Hva er prosesskartlegging?

Prosesskartlegging forklart

Et prosesskart er et allsidig verktøy som hjelper deg med å visualisere arbeidsprosessen din for å forbedre effektiviteten. Det gir klarhet, hjelper team til idémyldre ideer for prosessforbedring, forbedrer intern kommunikasjon og skaper prosessdokumentasjon. Å opprette et prosesskart gjør det mulig for prosjektledere å visualisere alle tilfellene i et prosjekt og å forstå avhengigheter når de arbeider med tverrfunksjonelle team. Når det gjøres godt, identifiserer prosesskartlegging også områder som kan forbedres. Du kan finne flaskehalser, gjentakelse og forsinkelser i prosessene dine. Som et resultat kan du løse disse problemene og forbedre prosessene dine. Et prosesskart definerer også grensene. Team kan se hva som er involvert i prosessen, hvordan den fungerer og hvor den ender. Videre avklarer et prosesskart nøkkelinformasjon, som hvem som har ansvaret for prosessen og de spesifikke ansvar som kreves for å holde prosessen i gang. Et prosesskart måler også effektiviteten til prosessene med visse mål og metrikker, slik at team kan følge fremgangen og reflektere over ytelsen i sanntid.

Hvorfor er prosesskartlegging viktig?

Prosesskartlegging bringer klarhet og organisasjon til både nye og eksisterende prosesser. Ta en titt på noen av hovedgrunnene til at prosesskartlegging er viktig:

Det forenkler prosesser

Bruk et prosesskart for å strømlinjeforme prosessene dine. Fjern unødvendige områder og forenkle hele prosessen fra start til slutt.

Det forbedrer forståelsen av en prosess

Del prosesskartet med interne teammedlemmer og eksterne interessenter for å skape samstemthet på tvers av virksomheten.

Det forbedrer kommunikasjonen

Oppmuntre enkeltpersoner til å forbedre kommunikasjonen sin ved tydelig å beskrive prosjektprosessene dine. Vis alle involverte i prosessen hva deres ansvarsområder er, og hvem de skal henvende seg til hvis de har spørsmål. Dette er særlig nyttig for tverrfunksjonelle team som kanskje ikke er kjent med teammedlemmer fra andre avdelinger.

Det gir prosessdokumentasjon

Dokumenter prosessene dine slik at du kan standardisere arbeidsprosesser på tvers av virksomheten. Gå tilbake til prosesskartet i fremtiden for å analysere hvordan prosessen utfører seg og gjøre eventuelle nødvendige endringer.

Det hjelper til å planlegge prosjekter

Bedre planlegg og organiser kommende prosjekter med et prosesskart. Visualiser alle stadiene av prosessene dine for å sikre at du har informasjonen og ressursene du trenger for å gjennomføre prosjektet vellykket.

Symboler for prosesskart

Standardiserte symboler for prosesskart kommer fra Unified Modeling Language (UML), som er et standardisert format for å lage prosesskart. For å designe et prosesskart effektivt må du forstå symbolene og hva de representerer. Her er noen av de vanligste symbolene du trenger å kjenne til:

Prosess

En handling, oppgave eller operasjon som må fullføres for at prosessen skal fortsette.

Forsinkelse

En ventetid eller forsinkelse et sted i prosessen.

Underrutine

Handlinger relatert til en oppgave som er en del av en større prosess.

Forberedelse

Et innledende trinn som setter opp et annet trinn i prosessen.

Pil/forbindelseslinje

Indikerer retningen til prosesskartet.

Terminator

Inngangs- og utgangspunkter for prosessen din.

Beslutning

Indikerer at det må tas en beslutning. Piler som går ut her har vanligvis følgende etiketter: sant, usant, ja eller nei.

Inndata/utdata

Informasjon eller objekter som går inn eller ut av prosessen.

Dokument

Et trinn som produserer et dokument.

Lagret data

Et trinn i prosessen der data lagres.

Database

Et utvalg av data som er lagret i en standard struktur.

Eksempler på prosesskart

Her er noen eksempler på forskjellige typer prosesskart og hvordan bedrifter bruker dem.

Forretningsprosesskartlegging

Forretningsanalytikere og tekniske utviklere bruker BPMN-diagrammer for å etablere en grundig oversikt over forretningsprosesser. Målet er å skape en felles forståelse av virksomhetens prosedyrer. Som et resultat strømlinjeformer dette diagrammet kommunikasjonen og forbedrer produktiviteten på tvers av organisasjonen.

Swimlane-diagram

A Swimlane-diagram er et prosessflytskjema som viser hvem som er ansvarlig for visse deler av en prosess. Diagrammet er delt inn i separate rader (eller baner), der hver rad representerer et annet team eller avdeling. Former i hver bane representerer handlingene, og piler viser hvordan prosessen skrider frem når hver handling er fullført.

Verdikjedediagram

A verdikjedediagram (også kjent som verdikjedeanalyse eller verdistrømkartlegging) lar team analysere forretningsaktiviteter. Målet er å se hvordan du kan oppnå konkurransefordel ved å forbedre nåværende prosesser. De tilkoblede boksene representerer en forenklet versjon av en prosess for rask forståelse. Med denne grunnleggende oversikten kan du visualisere selskapets trinn for å forbedre kundeverdien.

Hvordan lage et prosesskart

Prosesskart bryter ofte ned komplekse prosesser, men å lage en trenger ikke å være kompleks. Følg disse enkle trinnene for å enkelt lage et vellykket prosesskart for deg og teamet ditt.

Start med en mal

Ved å bruke en prosesskartmalkan du hoppe rett inn og begynne å plotte prosessene dine med noen få klikk. Tilpass den eksisterende layouten for å lage et prosesskart som gjenspeiler prosessen din. Legg til nye kolonner, lapper eller former – alt du trenger for å lage et nøyaktig prosesskart

Identifiser prosessen

Nå er det på tide å identifisere prosessen. Kartlegger du en salgsprosess? En intern prosess? Kundereisen? Dette vil være hjertet av prosesskartet ditt, så det er viktig at du og resten av teamet ditt vet hva du prøver å oppnå. Å arrangere et møte er en flott måte å samordne teamet ditt på dette området. Enten det er personlig eller online, bør du samle teamet ditt for å drøfte prosessen og hvorfor du ønsker å lage eller forbedre den. Det trenger ikke å være et langt og detaljert møte. Så lenge alle forstår prosessen og hvorfor du kartlegger den, er du på rett spor.

Idémyldre prosessaktiviteter

Neste trinn er å fokusere på hvilke aktiviteter som er involvert gjennom hele prosessen. Arbeid med teamet ditt for å idémyldre de ulike fasene og visualisere hvordan prosessen fungerer. Det finnes ulike idémyldringsteknikker å velge mellom, så finn en som passer best for deg og teamet ditt. Deretter kan du arrangere økten og drøfte alle nøkkeltrinnene i prosessen. Å sette trinnene i rekkefølge på dette stadiet er ikke avgjørende, men det kan være nyttig for noen team. Å kartlegge stadiene lineært vil sikre at du ikke har oversett noen viktige trinn. Du kan også legge til struktur ved å identifisere hvor og når prosessen starter og stopper.

Legg til prosesskartsymboler

Med prosessen på plass er det på tide å tildele de relevante symbolene. På den måten vil alle som ser på prosesskartet forstå hva de ulike elementene betyr og hvordan de henger sammen.

Fullfør prosesskartet

Nå kan du fullføre prosesskartet. Gjennomgå hvordan det flyter, om alle relevante trinn er inkludert, og forsikre deg om at det nøyaktig representerer prosessen. Her er noen spørsmål du kan stille deg selv for å forsikre deg om at prosesskartet ditt har alt det trenger:

Kjører prosessen som den skal?

Hvis det er områder der ting ikke går jevnt, skal du gå tilbake til tegnebrettet for å rette opp i det.

Er noe overflødig?

Du må fjerne unødvendige handlinger for å sikre at prosessene dine er så effektive som mulig. Dette betyr å kutte deler av prosessen som ikke er nødvendige for suksessen.

Vil teammedlemmene følge prosessen?

Hvis prosessen ikke er lett å følge, eller hvis teammedlemmer av en eller annen grunn ikke kan følge den, må du kanskje revurdere strukturen.

Mangler det trinn?

Mens du ser på prosesskartet, skal du gå gjennom hvert trinn for å sikre at alt er på plass. Hvis noe mangler, er det på tide å legge det til. Etter å ha svart på disse spørsmålene, vil prosesskartet ditt være så nøyaktig og oppdatert som mulig.

Definer suksess

Før du deler det endelige prosesskartet med teamet ditt, må du definere suksess. Dette betyr å identifisere hva din prosess skal oppnå, hvordan du planlegger å oppnå det, og hvordan du vil måle suksessen. For å lage en klar og målbar definisjon av suksess kan du se på SMART-mål. SMART-målene hjelper team med å lage spesifikke, målbare og realistiske mål. Ved å bruke denne modellen kan du nøyaktig plotte hva prosessen din sikter mot. Du kan bruke den til å følge fremgangen underveis og se når prosessen har nådd sitt mål. Hvis prosessen ikke oppnår målet, kan du gjennomgå hva som gikk galt og rette opp ting for fremtiden.

Del prosesskartet med teamet ditt

Med målene på plass kan du nå dele det endelige prosesskartet med relevante interessenter. Dette kan være teammedlemmer, kunder, veiledere, leverandører, kunder eller alle som påvirkes av hvordan prosessen fungerer. Få alle relevante interessenter til å gjennomgå og legge til kommentarer, stille spørsmål og gi tilbakemelding direkte på prosesskartet. Når det gjelder å gjennomgå deres forslag, gjør et prosesskart det enklere for deg. Du trenger ikke å bytte mellom forskjellige plattformer eller snakke med alle individuelt. I stedet kan du enkelt få tilgang til prosesskartet online og se all tilbakemelding på ett sted. Etter å ha gjennomgått notatene deres, kan du gjøre eventuelle nødvendige endringer før du lanserer prosessen.

Oppdater, gjenta og forbedre

Prosesskart er ikke endelige. Endringer vil uunngåelig komme din vei, enten det er en ny forretningsstruktur eller at kundene dine fullstendig endrer hva de ønsker fra virksomheten din. Dine prosesser må tilpasse seg for å holde tritt med et skiftende miljø. Dette betyr å gjennomgå prosesskartet ditt for kontinuerlig forbedring og gjøre relevante endringer for å holde det oppdatert.