Schematy organizacyjne

Schematy organizacyjne występują w różnych strukturach i formatach. Oto kilka najczęściej spotykanych:

Po pierwsze wyjaśnijmy różnicę pomiędzy schematem organizacyjnym a strukturą organizacyjną. Schemat organizacyjny opiera się na ludziach, podczas gdy struktura organizacyjna opiera się na funkcjach. Struktury organizacyjne określają zakres odpowiedzialności i uprawnień dla każdej roli w firmie. W przeciwieństwie do schematów organizacyjnych nie ulegają częstym zmianom. Są oparte na ogólnej funkcji i wizji firmy, więc regularne zmiany są rzadkie. Jeśli chodzi o znalezienie najlepszej struktury organizacyjnej dla Twojej firmy, istnieją dwa główne typy, które należy rozważyć: mechanistyczna i organiczna. Struktury mechanistyczne to struktury hierarchiczne i od ogółu do szczegółu (tak jak funkcjonalny schemat od ogółu do szczegółu). Działy w strukturze mechanistycznej zazwyczaj przestrzegają jasnych zasad, które obejmują wyraźne obowiązki pracowników i obszary działania. Struktury organiczne reprezentują bardziej współpracujący, elastyczny system (jak schemat płaski). Charakteryzują się większą liczbą zadań interdyscyplinarnych, szerszym zakresem kontroli i większą decentralizacją. Wybór struktury organizacyjnej zależy od tego, jak chcesz pracować jako firma. Jeśli chcesz elastyczności i większej autonomii dla pracowników, najlepsza będzie struktura organiczna. Jeśli wolisz jasno określone role i obowiązki w ramach hierarchii, lepszym wyborem będzie struktura mechanistyczna.

Oto kilka sytuacji, w których utworzenie schematu organizacyjnego może być pomocne dla Twojej firmy.

Wyraźnie wskaż miejsce, które każdy członek zespołu zajmuje w hierarchii firmy. Każdy może zobaczyć, jakie jest jego miejsce w strukturze i komu podlega.

Wyjaśnij, jak różne działy współpracują ze sobą, aby usprawnić współpracę interdyscyplinarną.

Skutecznie alokuj zasoby w oparciu o struktury i możliwości zespołu.

Niezależnie od tego, czy chodzi o restrukturyzację zespołu projektowego, czy całego przedsiębiorstwa, schematy organizacyjne pozwalają zaplanować i odwzorować całkowicie nową strukturę biznesową.

Wykorzystaj schemat organizacyjny, aby zaplanować zatrudnianie nowych pracowników w miarę rozwoju firmy. Wyraźnie określ, gdzie będziesz potrzebował nowych pracowników oraz jakie powinny być ich role.

Schematy organizacyjne są pomocne podczas procesu wprowadzania nowych pracowników. Możesz zapoznać nowych pracowników ze strukturą firmy, przedstawić kolegów z różnych działów i wskazać komu podlegają.

Istnieje wiele powodów, dla których firmy używają schematów organizacyjnych. Aby zrozumieć hierarchię firmy, wskazać obszary wymagające poprawy, zapewnić pracownikom jasność informacji i poprawić komunikację między działami – to tylko kilka przykładów. Przyjrzyjmy się tym korzyściom bardziej szczegółowo.

Dobre zrozumienie firmowej hierarchii jest korzystne dla każdego w firmie. Liderom pomaga wizualizować współpracę zespołów oraz miejsca pracowników w strukturze firmy. Pracownikom pokazuje komu podlegają oraz jakie jest ich miejsce w szerszej perspektywie. Mówiąc wprost, schemat organizacyjny pomaga firmom lepiej zrozumieć jak skutecznie się komunikować i jak współpracować, aby osiągnąć cele firmy.

Dzięki schematowi organizacyjnemu możesz wyróżnić nieefektywności w strukturze firmy i określić, jak wprowadzić ulepszenia. Określisz jak Twój zespół współpracuje oraz gdzie można ulepszyć strukturę i będziesz mógł wprowadzić niezbędne zmiany w oparciu o te informacje.

Schemat organizacyjny wyjaśnia rolę każdej osoby w firmie lub projekcie. Niezależnie od tego, czy to schemat hierarchiczny czy poziomy, każdy wie, gdzie znajduje się w szerszej perspektywie, kto jest w jego zespole oraz do kogo może się udać po radę i wskazówki.

Zapewnij lepszą linię komunikacji między członkami zespołu, jasno określając formalne relacje. Jest to szczególnie pomocne w przypadku zespołów interdyscyplinarnych, w których poszczególne osoby mogą nie wiedzieć dokładnie, do kogo się zwrócić. Dzięki schematowi organizacyjnemu wiadomo z kim z innych działów członkowie zespołu mogą się kontaktować.

Chociaż schematy organizacyjne zapewniają przejrzystość i prezentują strukturę firmy, istnieją pewne wyzwania, które można napotkać w trakcie tego procesu.

Wraz z zatrudnianiem nowych pracowników, wewnętrznymi przeniesieniami i rotacją pracowników, nieuniknione jest, że schemat organizacyjny będzie się z czasem zmieniał. Oznacza to, że musi być stale aktualizowany, co może być czasochłonne. Na szczęście korzystanie z Miro sprawia, że proces ten jest szybki i łatwy. Dzięki naszym wykresom online możesz zaktualizować informacje o swojej firmie w kilku kliknięciach, a zmiany będą natychmiast widoczne dla całej firmy.

Schematy organizacyjne nie pokazują, jak poszczególni członkowie zespołu współpracują ze sobą i czy mają dobre relacje w pracy. Nie pokazują również stylu zarządzania i nie odzwierciedlają wszystkich metod komunikacji. Wszystkie te informacje są ważne dla sukcesu Twojej firmy, dlatego weź je pod uwagę przy tworzeniu schematu organizacyjnego.

Schematy organizacyjne są uproszczonym odzwierciedleniem Twojej firmy, co oznacza, że mogą dostarczyć tylko tyle szczegółów. W rezultacie mogą przedstawiać mylny obraz znaczenia lub wpływu osób w firmie. Jeśli potrzebujesz więcej informacji, możesz użyć organigrafu, który pokazuje więcej szczegółów.

Zapoznaj się z poniższym przewodnikiem krok po kroku, który pokazuje jak utworzyć dobrze zorganizowany schemat organizacyjny firmy.

Zacznij od wyjaśnienia dlaczego w ogóle tworzysz schemat. Czy będzie to wewnętrzny dokument dla pracowników do wykorzystania w celach wizualizacji struktury firmy? Czy ma służyć kierownictwu do identyfikacji obszarów wymagających poprawy? Czy pokażesz go inwestorom i kluczowym interesariuszom, aby pokazać, jak planujesz rozwijać firmę? Musisz znać cel tworzenia schematu organizacyjnego, aby mieć pewność, że zawiera właściwe informacje oraz że jest skonstruowany we właściwy sposób.

Po wyjaśnieniu celu tworzenia schematu organizacyjnego nadszedł czas na zebranie wszystkich potrzebnych informacji. Obejmuje to identyfikację pracowników, ich roli w firmie oraz ich obowiązków.

Wybierz format schematu organizacyjnego, który najlepiej pasuje do struktury Twojej firmy. Jeśli chcesz struktury hierarchicznej, dobrym wyborem może być schemat funkcjonalny od ogółu do szczegółu lub schemat działowy. Jeśli wolisz większą elastyczność i mniejszą liczbę poziomów hierarchicznych, rozważ schemat płaski.

Tworzenie schematu organizacyjnego może być żmudnym procesem, zwłaszcza jeśli struktura firmy jest złożona. Aby ułatwić zarządzanie tym procesem, skorzystaj z platformy, która oferuje odpowiednie funkcje i strukturę. Weźmy Miro jako przykład. Nasza cyfrowa przestrzeń robocza posiada funkcje, które pozwalają zespołom tworzyć niestandardowe schematy organizacyjne. Dodaj oznaczenie marki, udostępnij tablicę członkom swojego zespołu oraz wczytaj własne pliki i obrazy.

Po wybraniu platformy i przygotowaniu wszystkich informacji do wprowadzenia dodaj wszystkich pracowników do swojej tablicy. Opublikuj tyle informacji, ile uważasz za konieczne. Na przykład niektóre zespoły wolą dodawać informacje kontaktowe i zdjęcia pracowników, podczas gdy inne po prostu używają nazwisk i tytułów stanowisk. Wybierz to, co jest najlepsze dla Ciebie i Twojego zespołu – nie ma dobrego lub złego wyboru, o ile w schemacie znajdą się imię i nazwisko oraz nazwa stanowiska.

Zacznij dodawać do schematu strukturę, grupując zespoły. Jak to zrobić dokładnie? To zależy od struktury, z której korzystasz. Zapoznaj się z sekcją „Typy schematów organizacyjnych”, aby dowiedzieć się, jak zorganizować zespoły w zależności od wybranego schematu organizacyjnego.

Gdy zespoły są już pogrupowane i wybrano strukturę schematu organizacyjnego, warto określić relacje w zespołach. Pomoże to wszystkim zapoznać się z tym, kto jest w ich zespole oraz jak każda osoba jest powiązana z innymi w ogólnej hierarchii. Jest to również okazja do określenia relacji interdyscyplinarnych w różnych działach oraz relacji bocznych między kierownictwem.

Gdy wykres jest gotowy, udostępnij go zespołowi lub innymi zainteresowanym osobom. Jeśli chcesz zebrać opinie na temat wykresu, przestrzeń robocza Miro umożliwia użytkownikom dodawanie komentarzy i sugestii bezpośrednio w niej. W ten sposób możesz natychmiast zobaczyć ich opinie i wprowadzić do schematu niezbędne zmiany.

Jak wspomniano, struktury firmy nie są ustalone na stałe. Do firmy dołączają nowi ludzie, obecni pracownicy zmieniają stanowiska, a niektórzy nieuchronnie odchodzą. Aby schemat organizacyjny był przydatny i istotny, pamiętaj aby go zaktualizować, gdy zajdą zmiany. Jeśli używasz schematu organizacyjnego online, będziesz mógł po prostu wprowadzić zmiany wirtualnie i każdy będzie miał dostęp do zmian w czasie rzeczywistym.

Spójrz na kilka przykładów schematów organizacyjnych, aby zaczerpnąć trochę inspiracji dla swoich własnych schematów.

Biznesowy schemat organizacyjny przedstawia strukturę firmy. Pokazuje strukturę podlegania, zależności między różnymi działami oraz działanie funkcji korporacyjnych wewnątrz firmy. Biznesowy schemat organizacyjny jest często wykorzystywany przez firmy, które chcą zrestrukturyzować swoją działalność lub zorientować się w istniejącej strukturze. Jest to również szczególnie pomocne dla nowych pracowników, ponieważ pozwala im zapoznać się z firmą i zobaczyć szerszą perspektywę.

Projektowy schemat organizacyjny strukturyzuje personel zaplanowanego projektu. Pozwala kierownikom projektu zobaczyć, jaka jest rola każdej osoby, hierarchia wszystkich w zespole projektowym oraz łańcuch dowodzenia. Schemat ten jest również doskonałym narzędziem do identyfikacji przeszkód w projekcie – takich jak potencjalne braki w zasobach – ponieważ umożliwia kierownikom projektu wizualizację wszelkich problemów i wprowadzenie niezbędnych ulepszeń.

Mapa zmian organizacyjnych różni się nieco od tradycyjnego schematu organizacyjnego, ale mimo to jest użytecznym przykładem. Zawiera przegląd różnych działań, które możesz podjąć w celu reorganizacji swojej firmy. Jeśli planujesz restrukturyzację firmy lub projektu, ten wykres jest świetnym sposobem na uwzględnienie wszystkich baz. Możesz wizualizować scenariusze, mapować różnych interesariuszy i zaplanować dokładnie, jak ma działać nowy system. Gdy mapa będzie kompletna, znajdziesz idealną drogę do zmian organizacyjnych.