PI-planning

Een PI-planningsevent houden met je team heeft meerdere voordelen. De belangrijkste doelen van een PI-planning zijn:

Cross-functionele samenwerking is lastig, vooral voor teams die verspreid of op afstand werken. Met een PI-planning zet je alle neuzen dezelfde kant op, voor welke afdeling mensen ook werken.

Tijdens een PI-planning stel je doelen voor je bedrijf. Elke deelnemer begrijpt wat het einddoel is, waarom dit belangrijk is en hoe dit bereikt kan worden.

PI-planning draait om samenwerken. Het is een geweldige manier voor agile teams om relaties en vertrouwen op te bouwen met andere teamleden.

Tijdens een PI-planning kun je jouw processen stroomlijnen en ervoor zorgen dat teams binnen het bedrijf op elkaar afgestemd zijn. Het resultaat is dat je de ervaring van je klanten soepeler, efficiënter en over het algemeen beter is.

Beslissingen nemen is niet makkelijk voor grote, cross-functionele teams. Gebruik de PI-planning om teams samen te brengen om snelle, weloverwogen beslissingen te nemen.

Gebruik een PI-planning om de belangrijkste aspecten van je werk te identificeren en concentreer je op actiepunten waarmee je jouw doelen kunt bereiken.

De volgende teamleden zijn betrokken bij een PI-planningsevent:

Productmanagers zijn verantwoordelijk voor het presenteren van de visie van het programma en alle toekomstige mijlpalen. Ze bekijken het conceptplan om zeker te weten dat ze de workflow goed kunnen managen. Hun perspectief is ook waardevol tijdens een PI-planning, vooral omdat ze de klantbehoeftes volledig begrijpen. Hun input zorgt ervoor dat het doel en de richting waarde toevoegen voor de eindgebruiker.

Producteigenaren onderhouden en prioriteren de product backlog en richten zich op het plannen van iteraties. Ze hebben ook als taak om de doelen en visies van het senior management over te brengen op de rest van het team. Daarnaast zijn ze verantwoordelijk voor het opstellen van de PI-doelstellingen, het evalueren van de voortgang en het rapporteren van de belangrijkste maatstaven.

Release train engineers (RTE) zijn de leiders en coaches van de Agile Release Train (ART). Ze zijn het hoofd van het PI-planningboard. Het is hun taak om het PI-planningsevent te plannen, organiseren en faciliteren.

Scrummasters beheren en leiden de processen tijdens het PI-planningsevent en faciliteren samen met de RTE de voorbereiding. Ze evalueren ook de capaciteit van de teams en zorgen ervoor dat de teams het vereiste werk kunnen voltooien om de doelen te behalen. De scrummaster is verantwoordelijk voor de timebox, het identificeren van afhankelijkheden en het aankaarten van onduidelijkheden tijdens de break-outsessies.

Ontwikkelaars onderzoeken, ontwerpen, testen en onderhouden softwaresystemen. Tijdens de PI-planning nemen ze deel aan break-outsessies en helpen ze met het verfijnen van user stories en het identificeren van risico's. Daarnaast helpen ze de producteigenaar met het voltooien van PI-doelstellingen.

Big room planning is een ander woord voor PI-planning, maar geeft aan dat de teams elkaar fysiek ontmoeten. Veel teams kiezen tegenwoordig een hybride format voor deze bijeenkomsten. Hierdoor kunnen teams die op verschillende locaties werken makkelijk meedoen aan de sessies, waar ze ook zijn. En als de bijeenkomsten online plaatsvinden, kunnen de teams de sessies opnemen om ze later terug te kijken.

Een goede agenda van een PI-planning moet de volgende informatie bevatten:

De eigenaar van het bedrijf legt als eerste uit waar het bedrijf nu staat. Deze persoon schetst de toekomstvisie van het bedrijf en beschrijft hoe bepaalde zakelijke oplossingen voldoen aan de huidige behoeften van klanten.

Het productmanagement legt vervolgens de huidige visie uit. Dit is vaak in de vorm van de volgende tien productkenmerken of de belangrijkste items op de product backlog. De productmanager vertelt daarna wat er is veranderd sinds het laatste PI-planningsevent.

De ontwikkelaar (of systeemarchitect) presenteert diens visie, inclusief wijzigingen aan de ontwikkelingspraktijken die agile ondersteunen.

De RTE presenteert de planning en benoemt de verwachte resultaten.

Deelnemers komen samen in hun eigen teams om de capaciteit van elke iteratie in te schatten. De teams stellen een conceptplan op voor elke iteratie. Deze sessie heeft een maximale duur (gebruik de timer van Miro om deze te bewaken).

De teams presenteren de kernpunten van hun planning, inclusief hun capaciteit, PI-doelstellingen, risico's en afhankelijkheden. De andere teams bekijken alle conceptplannen en geven feedback.

In conceptplannen staan vaak uitdagingen die overwonnen moeten worden, zoals een beperkte scope of capaciteit, beperkte hulpbronnen of tegenstrijdige afhankelijkheden. Het management neemt de tijd om te bedenken hoe deze uitdagingen kunnen worden aangepakt. De RTE leidt deze bijeenkomst in goede banen.

Voordat er nieuwe iteraties worden gelanceerd, is het belangrijk om potentiële risico's te identificeren. De teams verdelen deze risico's over vijf categorieën. De eerste categorie is Opgelost, wat betekent dat het volledige team het erover eens is dat er geen risico meer is. De tweede categorie is Toegeëigend, wat betekent dat iemand het eigenaarschap neemt om het onopgeloste risico te beheren. De derde categorie is Geaccepteerd, wat inhoudt dat er onvermijdelijke risico's zijn die je simpelweg moet begrijpen en accepteren. De vierde categorie is Beheerst, wat inhoudt dat de teams begrijpen hoe ze de impact van een risico kunnen verkleinen. De laatste en vijfde categorie is Vertrouwensstemming. Via een vertrouwensstemming tijdens de PI-planning kunnen teams aangeven hoeveel vertrouwen ze erin hebben dat het team de doelstellingen zal behalen nadat alle risico's zijn beheerst.

Teams gaan opnieuw aan de slag met hun plannen en bespreken potentiële risico's, met als doel zoveel mogelijk vertrouwen te winnen.

In de laatste fase van de bijeenkomst leidt de RTE een kort retrospectief. De RTE benoemt wat er goed ging en wat er volgende keer beter kan. Het is aan jou hoeveel tijd je besteedt aan deze zaken. Er is geen goed of fout, maar vergeet niet dat het lastiger is voor teamleden om hun concentratie te bewaren als ze virtueel deelnemen aan de bijeenkomst. Neem voldoende pauzes tijdens de sessie om iedereen gemotiveerd en betrokken te houden.

Volg deze drie simpele stappen om je volgende PI-planning voor te bereiden

Taken vóór de PI-planning helpen om de sessie zelf soepel te laten verlopen. Op deze manier zorg je ervoor dat alle teams klaar zijn voor de sessie, dat de benodigde mensen zijn uitgenodigd en dat de technologie (of de locatie, indien het een fysieke bijeenkomst is) op orde is. Dit zijn de drie belangrijkste taken vóór een PI-planning: Organisatie voorbereiden. Dit houdt in dat je de planning zo opstelt dat iedereen voorbereid is op de vergadering. Het betekent ook dat je zakelijke prioriteiten op elkaar afstemt voor de bijeenkomst, zodat ze zo veel mogelijk gestroomlijnd zijn, en alle essentiële rollen toewijst. Content voorbereiden. Om ervoor te zorgen dat er iedereen een heldere visie heeft over de bijeenkomst, moeten teams vooraf over de juiste content beschikken. Deze omvat de briefing van het management die de huidige stand van zaken beschrijft, een actuele product backlog en de briefing van de visie over de architectuur. Logistiek op orde krijgen. Logistieke voorbereidingen zijn een essentieel onderdeel van een PI-planning. Dit houdt in dat je de locatie boekt (een faciliteit of online), de juiste technologie regelt en de juiste communicatiekanalen kiest. Wanneer doe je de voorbereiding van de PI-planning? Idealiter doe je de voorbereidingen minimaal vier weken voordat de daadwerkelijke PI-planning plaatsvindt. Hierdoor heeft iedereen voldoende tijd om de benodigde gegevens en logistiek op orde te krijgen.

De items die je nodig hebt om je voor te bereiden op de bijeenkomst zijn je inputs. Ze zijn essentieel voor het slagen van je PI-planningsevent, daarom is het belangrijk dat je precies weet wat inputs zijn en hoe je ze kunt voorbereiden. Dit zijn voorbeelden van inputs voor een PI-planning: Briefings van het management. Briefings moeten vooraf worden voorbereid om teams op elkaar af te stemmen en je sessie context te geven. Routekaart en visie. Je hebt een duidelijke definitie nodig van de richting die het bedrijf uit wil en de toekomstvisie van het management. Program backlog. Maak een prioriteitenlijst met productkenmerken en functionaliteiten vóór de bijeenkomst, zodat je kunt bespreken welke items belangrijk zijn tijdens toekomstige iteraties. Laten we nu eens naar de outputs kijken. Outputs zijn alle tastbare resultaten van je PI-planning. Er zijn twee uitkomsten van een PI-planning die aangeven dat het een geslaagde sessie was: Afgesproken PI-doelstellingen. De inzet van een team tijdens de PI-planning leidt tot een serie SMART-doelen, die weergeven wat je wilt bereiken tijdens toekomstige iteraties. Elk team heeft mogelijk zijn eigen doelen, afhankelijk van wat er besproken is tijdens de sessie. Een program board. Op een program board staat een overzicht van deadlines, afhankelijkheden tussen teams, mijlpalen en een tijdlijn van de events. Deze outputs markeren het einde van je PI-planningsevent. Ze zijn een richtlijn voor toekomstige iteraties en helpen je teams om hun doelen te bereiken voordat iedereen terugkeert naar de tekentafel voor de volgende PI-planning.

Wil je een virtuele PI-planning houden? Dan heb je software nodig die werkt voor jou en je agile team. Als het platform niet goed is, kan het lastig zijn om een geslaagde bijeenkomst te organiseren. Denk bij het kiezen voor het juiste platform na over de functies die je nodig hebt om je bijeenkomst zo soepel en efficiënt mogelijk te laten verlopen. Dit zijn een aantal suggesties: Videochat van topkwaliteit. Als deelnemers virtueel inbellen, heb je een hoogwaardig videoplatform nodig. Op die manier kan iedereen deelnemen aan de bijeenkomst zonder dat ze last hebben van verstoringen. Een plek om samen te werken. In een virtuele samenwerkingswerkruimte kunnen teams samenwerken tijdens de sessie. In een online werkruimte kunnen teams opmerkingen toevoegen, berichten versturen en eenvoudig informatie delen met hun teamleden. Een timer. Leid je bijeenkomsten in goede banen met een timer. Dat helpt om je teams zo nauwkeurig en productief mogelijk te laten werken tijdens de sessie.