Organisasjonsendringskart

Hva er et organisasjonskart?

Et organisasjonskart skisserer hvordan bedriften din opererer. Det kan brukes til å vise strukturen i et selskap, relasjonene mellom avdelingene eller ledelsesstrukturen. Lag ditt eget kart med vår organisasjonskartmaker,eller les videre for å finne ut mer om de ulike typene og hvordan de kan brukes.

Hva bør et organisasjonskart inneholde?

Organisasjonskart blir også noen ganger kalt organisasjonsdiagrammer (eller organigrammer). Disse selskapsstrukturdiagrammene viser folks relasjoner i en organisasjon. De ligner på slektstrær eller familiediagrammer, men viser arbeidsforhold i stedet for familieforhold. I et organisasjonsdiagram representerer boksene de ansatte. Disse boksene inneholder ofte følgende informasjon:

• navn (og noen ganger bilder) • kontaktinformasjon • roller og stillingsbetegnelser • ansvar • profesjonelle relasjoner mellom individer

Linjer og piler kobler disse boksene sammen og viser hvor enkeltpersoner befinner seg i bedriftshierarkiet, og hvordan de forholder seg til hverandre.

Ulike typer organisasjonskart

Organisasjonskart kan ha ulike strukturer og formater. Her er noen av de vanligste.

Funksjonelt organisasjonskart ovenfra og ned.

Et funksjonelt organisasjonskart ovenfra og ned viser en hierarkisk struktur av virksomheten. Det starter med ett teammedlem på toppen av diagrammet (vanligvis administrerende direktør) med tråder ned til andre ansatte basert på deres roller i selskapet. For eksempel kan du under administrerende direktør finne salgssjefen, markedssjefen og produktsjefen. Under hver av disse avdelingslederne vil det rom regel finnes et team som rapporterer til dem. Dette formatet skaper oversikt for medarbeiderne. De vet hva deres rolle er, hvem de jobber med, og hvem de rapporterer til. Kartet viser også en tydelig vei til faglig vekst. En av hovedutfordringene med denne typen organisasjonskart er kommunikasjonssiloen. Når hver avdeling er ansvarlig for sitt eget arbeid, kan tverrfunksjonell kommunikasjon ofte lide. For å sikre at denne strukturen fungerer effektivt, må teamene kommunisere effektivt på tvers av virksomheten (det er der bruken av en samarbeidsplattform som Miro kan hjelpe).

Flatt organisasjonskart

Et flatt organisasjonskart (eller horisontalt organisasjonskart) viser få eller ingen ledelsesnivåer. Med denne typen organisasjonsstruktur fremmer selskapet selvledelse og beslutningstaking blant teammedlemmer. Dette organisasjonskartet oppmuntrer til mindre overformynderi fra ledelsen og mer involvering fra ansatte. Det kan være styrkende for ansatte, men det er en vanskelig struktur å skalere etter hvert som en virksomhet vokser. Flate organisasjonskart er vanligere for mindre bedrifter som ikke krever en tydelig kommandokjede. Det er ikke uvanlig at voksende virksomheter går fra et flatt organisasjonskart til et funksjonelt ovenfra og ned-diagram når de utvikler forskjellige avdelinger.

Divisjonsbasert organisasjonskart

Et divisjonsbasert organisasjonskart er en toppnivåversjon av en hierarkisk struktur som lar ulike områder av virksomheten kontrollere sine egne ressurser. Divisjoner kan deles på en rekke måter. Disse inkluderer markeder, produkter og til og med geografiske steder. Divisjonene kan fungere som sin egen minibedrift i selskapet. For eksempel kan de ha sine egne markedsførings-, IT- og HR-salgsteam. Denne tilnærmingen gir fleksibilitet til å svare på endringer i bransjen, oppmuntrer til autonomi og lar avdelingene tilby en tilpasset tilnærming til sine forbrukere. Disse strukturene brukes best av større organisasjoner med områder hvor man jobber uavhengig av hverandre. Som med det funksjonelle organisasjonskartet ovenfra og ned kan imidlertid divisjonsbaserte strukturer ofte være gjenstand for siloer. Tverrfunksjonell kommunikasjon kan være vanskelig, noe som kan føre til duplisering og overforbruk av ressurser.

Matrisebasert organisasjonskart

Et matrisebasert organisasjonskart er et rutenett som viser tverrfunksjonelle team. På grunn av denne tverrfunksjonaliteten jobber teammedlemmer med kolleger fra forskjellige avdelinger og rapporterer til flere ledere. Et matrisebasert organisasjonskart er en mer kompleks struktur enn et enkelt hierarkisk diagram, men det lar ledere enkelt velge folk fra forskjellige team til å jobbe med spesifikke prosjekter. Dette kan imidlertid også forårsake noen konflikter i forbindelse med kapasitet og hvem som er tilgjengelig for visse prosjekter.

Hvilken organisasjonsstruktur er best?

La oss først tydeliggjøre forskjellen mellom et organisasjonskart og en organisasjonsstruktur. Et organisasjonskart er basert på personer, mens en organisasjonsstruktur er basert på funksjoner. Organisasjonsstrukturer skisserer ansvar, ansvarlighet og autoritet for hver rolle i selskapet. I motsetning til organisasjonskart endres de ikke ofte. De er basert på virksomhetens generelle funksjon og visjon, så regelmessige endringer er sjeldne. Når det gjelder å finne den beste organisasjonsstrukturen for virksomheten din, er det to hovedtyper du bør vurdere: mekanisk eller organisk. Mekaniske strukturer er hierarkiske og ovenfra-ned (som det funksjonelle organisasjonskartet). Avdelinger med en mekanisk struktur vil vanligvis følge et tydelig regelsett, som inkluderer tydelige ansvarsoppgaver og handlingsfelt for de ansatte. Organisk struktur representerer et mer samarbeidende, fleksibelt system (som det flate organisasjonskartet). De har mer tverrfunksjonell funksjon, et bredere kontrollområde og mer desentralisering. Den beste organisasjonsstrukturen avhenger av hvordan du ønsker å jobbe som bedrift. Ønsker du fleksibilitet og mer autonomi for ansatte, vil en organisk struktur være best. Hvis du foretrekker klart definerte roller og ansvar innenfor et hierarki, er en mekanisk struktur det bedre valget.

Nyttigheten av organisasjonskartene

Her er noen situasjoner der det å lage et organisasjonskart kan være nyttig for virksomheten din.

Identifisere kommandokjeden

Angi tydelig hvor hvert teammedlem sitter i bedriftshierarkiet. Alle kan se sin plassering i strukturen og hvem de rapporterer til.

Skissere tverrfunksjonelle relasjoner

Avklare hvordan ulike avdelinger samarbeider for å effektivisere tverrfunksjonelt samarbeid.

Tildele ressurser

Ved å ha alt lagt opp på en visuell måte kan du effektivt allokere ressurser basert på teamstrukturer og kapasiteter.

Omstrukturere

Enten du omstrukturerer et prosjektteam eller en hel virksomhet, lar organisasjonskartet deg planlegge og kartlegge en helt ny forretningsstruktur.

Planlegging av vekst

Bruk et organisasjonskart til å planlegge nye ansettelser etter hvert som virksomheten vokser. Identifiser tydelig hvor du trenger nye ansatte, og hvilke roller de skal ha.

Hjelpe nyansatte

Organisasjonskart er nyttige i innføringsprosessen. Du kan gjøre nye medarbeidere kjent med bedriftsstrukturen, hvem deres kolleger er på tvers av ulike avdelinger, og hvem de skal rapportere til.

Hva er viktigheten av et organisasjonskart?

Det er mange grunner til at bedrifter bruker organisasjonskart. Å forstå bedriftens hierarki, finne forbedringsområder, tilby klarhet til ansatte og forbedre kommunikasjonen mellom avdelinger er bare noen få eksempler. La oss se på disse fordelene mer detaljert.

Forstå bedriftens hierarki

Å ha et solid grep om hierarkiet i virksomheten er fordelaktig for alle i selskapet. For ledelsen hjelper det å visualisere hvordan team jobber sammen, og hvor alle sitter i bedriftsstrukturen. For ansatte viser det hvem de må rapportere til, og hvordan de passer inn i helheten. Enkelt sagt hjelper et organisasjonskart bedrifter bedre å forstå hvordan de kan kommunisere effektivt, og hvordan de kan jobbe sammen for å nå bedriftens mål.

Finne forbedringsområder

Med et organisasjonskart kan du fremheve ineffektivitet i bedriftsstrukturen din og identifisere hvordan du kan gjøre forbedringer. Du kan identifisere hvordan teamet ditt jobber sammen, og hvor strukturen kan forbedres, og du vil kunne gjøre de nødvendige endringene basert på denne informasjonen.

Gi klarhet

Et organisasjonskart tydeliggjør alles rolle i selskapet eller prosjektet. Enten det er hierarkisk eller horisontalt, så vet alle hvordan de passer inn i helheten, hvem som er på laget deres og hvem de kan gå til for å få råd og veiledning.

Forbedre kommunikasjonen

Tilby en bedre kommunikasjonslinje mellom teammedlemmer ved å tydelig kartlegge formelle relasjoner. Dette er spesielt nyttig for tverrfunksjonelle team, der enkeltpersoner kanskje ikke vet nøyaktig hvem de skal kontakte. Med et organisasjonskart på plass er det tydelig hvem teammedlemmene kan kontakte i andre avdelinger.

Er det noen ulemper?

Selv om organisasjonskart gir klarhet og struktur til en virksomhet, er det noen utfordringer du kan møte gjennom hele prosessen.

Kartene kan fort bli utdaterte

Med nyansettelser, interne flyttinger og gjennomtrekk av medarbeidere er det uunngåelig at organisasjonskartet ditt endres over tid. Dette betyr at det hele tiden må holdes oppdatert, noe som kan være tidkrevende. Heldigvis bidrar Miro til at denne prosessen blir rask og enkel. Med våre online-diagrammer kan du oppdatere bedriftsinformasjonen din med noen få klikk, og endringene dine vil umiddelbart være synlige for resten av selskapet.

De fokuserer utelukkende på profesjonelle relasjoner

Organisasjonskart viser ikke hvordan individuelle teammedlemmer jobber sammen, eller om de har et godt arbeidsforhold. De viser heller ikke lederstil, og de kartlegger ikke alle kommunikasjonsmetodene. All denne informasjonen er viktig for suksessen til virksomheten din, så ta hensyn til dette når du oppretter organisasjonskartet.

De viser ikke alltid hele bildet

Organisasjonskart er en strømlinjeformet representasjon av bedriften din, noe som betyr at de bare kan gi en viss mengde detaljer. De kan derfor tegne et misvisende bilde av betydningen eller innflytelsen til mennesker i bedriften din. Hvis du trenger mer innsikt, kan du bruke en organigraf, som gir flere detaljer.

Hvordan lage et organisasjonskart

Ta en titt på denne trinnvise veiledningen for å lage et godt strukturert organisasjonskart over virksomheten din.

1. Definer omfanget

Start med å bekrefte hvorfor du oppretter kartet i utgangspunktet. Skal det være et internt dokument som ansatte kan bruke for å visualisere bedriftsstrukturen? Er det opp til ledelsen å identifisere forbedringsområder? Vil du vise det til investorer og andre interessenter for å vise hvordan du planlegger å utvide virksomheten? Du må vite formålet med organisasjonskartet ditt for å sikre at det inneholder riktig informasjon, og at det er strukturert på riktig måte.

2. Samle inn relevant informasjon

Etter å ha avklart formålet med organisasjonskartet ditt er det på tide å samle inn all informasjonen du trenger. Dette inkluderer å identifisere ansatte, deres rolle i selskapet og deres ansvar.

3. Velg formatet

Velg det organisasjonskartformatet som passer best for din bedriftsstruktur. Hvis du ønsker en hierarkisk struktur, kan det funksjonelle ovenfra-ned- eller divisjonskartet være et godt valg. For noe med mer fleksibilitet og med færre hierarkiske nivåer kan du vurdere det flate kartet.

4. Velg rett plattform

Å lage et organisasjonskart kan være en møysommelig prosess, spesielt hvis du har en kompleks selskapsstruktur. For å gjøre prosessen enklere å administrere skal du sørge for å bruke plattformer som tilbyr de riktige funksjonene og strukturen for virksomheten. Ta Miro som et eksempel. Vårt digitale arbeidsområde har funksjoner som lar team lage tilpassede organisasjonskart. Legg til din egen varemerkebygging, del tavla med medlemmer av teamet ditt og last opp dine egne filer og bilder.

5. Legg inn informasjonen

Med plattformen din på plass og all informasjon klar til bruk legger du til alle ansatte i kartet ditt. Ta med så mye eller så lite informasjon som du mener er nødvendig. For eksempel foretrekker noen team å legge til kontaktinformasjon og bilder av ansatte, mens andre bare bruker navn og stillingsbetegnelser. Velg det som fungerer best for deg og teamet ditt – det finnes ikke noe riktig eller galt, så lenge du har navnet og stillingstittelen deres.

6. Grupper teamene

Begynn å legge til struktur i kartet ditt ved å gruppere teamene. Nøyaktig hvordan du gjør dette, avhenger av strukturen du bruker. Se vår «Ulike typer organisasjonskart»-delen for å lære hvordan du organiserer teamene dine basert på det valgte organisasjonskartet.

7. Identifiser relasjoner og kommandokjeden

Når teamene er gruppert og du har en viss struktur i organisasjonskartet ditt, er det nyttig å identifisere relasjoner innen teamene. Det vil hjelpe alle til å gjøre seg kjent med hvem som er på laget deres, og hvordan alle forholder seg til hverandre i det generelle hierarkiet. Det er også en sjanse til å finne tverrfunksjonelle relasjoner på tvers av avdelinger, og laterale relasjoner mellom ledelsen.

8. Del kartet med teamet

Når kartet er ferdig, kan du dele det med teamet ditt eller eventuelle andre relevante interessenter. Hvis du ønsker å samle tilbakemeldinger på kartet, lar Miros arbeidsområde brukere legge til kommentarer og forslag direkte i arbeidsområdet ditt. På den måten kan du umiddelbart se tilbakemeldingene deres og gjøre nødvendige endringer i kartet.

9. Hold kartet oppdatert

Som nevnt er ikke selskapsstrukturer hugget i stein. Nye personer kommer til, nåværende ansatte bytter stilling, og noen slutter. For å holde organisasjonskartet ditt nyttig og relevant skal du sørge for å oppdatere det når endringer skjer. Hvis du bruker et online organisasjonskart, vil du enkelt kunne gjøre endringer virtuelt, og alle vil få tilgang til endringene dine i sanntid.

Eksempler på organisasjonskart

Ta en titt på noen organisasjonskarteksempler for å få litt inspirasjon til dine egne organisasjonskart.

Virksomhetsorganisasjonskart

Et virksomhetsorganisasjonskart skisserer bedriftens struktur. Det viser rapporteringsstrukturen din, hvordan ulike avdelinger forholder seg til hverandre, og hvordan bedriftsfunksjoner fungerer i virksomheten. Et virksomhetsorganisasjonskart brukes ofte av selskaper som enten ønsker å omstrukturere virksomheten eller få bedre grep om den eksisterende strukturen. Det er også spesielt nyttig for nye ansatte, siden det lar dem gjøre seg kjent med bedriften og se helheten.

Lag et virksomhetsorganisasjonskart →

Prosjektorganisasjonskart

Et prosjektorganisasjonskart strukturerer medarbeiderne i et kommende prosjekt. Det lar prosjektledere se hva hver persons rolle er, hierarkiet til alle i prosjektteamet og kommandokjeden. Dette kartet er også et flott verktøy for å identifisere hindringer – for eksempel potensielle ressurshull – ettersom det lar prosjektledere visualisere eventuelle problemer og gjøre de nødvendige forbedringene.

Lag et prosjektorganisasjonskart →

Organisasjonsendringskart

Et organisasjonsendringskart er litt annerledes enn et tradisjonelt organisasjonskart, men det er likevel et nyttig eksempel. Det gir deg en oversikt over de ulike aktivitetene du kan gjennomføre for å omorganisere virksomheten. Hvis du planlegger å omstrukturere virksomheten eller prosjektet, er dette kartet en fin måte å dekke alt på. Du kan visualisere scenarioer, kartlegge ulike interessenter og planlegge nøyaktig hvordan du forventer at det nye systemet vil fungere. Når kartet er ferdig, har du funnet den ideelle ruten for organisatoriske endringer.

Lag et organisasjonsendringskart →