워크플로우 템플릿
워크플로우 템플릿은 협력을 쉽게 만들어 줍니다. 프로젝트의 상태를 파악하고 팀의 진행 상황을 바로 확인할 수 있도록 도와줍니다. 이는 원격이나 하이브리드 업무를 하는 팀을 위한 최적의 도구입니다.
워크플로우 템플릿 소개
디지털 사회에서는 협력에 대한 필요성이 높아집니다. 고도의 협력을 실현하여 온라인 환경에서도 좋은 결과를 창출하게 됩니다. 워크플로우 프로세스 템플릿을 작성할 때는 아무 제약 없이 프로세스를 관리하고 빠르게 반복하는 간결한 방법을 생각하는 것이 필요합니다. 그리하여 많은 프로젝트 관리자, 마케팅 담당자가 이 템플릿을 사용해 프로세스의 정보를 공유하여 프로젝트를 실행할 때 효율성을 높일 수 있습니다. 워크플로우 템플릿에 대해 자세히 알고 싶으시면 아래의 내용을 확인해주세요.
워크플로우 템플릿은 무엇인가요 ?
워크플로 템플릿은 프로젝트를 완료하는데 필요한 단계, 리소스, 타임라인, 역할의 개요를 설명하는 프로젝트 관리 도구입니다. 사업 프로세스나 디자인 프로젝트와 같이 여러 단계를 거치는 프로젝트에 사용될 수 있습니다. 또한 목표를 달성하기 위한 행동을 계획하고 이러한 행동을 완성하기 위한 타임라인조정에 적합합니다. 디지털 팀의 요구를 충족시키기 위해 워크플로우 템플릿을 사용해 팀의 모든 사람이 승인이 필요한 사안과 생산할 준비가 된 것이 무엇인지 알고 인식하도록 합니다.
워크플로우 템플릿을 사용하는 방법
워크플로우 템플릿은 보류 중, 진행 중, 검토 필요, 승인의 4가지 부분으로 나뉩니다. 각 워크플로우 단계를 개별로 작성하여 적절한 부분에 배치하여 적합한 팀 구성원에게 배정되게 됩니다. 작업이 끝나면 거기서부터는 워크플로우 프로세스 사이에서 업무를 이동하는 것만이 남게 됩니다. 여러분이 디자이너나 크리에이티브 운영 매니저는 디자인 워크플로우를 정리하여 하나의 보드에서 화면과 상태를 관리할 수 있습니다. 화면을 끌어오거나 드랍해서 진행 상황을 파악하고 팀 전원과 정보를 공유할 수 있습니다.
워크플로우 프로세스 템플릿을 구성하는 5가지 핵심 요소
워크플로우를 만드는 방법은 여러 가지가 있지만 일반적으로 다음 기본 구성 요소가 포함되어 있습니다. 새로운 워크플로우 차트용 템플릿을 작성할 때 확인이 필요한 질문을 모아봤습니다.
1. 관계자
관계자가 누구인지 시작하기 전에 팀 전체가 자신의 역할을 이해하고 있는 것이 중요합니다. 관계자를 명확히 하고 그들의 역할 범위를 제시하세요. 감시 역할은 누가 하는지 검토 담당은 누구를 포함할지 문제가 발생했을 경우 누가 대응할지 등입니다.
2. 브레인스토밍
어떻게 아이디어를 브레인스토밍하나요? 배경정보의 정보 출처는 어디인지 어디에서 오나요? 마케팅이나 디자인 팀에서 작업을 하거나 TV 방송이나, 팟캐스트 그 외의 창의적인 활동 제작을 하는 중이라면 브레인스토밍 세션의 형식을 처음부터 결정하는 것이 중요합니다. 또한 아이디어를 저장하는 장소와 편집자, 편집 내용의 결정자를 확인하는 데도 도움이 됩니다.
3. 타임라인
타임라인은 어떤가요? 중요한 이정표나 특정 프로젝트의 대략적인 개요를 작성하세요. 필요한 검토나 각 검토 마감일을 메모하세요. 각 이정표의 체크리스트를 만들면 언제 다음으로 넘어가도 좋을지 알 수 있습니다.
4. 소통
팀과 어떻게 소통할지 매주 체크인 미팅을 할지 회의에 참여할 필요가 있는 사람은 누군지 매주 메일로 최신 정보를 송신하는 것이 좋을지 결정할 수 있고 나중에 반복도 가능합니다.
5. 리소스
성공에 필요한 리소스는 무엇인가요? 리소스에는 도구, 다양한 기능을 하는 파트너, 예산, 기타 요구 사항이 포함될 수 있습니다.
워크플로우가 알기 쉽고 확장할 수 있는 건가요? 워크플로우를 정기적으로 확인하세요. 모든 것을 최신으로 유지하고 워크플로우 작업이 사업과 함께 확대할 수 있도록 만드세요. 워크플로우 연수를 받은 신규 채용자의 피드백을 반영하세요.
워크플로우 프로세스 템플릿의 네 가지 이점
1. 효과적인 협업
프로젝트 관리는 복잡하고 번거로운 절차입니다. 관계자가 자신의 역할과 책임을 파악하는 것은 어렵고 중복하여 문제가 발생할 수 있습니다. 좋은 생산 워크플로우 프로세스 템플릿은 불확실성을 줄여 줍니다. 의심의 여지가 있으면 팀이나 다양한 기능을 하는 파트너는 워크플로우를 참조하여 다음 단계를 이해할 수 있습니다.
2. 신입 직원 교육
워크플로우가 있으면 신입 직원 교육을 쉽게 할 수 있습니다. 복잡한 생산 절차의 각 단계를 기억할 필요 없이 워크플로우 프로세스 템플릿을 통해 신입 직원에게 업무를 안내할 수 있습니다. 직원 교육에 일관성을 유지하고 신입 직원이 업무에 도입할 수 있도록 해줍니다.
3. 프로세스의 결함 찾기
프로젝트 워크플로우 템플릿을 문서화하면 프로세스의 결함을 파악할 수 있습니다. 부족한 것은 없는지 추가적인 리소스가 필요한지 어떤 문제는 없는지 생산 흐름을 매핑하는 것은 팀의 요구 사항을 이해하는 가장 좋은 방법입니다.
4. 프로세스 확장
워크플로우는 확장에 도움이 됩니다. 프로세스가 팀의 머릿속에만 있으면 리소스를 확보하거나 업무 인식, 신입 직원을 고용하기가 어려울 수 있습니다. 워크플로우를 만들면 조직을 성장하기 쉽게 할 수 있습니다.
Can I change a workflow template to suit my requirements?
Yes, you can customize the workflow template to match the specific needs of your project or process. You can change tasks, roles, and other elements according to your requirements.
Is it possible to collaborate with others using the workflow template?
Yes, you can collaborate with others by sharing the workflow template via a link. They can contribute to the project, provide feedback, and track progress.
How can I ensure that a workflow template remains updated?
To keep your workflow process template up-to-date, it's essential to regularly review and make necessary changes to reflect any updates in processes, technology, or best practices. This helps ensure that your workflow remains effective and aligned with your goals. You should also inform all stakeholders of any revisions to the workflow template to ensure that everyone is on the same page.
How can I measure the success of a workflow using a template?
The success of a workflow using a template can be measured by using key performance indicators (KPIs) relevant to your workflow. KPIs can help you track progress and identify areas for improvement. Some examples of KPIs include completion times, error rates, cost savings, or customer satisfaction. By measuring KPIs, you can determine whether your workflow achieves your goals and make necessary changes to improve it.
지금 바로 이 템플릿으로 시작해 보세요.
팀 헌장 템플릿
다음에 경우 적합합니다:
Meetings, Workshops, Team Meetings
팀 헌장은 팀의 목적과 목표, 목적을 달성하기 위해 취할 단계를 개략적으로 설명하는 문서입니다. 팀 헌장은 모든 팀 구성원에 대한 초점과 방향을 보여줍니다. 팀 헌장은 협력적으로 만들어졌을 때, 개인들이 팀 내에서 서로 더 연결되어 있다고 느낄 수 있는 좋은 방법입니다. 팀 헌장 템플리트는 새로운 팀을 처음 수립하거나 기존 팀에 새 구성원을 추가할 때 또는 팀의 활동 기간과 관계없이 더 잘 관리해야 할 때 유용합니다.
예시 매핑 템플릿
다음에 경우 적합합니다:
Product Management, Mapping, Diagrams
문제 영역을 인식하고, 기능을 추가하고, 필요한 개선을 위해 가치 있는 방식으로 제품을 업데이트하려면 사용자의 입장에서 생각해야 합니다. 예시 매핑(또는 사용자 스토리 매핑)은 교차 기능 팀이 다양한 상황에서 사용자가 어떻게 행동하는지 파악하도록 지원함으로써 이러한 관점을 제공할 수 있습니다. 이러한 사용자 사례는 조직이 스프린트 계획을 위한 개발 계획을 수립하거나, 고객에게 가치 있는 최소한의 기능을 정의하는 데 이상적입니다.
무드 보드 템플릿
다음에 경우 적합합니다:
Design, Brainstorming, Ideation
창의적인 프로젝트를 시작하면 때때로 여러분이 불러 일으키려고 하는 분위기를 전달하는 것이 중요하지만 말로 하기는 정말 어렵습니다. 그러므로 무드 보드를 만들어 이미지, 컬러 팔레트, 질감, 타이포그래피를 이용하세요. 무드 보드는 또한 영감을 모으고 스케치하며 아이디어를 제안하는데 완벽하며, 단지 디자이너를 위한 것이 아닙니다. 여러분의 콘텐츠 작가, 영업 팀, 제품 팀도 사용할 수 있으며 템플릿은 모두가 시작하기 쉽게 도와줍니다.
프로젝트 계획 템플릿
다음에 경우 적합합니다:
Project Management, Project Planning
프로젝트 계획은 팀이 프로젝트 이정표를 시각화하고 도달하는 데 도움이 되는 단일 진실의 원천입니다. 프로젝트 계획은 프로젝트의 "무엇"과 "왜"에 대한 개요를 프로젝트 구매자에게 제공할 때 가장 유용합니다. 프로젝트 계획을 사용하여 팀 요구 사항, 기대 사항 및 일정, 예산 및 범위와 관련된 기준선에 대해 사전 예방적으로 논의합니다. 또한 이 계획은 프로젝트를 시작하기 전에 사용 가능한 리소스와 프로젝트 종료 시 예상 결과물을 명확히 하는 데 도움이 됩니다.
고객 접점 맵 템플릿
다음에 경우 적합합니다:
Desk Research, Product Management, Mapping
충성 고객을 유치하고 유지하기 위해서는 고객의 문제점, 욕구, 필요를 진정으로 이해하기 시작해야 합니다. 고객 접점 맵은 고객이 서비스에 가입하고, 사이트를 사용하고, 제품을 구입하는 고객이 따르는 경로를 시각화함으로서 그것을 이해할 수 있도록 도와줍니다. 그리고 정확히 일치하는 고객 두 명은 존재하지 않기 때문에 CJM은 제품을 통해 여러 경로를 그릴 수 있습니다. 조만간 이러한 경로를 예상하고 모든 단계에서 고객을 만족시킬 수 있습니다.
전략 다이아몬드
다음에 경우 적합합니다:
Leadership, Operations, Strategic Planning
모든 비즈니스는 주요 목표를 달성하기 위해 일련의 전략을 수립합니다. 하지만 전략을 세울 때 고려해야 하는 요소는 무엇인가요? 전략 다이아몬드 템플릿은 일관된 비즈니스 전략을 구성하는 요소 모음입니다. 이러한 요소에는 아레나, 차별화 요소, 매개체, 스테이징 및 경제 논리가 포함됩니다. 대부분의 전략적 계획은 이러한 요소 중 하나 또는 두 가지에만 초점을 맞추어 차이를 만들어 냅니다. 이는 나중에 비즈니스에 문제를 일으킬 수 있습니다. 전략 다이아몬드 템플릿은 초점을 유지하는 데 도움이 되고 하나 또는 두 개가 아닌 모든 비즈니스의 요구 사항을 달성하도록 보장할 수 있습니다.