プロセスマップテンプレートについて
プロセスマップ テンプレートは、チームのビジネスプロセスや関連する成果を記録、分析し、より深く理解するのに貴重な手段です。このプロセスマップ テンプレートは、各ステップの目標、アクティビティー、成果物を記録するのに役立つよう、段階ごとに整理されています。このテンプレートを使って、あらゆるプロセスの共通理解を深めることで、チームの組織力、生産性、コミュニケーションを改善し、整えてください。
プロセスマッピングの目的は何ですか？
地図なしで未知の場所に出かけることなんて考えもしないでしょう。プロセスマップも同じです。プロセスマッピングは、チームの計画やアプローチについて評価、記録、または戦略を立てるための効果的なエクササイズです。プロジェクトの任意の段階で、目的、アクティビティー、成果物を細分化することで、計画が順調に進んでいるか、あるいは課題に効果的に対処しているかどうかの洞察を得ることができます。
プロセスマッピングテンプレートの使用時期
これらのプロセスマップの例は、チームの効率を向上させるために設定されています。紙面にプロセスが描かれることで、チームは改善の余地を特定できます。プロセスを合理化する方法、コミュニケーションを改善する方法、より良いドキュメントを作成する方法です。ステークホルダーの割り当て、所持と境界の定義、責任の明確化、メトリクスの設定が必要な時に、プロセスマッピングツールを使用してください。
プロセスマップテンプレートの使い方
プロセスマップの目的は、プロジェクトを分解してチームメイトに目標とそれを達成する方法を理解してもらうことです。プロジェクトをステージごとに分けることで、誤解を避け、皆が進むべき方向で一致できるようになります。プロセスマップテンプレートを使用するには、以下のステップに従ってください。
ステップ 1: 目標を定義する
解決したい問題は何ですか？可視化したいプロセスは何ですか？
この段階では、大きな視野を持って考える時です。プロセスマップテンプレートを進めるにつれて、プロジェクトを細かく分割する時間が増えますが、今は広範な目標を設定してかまいません。
ステップ 2: ブレインストーミング
この問題を解決するために、どのようなステップを取る必要がありますか？そのプロセスはどのように展開されますか？
プロセスを進める順番にとらわれすぎないようにしましょう。すべてのステップをボードに書き出すことに集中してください。このプロジェクトで関わるべきステークホルダーについて考えてみましょう。また、仕事を完了するために必要なリソースについてもブレストしましょう。
ステップ 3：成功の定義
問題が解決したとわかるのはどのような時でしょうか？プロセスが終了するのはいつですか？
多くのチームはこのステップを飛ばしますが、見過ごさないようにしましょう。成功のための明確な指標、または停止点を定義することで、具体的な目標に向かって取り組むことができます。
ステップ 4：順序を整理する
問題を解決するためにどのステップを踏みますか？プロセスを確実に完了するために考慮するべき順序は何でしょうか？
ここでは順序立てて考えるべき時です。ブレインストーミングで得た生の素材をすべて取り出し、順序を整理し始めましょう。一度に順序立てて作業するのが大変な場合は、まず最初と最後に行うべきことを定義し、その後でその中間のすべてのステップを整理することから始めましょう。
ステップ 5： 描き出す
問題はどのように見えますか？プロセスをどうやって視覚化できますか？
プロセスマップテンプレートを活用する時です。まず最初に、キーを作成します。このキーには、プロセスマップ全体で使用する記号を含めましょう。
アクティビティー、インプット、アウトプット、判断、エンドポイントを表す記号が必要になることがあります。直感的でスケーラブルなシステムを使うとよいでしょう。例えば、多くの人は矢印を使って意思決定の流れを示すことを好みます。
ステップ 6： マップの見直し
問題を解決するための良い位置に立っていますか？プロセスマップは実行可能で、分かりやすいものでしょうか？
ステークホルダーを招待して、マップを詳しく検討してもらいましょう。重複やボトルネック、ワークフローの問題に特に注意を払いましょう。それぞれのステップが論理的に流れているか確認するために、もう一度見直しましょう。ブレインストーミングからの資料に戻り、何かが失われていないか確認するのは良いかもしれません。
すべてのテンプレートカテゴリーを探索して、ブレインストーミング、プランニング、共同作業、実行のための完璧なツールを見つけましょう。あなたのワークフローを合理化し、アイデアを実現に繋げるようデザインされています。
