아젠다 템플릿

아젠다 템플릿 소개

목적 없는 회의만큼 나쁜 것은 없습니다. 하지만 회의가 시작되기 전에 목적 있는 아젠다를 만들기 위해 계획의 천재일 필요는 없습니다. 이 사용하기 쉬운 아젠다 템플릿으로 동료들에게 깊은 인상을 주고 더 빠르게 의견을 맞춰보세요.

아젠다란 무엇인가요?

아젠다는 회의의 로드맵과 같습니다. 회의 중 발생할 활동, 그 발생 시점, 그리고 순서를 나열합니다. 아젠다의 주요 목적은 참여자들에게 회의 구조에 대한 명확한 개요를 제공하는 것입니다. 아젠다 없이 회의를 진행하면 종종 정리가 안 된 느낌이 들고, 원하는 것을 이루지 못한 채 끝날 위험이 있습니다.

하지만 아젠다가 지루할 필요는 없습니다. 그래서 저희는 이 템플릿을 시각적이고 재미있으며 인터랙티브하게 만들었습니다. 아젠다에 개성과 창의적인 스타일을 더할 수 있도록 사용자가 선택한 그래픽, 색상, 글꼴, 이미지를 손쉽게 추가할 수 있습니다.

아젠다 작성 방법

자신만의 아젠다를 만드는 것은 쉽습니다. Miro의 무한 캔버스는 팀과 함께 의제를 만들고 공유하기에 완벽한 장소입니다. 의제 템플릿을 선택하여 시작한 후 다음 단계에 따라 자신의 것으로 만드세요.

1. 기본 세부 정보 추가

의제 맨 위에 날짜 및 목표와 같은 기본 회의 세부 사항을 추가하세요.

2. 우선순위와 작업 정의

회의의 가장 중요한 주제가 무엇인지 명확히 파악하세요. 회의의 우선순위를 파악했다면, 그것들을 메모하세요.

3. 실시간 협업

회의 중에 참여자를 보드에 초대하여 생각하지 못한 우선순위, 작업 또는 메모를 추가하도록 할 수 있습니다. 회의 중에 새로운 항목을 논의하세요.

4. 의제를 맞춤 설정하세요.

템플릿을 사용하면 그래픽, 색상, 글꼴, 이미지로 의제를 꾸밀 수 있습니다. 창의력을 발휘하는 것을 두려워하지 마세요! 의제를 작성하는 것이 귀찮은 일이 될 필요는 없습니다. 재미있고 개인적인 요소를 추가하면 계획을 쉽게 세울 수 있습니다.

아젠다 작성의 장점

효과적인 아젠다 작성의 몇 가지 장점은 다음과 같습니다:

회의를 체계적으로 진행

아젠다는 구조를 갖추게 하고 회의의 가장 중요한 액티비티에 우선순위를 매기는 데 도움이 됩니다. 이는 팀이 중요한 문제에 집중할 수 있게 하며, 생산성을 향상시킵니다. 공식적인 아젠다의 존재만으로도 공식적인 분위기를 조성하고 참여자들이 시간을 낭비하지 않도록 억제합니다.

공식적인 아젠다는 또한 회의 목표를 설정하고 명확한 목표를 만듭니다. 이것은 회의가 진행될 방향과 회의 후 취해야 할 행동을 체계화합니다.

효과적인 의사 결정을 가능하게 합니다.

아젠다는 회의에서 논의될 주제의 개요를 제공합니다. 이 개요는 회의 주최자가 도입해야 할 중요한 주제를 잊지 않도록 합니다.

모든 이슈가 철저히 논의되면, 그룹으로서 단일 세션에서 가치 있는 결정을 내릴 수 있습니다. 이것은 회의 외부에서 성급하게 계획을 세우는 것보다 훨씬 더 생산적이고 투명합니다. 다양한 관점에서의 입력과 제안은 성과의 질을 높이고 팀워크를 형성합니다.

중요한 소식을 전달하는 데 도움이 됩니다.

공지 사항을 통해 중요한 비즈니스 이벤트와 회의 목표에 관한 발표를 할 수 있는 기회를 제공합니다. 공식적인 안건이 없으면 회의에 참석한 모든 사람에게 공지가 전달되지 않을 수 있습니다. 또한, 안건은 이전 회의를 요약할 수 있는 공간을 제공합니다. 이는 회의 반성 및 진행 상황 검토에 도움이 됩니다.

동등한 기여 기회 제공

안건에는 일반적으로 회의 중에 논의될 실행 항목이 언급됩니다. 이로 인해 모든 팀원이 미리 토론 주제를 숙고할 기회를 갖게 됩니다.

많은 회의에서 활발한 참여자들은 더 열정적으로 참여하는 반면, 내성적인 사람들은 참여를 주저합니다. 그러나 논의할 내용을 알고 있으면 전체 팀이 논의할 주제를 조사할 수 있습니다. 주제들이 자신에게 어떻게 적용되는지 숙고한 후, 회의에서 사려 깊고 가치 있는 기여를 할 수 있습니다.

안건 작성 모범 사례

안건을 작성할 때 다음 모범 사례를 유념하세요:

팀 전체의 의견을 구하세요.

팀 전체가 회의에 참여하도록 하려면 안건에 그들의 요구를 반영한 주제 목록이 포함되어 있는지 확인하세요. 팀 구성원들에게 안건 항목과 각 실행 항목이 팀 환경에서 다루어야 하는 이유를 제안하도록 요청하세요.

팀 전체에 영향을 미치는 주제를 우선시하기

팀 회의 시간은 비용이 많이 들고 일정을 잡기 어렵습니다. 이 말은 주로 팀 전체에 영향을 미치는 이슈를 논의하고 결정을 내리는 데 사용되어야 하며, 이를 해결하기 위해 팀 전체가 필요하다는 것입니다. 참석자들이 관련된 이슈에 대해 대부분의 회의 시간을 할애하지 않으면, 참여도가 떨어질 수 있습니다.

팀이 답해야 할 질문으로 안건 주제를 나열하세요.

대부분의 회의 목표는 여러 단어가 연결되어 하나의 구문을 형성합니다. 예를 들어, "사무실 공간 재배치". 참여자들은 "사무실 공간 재배치에 대해 어떤 내용인지?" 하고 의문을 갖게 됩니다.

회의 주제를 답변이 필요한 질문 형태로 나열하면, 전략적 사고를 불러일으키고 의견 제시를 촉진합니다. 예를 들어, "어떤 조건에서 사무실 공간을 재배치해야 할까요?"

회의 안건에 무엇을 포함시켜야 할까요?

다음은 회의 안건에 포함해야 할 몇 가지 핵심 요소입니다.

1. 안건 헤더

안건 헤더는 다음 항목을 식별하는 데 사용됩니다:

• 회의를 소집하는 법인, 조직 또는 위원회.

• 의제 헤더에는 이사회, 자문 그룹, 위원회 또는 회의 참여자의 이름이 포함됩니다.

• 회의 유형

2. 회의 참석자

공식적인 의제에는 회의 참여자 목록이 포함되어야 합니다. 그러나 각 팀 구성원이 책임질 의제 항목도 포함해야 합니다.

3. 핵심 목표

모든 참여자가 의제에서 회의 목표가 무엇인지, 어떤 내용이 논의될 것인지, 어떤 유형의 결정을 내려야 하는지를 알 수 있어야 합니다.

주요 회의 목표는 일반적으로 두 가지 주요 질문에 대한 답을 주는 한두 문장입니다.

• 우리가 왜 모이는가?

• 무엇을 성취하고자 하는가?

4. 팀의 의견

팀이나 다른 회의 참석자가 의제를 작성하는 데 참여하도록 하세요. 팀은 주최자보다 논의 주제에 대해 더 잘 알고 있을 수 있습니다.

이렇게 하면 모든 주요 주제와 이슈가 다루어지도록 보장할 수 있습니다. 회의 준비 과정에 참석자가 참여함으로써 이들이 적극적으로 회의에 임하게 됩니다.

5. 회의 작업 계획

회의 작업 계획은 회의에서 달성하려는 목표입니다.

각 문제에 대한 현실적인 시간 목표를 설정하세요. 의제의 각 항목에 필요한 시간보다 몇 분 더 할당하는 것이 좋습니다. 자주 해결이 필요한 질문이나 논의 사항이 발생하며, 이로 인해 시간이 소요됩니다.

6. 각 안건의 소요 시간과 할당된 시간

회의 안건의 가장 중요한 목적 중 하나는 회의가 제시간에 진행되도록 보장하는 것입니다. 결국 참석자의 시간을 존중하는 것이 중요합니다. 각 안건 항목에 소비될 시간을 정의하면 회의를 정상적으로 진행하는 데 도움을 줍니다.

각 이슈에 대한 현실적인 시간 목표를 설정하세요. 의제의 각 항목에 필요하다고 생각되는 시간보다 몇 분 더 할당하는 것이 항상 좋은 아이디어입니다. 자주 해결이 필요한 질문이나 논의 사항이 발생하며, 이로 인해 시간이 소요됩니다.