczono z dwudniowym opóźnieniem.
Oto jak możesz użyć szablonu 5 powodów, aby odkryć przyczynę tego zdarzenia i uniknąć opóźnień w przyszłości.
Krok 1:
Zacznij od najszerszego możliwego pytania, a następnie spróbuj na nie odpowiedzieć.
Przykład: Dlaczego dostarczenie aplikacji było opóźnione? Wynikało to z opóźnienia w produkcji.
Krok 2:
Na podstawie tej odpowiedzi można nieco zawęzić pytanie.
Przykład: Dlaczego wystąpiło opóźnienie w produkcji? Opóźnienie w produkcji wystąpiło, ponieważ zespół inżynieryjny musiał w ostatniej chwili wdrożyć poprawkę, o której zespół produktowy nie wiedział aż do dnia premiery produktu.
Krok 3:
Zawęź pytanie jeszcze bardziej, a następnie na nie odpowiedz.
Przykład: Dlaczego zespół produktowy nie wiedział o poprawce? Zespół produktowy nie wiedział o poprawce, ponieważ zespół inżynieryjny nie przekazał im tej informacji.
Krok 4:
Zawężaj pytania i na nie odpowiadaj.
Przykład: Dlaczego zespół inżynieryjny nie kontaktował się z zespołem produktowym? Zespół inżynieryjny nie kontaktował się z zespołem produktowym, ponieważ nie wiedział, jak przekazać te informacje.
Krok 5:
Zadaj pytanie po raz ostatni, aby skupić swoją uwagę na rozwiązaniu.
Przykład: Dlaczego zespół inżynieryjny nie wiedział, jak skontaktować się z zespołem produktowym? Zespół inżynieryjny nie wiedział, jak kontaktować się z zespołem produktowym, ponieważ zespół produktowy nie miał wyraźnego punktu kontaktowego ani procesów komunikacji.
Is the 5 Whys technique limited to only five questions?
No, the number "5" in the 5 Whys is more a guideline than a strict rule. If you find the root cause before reaching the fifth "why", you can stop. Conversely, if it requires more than five iterations to get to the core issue, continue asking.
Can I change the template to suit my needs?
Absolutely. The template is designed to be flexible. If you need additional sections or want to make stylistic changes, you can easily do so.
Is it possible to use the 5 Whys for personal introspection?
Yes, while commonly used in business and manufacturing, the 5 Whys can be a valuable tool for personal growth and introspection.
How important is collaboration when using the 5 Whys template?
While you can use the 5 Whys individually, collaboration often provides diverse perspectives, leading to a more comprehensive understanding of the issue.
Skorzystaj z tego szablonu już teraz.
Szablon listy plusów i minusów
Zastosowania:
Decision Making, Documentation, Strategic Planning
Lista plusów i minusów to proste, ale skuteczne narzędzie do podejmowania decyzji, które pomaga wyważyć argumenty za i przeciw. Plusy to argumenty przemawiające za podjęciem określonej decyzji lub działania. Minusy natomiast przemawiają przeciwko nim. Tworząc listę, na której widać obie strony, łatwiej jest zwizualizować potencjalny wpływ danej decyzji. Aby lista plusów i minusów była jeszcze bardziej obiektywna, pomocne może być zestawienie każdego plusa i minusa z pozostałymi. W ten sposób można z przekonaniem przedstawić swoją decyzję, prezentując mocne argumenty przemawiające za jej słusznością.
Szablon opisu problemu klienta
Zastosowania:
Ideation, Design Thinking, Product Management
Korzystając z narzędzia Opis problemu klienta, postaw się w sytuacji swoich klientów. Poznaj ich problemy i dowiedz się, w jaki sposób Twój produkt lub usługa może je rozwiązać i ułatwić im życie. Dodatkową korzyścią jest lepsze zrozumienie klientów w trakcie całego procesu.
Szablon szalonych ósemek
Zastosowania:
Design Thinking, Brainstorming, Ideation
Czasami wystarczy po prostu pobudzić kreatywność zespołu podczas burzy mózgów, zachęcając go do wymyślenia jak największej liczby pomysłów w jak najkrótszym czasie. Metoda szalonych ósemek pozwoli to zrobić w mgnieniu oka. To narzędzie do przeprowadzania burzy mózgów, w którym ilość jest ważniejsza niż jakość, wymaga od uczestników wymyślenia ośmiu pomysłów w ciągu ośmiu minut, co nie pozostawia czasu na zastanawianie się nad nimi. Idealnie nadaje się do wczesnych etapów rozwoju i dla wielu zespołów jest ulubioną metodą pracy ze względu na szybkie tempo i dobrą zabawę.
Szablon scenorysu
Zastosowania:
Design Thinking
Chociaż scenorys na ogół kojarzy się z planowaniem scen na potrzeby filmu lub programu telewizyjnego, jest powszechnie wykorzystywany również w świecie biznesu. Scenorys to sekwencja ilustracji, których używa się w celu rozwinięcia historii. Szablon scenorysu można wykorzystać w dowolnym momencie, aby naprawdę postawić się w sytuacji klienta lub użytkownika i zrozumieć, w jaki sposób myśli, czuje i działa. Taka taktyka może być szczególnie przydatna, gdy wiesz, że z istniejącym procesem związany jest jakiś problem lub brak skuteczności. Możesz tworzyć scenorysy istniejących procesów lub przepływów pracy i planować, jak powinny wyglądać w przyszłości.
Szablon macierzy BCG
Zastosowania:
Strategic Planning
Skorzystaj z szablonu macierzy BCG, aby podejmować świadome i strategiczne decyzje dotyczące możliwości rozwoju Twojej firmy. Przypisz swoje portfolio produktów do różnych obszarów w macierzy (dojne krowy, psy, znaki zapytania, gwiazdy), aby ustalić priorytetowe obszary, w które należy zainwestować czas i pieniądze, aby uzyskać najlepsze wyniki.
Szablon analizy luk
Zastosowania:
Marketing, Strategic Planning, Business Management
Zastanów się nad idealnym stanem swojego zespołu lub organizacji. Teraz porównaj go z obecną sytuacją w świecie rzeczywistym. Chcesz zidentyfikować luki lub przeszkody, które stoją między teraźniejszością a przyszłością? W takim razie możesz przystąpić do analizy luk. Ten łatwy do dostosowania szablon pozwoli Twojemu zespołowi ustalić, jakie przeszkody uniemożliwiają szybsze osiągnięcie celów, współpracować nad planem osiągnięcia tych celów i popchnąć organizację w kierunku wzrostu i rozwoju. Możesz skupić się na analizach konkretnych luk — w tym na umiejętnościach, kandydatach, oprogramowaniu, procesach, dostawcach, danych i innych.