Arbeidsprosessdiagrammer

Hva er et arbeidsprosessdiagram?

Arbeidsprosessdiagrammer er nyttige visuelle verktøy som bedrifter bruker til å forenkle og kartlegge arbeidsprosessene. De ligner på prosessdiagrammer ved at de er avhengige av visuelle stimuli for å forbedre forståelsen av en prosess som virksomheten finner avgjørende. Fordi mennesker primært lærer visuelt, skaper det en bedre forståelse å kunne se diagrammet eller sekvensen i en prosess. Et arbeidsprosessdiagram viser trinnene i en prosess og deler opp komplekse operasjoner i mer fordøyelige deler. De er nyttige for virksomheter og ledere som ønsker å forstå de ulike aktørene i en forretningsprosess, og trinnene folk må følge for å fullføre en prosess.

Vanlige symboler i et arbeidsprosessdiagram

Det er vanlige, standardiserte symboler som oftest brukes i arbeidsprosessdiagrammer, akkurat som i prosessoversikter. Det er nyttig å forstå symbolene som brukes i arbeidsprosessdiagrammer, slik at du kan bruke dem konsekvent. På den måten kan du enkelt lese andre diagrammer laget av teammedlemmene dine. Her er noen vanlige symboler som brukes:

Ovaler

Ovaler representerer start- og sluttpunktene for en bestemt arbeidsprosess.

Rektangler

Rektangelsymbolet gir vanligvis instruksjonene i sekvensen.

Diamanter

Diamanter representerer beslutningene som må tas i en prosess. Disse beslutningen vil vanligvis bli delt inn i to grener / alternative forløp.

Sirkler

Sirkler er mindre vanlige, da ikke alle arbeidsprosessdiagrammer inkluderer dem. Imidlertid brukes de konsekvent for å representere et hopp i handlinger eller indikere trinn du må omgå.

Piler og linjer

Piler og linjer indikerer retningen sekvensen beveger seg innenfor. Alle symbolene og formene nevnt ovenfor er avhengige av piler og koblinger i diagrammet.

Hvorfor er arbeidsprosessdiagrammer viktige?

Arbeidsprosessdiagrammer er blitt stadig mer populære i den profesjonelle verden og har blitt implementert i ulike bransjer for å hjelpe med å dokumentere og avklare prosesser. Så hvordan kan et arbeidsprosessdiagram hjelpe deg og teamet ditt? Her er noen fordeler med å lage og implementere arbeidsprosessdiagram:

Få en visuell oversikt over en prosess

De fleste mennesker lærer best visuelt, spesielt når de arbeider med abstrakte og komplekse emner som ikke er lett å definere i ord. Det fine med et arbeidsprosessdiagram ligger i at det er enkelt. Kartlegging av en hel prosess på en enkelt side ved hjelp av figurer, farger og symboler gjør det mye enklere å forstå kompliserte operasjoner og prosesser.

Forbedret effektivitet

Arbeidsprosessdiagrammer sikrer at alle i teamet forstår trinnene de må følge innenfor sekvensen. Dette hjelper alle til å forstå rollene de trenger å spille, og viktigheten av rollene deres i gjennomføringen av en operasjon. Denne typen forståelse av «helhetsbildet» forbedrer effektiviteten og hjelper teammedlemmer med å fullføre prosesser raskere.

Forbedre kommunikasjonen

Et av de mest nyttige stedene å bruke et arbeidsprosessdiagram er i prosjekter der viktige prosesser må forstås og kommuniseres. Arbeidsprosessdiagrammer blir en del av dokumentasjonen som sikrer åpenhet og kommunikasjon i et team. Å forenkle en kompleks operasjon med symboler, figurer og definisjoner er også en effektiv måte å kommunisere noe som ellers ville vært utfordrende å diskutere verbalt.

Se hvem som har ansvaret for hva

Et diagram hjelper deg med å visualisere arbeidsprosessen i en visning ovenfra og ned. Etter å ha analysert et arbeidsprosessdiagram vil alle vite hvem som spiller hvilken rolle. Dette fremmer ansvarlighet og en forståelse av hvordan hvert teammedlem passer inn i helheten.

Identifiser flaskehalser og måter å forbedre en forretningsprosess på

Akkurat som et arbeidsprosessdiagram kan brukes til å spore fremgang, kan det også brukes til å forstå hvor fremdriften stopper opp. Å visualisere sekvensen av trinn og aktørene som presser prosessen videre, hjelper også til å identifisere på hvilket trinn i sekvensen prosessen bremser eller stopper helt opp. Dette gir mulighet til prosessforbedring,noe som kan øke produktiviteten og effektiviteten til bedriften.

Når du skal bruke et arbeidsprosessdiagram

Arbeidsprosessdiagrammer er allsidige verktøy som kan bringe klarhet i enhver bedrifts arbeidsprosess. For å gi deg en ide om nytteverdien kommer her noen eksempler på bransjer der arbeidsprosessdiagrammene er spesielt nyttige.

Produktutvikling

I mange programvareutviklingsprosesser er det flere utviklere og teammedlemmer fra forskjellige deler av verden som jobber sammen. Implementere ett enkelt arbeidsprosessdiagram, som det som vises på denne malen, kan sikre at alle kjenner sine roller og ansvar, og hvem de rapporterer til. Det kan også gjøre det enklere å se fremgangen i programvareutviklingen.

E-handel

I e-handelens verden kan et arbeidsprosessdiagram representere en kunde som ser seg rundt i en nettbutikk. Det kan være til hjelp for UX-designere, som bedre kan forstå hvordan de kan lede kunder gjennom trinnene de må følge for å kjøpe et produkt eller leie en tjeneste.

Produksjon

Arbeidsprosessdiagrammer ble opprinnelig brukt i produksjonsindustrien. De viser sekvensen av trinn som produksjonsteam må følge for å lage konsekvente produkter av høy kvalitet. Kartlegging av prosesser og sekvenser ved hjelp av et arbeidsprosessdiagram bidrar til bedre kvalitetssikring.

Medisin

Medisinske prosedyrer kan ofte enkelt kartlegges i henhold til en lineær sekvens av trinn. Arbeidsprosessdiagrammer kan være nyttige for å sette opp en standardprosess som helsepersonell kan følge når de utfører en operasjon.

Ulike typer arbeidsprosessdiagrammer

Arbeidsprosessdiagrammer kan være veldig forskjellige. De mange diagrammene har ulike funksjoner og egner seg best i ulike sammenhenger. Hver har sin egen forklaring, med spesifikke bruksområder og symboler. Her er noen av de mest populære typene:

Prosessdiagram

Et prosessdiagram består av forskjellige figurer og symboler, som hver viser et annet trinn i en sekvens eller prosess. Disse formene representerer forskjellige elementer i en arbeidsprosess, for eksempel handlinger, materialer, tjenester, inn- og utdata Å bruke et skjema til å skildre en arbeidsprosess kan bidra til å visualisere hvordan oppgavene vil flyte mellom ressursene. Denne grafiske oversikten over en forretningsprosess eller et system kan legges til grunn for beslutninger og identifisere flaskehalser.

Svømmebanediagram

Navnet svømmebanediagram er treffende, siden det visuelt etterligner de forskjellige banene i et svømmebasseng. Hver bane har sine egne prosesser og teammedlemmer, og diagrammet viser tydelig hvordan forskjellige lagmedlemmers handlinger påvirker andre i forskjellige baner. Svømmebanediagrammer er spesielt nyttige for store organisasjoner som har forskjellige avdelinger og team som er avhengige av hverandre. Å se hvordan alle jobber sammen, men også uavhengig, kan gi klarhet i en kompleks prosess. På denne måten fungerer arbeidsprosessdiagrammene som en kilde til sannhet som alle i en organisasjon kan referere til.

Blokkdiagrammer

Et blokkdiagram er en type arbeidsprosessdiagram som hovedsakelig gjelder systemer, i motsetning til komplekse prosesser eller forretningsdrift. Når du lager et blokkdiagram, representerer hver blokk en del av et system. Dette systemet kan være mekanisk eller teknisk, og hver del kobles til den neste i rekken. Hver blokk er avgjørende for driften av et system, og som andre arbeidsprosessdiagrammer hjelper et blokkdiagram med å visualisere hvordan et slikt system fungerer.

Forretningsprosessnotasjon (BPMN)

Diagrammet Forretningsprosessnotasjon eller BPMN (The Business Process Modeling Notation) er et eksempel på diagram som hovedsakelig brukes av ledere og forretningsanalytikere. De bruker dette diagrammet til å visualisere forretningsprosesser, for eksempel lønnshåndtering eller rekruttering. Diagrammet er analysert og optimalisert for å forbedre effektiviteten innenfor de essensielle prosessene i en bedrift.

SIPOC-diagram

Navnet SIPOC-diagram representerer det første virkelige avviket fra hvordan et standard arbeidsprosessdiagram ser ut. I stedet for visuelt å representere en sekvens av trinn og hendelser i et program bruker SIPOC-diagrammet et tabellignende format til å oppsummere det som tilføres og genereres gjennom en prosess. Det kan bidra til å gi en større grad av åpenhet og forståelse i en prosess.

UML-aktivitetsdiagram

Et UML-aktivitetsdiagram gir deg et fugleperspektiv eller «helhetsbilde» av alt som skjer i bedriften eller organisasjonen. Denne typen prosessdiagram ser på de bestanddelene av en hel forretningsprosess i stedet for mindre funksjonelle prosesser. Ved å bruke UML-aktivitetsdiagramverktøyetvil du kunne planlegge og optimalisere bedriftsprosessene ovenfra og ned. Når du lager et slikt diagram, kan du enkelt forstå de forskjellige delene og rollene som får hjulene til å gå rundt.

Hvordan lage et prosessdiagram

Klar til å lage ditt eget prosessdiagram? Her er en trinnvis veiledning til å lage et omfattende arbeidsprosessdiagram:

1. Velg en prosess

Før du oppretter arbeidsprosessdiagrammet, må du spesifisere en prosess som diagrammet skal dokumentere. Det er nyttig å visualisere én prosess per diagram, slik at diagrammet ditt ikke blir for komplisert og vanskelig å lese.

2. Definer start- og sluttpunkt

Som med mange komplekse prosesser hjelper det å etablere omrisset av prosjektet før du legger til detaljene. Å definere det første og siste trinnet i arbeidsprosessen gir deg en følelse av retning og vil holde deg på sporet.

3. Samle informasjon

De fleste arbeidsprosessdiagrammer inneholder mange bevegelige deler, med forskjellige personer som spiller forskjellige roller. Sørg for at du har samlet all nødvendig informasjon rundt prosessen, inkludert inndata, utdata og involverte personer. Det er viktig at du snakker med alle personene som er inkludert i diagrammet for å forstå deres ansvar i forhold til helheten. Dette vil bidra til å skape ansvarlighet og sørge for at alle er enige.

4. Design arbeidsprosessen

Nå er du klar til å sette sammen de enestående trinnene og koblingene mellom start- og sluttpunktene. Sørg for at du har gjort deg kjent med symbolene og formene for arbeidsprosessdiagrammet for å lage et kortfattet og tydelig diagram som alle i teamet ditt kan forstå. For hvert trinn oppretter du det relevante symbolet og kobler det til forrige form.