プロセスマップテンプレート

プロセスマップテンプレートについて

プロセスマップテンプレートは、チームのビジネスプロセスや関連する成果を記録、分析し、より深く理解するのに重要なツールです。段階的に整理できるプロセスマップテンプレートを使用すれば、プロセスやシステムを分類し、各段階の目標、活動、成果物を記録することができます。あらゆるプロセスについての認識を共有し、チームの体制、生産性、コミュニケーションを改善しましょう。

プロセスマップテンプレートの詳細については、引き続き下記をご確認ください。

プロセスマップの目的

まったく知らない場所を旅する際には、マップは必要不可欠なツールとなります。プロセスマップも例外ではありません。プロセスマップは、チームが進める計画やアプローチを評価、記録し、戦略を立てるのに効果的な方法です。プロジェクトのあらゆる段階の目標、活動、成果物を細分化することで、進捗状況を把握しているか、または効果的に問題解決に取り組んでいるかどうか理解することができます。

プロセスマップの使い方

プロセスマップテンプレートは、チームや単体のプロジェクトにおいての効率性の向上を目的によく使用されることがあります。ページに表示されたプロセスを確認することで、チームはプロセスの合理化、コミュニケーションの改善、優れたドキュメンテーションの作成を実施する方法など、改善すべき分野を特定できます。関係者の割り当て、責任者や境界の定義、責任の明確化、指標の設定を行う必要がある場合には、プロセスマップテンプレートを使用することをお勧めします。

プロセスマップを作成する方法

プロセスマップの目標は、プロジェクトを細分化し、チームメンバーが目標や目標を達成する方法を理解できるようにすることです。プロジェクトを複数の段階に分けることで、コミュニケーションの齟齬を防ぎ、先に進む前に全員の認識を合わせることができます。

Miro ではオンラインツールを使用してプロセスマップを作成することができます。以下のステップを通してプロセスマップを作成しましょう。

ステップ 1：目標を定義する。

解決したい問題は何か？どんなプロセスを視覚化したいか？

ここでは、広い視野で考えましょう。プロセスマップを進めていくと、プロジェクトを細分化することに多くの時間を費やすことになります。ただし、今のところは広範囲に及ぶ目標を自由に設定しましょう。

ステップ 2：ブレインストーミングを行う。

この問題を解決するためにはどのような手順を実行する必要があるか？プロセスをどのように展開するか？

プロセスに取り組む順番にこだわり過ぎないように注意しましょう。手順を全て紙に書き出すことに集中します。このプロジェクトに参加する必要がある関係者について考えましょう。また、作業を完了させるために必要なリソースについてブレインストーミングすることもできます。

ステップ 3：成功を定義する。

問題が解決したことがどのようにして分かるのか？いつプロセスは終わるのか？

多くのチームがこの手順を省きますが、それをおろそかにしないことが重要です。成功の明確な指標、あるいは中継地点だけでも定義することで、それに向かって取り組むことができます。

ステップ 4：順番に並べる。

問題を解決するためにどのような手順を実行するか？プロセスを確実に完了させるために取り組む必要がある手順はどういったものか？

今は、直線的に考えましょう。ブレインストーミングから素材をすべて取り出し、順番に並べましょう。直線的に取り組むのが難しい場合は、最初と最後に何をする必要があるかを定義することから始めて、その間のすべての作業に取り組みます。

ステップ 5：プロセスを描く。

問題はどのようなものか？そのプロセスをどう視覚化することができるか？

プロセスマップテンプレートを活用しましょう。まずはキーを作成します。キーには、プロセスマップ全体で使用する記号を含む必要があります。活動、イントプット、アウトプット、意思決定、エンドポイントを表す記号が必要かもしれません。直感的で拡張可能なシステムを使用しましょう。例えば、多くの人は、矢印を使って、意思決定のフローを示します。

ステップ 6：マップを確認する。

問題を解決することができるか？このプロセスマップは、実行可能で分かりやすいものか？

関係者を招待してマップを調査しましょう。考えられる冗長性、障害、ワークフローの問題に細心の注意を払います。各ステップを見直し、互いに論理的なフローになっていることを確認しましょう。ブレインストーミングからドキュメントに戻り、言語で表現しきれない部分も漏れなく伝えられているか確認することができます。