워크플로우 템플릿
워크플로우 템플릿은 협력을 쉽게 만들어 줍니다. 프로젝트의 상태를 파악하고 팀의 진행 상황을 바로 확인할 수 있도록 도와줍니다. 이는 원격이나 하이브리드 업무를 하는 팀을 위한 최적의 도구입니다.
워크플로우 템플릿 소개
디지털 사회에서는 협력에 대한 필요성이 높아집니다. 고도의 협력을 실현하여 온라인 환경에서도 좋은 결과를 창출하게 됩니다. 워크플로우 프로세스 템플릿을 작성할 때는 아무 제약 없이 프로세스를 관리하고 빠르게 반복하는 간결한 방법을 생각하는 것이 필요합니다. 그리하여 많은 프로젝트 관리자, 마케팅 담당자가 이 템플릿을 사용해 프로세스의 정보를 공유하여 프로젝트를 실행할 때 효율성을 높일 수 있습니다. 워크플로우 템플릿에 대해 자세히 알고 싶으시면 아래의 내용을 확인해주세요.
워크플로우 템플릿은 무엇인가요 ?
워크플로 템플릿은 프로젝트를 완료하는데 필요한 단계, 리소스, 타임라인, 역할의 개요를 설명하는 프로젝트 관리 도구입니다. 사업 프로세스나 디자인 프로젝트와 같이 여러 단계를 거치는 프로젝트에 사용될 수 있습니다. 또한 목표를 달성하기 위한 행동을 계획하고 이러한 행동을 완성하기 위한 타임라인조정에 적합합니다. 디지털 팀의 요구를 충족시키기 위해 워크플로우 템플릿을 사용해 팀의 모든 사람이 승인이 필요한 사안과 생산할 준비가 된 것이 무엇인지 알고 인식하도록 합니다.
워크플로우 템플릿을 사용하는 방법
워크플로우 템플릿은 보류 중, 진행 중, 검토 필요, 승인의 4가지 부분으로 나뉩니다. 각 워크플로우 단계를 개별로 작성하여 적절한 부분에 배치하여 적합한 팀 구성원에게 배정되게 됩니다. 작업이 끝나면 거기서부터는 워크플로우 프로세스 사이에서 업무를 이동하는 것만이 남게 됩니다. 여러분이 디자이너나 크리에이티브 운영 매니저는 디자인 워크플로우를 정리하여 하나의 보드에서 화면과 상태를 관리할 수 있습니다. 화면을 끌어오거나 드랍해서 진행 상황을 파악하고 팀 전원과 정보를 공유할 수 있습니다.
워크플로우 프로세스 템플릿을 구성하는 5가지 핵심 요소
워크플로우를 만드는 방법은 여러 가지가 있지만 일반적으로 다음 기본 구성 요소가 포함되어 있습니다. 새로운 워크플로우 차트용 템플릿을 작성할 때 확인이 필요한 질문을 모아봤습니다.
1. 관계자
관계자가 누구인지 시작하기 전에 팀 전체가 자신의 역할을 이해하고 있는 것이 중요합니다. 관계자를 명확히 하고 그들의 역할 범위를 제시하세요. 감시 역할은 누가 하는지 검토 담당은 누구를 포함할지 문제가 발생했을 경우 누가 대응할지 등입니다.
2. 브레인스토밍
어떻게 아이디어를 브레인스토밍하나요? 배경정보의 정보 출처는 어디인지 어디에서 오나요? 마케팅이나 디자인 팀에서 작업을 하거나 TV 방송이나, 팟캐스트 그 외의 창의적인 활동 제작을 하는 중이라면 브레인스토밍 세션의 형식을 처음부터 결정하는 것이 중요합니다. 또한 아이디어를 저장하는 장소와 편집자, 편집 내용의 결정자를 확인하는 데도 도움이 됩니다.
3. 타임라인
타임라인은 어떤가요? 중요한 이정표나 특정 프로젝트의 대략적인 개요를 작성하세요. 필요한 검토나 각 검토 마감일을 메모하세요. 각 이정표의 체크리스트를 만들면 언제 다음으로 넘어가도 좋을지 알 수 있습니다.
4. 소통
팀과 어떻게 소통할지 매주 체크인 미팅을 할지 회의에 참여할 필요가 있는 사람은 누군지 매주 메일로 최신 정보를 송신하는 것이 좋을지 결정할 수 있고 나중에 반복도 가능합니다.
5. 리소스
성공에 필요한 리소스는 무엇인가요? 리소스에는 도구, 다양한 기능을 하는 파트너, 예산, 기타 요구 사항이 포함될 수 있습니다.
워크플로우가 알기 쉽고 확장할 수 있는 건가요? 워크플로우를 정기적으로 확인하세요. 모든 것을 최신으로 유지하고 워크플로우 작업이 사업과 함께 확대할 수 있도록 만드세요. 워크플로우 연수를 받은 신규 채용자의 피드백을 반영하세요.
워크플로우 프로세스 템플릿의 네 가지 이점
1. 효과적인 협업
프로젝트 관리는 복잡하고 번거로운 절차입니다. 관계자가 자신의 역할과 책임을 파악하는 것은 어렵고 중복하여 문제가 발생할 수 있습니다. 좋은 생산 워크플로우 프로세스 템플릿은 불확실성을 줄여 줍니다. 의심의 여지가 있으면 팀이나 다양한 기능을 하는 파트너는 워크플로우를 참조하여 다음 단계를 이해할 수 있습니다.
2. 신입 직원 교육
워크플로우가 있으면 신입 직원 교육을 쉽게 할 수 있습니다. 복잡한 생산 절차의 각 단계를 기억할 필요 없이 워크플로우 프로세스 템플릿을 통해 신입 직원에게 업무를 안내할 수 있습니다. 직원 교육에 일관성을 유지하고 신입 직원이 업무에 도입할 수 있도록 해줍니다.
3. 프로세스의 결함 찾기
프로젝트 워크플로우 템플릿을 문서화하면 프로세스의 결함을 파악할 수 있습니다. 부족한 것은 없는지 추가적인 리소스가 필요한지 어떤 문제는 없는지 생산 흐름을 매핑하는 것은 팀의 요구 사항을 이해하는 가장 좋은 방법입니다.
4. 프로세스 확장
워크플로우는 확장에 도움이 됩니다. 프로세스가 팀의 머릿속에만 있으면 리소스를 확보하거나 업무 인식, 신입 직원을 고용하기가 어려울 수 있습니다. 워크플로우를 만들면 조직을 성장하기 쉽게 할 수 있습니다.
Can I change a workflow template to suit my requirements?
Yes, you can customize the workflow template to match the specific needs of your project or process. You can change tasks, roles, and other elements according to your requirements.
Is it possible to collaborate with others using the workflow template?
Yes, you can collaborate with others by sharing the workflow template via a link. They can contribute to the project, provide feedback, and track progress.
How can I ensure that a workflow template remains updated?
To keep your workflow process template up-to-date, it's essential to regularly review and make necessary changes to reflect any updates in processes, technology, or best practices. This helps ensure that your workflow remains effective and aligned with your goals. You should also inform all stakeholders of any revisions to the workflow template to ensure that everyone is on the same page.
How can I measure the success of a workflow using a template?
The success of a workflow using a template can be measured by using key performance indicators (KPIs) relevant to your workflow. KPIs can help you track progress and identify areas for improvement. Some examples of KPIs include completion times, error rates, cost savings, or customer satisfaction. By measuring KPIs, you can determine whether your workflow achieves your goals and make necessary changes to improve it.
지금 바로 이 템플릿으로 시작해 보세요.
인포그래픽 템플릿
다음에 경우 적합합니다:
Marketing, Desk Research, Documentation
데이터가 밀도 높고 건조하게 보이는 것은 누구나 경험해 본 적이 있을 것입니다. 하지만 데이터는 설득력있고 기억에 남으며 이해할 수 있어야 합니다. 해결책이 있을까요? 인포그래픽입니다. 이러한 도구는 시각적으로 눈에 띄는 방식으로 정보를 제시하고, 양적이거나 질적인 데이터를 공감가며 참여 가능한 이야기로 전환시킵니다. 고객, 기부자, 또는 내부 팀원 등 누구에게 제시하던지 간에, 이 템플릿을 사용해 텍스트와 시각 자료를 결합한 인포그래픽을 디자인하여 가장 복잡한 데이터에서도 분석할 수 있도록 해줍니다.
앱 와이어프레임 템플릿
다음에 경우 적합합니다:
UX Design, Wireframes
앱을 만들 준비가 되었습니까? 이 기능이 어떻게 작동하고 사용자가 어떻게 상호 작용할지는 상상만 하지 말고 와이어프레임이 보여주도록 하십시오. 와이어 프레임은 각 화면의 기본 레이아웃을 만드는 기술입니다. 이상적으로 프로세스 초기에 와이어프레임 작업을 수행하면 각 화면이 무엇을 달성하는지 파악하고 중요한 이해 관계자의 동의를 얻은 후 디자인과 콘텐츠를 추가함으로써 시간과 비용을 절약할 수 있습니다. 또한 사용자의 여정 측면에서 사물을 생각함으로써 보다 설득력 있고 성공적인 경험을 제공할 수 있습니다.
HEART 프레임워크 템플릿
다음에 경우 적합합니다:
Desk Research, Project Management, User Experience
행복, 참여도, 채택, 유지 및 작업 성공도. 이는 사용자 경험의 중요한 요소입니다. HEART 프레임워크의 핵심 지표로서 역할을 하기 때문입니다. Google의 팀 연구팀이 개발한 이 프레임워크는 대기업에 대규모로 사용자 경험을 측정할 수 있는 정확한 수단을 제공합니다. 이를 통해 제품 개발 라이프 사이클 전반에 걸쳐 참조할 수 있습니다. HEART 프레임워크는 5가지 지표를 사용하지만 모든 프로젝트에 5가지 지표가 모두 필요하지 않을 수 있습니다. 귀사와 프로젝트에 가장 유용한 항목을 선택하십시오.
시각적 스토리 맵 템플릿
다음에 경우 적합합니다:
Marketing, Desk Research, Mapping
어떤 사람들은 시각적 스토리 맵을 양식화된 할 일 목록으로 생각하지만, 그것보다는 훨씬 더 강력합니다. 시각적 스토리 매핑을 통해 제품 관리 팀은 여러 차원의 정보를 시각화할 수 있습니다.
시네핀 프레임워크 템플릿
다음에 경우 적합합니다:
Leadership, Decision Making, Prioritization
기업들은 다양한 복합적 문제에 직면합니다. 때때로, 이러한 문제들은 의사 결정자들이 어디서부터 시작해야 할지 혹은 어떤 질문을 해야 할지 불확실하게 만듭니다. 1999년 IBM의 Dave Snowden이 개발한 시네핀 프레임워크는 이러한 문제를 탐색하고 적절한 대응을 찾는 데 도움을 줍니다. 많은 조직이 제품 개발, 마케팅 계획 및 조직 전략 중에나 위기에 직면했을 때 이러한 강력하고 유연한 프레임워크를 사용하여 고객을 지원합니다. 본 템플릿은 신입 사원에게 이러한 이벤트에 대응하는 방법을 교육하는 데에도 이상적입니다.
미팅 성찰 템플릿
다음에 경우 적합합니다:
Meetings, Brainstorming, Team Meetings
일정이 바쁠 때, "실제로 배우는 것" 이 기본 학습 방법이 됩니다. 따라서 팀이 다른 가치 있는 방법으로 학습할 수 있는 시간을 만드십시오. 즉, 반성하고 경청하는 것입니다. 미팅 성찰은 "학습자" (팀의 다른 구성원과 정보를 공유하는 팀 구성원) 가 주도하며, 팀원들이 고객의 비즈니스 또는 내부 비즈니스 이니셔티브에 대한 새로운 정보를 제공하고, 문제 해결 방법에 대해 논의하거나, 관심이 있을 수 있는 책과 팟캐스트를 추천할 수 있습니다. 또한, 미팅 성찰은 모든 수준의 동료들이 서로의 전문적인 발전에 적극적으로 참여하도록 격려합니다.