Visgraatdiagrammen

Wat is een visgraatdiagram?

Een visgraatdiagram (ook wel een Ishikawa-diagram genoemd) is een effectieve tool voor probleemoplossing. In plaats van te focussen op een snelle oplossing, kan met een visgraatdiagram de hoofdoorzaak van een probleem worden vastgesteld om tot een langetermijnoplossing te komen.

De naam 'visgraat' is afkomstig van de gelijkenis van het diagram met een vissenskelet. Een visgraatdiagram bestaat uit drie hoofdcategorieën:

1. Vissenkop

Aan het begin van het diagram staat een vissenkop, waar je een korte uitleg geeft van het probleem dat je wilt oplossen. Hiervandaan vertakt de rest van het diagram zich.

2. Ruggengraat

De ruggengraat komt uit de kop van het diagram (de probleemstelling), en geeft de structuur van de vis aan. Aan het eind van elke wervel zit een categorie die moet worden overwogen als onderdeel van het probleemoplossingsproces.

3. Graten

Vanuit elke wervel vertakt zich een kleinere graat. Hier vind je de mogelijke oorzaken van het probleem.

Voordelen van een oorzaak/gevolg-visgraatdiagram

Visgraatdiagrammen worden ook wel Ishikawa-diagrammen genoemd en zijn nuttige tools voor het verbeteren van bestaande processen en achterhalen van oorzaken van problemen. Kijk naar een paar voordelen van een visgraatdiagramanalyse van hoofdoorzaken:

Eenvoudig de oorzaak van een probleem vinden

Een visgraatdiagram is een visuele tool die structuur en helderheid biedt voor het oplossen van problemen. In dit diagram worden op één plek het probleem en de mogelijke oorzaken aangegeven, waardoor teams de hoofdoorzaak makkelijker kunnen vinden.

Verdere problemen voorkomen

Door de hoofdoorzaak van het probleem op te sporen kun je het oplossen bij de bron en toekomstige problemen beperken. Hierdoor is de kans groter dat je het optreden van dezelfde (of vergelijkbare) problemen in de toekomst kunt voorkomen.

Samenwerken met je team

Een visgraatdiagram is een geweldige manier om met je team te werken aan het brainstormen over oplossingen. Het is een samenwerkingsdiagram dat teams aanmoedigt om alle beschikbare informatie te bekijken en de beste aanpak te bespreken.

Als je deel uitmaakt van een extern of hybride team, kun je via een online platform als Miro met je team samenwerken, ongeacht waar de andere teamleden zich bevinden. Deel simpelweg het diagram en start een videochat, zodat je een virtuele analyse van hoofdoorzaken kunt uitvoeren.

Voorbeeld van een visgraatdiagram

Om een visgraatdiagram in actie te zien, kun je deze CEDAC-template van NEXT LEVEL Partners eens bekijken.

CEDAC is een acroniem dat staat voor Cause and Effect Diagram with the Addition of Cards (oorzaak/gevolg-diagram met toevoeging van kaarten). Het diagram bevat links van de ribben de problemen en rechts de oplossingen.

Uitvinder Ryuji Fukuda maakte het CEDAC om teams dieper in hun probleemoplossende analyses te laten duiken. Door kaarten aan het diagram toe te voegen kunnen teams bestaande informatie onderzoeken en nieuwe ideeën voorstellen. Als gevolg krijgen ze een dieper inzicht in hun problemen en hoe ze die moeten oplossen.

Dit zijn een paar terreinen waar het CEDAC-model nuttig kan zijn:

Productontwikkeling

Visualiseer problemen met productontwikkeling aan de hand van het CEDAC-diagram. Werk samen met het productteam om de oorzaak van het probleem te identificeren en gebruik kaarten om de best mogelijke oplossing te vinden.

Softwarefuncties

Wijs effectief hulpbronnen toe op basis van teamstructuren en mogelijkheden. Krijg inzicht in wat de meest kritieke problemen zijn die moeten worden opgelost, en hoe deze met elkaar in verband staan.

Productontwerp

Definieer fouten of problemen met je productontwerp en zoek mogelijke oplossingen. Met de kaarten in het diagram kunnen productontwerpers nieuwe en creatieve oplossingen genereren om het ontwerp te verbeteren.

Interne processen

Identificeer knelpunten en bedenk manieren om je bedrijfsprocessen te stroomlijnen en te verbeteren. Moedig teamleden aan om deel te nemen aan de discussie en voorstellen te doen om het proces te verbeteren.

Wanneer gebruik je een visgraatdiagram?

Bekijk de verschillende gevallen waarin een visgraatdiagram nuttig kan zijn voor jou en je team.

1. Een probleemstelling analyseren

Als je een duidelijke probleemstelling voor je bedrijf hebt, is een visgraatdiagram een fantastische manier om deze tot in de details te analyseren. Je kunt de oorzaak van het probleem herkennen en besluiten hoe je de kwestie gaat oplossen.

2. Brainstormen over de oorzaken van het probleem

Aan de hand van een visgraatdiagram, ook wel analyse van hoofdoorzaken of root cause analysis (RCA) genoemd, kun je de mogelijke oorzaken van een probleem bespreken. Het is de perfecte gelegenheid om een brainstormsessie te organiseren voor het identificeren van urgente zorgen en het bespreken van mogelijke oplossingen.

3. Een nieuw productontwerp analyseren

Gebruik een visgraatdiagram om je nieuwe productontwerp uit te zetten en visualiseer potentiële struikelblokken voordat ze op je pad komen. Op deze manier kun je preventieve maatregelen nemen voordat je live gaat.

4. Je processen verbeteren

Als het je moeite kost om je processen en inefficiënties te stroomlijnen, kan een visgraatdiagram helpen. Gebruik een visgraatdiagram om de problematische onderdelen van je proces op te sporen en de oorzaak van een probleem te vinden. Vanaf hier kun je precies bepalen hoe je het oplost.

5. Voor kwaliteitsverbetering

Gebruik een visgraatdiagram om te visualiseren hoe en waar je verbeteringen kunt aanbrengen om je klanten een betere ervaring te bieden. Misschien wil je bijvoorbeeld de kwaliteit van je klantenservice verbeteren. In dat geval kun je het diagram gebruiken om verbeterpunten in je bestaande processen te vinden.

Een visgraatdiagram maken

Volg deze eenvoudige stappen om een effectief visgraatdiagram te maken:

1. De visgraatdiagram template selecteren

Je kunt altijd zelf een compleet nieuw diagram maken, maar je kunt ook sneller werken door aan de slag te gaan met deze visgraatdiagram template. De templates zijn gratis en gebruiksvriendelijk, dus je kunt meteen beginnen met je diagram.

2. Je probleemstelling schetsen

Als je diagram klaar is voor gebruik, begin je met een definitie van het probleem. Dit staat aan het begin van het diagram en wordt ook een probleemstelling genoemd. Dit moet zo helder en zo beknopt mogelijk zijn om de juiste oplossing te vinden.

In het onderstaande diagram is het voornaamste probleem bijvoorbeeld dat "40% van de gebruikers het abonnement in de eerste maand opzegt". Deze stelling is een duidelijke beschrijving van het probleem en biedt een goed beginpunt voor het vinden van een oplossing.

Laten we nu eens bedenken hoe het zou werken als de probleemstelling anders was geformuleerd, bijvoorbeeld: "klantretentie verhogen".

Deze stelling is redelijk vaag en laat veel ruimte voor interpretatie. In plaats van specifiek te focussen op het behouden van bestaande klanten na de eerste maand kunnen teams ook andere routes onderzoeken, die het daadwerkelijke probleem niet per se oplossen.

De probleemstelling hoeft niet lang en gedetailleerd te zijn. Je kunt het zelfs beter kort houden, liefst niet langer dan één zin. Op die manier kan je team het probleem makkelijk overzien en wordt het diagram niet te druk. De probleemstelling moet altijd helder en beknopt zijn, en geen ruimte laten voor interpretatie.

Als je geen ervaring hebt met probleemstellingen of als je een leidraad zoekt, bekijk dan de door Prime Motive gemaakte template Problem Framing Workshop.

3. Je hoofdoorzaken identificeren

Als je je probleemstelling hebt, kun je verder gaan en de mogelijke oorzaken van het probleem identificeren.

De specifieke oorzaken zijn afhankelijk van je probleemstelling. Als je probleemstelling bijvoorbeeld te maken heeft met productontwerp, dan kun je de volgende hoofdoorzaken hebben:

• Medewerkers

• Apparatuur

• Materiaal

• Budget

• Technologie

• Inspectie

Dit zijn slechts enkele voorbeelden. In je diagram kun je erachter komen dat je meer of minder hoofdoorzaken hebt. Met een intuïtief platform als Miro kun je makkelijk zoveel vakken toevoegen of verwijderen als nodig is.

Als je oorzaken aan je diagram toevoegt, moeten de oorzaken met de grootste impact het dichtst bij het probleem staan. Hoe verder een oorzaak van de kop van het diagram verwijderd is, hoe minder invloed de oorzaak op het probleem heeft.

4. Individuele oorzaken identificeren

Je kunt nu de individuele elementen identificeren die bijdragen aan de algemene oorzaak. Dit zijn de graten van de vis.

Laten we met een voorbeeld demonstreren hoe dit werkt. Stel dat een van je hoofdoorzaken 'Apparatuur' is. Hier volgen een aantal individuele oorzaken die onder dit gebied kunnen vallen:

• Je gebruikt verouderde en inefficiënte apparatuur

• Het is duur om bestaande apparatuur te vervangen

• Er zijn onvoldoende medewerkers die weten hoe ze de apparatuur moeten gebruiken

Al deze elementen kunnen bijdragen aan je probleem, maar jij en je team moeten bepalen wat de belangrijkste elementen zijn die aan de basis liggen van het probleem. Bekijk al deze informatie met je team om vast te stellen welk probleem de meeste kans heeft op een langetermijnoplossing.

Als je niet zeker weet hoe je de individuele oorzaken moet definiëren, kijk dan eens naar het 5 Whys-methode (vijf waaroms). Dit is een eenvoudige brainstormingtool waarmee teams de redenen van een mogelijk probleem kunnen onderzoeken.

5. Maak een actieplan

Nadat je samen met je team de hoofdoorzaak van het probleem hebt gevonden, kun je een actieplan opstellen voor verbeteringen. Hierbij plan je de stappen die nodig zijn om je probleem op te lossen en om je succes te meten (ons advies is om daarvoor SMART-doelen te gebruiken).

Tijdens deze fase is het belangrijk om je te concentreren op het realiseren van duurzame verbeteringen. Verlies het grote plaatje niet uit het oog ten gunste van een snelle oplossing. Het doel van het visgraatdiagram is het implementeren van een langetermijnoplossing voor je probleem, dus houd dit in gedachten wanneer je je actieplan voor de toekomst maakt.

Categorieën van visgraatdiagrammen: de 6 M's in de productie

Het visgraatdiagram wordt gebruikt in verschillende sectoren, maar het oorspronkelijke diagram is gemaakt om productieprocessen te verbeteren. De zes methoden (6 M's) in de productie zijn afkomstig uit dit oorspronkelijke diagram, en engineers en ontwerpers gebruikten deze structuur om het grote geheel aan te pakken.

De 6 M's in de productie zijn als volgt:

1. Mankracht

De functionele activiteit die nodig is voor het ontwerpen en leveren van een product.

2. Methode

Het productieproces en alle andere processen die bijdragen aan de levering van het eindproduct.

3. Machine

Systemen, tools of apparatuur die worden gebruikt in de productie.

4. Materiaal

De benodigde grondstoffen en onderdelen om het eindproduct te maken.

5. Milieu (of Moeder Natuur)

Eventuele omgevingsfactoren zoals het weer, overstromingen of brand. Hoewel de meeste milieufactoren niet kunnen worden beheerst, zijn er gevallen waar bedrijven preventieve maatregelen kunnen nemen om problemen te reduceren.

6. Meting

De fysieke metingen (volume, afstand, temperatuur, enzovoort) van een product, machine of werkruimte.

De 6 M's zijn alleen relevant als je het visgraatdiagram gebruikt om een fabrieks- of productieproces te verbeteren. Als je het diagram met een ander doel gebruikt, hoef je deze structuur niet te volgen.