프로세스 매핑

프로세스 매핑은 신규 및 기존 프로세스에 명확성과 조직성을 제공합니다. 프로세스 매핑이 중요한 주요 이유는 다음과 같습니다.

프로세스 맵을 사용해 프로세스를 간소화하세요. 불필요한 영역을 없애고 시작부터 끝까지 전체 프로세스를 단순화하세요.

내부 팀 멤버 및 외부 이해관계자와 프로세스 맵을 공유해 비즈니스 전체에 걸쳐 조율하세요.

프로젝트 프로세스를 명확하게 설명해 사람들이 커뮤니케이션을 향상하도록 장려하세요. 프로세스에 참여한 모든 사람에게 각자의 책임은 무엇이며, 질문이 있는 경우에 누구에게 도움을 청할지를 보여주세요. 이는 다른 부서에서 온 팀 멤버와의 관계가 익숙하지 않을 수 있는 교차 직능 팀에 특히 도움이 됩니다.

프로세스를 문서화해 비즈니스 전체에 걸쳐서 워크플로를 표준화할 수 있습니다. 향후 프로세스 맵으로 돌아가 프로세스가 어떻게 작동하는지 분석하고 필요한 변경을 실시하세요.

프로세스 맵을 사용해 예정된 프로젝트를 더 잘 계획하고 구상하세요. 프로세스의 모든 단계를 시각화하면 프로젝트를 성공적으로 실행하는 데 필요한 정보와 리소스를 확보할 수 있습니다.

표준 프로세스 맵 기호는 프로세스 맵 생성을 위한 표준 형식인 표준 모델링 언어(UML)가 제공합니다. 프로세스 맵을 효과적으로 설계하려면 기호와 그 의미를 알아야 합니다. 알아야 할 가장 일반적인 기호는 다음과 같습니다.

프로세스를 진행하기 위해 완료해야 하는 활동, 작업 또는 연산

프로세스 어딘가의 대기 기간 또는 지연

더 큰 프로세스의 일부인 작업 관련 활동

프로세스에서 다른 단계를 설정하는 초기 단계

프로세스 맵에서 방향을 표시

프로세스의 시작점 및 종료점

결정을 내려야 한다는 것을 나타냅니다. 여기서 시작하는 화살표가 일반적으로 가진 라벨: 참/거짓/네/아니요

프로세스 입력 또는 출력 정보 또는 개체

문서를 만드는 단계

데이터가 저장되는 프로세스의 단계

표준 구조에 저장된 일련의 데이터

서로 다른 유형의 프로세스 맵과 비즈니스가 이를 사용하는 방법에 대한 몇 가지 예를 살펴보세요.

비즈니스 분석가와 기술 개발자는 BPMN 다이어그램을 사용해 비즈니스 프로세스에 대한 개요를 작성합니다. 목표는 비즈니스 절차에 대한 이해를 공유하는 것입니다. 결과적으로 이 다이어그램은 조직 전체에 걸쳐서 커뮤니케이션을 간소화하고 생산성을 향상시킵니다.

스윔레인 다이어그램은 프로세스의 특정 부분이 누구 책임인지를 표시하는 프로세스 플로차트입니다. 이 다이어그램은 개별 행(레인)으로 분리되어 있으며, 각 행은 다른 팀 또는 부서를 나타냅니다. 각 레인의 도형은 활동을 나타내고, 화살표는 각 활동이 완료될 때 프로세스가 어떻게 진행되는지 보여줍니다.

가치 체인 다이어그램(가치 체인 분석 또는 가치 스트림 매핑이라고도 함)을 통해 팀은 비즈니스 활동을 분석할 수 있습니다. 목표는 현재 프로세스를 개선하여 경쟁력 우위를 확보할 수 있는 방법을 확인하는 것입니다. 연결된 박스는 빠른 이해를 위한 프로세스의 단순화된 버전을 나타냅니다. 이 기본 개요를 사용해 회사의 단계를 시각화해 고객 가치를 향상시킬 수 있습니다.

프로세스 맵은 복잡한 프로세스를 세분화하는 경우가 많지만 프로세스 맵을 만드는 일 자체가 복잡할 필요는 없습니다. 다음과 같은 간단한 단계를 따라 자신과 팀을 위한 성공적인 프로세스 맵을 쉽게 만드세요.

프로세스 맵 템플릿을 사용하면 몇 번의 클릭만으로 빠르게 프로세스를 나타낼 수 있습니다. 기존 레이아웃을 맞춤 적용해 프로세스를 반영하는 프로세스 맵을 만드세요. 새로운 열, 스티커 메모 또는 도형 등 필요한 것은 무엇이든 추가해 정확한 프로세스 맵을 만드세요.

프로세스를 파악할 시간입니다. 판매 프로세스를 매핑해야 하나요? 내부 프로세스인가요? 고객 여정인가요? 이는 프로세스 맵의 중요한 부분으로 자신과 팀이 달성하려는 것이 무엇인지 알아야 합니다. 이 영역에서는 회의를 주재하는 것이 팀을 조율하는 좋은 방법입니다. 직접 만나든 온라인으로든 팀을 모이게 해 프로세스에 대해, 그리고 이를 만들고 개선하려는 이유에 대해 토의하세요. 시간이 많이 걸리는 상세한 회의일 필요는 없습니다. 모든 사람이 프로세스와 이를 매핑하는 이유를 이해한다면 올바르게 진행된 것입니다.

다음 단계는 프로세스 전반에 걸쳐 관련된 활동에 집중하는 것입니다. 팀과 함께 다양한 단계에 대해 브레인스토밍을 실시하고 프로세스가 작동하는 방식을 시각화하세요. 선택할 수 있는 다양한 브레인스토밍 기법이 있습니다. 자신과 팀에 가장 적합한 것을 찾으세요. 그런 다음 세션을 주재하고 모든 주요 프로세스 단계에 대해 토의하세요. 이 단계에서는 프로세스 단계에 순서를 부여하는 것이 중요하지 않지만 일부 팀에는 도움이 될 수 있습니다. 선형 방식으로 단계를 매핑하면 주요 단계를 놓치지 않습니다. 어디서 언제 프로세스가 시작되고 종료되는지를 파악해 구조를 더할 수도 있습니다.

프로세스가 제자리를 잡으면 관련 기호를 배정할 시간입니다. 이렇게 하면 다양한 요소가 무엇을 의미하고 어떻게 연관되는지를 프로세스 맵을 보는 모든 사람이 이해하게 됩니다.

이제 프로세스 맵을 마무리할 수 있습니다. 프로세스 맵이 어떻게 흐르는지, 모든 관련 단계가 포함되었는지 검토하고, 프로세스를 정확하게 나타내는지 확인하세요. 필요한 모든 것이 프로세스 맵에 있는지 확인하기 위해 자신에게 물어볼 수 있는 질문은 다음과 같습니다. 프로세스가 제대로 흐르고 있는가? 매끄럽게 흐르지 않는 영역이 있는 경우, 드로잉 보드로 돌아가 올바르게 수정하세요. 중복되는 것이 있는가? 프로세스의 효율성을 가능한 한 높이려면 모든 중복 활동을 제거해야 합니다. 이는 성공에 중요하지 않은 프로세스의 부분을 잘라내는 것을 의미합니다. 팀 멤버들이 프로세스를 따를 것인가? 프로세스를 따르기가 쉽지 않은 경우, 또는 어떠한 이유로든 팀 멤버들이 프로세스를 따를 수 없는 경우, 구조를 다시 생각해야 할 수 있습니다. 누락된 단계가 있는가? 프로세스 맵을 볼 때 각 단계를 거쳐 이동하면서 모든 것이 제자리에 있는지 확인하세요. 누락된 것이 있는 경우 이를 추가해야 합니다. 이러한 질문에 답변한 후에는 프로세스 맵이 정확하고 최신 상태가 됩니다.

최종 프로세스 맵을 팀과 공유하기 전에 성공을 정의해야 합니다. 이는 프로세스가 달성해야 하는 것이 무엇이고, 이를 어떻게 달성할지 계획하는 것이며, 그 성공을 어떻게 측정할지 파악하는 것을 의미합니다. 명확하고 측정할 수 있는 성공의 정의를 내리려면 SMART 목표를 확인하세요. SMART 목표 프레임워크는 팀이 구체적이고 측정 가능하며 현실적인 목표를 세우는 데 도움을 줍니다. 이 모델을 사용하면 프로세스가 달성하려는 것을 정밀하게 표시할 수 있습니다. 또한 진행 상황을 추적하고 프로세스가 목표를 달성한 시점을 확인할 수 있습니다. 프로세스가 목표를 달성하지 않은 경우, 무엇이 잘못되었는지 검토하고 미래를 위해 올바르게 수정할 수 있습니다.

목표가 제대로 적용되면 이제 최종 프로세스 맵을 관련 이해관계자와 공유할 수 있습니다. 이해관계자는 팀 멤버, 클라이언트, 감독자, 공급자, 고객 또는 프로세스가 작동하는 방식에 따라 영향을 받는 모든 사람일 수 있습니다. 관련된 모든 이해관계자가 검토를 한 후 프로세스 맵에 직접 댓글을 달고, 질문을 하고, 피드백을 남기도록 하세요. 프로세스 맵을 사용하면 이들의 제안을 더욱 쉽게 검토할 수 있습니다. 서로 다른 플랫폼 사이를 옮겨 다니거나 모든 사람에게 개별적으로 얘기할 필요가 없습니다. 온라인으로 프로세스 맵에 접속해 한 곳에서 모든 피드백을 볼 수 있습니다. 메모를 검토한 후 프로세스를 시작하기 전에 필요한 모든 변경을 할 수 있습니다.

프로세스 맵은 끝난 것이 아닙니다. 변화는 필연적으로 발생하게 되어 있습니다. 새로운 비즈니스 구조일 수도 있고, 고객이 원하는 것이 완전히 변경될 수도 있습니다. 변화하는 환경에 맞출 수 있도록 프로세스가 변화해야 합니다. 이는 지속적인 개선을 위해 프로세스 맵을 검토하고 최신 상태로 유지할 수 있도록 관련 변경을 실시해야 한다는 것을 의미합니다.