Procesdiagrammen maken

Met procesdiagrammen kun je nieuwe en bestaande processen opstellen en verhelderen. Dit zijn een aantal redenen waarom het maken van een procesdiagram zo belangrijk is:

Gebruik een procesdiagram om je processen te stroomlijnen. Verwijder onnodige onderdelen en vereenvoudig het gehele proces van A tot Z.

Deel het procesdiagram met interne teamleden en externe stakeholders om afstemming te creëren binnen het bedrijf.

Stimuleer mensen om hun communicatie te verbeteren door duidelijke processen op te stellen voor je project. Laat iedereen die betrokken is bij het proces zien wat hun verantwoordelijkheden zijn en aan wie ze hun vragen kunnen stellen. Dit is vooral handig voor cross-functionele teams, die misschien niet alle teamleden van andere afdelingen kennen.

Documenteer je processen, zodat je workflows in het bedrijf kunt standaardiseren. Bekijk het procesdiagram later nog eens om te analyseren hoe het proces verliep en of er wijzigingen gemaakt moeten worden.

Plan en organiseer toekomstige projecten beter met een procesdiagram. Visualiseer alle fasen van je processen om ervoor te zorgen dat je alle informatie en hulpbronnen hebt die je nodig hebt om je project succesvol uit te voeren.

Gestandaardiseerde procesdiagramsymbolen komen uit de Unified Modeling Language (UML), een gestandaardiseerd format om procesdiagrammen te creëren. Als je een goed procesdiagram wilt maken, is het belangrijk dat je de symbolen kent en weet waar ze voor staan. Dit zijn een aantal veelvoorkomende symbolen die je moet kennen:

Een actie, taak of handeling die voltooid moet worden om het proces verder te laten gaan

Een wachttijd of vertraging ergens in het proces

Acties die te maken hebben met een taak die onderdeel uitmaakt van een groter proces

Een eerste stap die leidt tot een andere stap in het proces

Geeft de richting van het procesdiagram aan

De begin- en eindpunten van je proces

Geeft aan dat er een beslissing genomen moet worden. Pijlen die vanaf hier vertrekken hebben meestal de volgende labels: waar, niet waar, ja of nee

Informatie of objecten die het proces binnenkomen of verlaten

Een stap die resulteert in een document

Een stap in het proces waar gegevens worden opgeslagen

Een verzameling gegevens die is opgeslagen in een standaard structuur

Dit zijn een aantal voorbeelden van procesdiagrammen en hoe bedrijven deze gebruiken.

Bedrijfsanalisten en technische ontwikkelaars gebruiken BPMN diagrammen (business process model and notation) om een grondig overzicht te creëren van bedrijfsprocessen. Het doel is om een gemeenschappelijk inzicht te verkrijgen in de bedrijfsprocessen. Als gevolg van dit diagram wordt de communicatie gestroomlijnd en verbetert de productiviteit van het bedrijf.

Een zwembaandiagram is een procesflowchart die weergeeft wie er verantwoordelijk is voor bepaalde onderdelen van een proces. Het diagram wordt opgedeeld in verschillende rijen (of banen), waarbij elke rij een ander team of een andere afdeling vertegenwoordigt. De vormen in elke baan vertegenwoordigen de acties en de pijlen geven aan hoe het proces verdergaat na het voltooien van een actie.

Met een waardeketendiagram (ook wel een waardeketenanalyse genoemd) kunnen teams zakelijke activiteiten analyseren. Het doel is ontdekken hoe je een concurrentievoordeel kunt bereiken door je huidige processen te verbeteren. De verbonden vakken geven een vereenvoudigde versie weer van een proces, zodat dit snel te begrijpen is. Met dit basisoverzicht kun je de stappen van je bedrijf visualiseren om de klantwaarde te verbeteren.

Procesdiagrammen gaan vaak over complexe processen, maar het hoeft niet complex te zijn om er een te maken. Volg deze simpele stappen om een geslaagd procesdiagram te maken voor jou en je team.

Door een procesdiagram template te gebruiken kun je in een paar klikken jouw proces opstellen. Pas de bestaande lay-out aan om een procesdiagram te maken dat jouw proces weergeeft. Voeg nieuwe kolommen, sticky notes of vormen toe, wat je ook maar nodig hebt om een nauwkeurig procesdiagram te maken

Nu is het tijd om het proces te identificeren. Maak je een diagram voor een verkoopproces? Een intern proces? De klantreis? Dit is de kern van je procesdiagram, daarom is het belangrijk dat jij en de rest van je team weten wat jullie willen bereiken. Een vergadering is een uitstekende manier om afstemming te creëren binnen je team. Breng je team samen, fysiek of online, en bespreek het proces en waarom je het wilt creëren of verbeteren. Dat hoeft geen lange of gedetailleerde vergadering te zijn. Zolang iedereen het proces begrijpt en snapt waarom je er een diagram van wilt maken, ben je goed op weg.

De volgende stap is bekijken welke activiteiten bij het proces horen. Werk samen met je team om te brainstormen over de verschillende fasen en visualiseer hoe het proces werkt. Er zijn verschillende brainstormtechnieken die je kunt kiezen. Vind de manier die het beste past bij jou en je team. Host vervolgens de sessie en bespreek alle belangrijke stappen van het proces. Het is niet essentieel om tijdens deze fase de stappen in de juiste volgorde te zetten, maar voor sommige teams kan het nuttig zijn. Als je de fasen achter elkaar zet, weet je zeker dat je geen belangrijke stappen hebt gemist. Je kunt eventueel ook structuur toevoegen door te identificeren waar en wanneer het proces begint en eindigt.

Nu je het proces hebt opgesteld, is het tijd om relevante symbolen toe te wijzen. Op die manier zal iedereen die naar het procesdiagram kijkt, begrijpen wat de verschillende elementen betekenen en hoe ze onderling verbonden zijn.

Nu kun je het procesdiagram afmaken. Bekijk hoe het stroomt, of alle relevante stappen erin staan en zorg ervoor dat het proces nauwkeurig wordt weergegeven. Deze vragen kun je jezelf stellen om ervoor te zorgen dat je procesdiagram compleet is: Loopt het proces naar behoren? Als onderdelen van het proces niet soepel lopen, ga dan terug naar de tekentafel om deze te verbeteren. Zijn er overbodige acties? Verwijder overbodige acties, zodat je zeker weet dat je proces zo efficiënt mogelijk loopt. Dat betekent dat je onderdelen van het proces eruit haalt die niet essentieel zijn voor een succesvol proces. Zullen teamleden het proces volgen? Als je het proces niet makkelijk kunt volgen, of als teamleden het om wat voor reden dan ook niet kunnen volgen, is het misschien nodig om de structuur te herzien. Ontbreken er stappen? Bekijk het procesdiagram en doorloop elke stap, zodat je zeker weet dat het compleet is. Als er iets ontbreekt, is dit het moment om het toe te voegen. Nadat je deze vragen hebt beantwoord, is je procesdiagram zo nauwkeurig en actueel mogelijk.

Voordat je het uiteindelijke procesdiagram deelt met je team, moet je definiëren wanneer het succesvol is. Dit betekent dat je identificeert wat jouw proces moet bereiken, hoe je dat denkt te bereiken en hoe je dat kunt meten. Bekijk SMART-doelen om een heldere en meetbare definitie van succes te formuleren. Met SMART-doelen kunnen teams specifieke, meetbare en realistische doelen opstellen. Als je dit model gebruikt, kun je het doel van je proces nauwkeurig formuleren. Je kunt het gebruiken om je voortgang te monitoren en te bekijken wanneer het doel van je proces is bereikt. Als het doel van het proces niet wordt bereikt, kun je bekijken wat er verkeerd ging en aanpassingen maken voor de toekomst.

Nu je doelen duidelijk zijn, kun je het uiteindelijke procesdiagram delen met de relevante stakeholders, zoals teamleden, klanten, supervisors, leveranciers of anderen die invloed hebben op de werking van het proces. Laat alle relevante stakeholders het proces bekijken en opmerkingen toevoegen, vragen stellen en feedback achterlaten, direct op je procesdiagram. Als je hun suggesties bekijkt, kun je die makkelijk verwerken met een procesdiagram. Je hoeft niet heen en weer te schakelen tussen verschillende platforms of iedereen apart te spreken. Je kunt het procesdiagram en alle feedback online op één plek bekijken. Nadat je alle opmerkingen hebt bekeken, kun je de benodigde wijzigingen doorvoeren voordat je het proces lanceert.

Procesdiagrammen zijn niet definitief. Wijzigingen zijn onvermijdelijk, misschien door een nieuwe bedrijfsstructuur of omdat je klanten andere verwachtingen hebben van je bedrijf. Je zult het proces moeten aanpassen om veranderingen in de omgeving bij te houden. Dit betekent dat je jouw procesdiagram herziet, continu verbetert en relevante wijzigingen maakt om het up-to-date te houden.