업무 개선이나 자동화에 도움이 되는 워크플로 다이어그램이란? 작성 방법과 사례를 소개

워크 플로 다이어그램 (업무 흐름 다이어그램)은 기업 내 및 비즈니스에서 프로세스를 명확히하고 개선하는 데 도움이 되는 다이어그램입니다. 

워크 플로 다이어그램이 있으면 한눈에 모든 업무 흐름을 파악할 수 있어 전체 업무를 간단하게 관리할 수 있게 됩니다.

워크 플로 다이어그램을 무료로 작성할 수 있는 툴 확인하기 →

워크 플로 다이어그램이란?

워크 플로 다이어그램 (업무 흐름 다이어그램)은 기업이 프로세스, 업무 흐름 및 작업 내용을 매핑하는 데 사용하는 시각적 도구입니다.

워크 플로 다이어그램은 프로세스의 문제를 식별하고 프로세스를 개선하기 위해 업무 흐름을 시각화하기 때문에 흐름도와 비슷한 형태입니다.

우리 인간은 시각적 생물이기 때문에 시각적 요소에 의존함으로써 더 많은 정보를 이해할 수 있습니다.

워크 플로 다이어그램을 통해 비즈니스 프로세스를 완료하는 데 필요한 리소스와 프로세스를 완료하기 위한 태스크의 흐름을 시각화함으로써 기업 전체 레벨에서 체계적인 비즈니스 관리를 할 수 있습니다.

워크 플로 다이어그램에서 사용되는 기호

플로우 차트와 마찬가지로 워크 플로 다이어그램(업무 흐름 다이어그램)은 전용 기호를 사용합니다. 이 기호는 공통 언어로 작동하므로 누구나 다이어그램의 정보를 한눈에 이해할 수 있습니다.

아래에서 워크 플로 다이어그램에 사용되는 기호를 살펴 보겠습니다.

시작(종료) 도형

시작(종료) 도형은 은 워크 플로우나 프로세스의 개시 지점과 종료 지점을 나타내는 기호이며, ‘단자'라고 불리기도 합니다.

프로세스 및 처리 도형

프로세스 및 처리 도형은 업무 흐름의 단계를 나타내는 기호이며 워크 플로 다이어그램에서 가장 많이 사용되는 기호 중 하나입니다. 이 기호 안에는 단계 설명이 간결하게 작성됩니다.

판단 도형

판단 도형은 프로세스내에서 발생하는 Yes / No 등의 결정 프로세스를 나타내는데 사용되는 기호입니다. 이러한 결정 과정은 일반적으로 분기로 뻗어 있습니다.

순차 액세스 도형

순차 액세스 도형은 일반적으로 워크 플로 다이어그램에서 사용되는 기호는 아니지만, 건너뛸 수 있는 조치 또는 우회해야 하는 단계를 표현하는 데 사용할 수 있습니다.

화살표와 연결선

화살표와 연결선은 프로세스가 진행되는 방향을 나타내는 데 사용됩니다. 위에서 소개한 기호 모두에 화살표나 연결선이 사용됩니다.

워크 플로 다이어그램의 장점

워크 플로 다이어그램 (업무 흐름 다이어그램)은 프로세스를 문서화하고 명확하게 하는 데 유용한 도구이므로 다양한 산업에서 활용되고 있습니다.

이 섹션에서는 이 다이어그램이 팀과 조직에 어떻게 도움이 되는지 5가지 이점을 통해 소개하고 싶습니다.

프로세스 시각화

인간은 시각을 통해 많은 정보를 흡수합니다. 특히 말로 간단히 설명할 수 없는 이벤트를 다루는 경우는 시각 정보를 통해 학습합니다.

워크 플로 다이어그램을 사용하면 모양, 색상 및 기호를 사용하여 한 페이지에 프로세스를 매핑하여 복잡한 작업과 프로세스를 쉽게 시각화할 수 있습니다.

업무 효율화

워크 플로 다이어그램을 사용하면 모든 프로젝트 멤버가 자신의 작업, 책임 및 마감일을 이해할 수 있습니다. 이를 통해 원활하게 업무를 수행할 수 있어 각 멤버의 생산성 향상과 업무 효율화를 실현할 수 있습니다.

정보 투명화

워크 플로 다이어그램을 채택하는 가장 큰 이점 중 하나는 정보 투명성으로 인한 중요한 프로세스를 이해하고 전달하는 것입니다. 복잡한 정보나 작업 내용을 기호나 도형을 통해 표현함으로써 구두로 설명하기 어려운 내용에서도 그림을 통해 간단하게 설명할 수 있게 됩니다.

책임의 명확화

이 다이어그램은 워크플로우에서 프로세스를 시각화하는 데 매우 유용한 도구입니다. 비즈니스 플로우 다이어그램을 사용하여 누가 어떤 작업과 프로세스를 담당하는지 명확히 할 수 있습니다.

이를 통해 프로젝트 멤버 간의 이해도를 맞출 수 있으며 프로젝트의 생산성을 높일 수 있습니다.

문제 인식 및 업무 개선

업무 흐름 다이어그램은 진행 상황을 파악하는 데 도움이 되며 어디에서 작업이 중지되었는지 확인할 수 있습니다.

어떤 단계에서 어떤 문제가 발생하고 있는지를 그림을 통해 이해함으로써 문제를 해결하고 프로세스를 개선할 수 있어 업무에서 생산성과 효율을 향상시킬 수 있습니다.

워크 플로 다이어그램의 활용 사례

워크 플로 다이어그램은 모든 조직의 업무 흐름 및 프로세스를 개선하는 데 도움이 되는 도구입니다. 이 섹션에서는 워크 플로 다이어그램의 유용한 사례를 소개합니다.

소프트웨어 개발

소프트웨어 개발에서는 여러 개발자와 구성원이 동시에 프로젝트에 종사합니다. 기술 로드맵과 같은 간단한 워크 플로 다이어그램을 작성하면 모든 구성원이 자신의 역할을 파악할 수 있습니다.

또한 소프트웨어 개발 과정의 전체적인 모습을 볼 수 있어 프로젝트를 원활하게 진행할 수 있습니다.

E 커머스(전자 상거래)

E 커머스(전자상거래)에서 워크 플로 다이어그램을 사용하면 웹사이트에 방문한 고객의 행동을 시각화할 수 있습니다.

고객의 행동을 파악함으로써 UX 디자이너 등 사이트 구축에 종사하는 멤버가 고객이 어떠한 과정을 거쳐 서비스를 구매하는지, 어떤 요소가 추가로 필요한지 이해할 수 있습니다.

제조업

워크 플로 다이어그램은 품질 서비스를 구축하기 위해 원래 제조업에서 자주 사용되었습니다. 워크 플로 다이어그램을 사용하면 제조 프로세스와 단계를 쉽게 매핑할 수 있어 높은 품질의 서비스를 유지할 수 있습니다.

의료 현장

의료 현장에서의 워크 플로 다이어그램은 의료 종사자가 의료 처치를 할 때 따라야 할 기준을 설정할 때 활용하는 그림입니다.

항상 정확한 행동을 요구하는 의료 현장에서는 업무 흐름을 설정하는 것이 매우 효과적이라고 할 수 있습니다.

워크 플로 다이어그램의 종류

워크 플로 다이어그램에는 여러 가지 유형이 있습니다. 서로 다른 상황에서 서로 다른 그림을 사용하면 효과를 몇 배나 높일 수 있습니다. 각 다이어그램에는 특정 목적과 기호가 포함됩니다.

여기에서는 일반적으로 사용되는 몇 가지 다이어그램을 살펴 보겠습니다.

플로우차트(순서도)

플로우차트는 다양한 도형과 기호로 구성되며 각 기호는 프로세스의 다른 단계와 이벤트를 나타냅니다. 또, 플로우차트는 ‘순서도', ‘플로우 다이어그램'이라고도 불립니다.

플로우차트를 사용하여 워크 플로를 그려 작업의 흐름을 시각화할 수 있으며 비즈니스 프로세스 및 시스템 설계에서 의사 결정 및 개선 작업에 도움이 됩니다.

스윔 레인 다이어그램

스윔 레인 다이어그램은 수영장 차선을 시각적으로 모방한 것이며, 각 차선에는 자체 프로세스와 팀 구성원이 채워집니다.

이 그림은 서로 다른 팀 구성원의 행동이 다른 차선에 있는 다른 구성원에게 어떻게 영향을 미치는지 시각적으로 표현합니다.

또한 수영 차선 다이어그램은 대규모 조직에서 부서 간 종속성을 명확히하는 데 도움이 되는 다이어그램입니다. 다이어그램에 모든 정보를 추가하여 누구나 쉽게 정보를 볼 수 있습니다.

기능 블록 다이어그램

기능 블록 다이어그램은 워크 플로 다이어그램 중 하나이며 주로 시스템 프로세스를 시각화하는 데 사용되는 다이어그램입니다.

기능 블록 다이어그램은 여러 블록을 통해 시스템 구성을 표현합니다. 각 블록은 시스템이 정상적으로 작동하는 데 필수적이며 블록 다이어그램을 통해 각 시스템이 어떻게 작동해야 하는지를 시각화할 수 있습니다.

비즈니스 프로세스 모델링 표기법(BPMN)

비즈니스 프로세스 모델링 표기법(BPMN) 다이어그램은 주로 경영자와 비즈니스 분석가가 사용하는 워크플로 다이어그램입니다.

이 다이어그램을 사용하여 급여 관리 및 채용과 같은 비즈니스 프로세스를 시각화합니다.

BPMN 다이어그램에서 찾아낸 정보를 분석하고 개선책을 수립함으로써 기업의 중요한 프로세스에서 효율성을 향상시킬 수 있습니다.

SIPOC 분석

SIPOC 다이어그램은 프로세스를 개선하는 데 도움이 되는 워크 플로 다이어그램 중 하나입니다.

이 다이어그램은 프로그램의 일련의 단계와 이벤트를 시각적으로 표현하는 대신 테이블 형식을 사용하여 프로세스의 입력과 출력을 표현합니다. 이렇게 하면 프로세스 내에서 정보를 투명하게 이해하고 이해할 수 있습니다.

UML 액티비티 다이어그램

UML 액티비티 다이어그램은 기업 및 조직 내에서 발생하는 모든 사건의 ‘전체 이미지’를 표현하는 데 사용되는 다이어그램입니다.

이 유형의 워크 플로 다이어그램은 기능적 작은 워크 플로우가 아닌 비즈니스 프로세스 전체의 구성 요소에 중점을 둡니다.

UML 활동 다이어그램을 사용하면 기업 프로세스를 하향식으로 계획하고 각 부서의 역할과 종속성을 쉽게 확인할 수 있습니다.

이를 통해 보다 효과적으로 조직을 운영할 수 있습니다.

워크 플로 다이어그램 작성 방법

지금까지 워크 플로 다이어그램(업무 흐름도)의 정의와 사용 사례에 대해 설명하였습니다. 아래에서는 몇 가지 단계를 통해 실제로 다이어그램을 만드는 방법을 살펴 보겠습니다.

1. 시각화 할 프로세스 선택

먼저 시각화하려는 프로세스를 선택합시다. 다이어그램이 너무 복잡해지는 것을 방지하기 위해 각 프로세스에 대해 하나의 다이어그램을 만들어야 합니다.

2. 시작 지점과 종료 지점을 설정

흐름의 시작 지점과 목표(종료 지점)를 설정하면 프로세스의 방향성을 결정하고 계획을 원활하게 진행할 수 있습니다.

3. 정보 수집

워크 플로 다이어그램에는 프로세스가 작동할 수 있는 다양한 요소가 있으며 각 요소는 서로 다른 구성원이 담당합니다. 인풋, 아웃풋, 관계자 등 각 프로세스에 관련된 멤버나 필요한 작업에 관한 정보 수집을 해 봅시다.

또한 업무 흐름도에 포함된 모든 회원의 이해도를 동일하게 하는 것을 잊지 않도록 합시다. 이를 통해 담당 업무를 서로 공유할 수 있어 부드러운 프로세스를 실행할 수 있습니다.

4. 워크 플로 생성

위의 단계까지가 워크 플로 다이어그램을 만드는 데 필요한 단계이지만, 다이어그램을 본 모든 사람이 이해할 수 있도록 각각의 기호가 무엇을 의미하는지 미리 공유하도록 합시다.

이를 통해 누구나 다이어그램에 기재된 정보를 한눈에 이해할 수 있게 됩니다.

정리

워크 플로 다이어그램 (업무 흐름도)은 기업 내 및 비즈니스에서 프로세스를 시각화하고 개선하는 데 도움이 되는 다이어그램입니다. 이 다이어그램을 작성하면 프로세스를 추적하고 문제를 한눈에 파악할 수 있으며 전체 업무를 원활하게 수행할 수 있습니다.

또한 다이어그램을 만들 때 각 프로세스에서 발생하는 작업 및 이벤트를 나타내는 기호가 프로세스의 진행 방향을 나타내는 연결선과 화살표가 사용됩니다.

이러한 도면 작업을 보다 효율적으로 진행하기 위해 Miro의 플로우차트 도구와 플로우차트 템플릿을 사용하는 것이 좋습니다.

이 기사에서 소개한 이미지는 모두 Miro의 툴로 작성한 다이어그램입니다. 

Miro를 업무 흐름 및 시스템 개선에 활용해 보세요!