Hva er et prosessdiagram?

Forklaring av prosessdiagrammer

Et prosessdiagram er en type diagram som visuelt forklarer en prosess eller arbeidsflyt. Ved å bruke standardiserte symboler og definisjoner, er det å lage et prosessdiagram en praktisk måte å visuelt beskrive de ulike trinnene og beslutningspunktene i enhver prosess. Prosessdiagrammer har vært populære innen ulike felt i mange år nå – fra ingeniørvirksomhet og utdanning til dataprogrammering og prosjektledelse. Prosessdiagrammer er nyttige for å kommunisere enkle og komplekse prosesser, så de er utrolig dynamiske og allsidige. Ved å se på et prosessdiagram skal en betrakter kunne få et overordnet bilde av en prosess. Normalt tegnes et prosessdiagram ved bruk av ulike symboler, der hvert symbol viser et forskjellig trinn innenfor en sekvens eller prosess. Det er vanligvis en rekke elementer som inkluderes i et prosessdiagram, inkludert handlinger, materialer, tjenester, inndata og utdata. Hvis du står overfor en beslutning som må tas og er usikker på prosessen og de ulike elementene som er nødvendige for å informere den beslutningen, kan bruk av et prosessdiagram forenkle prosessen betydelig.

Fordeler ved å lage et prosessdiagram

Å bruke et prosessdiagram for å visualisere prosesser kan være til nytte for bedriften din eller til og med din hverdag. Her er noen måter et prosessdiagram kan hjelpe deg og teamet ditt.

Visuell klarhet

Muligens den viktigste fordelen med å bruke et prosessdiagram er å kunne visualisere og forstå prosessene til en kompleks operasjon på en enkel måte. Mange bedrifter som jobber innen produksjon, logistikk og administrasjon bruker prosessdiagrammer for å nøyaktig planlegge viktige sekvenser. Du kan også bruke prosessdiagrammer for å hjelpe potensielle interessenter med å forstå enkelt de arbeidsflytene selskapet ditt vil benytte.

Forbedret kommunikasjon

Et nyttig sted å bruke et prosessdiagram er i møter der teamet ditt trenger å forstå og kommunisere viktige prosesser. Å forenkle en kompleks operasjon ved å bruke prosessdiagramsymboler og definisjoner er en effektiv måte å klart formidle informasjon som ellers kunne være utfordrende å snakke om.

Riktig dokumentasjon

Å bruke et prosessdiagram for å planlegge prosesser innenfor en bedrift er en god måte å dokumentere hva som må gjøres. Det er også en utmerket måte å forstå selskapets fremskritt i å fullføre en oppgave. Bruk av digitale prosessdiagrammer er en flott måte å inkorporere papirløs dokumentasjon i arbeidsflyten din.

Når bør prosessdiagrammer brukes?

Prosessdiagrammer brukes i forskjellige sammenhenger og bransjer. Det spiller egentlig ingen rolle i hvilken sektor du eller bedriften din opererer i - et prosessdiagram kan brukes til å forstå prosesser og operasjoner enkelt.

Her er noen eksempler fra virkeligheten der prosessdiagrammer kan brukes effektivt:

Når du designer og planlegger en prosess

Å lage en ny prosess krever at du dokumenterer trinnene og sekvensielle hendelser i prosessen. Bruk av et prosessdiagram hjelper til med å dokumentere denne prosessen og forbedrer forståelsen av prosessen som helhet.

For å studere en prosess for bedre forståelse

Hundrevis av prosessdiagrameksempler online har blitt brukt av bedrifter for å fullføre og forstå komplekse prosesser. Du kan studere disse prosessdiagrammene for å bedre forstå hvordan selskapet ditt bør sekvensere handlinger og hendelser for å nå et sluttprodukt eller mål.

For å kommunisere en prosess

I mange bedrifter over hele verden kan det å sende detaljerte prosessdiagrammer helt erstatte lange og tidkrevende møter. Prosessdiagrammer er enkle å forstå og gir en visuell dokumentasjon av en prosess. De er ekstremt effektive kommunikasjonsverktøy.

Prosessdiagramsymboler

Standardformer og symboler brukes i de fleste prosessdiagramutkastene. Hvert symbol representerer et annet element eller trinn innenfor en sekvens eller prosess. Bruk følgende prosessdiagramformer for å lage en effektiv prosess.

Oval

En oval i et prosessdiagram representerer terminalen. Dette indikerer start og stopp innenfor en sekvens.

Parallellogram

Parallellogrammet indikerer en inndata eller utdata.

Rektangel

Rektangler indikerer handlinger.

Diamanter

Diamanter indikerer beslutninger som må tas. Disse resulterer vanligvis i to alternative veier basert på beslutningen som er tatt.

Prosesslinjer

Prosesslinjer og piler representerer retningene tatt i sekvensen.

Typer av prosessdiagrammer

Før du oppretter et prosessdiagram, må du bestemme hvilken type prosessdiagram som er best for prosessen du vil illustrere. Det finnes hundrevis av forskjellige prosessdiagramtyper, hver med sine unike bruksområder og resultater. Nedenfor er fire av de mest vanlige og nyttige prosessdiagrammene.

Prosessflytskjema

Et prosessdiagram er den mest grunnleggende av alle prosessdiagramtypene. De brukes ofte til å kartlegge nye prosjekter og operasjoner. Ingeniører og programvareutviklere bruker ofte prosessdiagrammer for å kartlegge fremgang og forstå trinnene de må ta for å fullføre et prosjekt.

Swimlane-prosessdiagram

Swimlane-prosessdiagrammet fikk sitt navn fordi det visuelt representerer en prosess uten egentlig start eller slutt. I stedet er prosessene og handlingene til personer som faller inn i en Swimlane-diagram de som går i runder og fullføres mer enn en gang. Ved å bruke en Swimlane-diagram-mal kan du kartlegge en prosess som må gjentas og forhindre at en sekvens blir rotete.

Dataprosessdiagram

Dataprosessdiagrammer brukes for å lukke kommunikasjonskløften mellom utviklere og brukere av et program eller en programvare. Denne prosessdiagramtypen er spesialisert fordi den inneholder en betydelig mengde informasjon og relativt få prosessdiagramsymboler. Miros mal for dataprosessdiagram gjør det enkelt å vise trinnene eller aktørene i ethvert system, uansett hvor komplekst.

Arbeidsprosessdiagram

Når du bruker et arbeidsprosessdiagram, er målet å kartlegge en effektiv sekvens av hendelser eller prosesser som vil resultere i en konsekvent og kvalitetsmessig utgang. Arbeidsprosessdiagrammer brukes ofte til å kartlegge en standardisert rekke prosedyrer med et forutsigbart resultat.

Hvordan lage et prosessdiagram

Nå som du forstår hvor og når du skal bruke prosessdiagrammer og hvorfor de er viktige visuelle verktøy, er det på tide å lære hvordan du lager en. Miros prosessdiagramverktøy er et fantastisk verktøy for å bygge og planlegge omfattende prosessdiagrammer med teamet ditt. Ved hjelp av verktøyet følger du denne trinnvise veiledningen:

1. Forstå formålet med prosessdiagrammet ditt

Før du begynner å lage prosessdiagrammet ditt, må du forstå hvorfor du lager et prosessdiagram i utgangspunktet. Skriv ned målene og resultatene du vil at prosessdiagrammet ditt skal vise, og identifiser prosessene du vil at diagrammet skal forklare. Vær oppmerksom på å prøve å oppnå for mange mål i ett prosessdiagram. Det er best å holde prosessdiagrammet så enkelt som mulig for å gjøre dem lett forståelige. Hvis du finner ut at du prøver å oppnå for mye i ett diagram, bør du vurdere å lage flere prosessdiagrammer for hver prosess eller gruppe informasjon.

2. Bruk en prosessdiagrammal

Å bruke en grunnleggende prosessdiagrammal kan hjelpe deg med å forstå hvordan du skal plotte prosessene dine og gi deg et solid utgangspunkt før du begynner å legge til symbolene dine. Å starte med en mal sparer deg tid og kommer med standardiserte prosessdiagramsymboler.

Hvis du trenger noe mer komplekst, har Miro et stort utvalg av prosessdiagrammaler du og teamet ditt kan bruke.

3. Legg til prosessdiagramformer

Ta en annen titt på prosessdiagramsymbolene og formene som ble drøftet ovenfor, og begynn å bygge din visuelle prosess. Identifiser de forskjellige komponentene innenfor sekvensen din og legg til de passende formene for å lage en god arbeidsflyt.

4. Koble figurer med linjer og piler

Neste trinn er å legge til de tilknyttede linjene og pilene for å sekvensere de valgte hendelsene og symbolene.

5. Samarbeid om prosessdiagrammet ditt

Hvis prosessdiagrammet ditt viser en prosess som påvirker andre, del prosessdiagrammet med de relevante personene. Å invitere teamet ditt til å samarbeide med deg om prosessdiagrammet ditt sikrer at alle er på samme side. Med Miro kan teammedlemmer gi tilbakemelding og komme med forslag med kommentarer og notater, alt innenfor ett virtuelt rom. Dette kontekstuelle samarbeidet er det som vil hjelpe teamet ditt med å fullføre et nyttig, tydelig prosessdiagram som er til hjelp for alle.

6. Hold prosessdiagrammet ditt oppdatert

Systemer og prosesser endres stadig, så prosessdiagrammer som viser disse prosessene må også endres. Hold prosessdiagrammet ditt oppdatert ved jevnlig å gå tilbake til det og gjøre nødvendige endringer. Å ha et online prosessdiagram i Miro gjør det enkelt å oppdatere og forbedre prosessdiagrammet ditt og spore disse endringene.

Tre eksempler på prosessdiagram

Før du hopper inn i Miros online prosessdiagram- verktøy, vurder disse prosessdiagrameksemplene som en referanse. Følgende er eksempler på allsidigheten og nyttigheten til et prosessdiagram.

Nettstedsprosessdiagram

Å bygge en nettside er mye mer komplekst og komplisert enn mange tror. Bygge navigasjonsmenyer, organisere innhold og tilpasse en nettsides utseende er noen viktige trinn som trengs for å lage en nettside som folk vil besøke. Denne nettstedsprosessdiagrammalen gir en robust prosessdiagram for å skape en flott brukerfokusert online opplevelse.

Beslutningstre

Uansett hvilken bransje du er i, er det mange forskjellige resultater bedriften din kunne møte basert på beslutningene dine. Sommerfugleffekten av beslutningene dine betyr at du må tenke på alle mulige utfall og resultatet de kan ha for bedriften din. Denne prosessdiagrammalen for beslutningstre vil vise deg hvordan du kartlegger forskjellige beslutninger og deres utfall slik at du kan velge den beste mulige veien.

Kryssfunksjonelt prosessdiagram

De fleste prosessdiagrammer er tverrfunksjonelle fordi de tar hensyn til forskjellige mulige utfall. Swim lane-diagrammer er spesielt tverrfunksjonelle fordi de hjelper til med å visualisere forretningsbidrag og ende-til-ende-prosjektforhold. Denne kryssfunksjonelle prosessdiagrammalen vil hjelpe deg med å forstå elementene og forholdene mellom de forskjellige fasene av et prosjekt.

Tips å vurdere når du lager et prosessdiagram

Du er godt på vei til å opprette et prosessdiagramutkast. Alt som gjenstår er å gå gjennom noen tips og beste praksis for å bygge det perfekte prosessdiagrammet.

Hold prosessdiagrammet på en side

En viktig egenskap ved prosessdiagrammer er at de må være lett lesbare og forståelige. Du vil ikke bla gjennom sider for å se hele prosessen. Å holde det på én side gjør det enkelt og forenkler visualiseringen.

Bruk sammenhengende symboler, figurer og farger

Å være konsekvent med symbolene og formene i prosessdiagrammet ditt vil hjelpe med å holde hele prosessen i orden og enkel å forstå. Hver symbol må representere et annet element innenfor prosessen. Hvis du bruker forskjellige symboler, vil det være vanskelig å lese og forstå fremgangen i prosessen. Konsistens er nøkkelen når du lager en forståelig visuell prosess.

Forstå formålet med prosessdiagrammet ditt før du lager det

Som forklart ovenfor, er dette et essensielt skritt i å lage prosessdiagrammet ditt. Prosessdiagrammer er best egnet for å representere en spesifikk prosess. Dette hjelper med å holde diagrammet fokusert.

La dataen flyte fra venstre mot høyre

Prosessdiagrammer bør flyte i samme retning som vi leser og skriver. Dette vil hjelpe med å holde strukturen på prosessdiagrammet enkel og lett å forstå.

Få alle med

Det er sannsynlig at prosessdiagrammet du har laget, vil påvirke andre mennesker i teamet ditt, spesielt hvis det er et forretningsprosessdiagram. I stedet for å lage flere prosessdiagrammer for det samme systemet involver personene i teamet ditt som er en del av prosessen. Med Miro kan du enkelt dele prosessdiagrammet ditt med samarbeidspartnere hvor som helst via Slack, e-post eller privat lenke.

Gjør relevante endringer etter behov

Det er ingen vits i å ha et prosessdiagram som er utdatert og unøyaktig. Faktisk kan dette føre til forvirring og unøyaktigheter, som igjen kan føre til alvorlige problemer for teamet ditt. Når systemet eller prosessen endrer seg, sørg for å holde prosessdiagrammet ditt oppdatert med de nyeste trinnene og informasjonen. Hvis teamet ditt bruker dokumentasjonen av prosessdiagrammet ditt jevnlig, vil det være lettere å holde den oppdatert. Alternativt kan du planlegge møter der du kan vurdere alle teamets prosessdiagrammer og gjøre nødvendige endringer.