プロジェクトステータスレポートテンプレート
プロジェクトの現在の状態とプランを比較し、軌道に乗って、全員に情報を伝えましょう。
プロジェクトステータスレポートテンプレートについて
プロジェクトステータスレポートは、プロジェクトの進捗に関するタイムリーな更新です。プロジェクトの現在の状態をプロジェクトプランと比較します。
これは予算やガバナンスを管理する役員層の読者にも読まれる可能性があり、レポートを重要な問題に集中させるのに役立ちます。
このテンプレートは、あくまでも出発点に過ぎません。あなたとチームは、どの完了指標が重要か、またはより重要であるかを変更できます。テンプレート名を特定の期間における成果に応じてカスタマイズできます。例えば、「週間活動報告」や「四半期活動報告」のようにします。
プロジェクトステータスレポートとは何ですか？
プロジェクトステータスレポートは、特定の期間におけるプロジェクトの進捗を詳細に記載した簡潔な文書です。通常、これらのレポートは、対象者に応じて毎日、毎週、または毎月送信されます。
プロジェクトステータスレポートは、重要なステークホルダーに何が起こっているのか、そしてその理由を知らせ、一致させます。この文書は自分自身で書き始め、その後、チームメイトも含めて、タイムリーで関連性のあるレポートを作成できます。
プロジェクトレポートには通常、次の内容が含まれています：
プロジェクトの基本事項：名前、プロジェクト責任者、日付。
プロジェクトの進捗:プロジェクト進捗の基本的な概要。
プロジェクト全体の健康状態:プロジェクトのスコープ、予算状況、プロジェクトスケジュールの更新。
プロジェクトのマイルストーン:マイルストーン達成に向けた実際の進捗。
プロジェクトタイムライン:見積もりタイムラインと実際のタイムライン。
アクションアイテムまたはプロジェクトの成果物:進行中および今後のタスクの更新。
プロジェクトのリスク:未完了のタスク、遅延、その他の問題。
日次または週次のプロジェクトステータスレポートは、前回のレポートの文脈に基づいて作成する必要があります。
プロジェクトステータスレポートを使用するのはいつですか？
チームやプロジェクトマネージャーは、プロジェクトのスケジュール、全体の進捗状況、予算、および成果物など、プロジェクトの詳細を更新するために、毎週のステータスレポートを使用して関係者に報告できます。
毎週のレポートは、チームが積極的であることを証明し、プロジェクトの目標に集中させ続けることができます。また、利害関係者に対してプロジェクトの現在の状況を更新し、予算編成やガバナンスに役立てます。
プロジェクトの進捗を要約するだけでなく、ステータスレポートは、プロジェクトの健全性、リスクとその解決策、アクションアイテムを詳細に記載し、冗長性を排除するのに役立ちます。これらすべてによって、頻繁な更新会議を避けることができます。
独自のプロジェクトステータスレポートを作成する
プロジェクトステータスレポートを作成するのは簡単です。Miro は、レポートを作成してチームと共有するのに最適なツールです。最初にプロジェクトステータスレポートテンプレートを選択し、次のステップを踏んで独自のレポートを作成しましょう。
テンプレートをカスタマイズ:レポートセクションにタイトルを追加し、色分けを使用して、列の配置をニーズに合わせて変更します。各列に関連するプロジェクトの詳細を追加します。
重要業績評価指標（KPI）を決定する:上司やチームメイトから成功の定義を尋ねられた場合、どのようにして肯定的な結果を測定しますか？レポートにプロジェクトの目標を追加します。
データを収集する:あなたのKPIに関連するデータを収集する。それはチームメンバー、関係者、およびクライアントに関連している必要があります。プロジェクト管理ソフトウェアは正確なデータの収集をサポートできます。分析データを追加することで、進捗を判断しやすくなります。
プロジェクトのアクティビティーと成果物を中継：レポートに含まれるデータを活用して、具体的な事実に基づいた説得力のあるストーリーを語りましょう。チームの意思決定やパフォーマンスがプロジェクトの進捗にどのように影響したかを読者に伝えます。
問題を含める:完璧なプロジェクトは存在せず、報告期間中にいくつかの遅れに直面する可能性があります。予期せぬ事態を解決するために行ったことを是非誇りに思い、強調してください。どのようにして指揮を取り、問題が発生する可能性がある場合の対処法を推奨したかを指摘しましょう。
効果的にコラボレーションする：チームメンバーと関係者を Miro 上で簡単なリンクを使ってレポートの閲覧に招待します。コメントでフィードバックを収集し、リアルタイムで実施します。クライアントを招待して最終稿を閲覧し、提案を追加してもらいます。
プロジェクト憲章の例をもっと見つけて、計画を簡素化しましょう。
このテンプレートで作業を開始する
プロジェクト憲章テンプレート
活躍するシチュエーション:
プロジェクト管理, ドキュメンテーション, 戦略的計画
プロジェクト管理者は、プロジェクト憲章を詳細情報の信頼できる唯一の情報源として活用します。プロジェクト憲章は、プロジェクトにおける主要な目的、範囲、チームメンバーなどを説明します。整理されたプロジェクト管理のために、憲章は、プロジェクトの目的、戦略、成果物に対する共有理解で全員の認識を一致させるのに役立ちます。このテンプレートは、プロジェクトのすべての側面を文書化し、すべての関係者が情報を得て同じ認識を持てるようにします。常にプロジェクトの進行先、目的、そして範囲を把握しましょう。
シナリオマッピング テンプレート
活躍するシチュエーション:
デスクリサーチ, マッピング, 製品管理
シナリオマッピングとは、ユーザーがタスクを完了するまでに取るすべてのステップを概説するプロセスです。シナリオマッピングテンプレートは、異なるペルソナがさまざまな状況で何をしているのか、考え、感じているのかを視覚的にガイドします。シナリオマッピングを使って、意図したまたは理想的なシナリオ（何が起こるべきか）と、現在起こっていることを概説します。理想的なシナリオをアウトライン化しようとしている場合、ユーザーマッピングはプロジェクトの非常に早い段階で行われ、ユーザーストーリーやプロダクトバックログを情報提供する助けとなります。現在の状況をよりよく理解しようとしているだけであれば、ユーザーインタビューや観察を行う際にユーザーマッピングをすることができます。
マイルストーン チャート テンプレート
活躍するシチュエーション:
プロジェクト管理, 戦略的計画, プロジェクト計画
チームが大規模なプロジェクトに取り組んでいるとき、多くのタスクや複数のタイムラインを追跡することは、難しい課題となり得ます。だからこそ、マイルストーン チャートが必要です。重要なプロジェクトイベントを視覚化することで、あなたのチームはスケジュールを守り、目標を期限内に達成するのが容易になります。始めるのはとても簡単です。主要なマイルストーンを決定し、テンプレートを使ってマイルストーン チャートを作成し、各マイルストーンに必要な重要な日付と成果物を定義しましょう。
プロジェクト プレゼンテーション テンプレート
活躍するシチュエーション:
プレゼンテーション, 製品管理
プロジェクト プレゼンテーション テンプレートを使用して、今後のプロジェクトの概要を提供しましょう。投資家から合意を得て、ステークホルダーに常に情報を周知し、同僚に行動計画を示しましょう。