Hva er et dataprosessdiagram?

Å definere dataprosessdiagrammer

Et dataprosessdiagram kartlegger sekvensen av informasjon, aktører og trinn i en prosess eller et system. Det bruker en rekke definerte symboler som hver representerer de forskjellige trinnene og personene som er nødvendige for at en prosess skal gjennomføres korrekt.

Diagrammet kan være så enkelt eller så komplekst som systemet det representerer, men den enkleste måten å lage en på er med et verktøy for dataprosessdiagrammer. Dataprosessdiagrammer brukes mest visuelt for å representere dataprosessen i et forretningssystem. Som vist i eksemplet på dataprosessdiagram nedenfor, illustrerer disse diagrammene hvordan data behandles innen et system ved hjelp av en rekke innganger og utganger.

Som navnet antyder, fokuserer et dataprosessdiagram på data og informasjon. Dette skiller det fra et arbeidsprosessdiagram eller på nivå 2, som kan fokusere på hvilken som helst annen prosess eller system innenfor et selskap. Et essensielt tips for å identifisere forskjellen mellom et flytskjema og et dataprosessdiagram er å se på hvordan pilene brukes. Pilene i et flytskjema representerer hendelsesrekkefølgen, mens pilene i et dataprosessdiagram representerer dataprosessen. Et dataprosessdiagram hjelper bedrifter og gründere med å forstå hvor data kommer fra, hvordan det behandles innen et system, og hvor det går etter behandling.

Fordeler med dataprosessdiagrammer

Et dataprosessdiagram skildrer grafisk funksjoner og prosesser innen et system, noe som igjen hjelper med å fange, lagre og manipulere informasjonen. Denne visuelle representasjonen er et flott kommunikasjonsverktøy som kan sendes frem og tilbake mellom brukeren og systemutvikleren. Her er noen fordeler med dataprosessdiagrammer mer detaljert:

Setter grenser

Implementering av et dataprosessdiagram hjelper til med å beskrive og avgrense grensene for et system. Uten et dataprosessdiagram kan et selskap slite med å forstå hvor et system starter og slutter. Ved å sette spesifikke grenser er det en tydelig definert avgrensning på plass.

Forbedrer kommunikasjonen

Et dataprosessdiagram kan bidra til å fremme grafisk kommunikasjon mellom systemdesignere og brukere. Dette kan hjelpe ingeniører og utviklere med å forstå brukerens behov og ønsker.

Effektiv visualiseringsverktøy

Å representere en kompleks datastruktur med et enkelt dataprosessdiagram gjør diagrammet lettere å tolke. Dataprosessdiagrammer hjelper team med å visualisere data og trinn involvert i programvaresystemprosesser. Visualisering er avgjørende for å forklare prosesser tydelig og gjøre dem mer minneverdige.

Representerer logikk

Dataprosessdiagrammer støtter logikken bak dataprosessen innen et system. Uten denne logiske grunnlaget og forståelsen kan ikke-tekniske personer involvert i et prosjekt forstå hvordan inndata blir til utdata.

Symboler for dataprosessdiagrammer

Det er en rekke standardiserte symboler som brukes til å illustrere komponentene i et dataprosessdiagram. Å bruke disse konsistente notasjonene gjør det lettere for alle på teamet ditt å lese og forstå diagrammet ditt.

Ekstern enhet

Eksterne enheter er aktører, kilder, sluk eller terminaler. Dette er komponentene som eksisterer utenfor systemet som sender eller mottar data til og fra systemet. Generelt sett er de eksterne enhetene kildene og destinasjonene for systeminngangene og -utgangene.

Prosess

Komponenten prosess er det som transformerer inngående data til en brukbar utgang av data.

Datalagring

Komponenten for datalagring er det som lagrer data i systemet. Generelt sett representeres disse komponentene som filer.

Dataprosess

Dataprosesskomponenter er rørene gjennom hvilke data overføres i systemet. I en diagram er disse komponentene generelt representert som piler og koblinger.

Dataprosessdiagrammer og UML

Før vi ser på typene dataprosessdiagrammer, la oss se på hvordan disse diagrammene passer inn i verden av Unified Modeling Language (UML). UML-diagrammer og dataprosessdiagrammer ser ut til å være lignende, men det er noen viktige forskjeller. UML er et modelleringsspråk som brukes innen objektorientert programvareutvikling. For eksempel bruker programvareutviklere UML for å gi en mer detaljert oversikt over en prosess og forklare hvordan programvareteknikk utføres. Det finnes 14 offisielle typer UML-diagrammer. På den annen side viser dataprosessdiagrammer hvordan data flyter gjennom et system. De kan ligne UML-diagrammer, men de er ikke ment å representere detaljer om programvarelogikk. Når du bruker UML, kan et aktivitetsdiagram være mer nyttig enn et dataprosessdiagram. Dette skyldes at et dataprosessdiagram er en grafisk representasjon av hvordan data flyter gjennom et system. I denne malen for UML-aktivitetsdiagram, er sekvensen av aktiviteter representert på en lignende måte som data flyter gjennom et system.

Nivåer for dataprosessdiagram

Dataprosessdiagrammer er lagdelte. Hver lag av diagrammet blir dypere og mer intrikat etter hvert som det fokuserer på en bestemt del av systemet eller data. Nivåene i et dataprosessdiagram er vanligvis representert fra nivå 0 til nivå 2, og noen ekstra intrikate systemer kan kreve at diagrammet går så dypt som nivå 3. Hvor detaljert du ønsker å undersøke vil avgjøre hvor dypt diagrammet må gå.

Dataprosessdiagram, nivå 0

Nivå 0 er vanligvis kontekstnivået for et dataprosessdiagram. Det er uspesifikt og fokuserer ikke generelt på en bestemt del av systemet. I stedet vil et enkelt dataprosessdiagram på nivå 0 gi en grunnleggende oversikt over systemet, plassere det i sammenheng og vise en enkelt, overordnet prosess.

Dataprosessdiagram, nivå 1

Nivå 1 av diagrammet er der ting blir mer detaljerte, og kartet blir langt mer fokusert. Nivå 1 fremhever hovedfunksjonene innen prosessen eller systemet. Nivå 1 av et dataprosessdiagram er der spesifikke deler av nivå 0-oversikten begynner å bli brutt ned og forklart.

Dataprosessdiagram, nivå 2

Nivå 2 går bare et skritt dypere idet det begynner å kartlegge og analysere spesifikke deler av nivå 1-diagrammet. Jo dypere nivåene går, jo mer tekstbasert blir diagrammet. Dette er grunnen til at mange systemdesignere foretrekker ikke å gå dypere enn nivå 2. Imidlertid, for noen komplekse og kompliserte systemer, kan det være nødvendig å gå enda et eller to nivåer dypere.

Typer dataprosessdiagrammer

Dataprosessdiagrammer er delt inn i to kategorier basert på flyten som skal visualiseres. Et dataprosessdiagram kan enten være et logisk dataprosessdiagram eller et fysisk dataprosessdiagram. Hver type diagramdelsett har sin hensikt og fordeler.

Logisk dataprosessdiagram

Logiske dataprosessdiagrammer fokuserer mer på aktivitetene og prosessene til en bedrift. De beskriver "hva" og presenterer dette metriske i en grafisk representasjon. Logiske dataprosessdiagrammer skildrer hva bedriften gjør, hva den tilbyr, og hva den søker å oppnå. De beskriver forretningshendelsene og informasjonen eller dataene som kreves for at disse hendelsene skal finne sted. Bruk av et logisk dataprosessdiagram er gunstig, da det kartlegger flyten av forretningshandlinger. Det hjelper deg med å forstå hvilke funksjoner bedriften din har eller kanskje ønsker å legge til.

Fysisk dataprosessdiagram

Et fysisk dataprosessdiagram skildrer grafisk implementeringen av forretningssystemer. Det representerer "hvordan" i motsetning til "hva". Det forteller deg hvordan data beveger seg gjennom systemet og hvordan systemet fungerer. Denne typen dataprosessdiagram inkluderer ting som filene, programvaren og maskinvaren til et system. Fysiske og logiske dataprosessdiagrammer gir forskjellige perspektiver av den samme dataprosessen. De kan brukes sammen for å skape en helhetlig forståelse av en hel prosess.

Når du skal bruke et dataprosessdiagram

Dataprosessdiagrammer ble opprinnelig brukt for å vise dataprosessen i et datamaskinsystem. I dag blir de brukt i ulike stadier av idéutvikling og design i forskjellige bransjer. De er spesielt nyttige for selskaper som er sterkt avhengige av data og informasjon. Følgende er eksempler på hvor dataprosessdiagrammer blir brukt:

Programvareteknikk

Programvareutviklere bruker dataprosessdiagrammer for å designe programvaregrunnlag og arkitektur før de går videre til kodestadiet av programvareutvikling. Disse diagrammene hjelper også som et pågående verktøy for systemanalyse for å måle fremgang og implementere forbedringer i et system.

Forretningsledelse

Ledelsen må fullt ut forstå prosessene som gjør selskapet vellykket. Et dataprosessdiagram er et nyttig verktøy for å designe mer smidige prosesser og generelt forbedre selskapets prosesser. Det kan brukes til å strømlinjeforme de daglige systemene og arbeidsprosessen til en bedrift.

Databaseutvikling

I dagens digitale tidsalder har nesten alle bedrifter en onlinekomponent som er avhengig av en kompleks databasestruktur for å lagre brukerinformasjon. Dataprosessdiagrammer hjelper til med å kartlegge og plotte bevegelsen og lagringen av data innenfor disse online databasene. I en verden der cybersikkerhet og databeskyttelse er viktig, skaper dataprosessdiagrammer en klar vei for utviklere og bedrifter å følge.

Hvordan lage et dataprosessdiagram

Nå som du forstår hva et dataprosessdiagram er og hvor disse diagrammene blir implementert, er det på tide å designe en selv. Her er en nyttig trinn-for-trinn-guide for å lage et omfattende dataprosessdiagram ved hjelp av Miro sin Dataprosessdiagrammal.

Trinn 1

Begynn med å sortere ut innganger og utganger. Hver prosess du ønsker å kartlegge, bør ha minst én inngang og én utgang. Dette vil sikre at dataprosessdiagrammet ditt er komplett og ikke har løse ender.

Trinn 2

Start diagrammet på nivå 0 slik at du kan forstå systemet i kontekst. Denne oversikten er nyttig og vil la deg vite om du trenger å gå mer i detalj på de dypere nivåene av systemet.

Trinn 3

Gå inn på nivå 1. Dette er hvor du vil legge kjøtt på beinene i strukturen. Under nivå 1-skildringen vil du ønske å begynne å legge til flere prosesser og trinn til strukturen din mens du begynner å fokusere mer på bestemte systemer innenfor virksomheten. Husk å implementere de standardiserte symbolene og formene for dataprosessdiagram som ble nevnt tidligere.

Trinn 4

Gjenta trinn 3 og gå dypere hver gang du vil fokusere på et bestemt system eller prosess. Det er ingen begrensning på antall nivåer du kan legge til. Men husk at du vil at diagrammet skal være lett forståelig. Del diagrammet med teammedlemmene dine og inviter dem til å gi tilbakemeldinger, stille spørsmål og komme med forslag. Miro gjør det enkelt å samarbeide med teamet ditt på et delt lerret og samarbeide i sanntid.