関係者分析テンプレート
関係者を特定し、適切なコミュニケーション プランを割り当てましょう。
関係者分析テンプレートについて
プロジェクトを計画し実行する際には、ステークホルダーの管理が重要です。これは、手元のプロジェクトに影響を与える可能性のある人を指します。あなたのキャリアのある時点で、組織には外部および内部のステークホルダーが存在することを期待できます。
外部のステークホルダーには、クライアント、業界のインフルエンサー、専門家、コミュニティーリーダーなどが含まれ、内部のステークホルダーには、チームとチームメンバー、経営幹部、部署が含まれます。ステークホルダーの管理は、プロジェクトを期限内に完了させ、期待に応えるために不可欠です。そこで、関係者分析を活用する方法を以下に紹介します。
関係者分析とは何ですか？
ステークホルダー分析は、プログラムやプロセスに利害関係を持つ個人、グループ、組織を特定することによって、期待に応え、プロジェクトを期限内に完了させる力を与えます。一般的なステークホルダー分析では、プロジェクトへの影響力に基づいてステークホルダーの優先順位を決定し、プロジェクトの過程を通じて彼らとどのように最善なインターフェースを行うかを理解しようとします。
関係者分析テンプレートの使用時期
プロジェクトの早い段階でできるだけ早く関係者分析を行いましょう。ほとんどの場合、ステークホルダーはプロジェクト全体を通じて重要な情報とリソースを提供してくれます。そのため、プロジェクトへの早期の了承を得て、彼らがプロジェクトに賛同し、タイムラインに悪影響を及ぼす可能性のある対立がないことを確認することが重要です。
たとえ最初に関係者分析を行えなかったとしても、始めるのに遅すぎることはありません。関係者との連携と組織内のコミュニケーションは、プロジェクトの成功を確保するために重要です。
独自の関係者分析を作成する
独自の関係者分析を作成するのは簡単です。Miro のバーチャルコラボレーションプラットフォームは、作成と共有に最適なキャンバスです。関係者分析テンプレートを選択して始め、その後自分用に以下のステップに従って作成してください。
1. 関係者を特定し始める
このプロジェクトに関与すべき関係者について考えてください。ほとんどの関係者分析は、このテンプレートを含め、2×2マトリックスの視覚的なマップで表されています。関係者分析マトリックスは、関係者を「高い影響力と高い関心」、「高い影響力と低い関心」、「低い影響力と高い関心」、「低い影響力と低い関心」に分けます。この形式は、どの関係者を優先すべきか考え始めるのを容易にします。リストをメモしますが、ステークホルダーマトリックスを埋めることについてはまだ心配しないでください。関係者には、個人だけでなく、組織やチームも含まれることを忘れないでください。
2.関係者をカテゴリーごとにグループ化する
リストをさらに絞り込むために、組織やチームから始め、これらのグループ内の個々の関係者を特定してください。これにより、これらのグループとより効果的にコミュニケーションを取ることができます。次に、プロジェクトの財務的影響を気にする人や最終確認に必要な人など、関係者を関心事でグループ化します。
3. 関係者の優先順位付け
これでステークホルダー マトリックス自体に関係者の関心と影響力をマッピングし始めることができます。プロジェクトを熱心にサポートしてくれそうな関係者や、意図的または無意図的に障害となるかもしれない関係者について考えてみてください。次に、各関係者をマトリックスにプロットします。彼らに対してプロジェクトに関する積極的な報告を維持し続けるべきか、日々の業務に積極的に関与するのか、進捗を監視するだけの役割なのか、または単にプロジェクトについて情報を提供すれば良いのかを判断します。 多くのチームは、関係者同士の相互依存性を示す線を描くことが役立つと感じています。全体として、プロジェクトの進展に伴い優先事項が変わる可能性があることを念頭に置いておきましょう。そして、分析にいつでも戻ることができます。
4. 関係者のリストを分析する
関係者分析マトリックスが完成したら、すぐにチームと話し合うことで活用しましょう。リスト内の各関係者について、次の質問をしてください:この関係者からどのようなリソースが必要ですか？どのくらいの頻度で、どの方法で彼らとコミュニケーションを取るべきでしょうか？このプロジェクトに参加するこの関係者の動機は何ですか
ステークホルダー分析の目的は何ですか？
ステークホルダー分析を実施する目的は、ステークホルダーとの連携を強化し、より効果的にコミュニケーションを図るためです。これは、プロジェクトのスケジュールが遵守され、ステークホルダーの期待が、その関与度、影響力、および関心度に応じて適切に管理されることを確保するために重要です。Miroのステークホルダー分析テンプレートを使用して、プロジェクトに関連する人々やグループに関する重要な要素が漏れないように確認してください。
What are the 4 steps in the process of stakeholder analysis?
The four steps to follow when conducting a stakeholder analysis are: 1) Identify your stakeholders, 2) Group your stakeholders by category, 3) Prioritize and plot your stakeholders on the stakeholder analysis matrix according to influence and interest, and lastly, 4) Analyse your list of stakeholders with your team to determine a plan of action. Once you have completed these four steps of the stakeholder analysis, you and your team should have a good understanding of all of your stakeholders. It should also be clear how best to communicate with each stakeholder, how to manage expectations, and mitigate any delays where dependencies may exist.
ステータスレポート テンプレート
活躍するシチュエーション:
プロジェクト管理, ドキュメンテーション, 戦略的計画
ステータスレポートは、特定の時点における進捗の瞬間的な状況を提供します。プロジェクトやチーム、状況に対してステータスレポートを提供することができます。それがプロジェクトのイベントの流れを強調し、マップしている限りです。プロジェクトマネージャーである場合、このレポートを使ってプロジェクトのタイムラインの履歴を保存できます。理想的には、プロジェクトの関係者はステータスレポートを見て、「私たちはどこにいて、どのようにしてここに至ったのか？」という質問に答えられるべきです。このテンプレートを出発点として使用し、プロジェクションされたプランや結果に対して、どのように物事が進行しているかを要約します。
プロジェクト提案テンプレート
活躍するシチュエーション:
プロジェクト管理, ドキュメント, プロジェクト計画
どの種類のプロジェクトであっても、プロジェクト提案テンプレートは、利害関係者の同意を得るために、プロジェクトの文脈、目標、範囲を明確にする重要なステップとなります。プロジェクト提案は、何を達成したいのか、その目標、およびそれをどのように実現するかを概説します。一般的に、プロジェクト提案はプロジェクトに関する文脈を読者に提供し、その重要性を説明し、それを完了するために取るべき行動を列挙します。プロジェクト提案には多様な用途があります。多くの場合、企業はプロジェクト提案を使用して、寄付者や外部の利害関係者からの同意を得ます。しかし、多くの企業は社内での同意を得るためにプロジェクト提案を作成します。