Werkstroomdiagrammen

Wat is een werkstroom- of workflowdiagram?

Werkstroomdiagrammen zijn handige visuele tools die bedrijven gebruiken om processen en workflows te vereenvoudigen en in kaart te brengen. Net als bij flowcharts wordt er gebruik gemaakt van visuele middelen om een beter inzicht te krijgen in een proces dat het bedrijf belangrijk vindt. Omdat mensen vooral visueel zijn ingesteld, krijg je met een roadmap van een proces of de structuur van een workflow meer inzicht. Werkstroomdiagrammen tonen de stappen van een proces en splitsen complexe werkzaamheden op in beter te begrijpen delen. Ze zijn nuttig voor bedrijven en managers die inzicht willen hebben in de verschillende spelers die bij een bedrijfsproces betrokken zijn en de stappen die mensen moeten zetten om een proces te voltooien.

Veelvoorkomende werkstroomdiagramsymbolen

In werkstroomdiagrammen worden meestal gestandaardiseerde symbolen gebruikt, net als in flowcharts. Het is handig als je de gebruikelijke werkstroomdiagramsymbolen begrijpt, zodat je ze consistent kunt toepassen. Op die manier kun je ook eenvoudig andere werkstroomdiagrammen lezen die gemaakt zijn door andere teamleden. Dit zijn een aantal voorbeelden van werkstroomdiagramsymbolen:

Ovalen

Ovalen vertegenwoordigen de begin- en eindpunten van een bepaalde werkstroom of een bepaald proces.

Rechthoeken

Een rechthoek in een werkstroomdiagram bevat meestal de instructies.

Ruiten

Ruiten vertegenwoordigen de beslissingen die genomen moeten worden tijdens een proces. Na deze beslissing volgt meestal een splitsing met twee vertakkingen/alternatieve paden.

Cirkels

Cirkels komen niet zo vaak voor, ze vormen niet altijd onderdeel van werkstroomdiagrammen. Ze worden echter consistent gebruikt om weer te geven dat bepaalde stappen moeten worden overgeslagen.

Pijlen en verbindingslijnen

Pijlen en verbindingslijnen geven de richting van de reeks aan. De hierboven genoemde symbolen en vormen worden in het diagram met elkaar verbonden door pijlen en verbindingslijnen.

Waarom zijn werkstroomdiagrammen belangrijk?

Werkstroomdiagrammen zijn steeds populairder geworden in het zakenleven en worden geïmplementeerd in verschillende sectoren om processen te documenteren en verhelderen. Maar hoe kan een werkstroomdiagram jouw en je team precies helpen? Dit zijn een aantal voordelen van het creëren en implementeren van werkstroomdiagrammen:

Een proces visueel weergeven

De meeste mensen zijn visueel ingesteld, vooral als ze te maken hebben met abstracte en complexe onderwerpen die je niet makkelijk onder woorden kunt brengen. De schoonheid van een werkstroomdiagram ligt in de eenvoud. Door een volledig proces in kaart te brengen op één pagina met behulp van vormen, kleuren en symbolen wordt het makkelijker om complexe werkzaamheden en processen te begrijpen.

Verbeterde efficiency

Met een werkstroomdiagram zorg je ervoor dat iedereen binnen het team begrijpt welke stappen er gezet moeten worden binnen het proces. Hierdoor begrijpt iedereen welke rol ze moeten spelen en wat het belang van hun rol is bij het voltooien van de werkzaamheden. Het zien van het grotere plaatje verbetert de efficiency en helpt teamleden om processen sneller af te ronden.

Betere communicatie

Een van de nuttigste momenten om een werkstroomdiagram te gebruiken is tijdens projecten waarbij het belangrijk is dat processen worden begrepen en gecommuniceerd. Werkstroomdiagrammen worden onderdeel van de documentatie die voor transparantie en communicatie zorgt binnen een team. Complexe werkzaamheden vereenvoudigen met symbolen, vormen en definities is ook een effectieve manier om iets over te brengen dat lastig te bespreken is met woorden.

Zie wie waarvoor verantwoordelijk is

Een diagram helpt om een workflow te visualiseren vanuit vogelperspectief. Na het analyseren van een werkstroomdiagram weet iedereen wie welke rol speelt. Dat stimuleert het verantwoordelijkheidsgevoel en biedt inzicht in hoe elk teamlid in het grotere plaatje past.

Knelpunten en verbeterpunten van het bedrijfsproces identificeren

Een werkstroomdiagram kan niet alleen worden gebruikt om de voortgang te monitoren, maar ook om te begrijpen waar het proces stagneert. Het visualiseren van de volgorde van de stappen en de actoren die verantwoordelijk zijn voor de voortgang, helpt om te identificeren welke stap het proces onnodig vertraagd of volledig tot stilstand brengt. Hierdoor kun je processen verbeteren, wat de productiviteit en efficiency van je bedrijf kan vergroten.

Wanneer gebruik je een werkstroomdiagram?

Werkstroomdiagrammen zijn veelzijdige tools die workflows of bedrijfsprocessen kunnen verhelderen. Om je een idee te geven van het nut van werkstroomdiagrammen, geven we een aantal voorbeelden van sectoren waarin ze bijzonder nuttig zijn.

Softwareontwikkeling

Bij de ontwikkeling van software zijn er vaak meerdere ontwikkelaars en teamleden uit de hele wereld die samen werken. Door een eenvoudig werkstroomdiagram te gebruiken, zoals het exemplaar op deze technologieroadmap template, zorg je ervoor dat alle teamleden hun rollen en verantwoordelijkheden begrijpen en weten aan wie ze moeten rapporteren. Een werkstroomdiagram kan ook helpen bij het monitoren van de voortgang van de softwareontwikkeling.

E-commerce

In de wereld van de e-commerce kan een werkstroomdiagram een klant vertegenwoordigen die door een webshop scrolt. Dit geeft UX-designers beter inzicht in hoe ze klanten door de stappen kunnen leiden om een product of dienst af te nemen.

Productie

Werkstroomdiagrammen werden oorspronkelijk gebruikt in de verwerkende industrie. Ze geven de volgorde aan van de stappen die productieteams moeten doorlopen om consistente, hoogwaardige producten te maken. Processen en volgordes in kaart brengen met een werkstroomdiagram draagt bij aan kwaliteitsborging.

Medische sector

Medische procedures kunnen vaak eenvoudig in kaart worden gebracht conform een lineaire reeks stappen. Werkstroomdiagrammen kunnen handig zijn voor het vastleggen van standaardprocessen die medische professionals kunnen volgen bij het uitvoeren van handelingen.

Soorten werkstroomdiagrammen

Er zijn allerlei verschillende werkstroomdiagrammen. De verschillende diagrammen hebben verschillende functies en zijn geschikt voor verschillende contexten. Elk werkstroomdiagram heeft een eigen legenda met specifieke toepassingen en symbolen. Dit zijn een aantal populaire werkstroomdiagrammen:

Flowchart

Een flowchart bestaat uit verschillende vormen en symbolen, die elk een andere stap vertegenwoordigen binnen een reeks of proces. De vormen staan voor verschillende elementen van een werkstroom, zoals handelingen, materialen, diensten, inputs en outputs Als je een workflow weergeeft met een flowchart, kan je visualiseren hoe taken heen en weer stromen tussen hulpbronnen. Deze grafische weergave van een bedrijfsproces of -systeem kan helpen bij het nemen van weloverwogen beslissingen of het identificeren van knelpunten.

Swimlane diagram

De naam swimlane diagram is toepasselijk, in verband met de gelijkenis met de banen in een zwembad. Elke baan heeft een eigen proces en teamleden. Het diagram laat duidelijk zien hoe handelingen van verschillende teamleden invloed hebben op anderen in de andere banen. Swimlane diagrammen zijn bijzonder handig voor grote organisaties met verschillende afdelingen en teams die van elkaar afhankelijk zijn. Inzicht in hoe iedereen zelfstandig werkt maar ook samenwerkt kan complexe processen verhelderen. Werkstroomdiagrammen fungeren in dit geval als een betrouwbare bron waar iedereen in de organisatie naar kan verwijzen.

Blokdiagram

Een blokdiagram is een soort werkstroomdiagram dat voornamelijk van toepassing is op systemen in plaats van op complexe processen of bedrijfsactiviteiten. Wanneer je een blokdiagram maakt, vertegenwoordigt elk blok een onderdeel van het systeem. Dit systeem kan mechanisch of technisch zijn en elk onderdeel is verbonden met het onderdeel daarna. Elk blok is essentieel voor het werken van het systeem. Net als bij andere werkstroomdiagrammen helpt ook een blokdiagram om te visualiseren hoe het systeem werkt.

BPMN (Business Process Modeling Notation)

Het BPMN (Business Process Modeling Notation)-diagram is een soort werkstroomdiagram dat voornamelijk gebruikt wordt door managers en bedrijfsanalisten. Zij gebruiken dit diagram om bedrijfsprocessen te visualiseren, zoals salarisadministratie of recruitment. Het diagram wordt geanalyseerd en geoptimaliseerd om de efficiency van essentiële bedrijfsprocessen te verbeteren.

vorm van een SIPOC-diagram

De vorm van een SIPOC-diagram wijkt af van hoe een standaard werkstroomdiagram eruit ziet. In plaats van een visuele weergave van een reeks stappen en gebeurtenissen binnen een proces, bevat een SIPOC-diagram een tabelachtig format die de inputs en outputs van een proces samenvatten. Dit diagram kan helpen om een proces transparanter en beter inzichtelijk te maken.

Een UML-activiteitendiagram maken

Een UML-activiteitendiagram geeft een vogelperspectief of schetst 'het grote plaatje' van alles wat er binnen je bedrijf of organisatie gebeurt. Dit type werkstroomdiagram kijkt naar de fundamenten van een bedrijfsproces in plaats van naar kleinere functionele workflows. Met een tool voor UML-activiteitendiagrammenkun je jouw bedrijfsprocessen van boven naar beneden plannen en optimaliseren. Als je er eentje maakt, krijg je eenvoudig inzicht in welke onderdelen en rollen alles gaande houden.

Een werkstroomdiagram maken

Ben je er klaar voor om je eigen werkstroomdiagram te maken? Hieronder vind je een stappenplan om een allesomvattend werkstroomdiagram te maken:

1. Selecteer een proces

Specificeer voordat je een werkstroomdiagram maakt één proces dat je wilt weergeven in het diagram. Het is handig om één proces per diagram te visualiseren, zodat je diagram niet te complex of onleesbaar wordt.

2. Bepaal het begin- en eindpunt

Bij complexe processen kan het helpen om de grote lijn van het project vast te stellen voordat je details toevoegt. Door de eerste en laatste stap van je werkstroom te bepalen, heb je een gevoel van richting en blijf je op koers.

3. Verzamel informatie

De meeste werkstroomdiagrammen bevatten veel bewegende onderdelen en verschillende mensen kunnen verschillende rollen spelen. Zorg dat je alle benodigde informatie rondom de werkstroom hebt verzameld, waaronder de inputs, outputs en betrokken personen. Het is belangrijk dat je met alle mensen spreekt die je opneemt in het werkstroomdiagram, zodat je hun verantwoordelijkheden in 'het grote plaatje' begrijpt. Hierdoor creëer je een verantwoordelijkheidsgevoel en houd je alle neuzen dezelfde kant op.

4. Ontwerp de werkstroom

Nu kun je de ontbrekende stappen en verbindingen toevoegen aan het begin- en eindpunt. Zorg ervoor dat je bekend bent met de symbolen en vormen van het werkstroomdiagram, zodat je een beknopt en helder werkstroomdiagram kunt maken dat jouw team begrijpt. Kies het juiste symbool voor elke stap in de werkstroom en verbind dit met de vorm ervoor.