Szablon oceny ryzyka

O szablonie oceny ryzyka

Macierz oceny ryzyka może pomóc w określeniu, jak priorytetyzować ryzyka związane z projektem lub produktem w oparciu o prawdopodobieństwo i potencjalny wpływ na biznes.

Macierz ryzyka może pomóc w ustaleniu oczekiwań klientów poprzez budowanie zaufania i przejrzystości przed rozpoczęciem projektu, mentalne przygotowanie wewnętrznego zespołu projektowego na radzenie sobie z przyszłymi zagrożeniami oraz priorytetyzowanie działań w zakresie zarządzania zagrożeniami i zasobami.

Szablon oceny ryzyka oznacza, że nie musisz zaczynać od zera dla każdego projektu i zachowujesz spójność w identyfikacji i ocenie zagrożeń biznesowych.

Co to jest ocena ryzyka?

W biznesie „ryzyko” ma bardzo specyficzne znaczenie. Ryzyko to wszystko, co może spowodować, że rzeczywiste zyski z inwestycji będą niższe od oczekiwanych.

Istnieje wiele rodzajów ryzyka i nie każde z nich można uniknąć. Część ryzyka jest wewnętrzna, ale niektóre pochodzą z zewnętrznych okoliczności, na które nie masz wpływu. Nieskuteczność wśród pracowników może stanowić ryzyko, ale także mogą to być twoja baza klientów, konkurenci, ogólna sytuacja gospodarcza, a nawet naturalne zagrożenia, takie jak zła pogoda.

Każda inwestycja wiąże się z ryzykiem. Dlatego, jeśli chcesz zarabiać, musisz podjąć pewien poziom ryzyka. Kluczowe jest przewidywanie każdego potencjalnego ryzyka i planowanie jego zarządzania zanim się zmaterializuje.

Macierz oceny ryzyka to prosta struktura, którą można wykorzystać do planowania cyklu rozwoju projektu lub produktu. Format siatki pomaga kontrolować ilość ryzyka, jakie możesz napotkać podczas realizacji projektu poprzez wizualizację i jego ilościowe określenie.

Ogólnie rzecz biorąc, ocena ryzyka kwantyfikuje ryzyko w kategoriach „prawdopodobieństwo x ciężkość”. Ryzyko, które jest mało prawdopodobne, może nie być warte kierowania na nie zasobów, nawet jeśli jego konsekwencje byłyby bardzo poważne. W ten sam sposób bardzo prawdopodobne ryzyko z niewielkimi konsekwencjami będzie miało niski priorytet do łagodzenia.

Ryzyka można klasyfikować według niskiego prawdopodobieństwa i ciężkości (1, oznaczone na zielono) do najwyższego możliwego prawdopodobieństwa i ciężkości (10, oznaczone na czerwono). Ranking ryzyk pozwala Tobie i Twojemu zespołowi priorytetyzować ryzyka i radzić sobie z największymi zagrożeniami przy pomocy odpowiedniego planu działania.

Jak korzystać z szablonu oceny ryzyka

Tworzenie własnej oceny ryzyka jest łatwe dzięki Miro. Zacznij od wybrania szablonu oceny ryzyka, a następnie wykonaj poniższe kroki:

1. Zdecyduj, jak szczegółowa musi być Twoja ocena ryzyka

Prosta struktura oceny ryzyka oferuje trzy poziomy ryzyka: niskie (oznaczone kolorem zielonym lub 1), średnie (oznaczone kolorem żółtym lub 2) oraz wysokie (oznaczone kolorem czerwonym lub 3). Bardziej szczegółowa struktura może obejmować opis ekstremalnych (nie tylko wysokich) ryzyk i zwiększyć swoją skalę numeryczną do 20. Dodawaj nowe wiersze i tabelki według potrzeby.

2. Określ, z jakim rodzajem ryzyka masz do czynienia

Poziom ryzyka zależy od tego, do jakiej kategorii należy samo ryzyko. Czy jest ono strategiczne, organizacyjne, finansowe, związane z rynkiem, czy technologią? Jakakolwiek to kategoria, dodaj karteczkę, aby wyjaśnić, gdzie dokładnie znajduje się ryzyko.

3. Zidentyfikuj kryteria ryzyka i odpowiednio je sklasyfikuj

Twoja macierz pomoże ocenić potencjalne ryzyko w zależności od jego prawdopodobieństwa i wpływu. Mogą być inne kryteria, które warto wziąć pod uwagę, takie jak szybkość ryzyka i podatność organizacji na zagrożenia. Cokolwiek zdecydujesz, ważne jest, aby osiągnąć konsensus zespołowy.

4. Oceń ryzyka

Analizuj ryzyka według kodów kolorów (zielony, żółty, pomarańczowy, czerwony) oraz skali numerycznej. Omów szanse wystąpienia i wpływ biznesowy każdego potencjalnego ryzyka. Od tego momentu zespół może przejść do opracowania planu działania. Pamiętaj, aby powtarzać proces oceny ryzyk kilka razy w roku, aby dostosować się do zmieniającego się krajobrazu ryzyk.

5. Rozważ plany reagowania awaryjnego

Mogą być pomocne, jeśli popełnisz błąd w ocenie prawdopodobieństwa lub powagi ryzyka ocenionego wysoko.

Jakie rodzaje ryzyk mogą wystąpić w Twojej firmie?

Wspomnieliśmy wcześniej, że organizacja może napotkać wiele rodzajów ryzyka przy każdej inwestycji. Ryzyka dzielą się na cztery główne kategorie.

• Ryzyko operacyjne to ryzyko pochodzące z wnętrza organizacji. Niedoszkolone osoby, niewystarczająca liczba pracowników, zagrożenia dla bezpieczeństwa i kosztowne wąskie gardła proceduralne są przykładami ryzyka operacyjnego. Ponieważ wynika z własnych decyzji, ryzyko operacyjne jest najłatwiejsze do złagodzenia, pod warunkiem, że można je przewidzieć.

• Ryzyko ekonomiczne to ryzyko niepowodzenia inwestycji z powodu okoliczności w całej gospodarce. Najbardziej powszechnym przykładem jest krach na giełdzie, który zmniejsza siłę nabywczą klientów i obniża przychody. Ryzyko ekonomiczne może wystąpić także po stronie dostawców, na przykład gdy przyjazny pracownikom rynek wymusza oferowanie wyższych wynagrodzeń.

• Ryzyko strategiczne pochodzi od konkurencji. Twoje zyski mogą być nieoczekiwanie niskie, ponieważ inna firma w tej samej branży zaoferowała lepszy produkt. Możesz złagodzić to ryzyko przez nawiązanie bliskich relacji z klientami.

• Ryzyko regulacyjne pochodzi od rządów krajów, w których prowadzisz działalność. Regulacje rządowe mogą sprawić, że czerpanie zysków z projektu stanie się niemożliwe.

Szablon oferuje elastyczną strukturę, którą możesz wykorzystać do omawiania czterech głównych typów ryzyka oraz innych, które nie wpisują się jednoznacznie w żadną kategorię.

Jakie rodzaje oceny ryzyka możesz przeprowadzić?

Podobnie jak istnieje wiele typów ryzyk, istnieje także wiele rodzajów oceny ryzyka. Te kategorie nie są odseparowane — jeden rodzaj oceny może należeć do więcej niż jednej kategorii.

• Kwalitatywna ocena ryzyka określa prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka, wykorzystując doświadczenie i wiedzę oceniającego o potencjalnym zagrożeniu. Kwalitatywne oceny ryzyka można przeprowadzać szybko, bez ścisłej struktury.

• Ilościowa ocena ryzyka przypisuje liczby do prawdopodobieństwa i ciężkości każdego ryzyka. Liczbowe oceny pozwalają oceniającemu na szybkie podsumowanie ryzyk.

• Ogólna ocena ryzyka analizuje ryzyka związane z danym działaniem lub inwestycją w dowolnym kontekście, w jakim mogą one wystąpić. Możesz wykorzystać ogólne oceny ryzyka jako podstawę do bardziej ukierunkowanych ocen w przyszłości.

• Miejscowa ocena ryzyka analizuje ryzyko w określonym kontekście. Dotyczyć to może wszystkiego, od zagrożeń zdrowia i bezpieczeństwa na miejscu pracy po ryzyka ekonomiczne związane z oferowaniem produktu na określonym terytorium.

• Dynamiczna ocena ryzyka jest przeprowadzana w czasie rzeczywistym, w trakcie rozwijania się ryzyka. Jest najczęściej stosowana w zawodach z ryzykiem fizycznym, ale może również dotyczyć rozwijających się sytuacji biznesowych.

Kiedy używać oceny ryzyka

Zanim zaplanujesz ocenę ryzyka, Twój projekt potrzebuje solidnych podstaw. Upewnij się, że zdefiniowałeś zakres projektu, zoptymalizowałeś przepływ pracy zespołu i określiłeś role oraz obowiązki swojego zespołu.

Ryzyko może przyjmować różne formy. Managerzy projektów i produktów muszą czuć się komfortowo, oznaczając ryzyko na podstawie poziomów ryzyka i prawdopodobieństwa. Ocena ryzyka może pomóc Ci określić, czy musisz:

• Unikaj ryzyka: Jeśli jest to zdarzenie o dużym wpływie i jest bardzo prawdopodobne, warto zainwestować więcej budżetu lub wysiłków, aby jak najszybciej uniknąć ryzyka.

• Przenieś lub podziel ryzyko: Jeśli ryzyko ma duży wpływ, ale jest mniej prawdopodobne do wystąpienia, sensowne może być przeniesienie odpowiedzialności na stronę trzecią (np. zespół prawny lub plan ubezpieczeniowy). Ryzyko można także podzielić między różne zespoły lub grupy firmowe.

• Ogranicz ryzyko: Podejście to polega na zmniejszeniu zarówno wpływu, jak i prawdopodobieństwa ryzyka. Odbywa się to w konsultacji z zespołem kierowniczym lub ekspertami zatrudnionymi do konsultacji z twoją firmą.

• Zaakceptuj ryzyko: Jeśli wydarzenie niesie niskie ryzyko i ma niskie prawdopodobieństwo, może być bezpieczne dla Twojego zespołu, aby po prostu zaakceptować, że może się zdarzyć i przejść dalej.

Niezależnie od tego, czy rozpoczynasz nowy projekt, czy rozwijasz nowy produkt lub usługę, istnieje wiele wewnętrznych i zewnętrznych ryzyk, które wymagają przewidywania i kontrolowania. Analizowanie i mierzenie ryzyka poprzez ocenę każdego rodzaju za pomocą wizualnego narzędzia do oceny ryzyka daje Ci możliwość zaplanowania najlepszej reakcji.