회의 어젠다 템플릿
회의 어젠다 템플릿을 사용하여 성공을 위한 팀을 구성하는 정형화된 협업 팀 회의를 개최할 수 있습니다.
회의 어젠다 템플릿 소개
어젠다는 회의 일정을 지키고 생산적으로 진행하는 데 도움이 됩니다. 하나의 템플릿을 사용하여 어젠다를 만들면 회의를 성공적으로 수행하는 데 필요한 모든 정보를 확보할 수 있습니다. 다음에는 회의 어젠다 템플릿이 팀에 어떤 도움을 줄 수 있는지 제시되어 있습니다.
회의 어젠다 템플릿이란 무엇인가요?
전형적인 회의 어젠다 템플릿은 팀 회의를 조직화합니다. 이 템플릿에는 일반적으로 다음과 같은 정보가 포함됩니다.
날짜, 시간, 위치, 참석해야 하는 인원 같은 계획 세부 사항.
회의를 주도할 개인(또는 사람)의 이름.
주제 및 어젠다 항목.
목표 또는 목적.
회의가 끝나는 시점에서 작성해야 하는 실행 항목 및 작업.
회의 어젠다 템플릿을 사용하면 팀과 효과적으로 공동 작업을 수행할 수 있습니다. 어젠다를 마련하면 사람들이 정보를 공유하는 시점과 듣고 이를 모두 적용하는 시기를 명확히 할 수 있습니다.
회의 어젠다 템플릿은 모든 직능 또는 부서를 위해 맞춤화할 수 있습니다. 마케팅 캠페인에서 스프린트 계획 수립 단계에 이르기까지 온라인 화이트보드를 사용하여 팀은 필요한 사항에 대한 어젠다 템플릿을 맞춤화할 수 있습니다.
회의 어젠다란 무엇인가요?
누구나 궤도를 벗어나 시간 낭비처럼 느껴지는 회의에 참석해본 경험이 있을 것입니다. 직원들은 매달 비생산적인 회의를 하느라 31시간이나 낭비합니다.
생산성 있는 회의를 주최하는 기회를 늘리기 위해서는 회의 어젠다 템플릿을 작성해야 합니다.
회의 어젠다 템플릿츨 통해 회의 전, 동안 및 이후 해야 하는 기대치를 설정할 수 있습니다. 이 템플릿은 미리 작업할 수 있는 시간을 제공하며, 회의에서 다룰 특정한 세부 사항을 개괄적으로 설명합니다. 또한 정보에 입각한 결정을 내고, 우선 순위를 조정하고, 팀으로서 같은 방향으로 나아갈 수 있도록 도와줍니다.
회의를 위한 어젠다 어떻게 작성하나요?
Miro와 함께 효과적인 어젠다 템플릿을 쉽게 작성할 수 있습니다. 협업 업무 공간은 다가오는 회의를 위한 어젠다를 만들고 공유할 수 있는 완벽한 캔버스입니다. 회의 어젠다 템플릿을 선택하고 다음 단계를 수행하여 자신만의 어젠다 템플릿을 만들어 보세요.
1. 회의 유형을 개괄적으로 설명합니다. 다양한 유형의 회의가 있습니다. 따라서 회의가 어떤 종류인지 알도록 하여 팀이 준비할 수 있도록 하세요. 회의가 비동기 또는 동기적으로 이루어지나요? 회고적인 회의인가요? 워크샵인가요? 참가자가 효과적으로 준비할 수 있도록 매개변수를 정의합니다.
2. 의제에 따라 회의를 진행합니다. 회의의 다른 부분에 할애할 시간의 양을 정의합니다. 이를 통해 모든 참가자는 회의를 진행하는 동안 무엇에 대해 논의하는지 그리고 시간이 얼마나 걸릴지 파악할 수 있습니다. 또한 회의를 진행함에 따라 회의가 궤도에 따라 진행되도록 하는 데 도움이 됩니다.
3. 전략적 조정. 회의를 주도하는 개인을 파악하고 템플릿에 해당하는 사람의 이름을 추가합니다. 이렇게 하면 적절한 담당자가 회의를 주도하고 일정대로 진행할 수 있습니다.
4. 회의 어젠다를 만듭니다. 회의 어젠다 템플릿을 사용하여 대화할 내용을 문서화하고 할당된 시간 내에 참석자에게 토론 주제를 할당합니다. 명확한 목표를 설정하고 회의와 관련 있는 문서를 추가합니다. Miro의 회의 어젠다 템플릿을 사용하는 경우, 보드에 파일과 문서를 직접 추가할 수 있습니다.
5. 회의 내용을 문서화합니다. 회의가 시작되면 누군가 노트를 작성하고 회의록을 기록하는 데 유용합니다. Miro와 함께 Google Workspace를 통합할 수 있으므로 회의 노트를 작성하고 문서를 쉽게 공유할 수 있습니다. 일정에 맞게 회의를 시작할 때 카운트 다운 타이머를 사용하는 것도 유용합니다.
6. 다음 단계를 할당합니다. 회의가 끝나면 각 팀 구성원에게 다음 단계를 할당합니다. 이렇게 하면 각 팀 구성원에게 회의에서 다룬 특정 작업에 대해 책임을 부여할 수 있습니다. 최고의 효과와 투자 수익으로 이어지는 작업에 대한 우선 순위를 정합니다.
전문가 조언: 다음 단계를 요약하고 조치를 취하세요. 명확한 실행 항목과 내용을 통해 긍정적인 노트를 만드는 데 그 목적이 있습니다. 이러한 접근 방식은 팀 구성원에게 다음 회의 때까지 완수하고 따라야 하는 무언가를 제공할 수 있습니다.
어젠다에 무엇을 포함해야 하나요?
어떤 어젠다 항목을 포함시켜야 하는지 말하는 것은 어렵습니다. 이는 비즈니스와 회의마다 다릅니다. 그러나 몇 가지 공통 요소도 있습니다.
타임프레임. 회의가 시작, 종료되는 시기 및 그 사이의 모든 시간.
참가자. 회의에 참석해야 하는 모든 사람.
발표자. 회의를 주도하고 궤도에 따라 회의를 진행하는 사람.
어젠다 주제. 회의를 위한 대화 요점과 토론 항목.
전반적인 목표/회의 목적. 회의 목적.
결과 및 결과물. 회의 및 다음 단계에 대한 결과.
실행 항목. 회의가 끝난 경우 해야 하는 작업.
어젠다를 작성할 경우 회의를 시작하기 전에 팀과 확인하는 것이 가치가 있습니다. 참가자에게 가장 관련성 있는 대화 요점에 대한 피드백을 제공할 수 있는 기회를 부여합니다. 대화하고 싶은 주제, 현재 프로젝트 상항 또는 모든 사람들이 듣고 인정받는다고 느낄 수 있도록 공유하고 싶은 어떤 것이 있는지 물어보세요.
회의 어젠다 템플릿 사용 시점
회의 어젠다는 회의 이전에 사용하는 것이 좋지만 어젠다가 유용할 수 있는 몇 가지 구체적인 시나리오가 있습니다.
타임프레임을 고수해야 하는 경우. 촉박한 마감일에 쫒겨 일하거나 참가자가 상당히 바쁠 경우, 어젠다 템플릿은 따라야 하는 타임프레임에 대한 정보를 제공합니다. 할당된 회의 시간 내에서 회의를 진행할 필요가 있는 구조를 제공합니다.
참가자가 사전에 회의를 준비할 수 있도록 해야 하는 경우. 어젠다 템플릿은 회의 참가자에게 토론하고 싶은 내용을 계속해서 제공할 수 있는 좋은 방법입니다. 회의 참가자는 미리 준비하고 회의를 하는 동안 생산성을 높일 수 있는 기회를 갖게 됩니다.
참여를 독려하고 싶은 경우. 참가자에게 어젠다를 제공하여 참여를 확대합니다. 참가자들은 미리 준비하고 의견을 제시할 준비를 마친 상태에서 회의에 참석할 수 있습니다.
회의 이전에 회의 어젠다를 미리 작성하는 것이 모범 사례입니다. 최소 회의 하루 전에 팀에 어젠다를 전달하는 데 그 목적이 있습니다. 이렇게 하면, 팀원에게 회의를 시작하기 전에 어젠타를 검토할 수 있는 시간을 할애할 수 있습니다.
일반적인 어젠다에는 어떤 항목이 있나요?
팀 회의 어젠다 템플릿은 매우 유연할 수 있지만, 목표, 주제, 시간 간격, 결과 등의 요인들은 회의를 성공적으로 실행하기 위한 기본적인 사항입니다. 이러한 항목을 포함하면, 전체 팀이 회의 어젠다 템플릿으로 프로젝트를 쉽게 조정하고, 명확한 기대치를 설정하고, 효율적인 회의를 실행할 수 있습니다.
완료된 회의 어젠다를 PDF로 저장하는 방법
Miro를 사용하면 인쇄용 PDF 파일로 희의 어젠다 템플릿을 다운로드할 수 있습니다. 템플릿을 만들고 다운로드하기만 하면 인쇄할 준비가 됩니다. 그러나 회의 템플릿을 온라인 상태로 유지하는 것의 이점에 대해 생각해 볼 가치가 있습니다. 이를 인쇄물 사본으로는 변경하기는 어렵습니다. 당사의 온라인 템플릿을 사용하면 자료를 즉시 옮기고, 의견과 제안을 추가하고, 동료들로부터 의견을 얻을 수 있습니다. 원격 팀이 있는 경우, 온라인 어젠다를 배포하는 것은 더욱 쉽습니다. 회의 어젠다를 인쇄하기 전에 이를 온라인에서 사용할 경우 얻을 수 있는 추가적인 혜택에 대해 생각해 보세요.
되돌아보기 템플릿
다음에 경우 적합합니다:
Education, Retrospectives, Meetings
회고 템플릿은 통찰력 있는 회의 수행, 작업 재고, 효과적인 반복을 가능하게 해줍니다. "회고록"은 보다 평범한 "토론"과 "사후"보다 가치 중립적이어서 더 큰 인기를 얻었습니다. 일부 팀은 이러한 회의를 "스프린트 회고록" 또는 "반복적 회고록", "애자일 회고록" 이라고 지칭합니다. 애자일 방법론을 사용하는 스크럼 팀에 있든 특정 유형의 회고 (예 : 미친, 슬픈, 기쁜 회고)를 수행하든 간에 목표는 일반적으로 동일합니다. 무엇이 잘 되었는지 발견하고, 문제의 근본 원인을 파악하고, 다음 반복할 때를 위한 더 나은 수행 방법을 찾아내는 것입니다.
체크인 아이스 브레이커 템플릿
다음에 경우 적합합니다:
아이스 브레이커, 회의
체크인 아이스브레이커 템플릿을 사용하여 역동적인 온라인 세션을 열어 보십시오. 회의 전에 이 아이스브레이커를 사용하여 몸을 풀고 사람들을 연결하고 회의실의 분위기를 띄우십시오.
랜덤 워드 템플릿
다음에 경우 적합합니다:
Ideation, Brainstorming, Mind Mapping
랜덤 워드 브레인스토밍은 랜덤 워드를 사용하여 문제에 대한 새로운 아이디어와 창의적인 해결책을 생성하는 간단하고 창의적인 기술입니다. 랜덤 워드 프롬프트를 사용하면 기존의 경계를 넘어 다른 방향에서 문제를 해결할 수 있습니다. 랜덤 워드 브레인스토밍을 통해 팀은 창의력을 발휘하여 비즈니스 문제를 해결하고, 새로운 발명을 만들고, 기존 아이디어를 개선하거나, 새로운 방식으로 문제에 대해 생각할 수 있습니다.
4L 회고 템플릿
다음에 경우 적합합니다:
Retrospectives, Decision Making
방금 스프린트를 완주하셨군요. 팀들이 열정적으로 달려와 모두 들떠 있습니다. 이제 다시 한 번 눈을 똑바로 뜨고 스프린트를 정직하게 평가해 보십시오. 무엇이 효과가 있었는지, 무엇이 효과가 없었는지, 무엇이 개선될 수 있는지 말입니다. 이 방법(4L은 좋아한것, 배운것, 부족한것, 갈망한것을 의미)은 감정을 제거하고 그 과정을 비판적으로 볼 수 있는 매우 귀중한 방법입니다. 이를 통해 신뢰를 쌓고, 사기를 높이고, 참여도를 높일 수 있을 뿐만 아니라, 향후에 보다 생산적이고 성공적인 조정을 할 수 있습니다.
브레이크아웃 그룹 템플릿
다음에 경우 적합합니다:
Education, Team Meetings, Workshops
브레이크아웃 그룹은 팀원들이 더 광범위한 미팅에서 가능한 것보다 더 친밀한 수준에서 솔직한 대화를 나누고 연결할 수 있는 좋은 기회를 제공합니다. 인원이 많은 팀일 경우, 사람들이 안전하다고 느끼거나 목소리를 내는 것을 편안하게 느끼기 어려울 수 있습니다. 더 작은 팀에서, 참가자들은 그들의 아이디어를 공유하는 것을 더 안전하게 느낄 수 있습니다. 서로가 더 친밀하게 느껴지기 때문에, 관찰하기보다는 참여할 수 있습니다.
팀 회의 어젠다 템플릿
다음에 경우 적합합니다:
Documentation, Team Meetings, Workshops
의사 결정을 내리고, 우선 순위를 지정하고, 함께 동일한 방향으로 나아가는 데 도움이 되도록 팀에 시간을 할애하는 것이 중요합니다. 팀 회의 어젠다는 정보를 공유하고 팀과 협력하는 데 필요할 경우 할당된 시간 슬롯에 일정과 구조를 추가하는 데 도움이 됩니다. 팀 회의 어젠다를 통해 팀은 목표, 대화 요점, 실행 항목 및 다음 단계를 주도하는 개인에 대해 협의할 수 있습니다. 어젠다를 통해 중단 없는 팀 회의 시간을 제공하면 팀은 OKR에 대한 진행 상황을 검토하고, 업데이트를 공유하고, 장애 요소를 토론하고, 아이디어를 브레인스토밍할 수 있습니다.