Organigrammen

Organigrammen kunnen verschillende structuren en indelingen hebben. Hier zijn een paar van de meest voorkomende.

Laten we eerst duidelijk maken wat het verschil is tussen een organigram en een organisatiestructuur. Een organigram is gebaseerd op mensen, terwijl een organisatiestructuur is gebaseerd op functies. Organisatiestructuren laten de verantwoordelijkheid, aansprakelijkheid en autoriteit van elke rol in het bedrijf zien. In tegenstelling tot organigrammen veranderen ze niet vaak. Ze zijn gebaseerd op de algehele functie en visie van het bedrijf, dus regelmatige veranderingen zijn zeldzaam. Wat betreft het vinden van de beste organisatiestructuur voor je bedrijf zijn er twee soorten: mechanistisch en organisch. Mechanistische structuren zijn hiërarchisch en top-down (zoals het functionele top-down-organigram). Afdelingen in een mechanistische structuur zullen meestal een duidelijke set regels volgen, waaronder duidelijke verantwoordelijkheden voor de medewerkers en actiegebieden. Organische structuren staan voor een meer samenwerkend, flexibel systeem (zoals een plat diagram). Ze werken meer cross-functioneel, hebben een bredere controle en meer decentralisatie. Wat de beste organisatiestructuur is, hangt af van hoe je als bedrijf wilt werken. Als je flexibiliteit en meer autonomie voor medewerkers wilt, is een organische structuur het beste. Als je de voorkeur geeft aan duidelijk gedefinieerde rollen en verantwoordelijkheden binnen een hiërarchie, zijn mechanistische structuren de betere keuze.

Hier volgt een aantal situaties waarin het maken van een organigram handig voor je bedrijf kan zijn.

Laat duidelijk zien waar elk teamlid zich in de bedrijfshiërarchie bevindt. Iedereen kan in de structuur zien waar hun plek is en aan wie ze rapporteren.

Maak duidelijk hoe verschillende afdelingen samenwerken om de cross-functionele samenwerking te stroomlijnen.

Wijs effectief hulpbronnen toe op basis van teamstructuren en mogelijkheden.

Of je nu een projectteam of een heel bedrijf herstructureert, met organigrammen kun je een geheel nieuwe bedrijfsstructuur plannen en uitzetten.

Gebruik een organigram om te plannen voor nieuwe werknemers naarmate het bedrijf groeit. Identificeer duidelijk waar je nieuwe medewerkers nodig hebt en wat hun rol moet zijn.

Organigrammen zijn handig bij het onboardingproces. Je kunt nieuwe medewerkers vertrouwd maken met de bedrijfsstructuur, wie hun collega's in de verschillende afdelingen zijn, en aan wie ze rapporteren.

Er zijn veel redenen waarom bedrijven organigrammen gebruiken. Voor inzicht in hun bedrijfshiërarchie, voor het identificeren van verbeterpunten, om duidelijkheid te bieden aan medewerkers, en om de communicatie tussen afdelingen te verbeteren - dit zijn maar een paar voorbeelden. Laten we deze voordelen nader bekijken.

Een goed inzicht in de hiërarchie van je bedrijf is voor iedereen in het bedrijf nuttig. Voor het management helpt het om te visualiseren hoe teams samenwerken en waar iedereen zich bevindt in de bedrijfsstructuur. Voor medewerkers laat het zien aan wie ze rapporteren en hoe ze in het grotere plaatje passen. Simpel gezegd: een organigram helpt bedrijven beter begrijpen hoe ze effectief kunnen communiceren en hoe ze kunnen samenwerken om bedrijfsdoelen te bereiken.

Met een organigram kun je inefficiënte onderdelen in je bedrijfsstructuur aangeven en identificeren hoe je verbeteringen kunt aanbrengen. Je identificeert hoe je team samenwerkt en waar de structuur kan worden verbeterd, en op basis van deze informatie kun je de nodige wijzigingen aanbrengen.

Een organigram verheldert ieders rol in het bedrijf of project. Hiërarchisch of horizontaal, iedereen weet hoe ze in het grotere plaatje passen, wie er in hun team zit en aan wie ze om advies en begeleiding kunnen vragen.

Bied een betere communicatielijn tussen teamleden door dagelijks formele relaties aan te geven. Dit is vooral handig voor cross-functionele teams, waar individuele teamleden misschien niet precies weten bij wie ze moeten zijn. Met een organigram is duidelijk met wie teamleden contact kunnen opnemen in andere afdelingen.

Hoewel organigrammen helderheid en structuur aan een bedrijf verschaffen, kan het proces toch enige problemen opleveren.

Vanwege nieuwe medewerkers, interne verplaatsingen en verloop van medewerkers is het onvermijdelijk dat je organigram in de loop van de tijd verandert. Dit betekent dat ze voortdurend moeten worden bijgewerkt, wat tijdrovend kan zijn. Gelukkig is dit proces snel en eenvoudig als je Miro gebruikt. Met onze online organigrammen kun je je bedrijfsinformatie met een paar klikken bijwerken, en je wijzigingen zijn direct zichtbaar voor de rest van het bedrijf.

Organigrammen laten niet zien hoe individuele teamleden samenwerken en of ze een goede werkrelatie hebben. Ze laten ook de managementstijl niet zien, en ook niet alle communicatiemethoden. Al deze informatie is belangrijk voor het succes van je bedrijf, dus houd hier rekening mee als je een organigram maakt.

Organigrammen zijn een gestroomlijnde visualisatie van je bedrijf, wat betekent dat ze maar een beperkte hoeveelheid details kunnen bieden. Daardoor kunnen ze een misleidend beeld geven van het belang of de invloed van personen in je bedrijf. Als je meer inzicht nodig hebt, kun je een organigrafiek gebruiken, die meer details biedt.

Kijk naar deze stapsgewijze handleiding voor het maken van een goed gestructureerd organigram voor je bedrijf.

Stel eerst vast waarom je eigenlijk een organigram maakt. Wordt het een intern document waarmee medewerkers de bedrijfsstructuur kunnen visualiseren? Is het voor het management om verbeterpunten te identificeren? Wil je het laten zien aan investeerders en belangrijke stakeholders om te laten zien hoe je het bedrijf wilt laten groeien? Je moet het doel van je organigram weten om te zorgen dat het de juiste informatie bevat en op de juiste manier is gestructureerd.

Na het verhelderen van het doel van je organigram is het tijd om alle informatie te verzamelen die je nodig hebt. Dit betekent het identificeren van medewerkers, hun rol en hun verantwoordelijkheden in het bedrijf.

Kies de organigramindeling die het beste bij je bedrijfsstructuur past. Als je een hiërarchische structuur wilt, kan het functionele top-down-organigram of het afdelingsdiagram een goede keus zijn. Wil je iets flexibelers en minder hiërarchisch, overweeg dan het platte diagram.

Een organigram maken kan een saai proces zijn, vooral als je een ingewikkelde bedrijfsstructuur hebt. Als je dat proces makkelijker wilt maken, gebruik dan platforms die de juiste functies en structuur voor je bedrijf bieden. Neem Miro als voorbeeld. Onze digitale werkruimte heeft functies waarmee teams aangepaste organigrammen kunnen maken. Voeg je eigen merk toe, deel het board met teamleden en upload je eigen bestanden en afbeeldingen.

Als je je platform hebt en alle informatie klaarstaat, voeg je alle medewerkers aan je board toe. Neem zoveel of zo weinig informatie op als je noodzakelijk lijkt. Sommige teams willen bijvoorbeeld contactgegevens en foto's van medewerkers toevoegen, terwijl sommigen alleen namen en functietitels gebruiken. Kies wat het beste werkt voor jou en je team — er is geen goed of fout, zolang je de namen en functietitels hebt.

Begin met een structuur aan je diagram toe te voegen door teams te groeperen. Hoe je dit precies moet doen, hangt af van de structuur die je gebruikt. Raadpleeg onze sectie over soorten organigrammen om te ontdekken hoe je je teams kunt organiseren op basis van je gekozen organigram.

Als de teams zijn gegroepeerd en je wat structuur in je organigram hebt, is het handig om de relaties binnen teams te identificeren. Daardoor kan iedereen zich vertrouwd maken met de andere leden in hun team en hoe iedereen aan anderen is gerelateerd in de algehele hiërarchie. Het is ook een kans om cross-functionele relaties tussen afdelingen en laterale relaties tussen management te identificeren.

Als het diagram is voltooid, deel je het met je team of eventuele relevante stakeholders. Als je feedback over het diagram wilt verzamelen, kunnen gebruikers in de werkruimte van Miro opmerkingen maken en suggesties doen, rechtstreeks in de werkruimte. Op die manier kun je steeds hun feedback zien en alle nodige wijzigingen aan het diagram aanbrengen.

Zoals gezegd zijn bedrijfsstructuren niet in beton gebeiteld. Er komen nieuwe mensen bij, huidige medewerkers krijgen andere posities, en sommigen zullen onvermijdelijk vertrekken. Als je je organigram nuttig en relevant wilt houden, moet je het bijwerken wanneer er veranderingen plaatsvinden. Als je een online organigram gebruikt, kun je de wijzigingen eenvoudig virtueel aanbrengen en kan iedereen je aanvullingen in real time bekijken.

Kijk naar wat voorbeelden van organigrammen om inspiratie op te doen voor je eigen organigrammen.

In een bedrijfsorganigram wordt je bedrijfsstructuur weergegeven. Het laat je rapportagestructuur zien, hoe verschillende afdelingen aan elkaar gerelateerd zijn, en hoe bedrijfsfuncties binnen je bedrijf werken. Een bedrijfsorganigram wordt vaak gebruikt voor bedrijven die willen herstructureren of inzicht willen krijgen in de bestaande structuur. Het is ook vooral nuttig voor nieuwe medewerkers, aangezien die zich zo vertrouwd kunnen maken met je bedrijf en het grote plaatse kunnen zien.

In een projectorganigram wordt de structuur van het personeel van een aanstaand project weergegeven. Hiermee kunnen projectmanagers zien wat elke rol is en de hiërarchie van iedereen in het projectteam. Doordat projectmanagers problemen kunnen visualiseren en de nodige verbeteringen kunnen aanbrengen, is dit organigram ook prima te gebruiken voor het identificeren van struikelblokken in het project, zoals mogelijke lacunes wat betreft hulpbronnen.

Een organisationele wijzigingskaart is net wat anders dan een traditioneel organigram, maar het is toch een nuttig voorbeeld. Het geeft je een overzicht van de verschillende activiteiten die je kunt ondernemen om je bedrijf te reorganiseren. Als je van plan bent je bedrijf of project te herstructureren, is dit organigram een prima manier om alles weer te geven. Je kunt scenario's visualiseren, verschillende stakeholders aangeven en precies plannen hoe je denkt dat het nieuwe systeem gaat werken. Als het organigram compleet is, heb je je ideale route voor organisationele wijzigingen gevonden.