특성 요인 다이어그램이란? 그 효과와 활용 방법에 대해 10분만에 해설

특성 요인 다이어그램은 문제를 식별하고 분석하는 데 도움이 되는 원인 분석 프레임워크입니다. 직면한 문제의 잠재적인 원인을 브레인스토밍하고, 그 원인을 시각적으로 정리하고 그룹화하는 효과적인 기법입니다. 특성 요인 다이어그램 작성 도구를 사용하여 문제를 일으키는 원인을 신속하게 파악하고 솔루션을 선택하고 원인을 분석합니다.

특성 요인 다이어그램(피쉬본 다이어그램)이란?

피쉬본 다이어그램이라고도 불리는 특성 요인 다이어그램은 효과적인 문제 해결 도구이며, 문제 자체에 대한 해결책에 초점을 맞추는 대신 브레인스토밍을 통해 문제의 근본 원인을 파악하여 장기 솔루션을 선택하는 도구로 사용됩니다.

특성 요인도는 크게 4개의 파트로 구성되어 있습니다:

물고기 머리(특성) : 다이어그램의 시작 부분에는 문제의 특성을 나타내는 물고기 머리가 있으며 여기에 해결할 문제의 개요를 설명합니다. 여기에서 나머지 부분으로 나뉘어 갑니다.

척추 : 척추는 물고기의 머리(특성 · 문제 제기)에서 시작되어 ‘특성'과 ‘큰 뼈'를 연결하고 있습니다. 각 뼈의 끝에는 문제 해결 프로세스의 일부로 고려해야 할 원인 요소가 있습니다.

큰 뼈 : 척추에서 뻗어있는 선으로 문제를 일으키는 큰 요인을 나타냅니다. 특성 요인 다이어그램에서는 큰 뼈 정보를 사용하여 문제의 잠재적 원인을 찾습니다.

작은 뼈 : 큰 뼈에서 뻗어있는 여러 줄로 큰 뼈에서 확인 된 문제를 일으키는 개별적인 작은 원인을 식별하는 데 사용됩니다.

특성 요인 다이어그램은 1940년대 초에 도쿄대학의 이시카와 묘 교수(1915~1989)에 의해 고안되었습니다. 이시카와 료 교수는 모든 문제가 워크 플로우의 문제와 비효율적인 프로세스로 인해 발생한다고 가설을 세우고 문제의 원인이 어디에 있는지 파악하고 장기적인 해결책을 찾는 특성 요인 다이어그램을 개발했습니다.

특성 요인 다이어그램(피쉬본 다이어그램)을 이용하는 장점

특성 요인 다이어그램(피쉬본 다이어그램)을 사용하여 문제의 근본 원인을 분석하는 데 어떤 이점이 있는지 살펴보겠습니다.

문제의 근본 원인의 조기 발견

특성 요인 다이어그램은 문제를 해결하는 데 도움이 되는 시각적 도구입니다. 문제의 원인을 모두 하나의 프레임워크에 정리해 ‘무엇이 모든 문제를 지속적으로 발생시키고 있는지’를 특정하는데 도움이 됩니다.

추가 문제의 발생을 방지

문제의 근본 원인을 파악하면 문제를 근본적으로 해결하고 향후 발생할 수 있는 문제의 영향을 줄이거나 차단할 수 있습니다. 또한 이와 같은 사례를 보존함으로써 같은 문제나 유사한 문제를 두 번 다시 일으키지 않기 위한 리스크 관리도 할 수 있게 됩니다.

팀의 원인 분석에 활약

특성 요인 다이어그램은 팀과 협력하여 솔루션을 브레인스토밍하는 가장 좋은 방법입니다. 이 그림을 공동으로 작성하면 팀원들이 모든 정보를 공유하고 최적의 행동 방침을 논의할 때 정보 자원으로 사용할 수 있습니다.

원격 팀이나 하이브리드 팀의 구성원이라면 Miro와 같은 온라인 플랫폼을 사용하여 팀이 어디에서 일하든 관계 없이 협업할 수 있습니다. 화상 채팅에 참여하고 다이어그램을 공유하면 온라인에서 쉽게 팀의 원인 분석을 수행할 수 있습니다.

서로 다른 프로세스 간의 문제를 식별

특성 요인 다이어그램은 다양한 상황에서 활약하는 도구로, 비즈니스 및 프로젝트 내의 서로 다른 프로세스에서 발생하는 문제가 동일한지 분석하는 데 활약합니다. 문제가 동일한 특성을 가진 경우 문제 해결을 위한 노력을 간소화하고 여러 프로세스에서 동시에 발생하는 문제를 한 번에 개선할 수 있습니다.

특성 요인 다이어그램(피쉬본 다이어그램)의 예

특성 요인 다이어그램이 실제로 어떻게 작동하는지 NEXT LEVEL Partners의 CEDAC 템플릿을 참조하십시오.

CEDAC는 ‘Cause and Effect Diagram with the Addition of Cards’의 앞글자를 가져온 것으로, 왼쪽의 갈비뼈에 문제점, 오른쪽에 해결책이 쓰여진 다이어그램을 가리킵니다.

CEDAC의 고안자인 후쿠다 류지는 팀이 문제 해결을 위한 분석을 보다 깊게 수행할 수 있도록 CEDAC를 만들었습니다. 다이어그램에 카드를 추가하면 기존 정보를 분석하고 새로운 아이디어를 제안할 수 있습니다. 그 결과, 현재 발생하고 있는 문제를 보다 깊게 이해할 수 있어 해결책을 빠르게 고안할 수 있게 됩니다.

여기에서는 CEDAC 모델을 유용하게 사용할 수 있는 예시를 소개합니다.

제품 개발:

CEDAC 다이어그램을 사용하면 제품 개발 프로세스 내에서 발생하는 문제를 시각화할 수 있습니다. 제품 팀과 협력하여 문제의 원인을 파악하고 카드를 사용하여 최적의 솔루션을 찾습니다.

소프트웨어 기능:

CEDAC 다이어그램을 사용하여 특정 소프트웨어 기능 내에서 발생하는 문제를 분석합니다. 개발자에게 자신의 생각이나 제안 내용을 코멘트로 받아 새로운 아이디어나 해결책을 찾아낼 수 있습니다.

제품 디자인:

제품 설계의 문제점을 명확히 함으로써 효과적인 솔루션을 찾을 수 있습니다. 제품 설계자는 이 다이어그램의 카드를 사용하여 설계를 개선하기 위한 새로운 솔루션을 만들 수 있습니다.

사내 프로세스:

병목 현상을 파악하고 비즈니스 프로세스를 간소화하고 개선하는 방법을 파악할 때도 이 다이어그램이 도움이 됩니다. 모든 팀원을 포함하여 논의함으로써 향후 프로세스 개선을 '팀·조직 레벨에서' 고안할 수 있게 됩니다.

특성 요인 다이어그램(피쉬본 다이어그램)의 활용 사례

특성 요인 다이어그램(피쉬본 다이어그램)은 다양한 상황에서 유용한 프레임워크입니다.

아래에서 그 활용 사례를 살펴 보겠습니다.

문제 분석:

비즈니스 및 프로젝트에 명확한 문제가 있는 경우 특성 요인 다이어그램을 사용하여 자세한 분석을 수행할 수 있습니다. 문제의 원인을 파악하여 어떻게 그 원인에 접근하는지 결정할 수 있습니다.

원인 브레인스토밍:

특성 요인 다이어그램은 문제의 원인을 논의하는 데 도움이 되는 정보 소스로 유용합니다. 브레인스토밍 세션을 열어 문제를 명확히 하고 가능한 솔루션을 논의할 때 이 다이어그램이 사용됩니다. 또한 Miro와 같은 온라인 플랫폼에서 작업하면 팀이 어느 위치나 시간대에 있든 간에 쉽게 협업할 수 있습니다.

신제품 디자인:

특성 요인 다이어그램을 사용하여 신제품 설계를 매핑하고 잠재적인 문제를 시각화하고 분석할 수 있습니다. 이를 통해 제품을 출시하는 동안 발생할 수 있는 모든 결함을 사전에 식별할 수 있습니다.

프로세스 개선:

프로세스의 합리화와 효율화에도 특성 요인 다이어그램이 도움이 됩니다. 이 다이어그램을 사용하면 프로세스의 어느 부분이 비효율적인지를 핀 포인트로 식별하고 원인을 발견할 수 있습니다. 원인을 발견한 후 문제를 어떻게 개선할 수 있는지 생각해 봅시다.

품질 향상:

특성 요인 다이어그램은 서비스 품질을 향상시키는 데에도 자주 사용되는 프레임 워크입니다. 현재의 서비스 내 어디를 어떻게 개선하면 보다 품질 높은 경험을 고객에게 제공할 수 있는지, 비주얼을 통해 분석할 수 있습니다.

특성 요인 다이어그램(피쉬본 다이어그램)의 작성 방법

Miro를 사용하면 다음과 같이 특성 요인 다이어그램을 쉽게 만들 수 있습니다.

1. 특성 요인 다이어그램 템플릿 선택

Miro의 특성 요인 다이어그램 도구를 사용하면 언제든지 다이어그램 작성을 시작할 수 있지만 특성 요인 다이어그램 템플릿을 선택하여 이미 설계된 다이어그램을 즉시 사용할 수도 있습니다. 템플릿은 무료로 사용할 수 있으므로 언제든지 쉽게 그림을 만들 수 있습니다.

Miro의 특성 요인 다이어그램 형식은 새로운 텍스트, 도형, 색상을 추가하고 이미지와 파일을 업로드하여 언제든지 자유롭게 사용자 정의할 수 있습니다. 또한 외부 사이트 링크를 첨부하고 그림에 보충 정보와 배경 정보를 추가할 수 있습니다.

2. 문제 정의

다이어그램을 보드에 추가한 후에는 먼저 문제를 정의하여 시작합니다. 다이어그램의 앞부분 (물고기의 머리·특성)에 기입합니다. 가능한 한 자세한 해결책을 찾으려면 가능한 한 명확하고 간결하게 정의를 작성하는 것이 좋습니다.

예를 들어, 아래 그림에서는 ‘40%의 사용자가 월초에 해약하는 경향이 있다’는 것이 주요 문제점입니다. 이 문장과 같이 문제를 명확하고 간결하게 설명하면 솔루션을 찾는 방향을 결정할 수 있습니다.

그러면 이 문제 제기문에 '고객 유지율 향상'과 같은 다른 문장을 넣으면 어떻게 될까요?

이 문장은 문제 제기문으로서는 상당히 모호하며, 다른 의미로도 해석될 수 있습니다. 예를 들면 ‘고객 유지율을 높인다’는 문장은 꽤 막연하기 때문에, 다양한 의미를 연상할 수 있습니다. ‘고객 유지율을 높인다’라는 잘못된 문제 제기 방법을 작성한 경우 문제를 해결할 수 있는 수단을 찾지 못하는 경우도 있습니다. 

문제 제기는 반드시 길고 상세할 필요는 없습니다. 오히려 한 문장 이내의 짧은 문장으로 하는 것이 이상적입니다. 이렇게 하면 팀이 문제를 더 쉽게 인식할 수 있으며, 다이어그램에 추가하는 정보도 가능한 한 간단하게 유지할 수 있습니다.

문제를 제기하거나 가이드 프레임 워크가 필요한 경우 Prime Motive의 Problem Framing Workshop Template을 참조하십시오.

3. 근본 원인의 확인

구체적인 원인은 문제 제기 내용에 따라 다릅니다. 예를 들어, 문제 제기가 제품 설계에 관한 것이라면 근본적인 원인으로 다음과 같은 것을 생각할 수 있습니다.

종업원・설비・재료・예산・기술・검사

이것들은 단지 예입니다. 실제로 다이어그램에서 볼 때 더 많은 원인을 파악하는 경우도 있습니다. Miro는 직관적으로 사용할 수 있는 도구이므로 문제를 작성하는 데 필요한 경우의 수에 따라 상자를 쉽게 추가하거나 제거할 수 있습니다.

그림에 원인을 추가할 때 가장 큰 영향을 미치는 문제를 문제에 가장 가까운 상자에 입력합니다. 원인이 그림의 앞부분으로부터 멀어질수록 문제에 대한 영향력이 약하다는 것을 의미합니다.

4. 개별 원인 분류

개별 원인을 분류하면 전체 원인으로 이어지는 개별 요소를 구별할 수 있습니다. 이것은 특성 요인 다이어그램(피쉬본 다이어그램)에서 물고기 뼈의 부분을 나타냅니다.

이 메커니즘을 예를 들어 설명하겠습니다.

근본 원인 중 하나가 ‘설비’라고 가정합니다. 이 항목에 해당될 수 있는 원인을 몇 가지 살펴보겠습니다.

・오래되고 비효율적인 기기를 사용하고 있다. 

・기존의 기기를 교환하는 데에는 큰 비용이 든다. 

・기기의 사용법을 숙지하고 있는 직원이 적다.

위의 모든 원인이 문제를 일으킬 수 있지만, 어떤 원인을 현재 과제로 선호하는지는 여러분의 팀에 달려 있습니다. 이 모든 정보를 팀과 확인하고 어떤 문제가 장기적인 해결책이 될지 논의해 봅시다.

개별 원인을 파악하기 위해서 ‘원인 분석'의 프레임 워크도 활용하십시오. ‘원인 분석’은 잠재적인 문제 뒤에 숨겨진 이유를 찾는 데 도움이 되는 간단한 브레인스토밍 도구입니다.

5. 액션 플랜 수립

문제의 근본 원인을 파악한 후에는 개선을 위한 액션 플랜을 작성하십시오. 액션 플랜은 문제를 해결하는 데 필요한 단계와 무엇을 통해 문제 해결을 정의하는지를 명확히 나타내야 합니다. (SMART 목표 프레임 워크를 동시에 활용하세요)

이 단계에서는 어떻게 지속적인 개선을 할 것인지에 중점을 두어야 합니다.눈에 띄는 솔루션을 우선시하여 문제의 전체 방향을 잃지 않도록 합시다. 특성 요인 다이어그램(피쉬본 다이어그램)의 목적은 장기적인 문제 해결책을 실시하는 것이므로, 향후의 액션 플랜을 세울 때에는 이를 염두에 두도록 합시다.

특성 요인도 6M법

특성 요인 다이어그램(피쉬본 다이어그램)은 다양한 산업에서 널리 사용되고 있으며, 원래는 제조 공정을 개선하기 위해 만들어진 프레임워크입니다. 특성요인도의 6M법은 프레임워크에서 파생되었다는 배경을 가지고 있습니다. 따라서 기술자와 디자이너에게 매우 유용합니다.

아래에서 특성 요인 다이어그램의 6M법에 대해 살펴보겠습니다.

Man (인재) : 우선 첫 번째 ‘M’에서는 인사에 관련된 모든 요소를 ​​고려합시다. 제품을 설계하거나 제공하는 데 필요한 요소입니다.

Method(방법): 현재 활용하고 있는 생산 공정이나 방법, 제품의 납품 프로세스가 올바른지 등 평가하는 공정을 말합니다.

Machine(기계): 프로세스 내에서 사용되는 모든 소프트웨어, 하드웨어 등의 시스템, 설비, 툴, 장치 등을 말합니다.

Material(재료): 제품 생산 및 공정을 완료하는 데 필요한 원료 및 부품을 의미합니다.

Management(관리 및 관리): 관리 프로세스, 시스템, 담당자가 이 범주로 분류됩니다.

Measurement(검사 및 측정): 제품, 기계 또는 작업 공간의 물리적 측정(양, 부피, 거리, 온도 등)을 나타냅니다.

6M 방법은 제조 또는 생산 공정 개선을 목적으로 한 경우에만 특성 요인 다이어그램에서 사용됩니다. 다른 목적으로 이 다이어그램을 사용하는 경우 6M ​​방법을 사용하여 프로세스의 각 요소를 평가하지 않아도 됩니다.

지금 바로 Miro의 특성 요인 다이어그램을 체험해 봅시다!

특성 요인 다이어그램 작성 도구를 사용하면 현재 발생하는 문제의 근본 원인을 효과적으로 파악할 수 있습니다. 템플릿을 사용하면 이 다이어그램을 순식간에 만들 수 있으며, 보드 내 모든 참가자가 댓글을 추가하고, 업데이트를 공유하고, 다른 사용자에게 직접 태그를 지정할 수 있어 자유도가 높은 협업을 실현할 수 있습니다.