Diagramy przepływu pracy

Co to jest diagram przepływu pracy?

Diagramy przepływu pracy są pomocnymi narzędziami wizualnym stosowanymi przez firmy do upraszczania i tworzenia map procesów oraz przepływu pracy. Są one podobne do schematów blokowych, ponieważ wykorzystują bodźce wizualne w celu lepszego zrozumienia istotnego dla firmy procesu. Ludzie uczą się przede wszystkim na podstawie obserwacji wizualnych, możliwość spojrzenia na mapę procesu lub sekwencję przepływu pracy pozwala lepiej wszystko zrozumieć. Diagram przepływu pracy przedstawia etapy procesu i rozbija złożone operacje na bardziej przystępne sekcje. Są one przydatne dla firm i kierowników chcących zrozumieć różne podmioty w procesie biznesowym i czynności niezbędne do ukończenia danego procesu.

Typowe symbole w diagramach przepływu pracy

W diagramach przepływu pracy, podobnie jak w schematach blokowych, występują standardowe symbole. Warto zapoznać się z typowymi symbolami używanymi w diagramach przepływu pracy, aby móc je świadomie stosować. W ten sposób można łatwo odczytać wszelkie inne diagramy przepływu pracy utworzone przez innych członków zespołu. Oto kilka popularnych symboli w diagramach przepływu pracy:

Owalne kształty

Owalne kształty symbolizują punkty początkowe i końcowe danego przepływu pracy lub procesu.

Prostokąty

Symbol prostokąta na diagramie przepływu pracy zwykle wskazuje na instrukcje w ramach sekwencji.

Romby

Romby reprezentują decyzje, które muszą być podjęte w ramach procesu. Decyzje te zwykle dzielą się na dwie gałęzie / alternatywne ścieżki.

Okręgi

Okręgi są mniej powszechne, ponieważ nie każdy schemat przepływu pracy je zawiera. Są one jednak konsekwentnie stosowane do przedstawiania skoku w działaniach lub wskazywania etapów, które trzeba ominąć.

Strzałki i linie łączące

Strzałki i linie łączące wskazują kierunek, w którym porusza się sekwencja. Wszystkie wymienione powyżej symbole i kształty opierają się na strzałkach i liniach łączących jako zależności w obrębie diagramu.

Dlaczego diagramy przepływu pracy są ważne?

Diagramy przepływu pracy stają się coraz bardziej popularne w środowisku specjalistów i są wdrażane w różnych branżach, aby pomóc w dokumentowaniu i wyjaśnianiu procesów. W jaki sposób diagram przepływu pracy może pomóc Tobie i Twojemu zespołowi? Oto kilka korzyści z tworzenia i wdrażania diagramów przepływu pracy:

Uzyskaj wizualny przegląd procesu

Większość ludzi to wzrokowcy, zwłaszcza gdy mają do czynienia z abstrakcyjnymi i złożonymi tematami, których nie da się łatwo opisać słowami. Piękno diagramu przepływu pracy tkwi w jego prostocie. Odwzorowanie całego procesu na jednej stronie przy użyciu kształtów, kolorów i symboli sprawia, że zrozumienie skomplikowanych operacji i procesów jest znacznie łatwiejsze.

Zwiększona wydajność

Diagramy przepływu pracy gwarantują zrozumienie czynności, które należy wykonać w ramach danej sekwencji. Pomaga to wszystkim zrozumieć role, które muszą odegrać i ich znaczenie w ukończeniu operacji. Ten rodzaj zrozumienia „szerszego obrazu” poprawia wydajność i pomaga członkom zespołu szybciej kończyć procesy.

Lepsza komunikacja

Jednym z najbardziej użytecznych zastosowań diagramu przepływu pracy, są projekty, w których ważne procesy muszą zostać zrozumiane i przekazane. Diagramy przepływu pracy stają się częścią dokumentacji zapewniającej przejrzystość i komunikację w zespole. Uproszczenie złożonej operacji za pomocą symboli, kształtów i definicji jest również skutecznym sposobem na przekazanie problemu trudnego do omówienia w formie ustnej.

Sprawdź zakres obowiązków

Diagram pomaga zwizualizować proces przepływu pracy z perspektywy góra-dół. Po przeanalizowaniu diagramu przepływu pracy każdy będzie wiedział, jaką odgrywa rolę. Sprzyja to zwiększeniu odpowiedzialności i zrozumieniu sposobu, w jaki każdy członek zespołu wpisuje się szerszy obraz.

Identyfikacja trudności i sposobów na usprawnienie procesu biznesowego

Diagram przepływu pracy może być użyty do śledzenia postępów, jak również do wskazania, gdzie postępy przestają być widoczne. Wizualizacja sekwencji etapów i uczestników, którzy nadają procesowi bieg, pomaga również wskazać etapy sekwencji, na których proces niepotrzebnie zwalnia lub całkowicie się zatrzymuje. Pozwala to na usprawnienie procesu, co może zwiększyć produktywność i wydajność firmy.

Kiedy używać diagramu przepływu pracy

Diagramy przepływu pracy są uniwersalnymi narzędziami, które mogą sprawić, że przepływ pracy lub proces w każdej firmie stanie się bardziej przejrzysty. Aby przybliżyć ich przydatność, poniżej podajemy kilka przykładów branż, w których diagramy przepływu pracy są szczególnie przydatne.

Tworzenie oprogramowania

W wielu procesach tworzenia oprogramowania pracuje razem kilku programistów i członków zespołu z różnych części świata. Wdrożenie prostego diagramu przepływu pracy, jak ten przedstawiony na tym szablonie planu rozwoju technologii, może ułatwić zrozumienie ról, obowiązków i podlegania. Może również ułatwić śledzenie postępów w rozwoju oprogramowania.

Handel elektroniczny

W świecie handlu elektronicznego diagram przepływu pracy może przedstawiać klienta odwiedzającego sklep internetowy. Może to pomóc projektantom doświadczeń użytkownika lepiej zrozumieć, jak kierować klientów przez działania niezbędne do zakupu produktu lub skorzystania z usługi.

Produkcja

Diagramy przepływu pracy były pierwotnie wykorzystywane w produkcji. Pokazują one sekwencję czynności wykonywanych przez zespoły produkcyjne, aby tworzyć powtarzalne, wysokiej jakości produkty. Odwzorowanie procesów i sekwencji za pomocą diagramu przepływu pracy przyczynia się do zapewnienia jakości.

Medycyna

Procedury medyczne często można łatwo odwzorować za pomocą liniowej sekwencji kroków. Diagramy przepływu pracy mogą być przydatne do wyznaczenia standardowego procesu, który pracownicy służby zdrowia mogą śledzić podczas wykonywania operacji.

Rodzaje diagramów przepływu pracy

Diagramy przepływu pracy mogą przyjąć wiele różnych form. Różne typy tych diagramów pełnią różne funkcje i najlepiej sprawdzają się w różnych kontekstach. Każdy z nich ma swoją własną legendę diagramu przepływu pracy z określonymi zastosowaniami i symbolami. Oto kilka najbardziej popularnych typów diagramów przepływu pracy:

Schemat blokowy

Schemat blokowy składa się z różnych kształtów i symboli, z których każdy przedstawia inny krok w ramach sekwencji lub procesu. Kształty te reprezentują różne elementy przepływu pracy, takie jak działania, materiały, usługi, dane wejściowe i wyjściowe. Użycie diagramu przepływu do przedstawienia przepływu pracy może pomóc w wizualizacji przepływu zadań pomiędzy zasobami. Ten graficzny przegląd procesu biznesowego lub systemu może pomóc w podejmowaniu decyzji i identyfikacji słabych punktów.

Torowy schemat blokowy

Nazwa torowego schematu blokowego jest trafna, ponieważ graficznie przypomina on różne tory w basenie. Każdy tor ma swoje własne procesy i członków zespołu, a diagram wyraźnie pokazuje, jak działania różnych członków zespołu wpływają na innych na różnych torach. Torowe schematy blokowe są szczególnie pomocne w dużych organizacjach, które mają różne działy i zespoły, które polegają na sobie nawzajem. Przedstawienie sposobu współpracy oraz niezależnie wykonywanych działań może przyczynić się do zwiększenia jasności złożonego procesu. W ten sposób diagramy przepływu pracy działają jako źródło wiedzy, do którego każdy w organizacji może się odwołać.

Diagram blokowy

Diagram blokowy to rodzaj schematu przepływu pracy, który dotyczy głównie systemów, a nie złożonych procesów lub operacji biznesowych. Podczas tworzenia schematu blokowegokażdy blok reprezentuje część systemu. System ten może być mechaniczny lub techniczny, a każda pozycja jest połączona z następnym rzędem. Każdy blok ma zasadnicze znaczenie dla działania systemu, a podobnie jak inne diagramy przepływu pracy diagram blokowy pomaga zwizualizować działanie takiego systemu.

Zapis modelowania procesów biznesowych

Diagram zapisu modelowania procesów biznesowych (Business Process Modeling Notation, BPMN) jest przykładem diagramu przepływu pracy używanym przede wszystkim przez kierowników i analityków biznesowych. Używają oni tego diagramu do wizualizacji procesów biznesowych, takich jak zarządzanie listą płac czy rekrutacja. Diagram jest analizowany i optymalizowany w celu poprawy efektywności w ramach istotnych procesów firmy.

Diagram SIPOC

Diagram SIPOC prezentuje pierwsze prawdziwe odstępstwo od tego, jak wygląda standardowy przykład diagramu przepływu pracy. Zamiast wizualnie przedstawiać sekwencję kroków i zdarzeń w programie, diagram SIPOC wykorzystuje format przypominający tabelę do podsumowania danych wejściowych i wyjściowych procesu. Może on pomóc w uzyskaniu większego stopnia przejrzystości i zrozumienia procesu.

Diagram aktywności UML

Diagram aktywności UML zapewnia widok z lotu ptaka lub „szersze spojrzenie” na sposób działania firmy lub organizacji. Ten typ diagramu przepływu pracy uwzględnia elementy składowe całego procesu biznesowego, a nie mniejsze funkcjonalne przepływy pracy. Używając diagramu aktywności UML, pozwala zaplanować i zoptymalizować procesy firmowe na każdym szczeblu. Tworząc taki diagram, można łatwo zrozumieć różne części i role.

Jak utworzyć diagram przepływu pracy

Gotowi do utworzenia własnego diagramu przepływu pracy? Oto przewodnik krok po kroku dotyczący tworzenia kompleksowego diagramu przepływu pracy:

1. Wybierz proces

Przed utworzeniem diagramu przepływu pracy określ jeden proces, który diagram będzie dokumentował. Dobrze jest przedstawić jeden proces na diagramie, aby diagram nie był zbyt skomplikowany i trudny do odczytania.

2. Zdefiniuj punkt początkowy i końcowy

Jak w przypadku wielu złożonych procesów pomaga to ustalić zarys projektu przed dodaniem drobniejszych szczegółów. Zdefiniowanie pierwszego i ostatniego kroku przepływu pracy daje poczucie kierunku i pozwoli zachować właściwy kierunek.

3. Zbierz informacje

Większość diagramów przepływu pracy zawiera wiele ruchomych elementów, w których różne osoby odgrywają różne role. Upewnij się, aby zgromadzić wszystkie potrzebne informacje dotyczące przepływu pracy, w tym dane wejściowe, dane wyjściowe i osoby zaangażowane. Ważne jest, aby porozmawiać ze wszystkimi osobami wymienionymi w diagramie przepływu pracy, aby zrozumieć ich obowiązki w ramach „szerszego spojrzenia”. Pomoże to stworzyć odpowiedzialność i zapewnić wszystkim aktualne informacje.

4. Zaprojektuj przepływ pracy

Teraz warto połączyć poszczególne kroki i elementy łączące punkty początkowe i końcowe. Należy zapoznać się z symbolami i kształtami diagramu przepływu pracy, aby utworzyć zwięzły i przejrzysty diagram przepływu, który będzie zrozumiały dla wszystkich członków zespołu. Dla każdego kroku w przepływie pracy utwórz odpowiedni symbol i połącz go z poprzednim kształtem.