プロセスマップテンプレート
チームのプロセスや成果を分析し、記録しましょう。
プロセスマップテンプレートについて
プロセスマップテンプレートは、チームのビジネスプロセスや関連する成果を記録、分析し、より深く理解するのに重要なツールです。段階的に整理できるプロセスマップテンプレートを使用すれば、プロセスやシステムを分類し、各段階の目標、活動、成果物を記録することができます。あらゆるプロセスについての認識を共有し、チームの体制、生産性、コミュニケーションを改善しましょう。
プロセスマップテンプレートの詳細については、引き続き下記をご確認ください。
プロセスマップの目的
まったく知らない場所を旅する際には、マップは必要不可欠なツールとなります。プロセスマップも例外ではありません。プロセスマップは、チームが進める計画やアプローチを評価、記録し、戦略を立てるのに効果的な方法です。プロジェクトのあらゆる段階の目標、活動、成果物を細分化することで、進捗状況を把握しているか、または効果的に問題解決に取り組んでいるかどうか理解することができます。
プロセスマップの使い方
プロセスマップテンプレートは、チームや単体のプロジェクトにおいての効率性の向上を目的によく使用されることがあります。ページに表示されたプロセスを確認することで、チームはプロセスの合理化、コミュニケーションの改善、優れたドキュメンテーションの作成を実施する方法など、改善すべき分野を特定できます。関係者の割り当て、責任者や境界の定義、責任の明確化、指標の設定を行う必要がある場合には、プロセスマップテンプレートを使用することをお勧めします。
プロセスマップを作成する方法
プロセスマップの目標は、プロジェクトを細分化し、チームメンバーが目標や目標を達成する方法を理解できるようにすることです。プロジェクトを複数の段階に分けることで、コミュニケーションの齟齬を防ぎ、先に進む前に全員の認識を合わせることができます。
Miro ではオンラインツールを使用してプロセスマップを作成することができます。以下のステップを通してプロセスマップを作成しましょう。
ステップ 1：目標を定義する。
解決したい問題は何か？どんなプロセスを視覚化したいか？
ここでは、広い視野で考えましょう。プロセスマップを進めていくと、プロジェクトを細分化することに多くの時間を費やすことになります。ただし、今のところは広範囲に及ぶ目標を自由に設定しましょう。
ステップ 2：ブレインストーミングを行う。
この問題を解決するためにはどのような手順を実行する必要があるか？プロセスをどのように展開するか？
プロセスに取り組む順番にこだわり過ぎないように注意しましょう。手順を全て紙に書き出すことに集中します。このプロジェクトに参加する必要がある関係者について考えましょう。また、作業を完了させるために必要なリソースについてブレインストーミングすることもできます。
ステップ 3：成功を定義する。
問題が解決したことがどのようにして分かるのか？いつプロセスは終わるのか？
多くのチームがこの手順を省きますが、それをおろそかにしないことが重要です。成功の明確な指標、あるいは中継地点だけでも定義することで、それに向かって取り組むことができます。
ステップ 4：順番に並べる。
問題を解決するためにどのような手順を実行するか？プロセスを確実に完了させるために取り組む必要がある手順はどういったものか？
今は、直線的に考えましょう。ブレインストーミングから素材をすべて取り出し、順番に並べましょう。直線的に取り組むのが難しい場合は、最初と最後に何をする必要があるかを定義することから始めて、その間のすべての作業に取り組みます。
ステップ 5：プロセスを描く。
問題はどのようなものか？そのプロセスをどう視覚化することができるか？
プロセスマップテンプレートを活用しましょう。まずはキーを作成します。キーには、プロセスマップ全体で使用する記号を含む必要があります。活動、イントプット、アウトプット、意思決定、エンドポイントを表す記号が必要かもしれません。直感的で拡張可能なシステムを使用しましょう。例えば、多くの人は、矢印を使って、意思決定のフローを示します。
ステップ 6：マップを確認する。
問題を解決することができるか？このプロセスマップは、実行可能で分かりやすいものか？
関係者を招待してマップを調査しましょう。考えられる冗長性、障害、ワークフローの問題に細心の注意を払います。各ステップを見直し、互いに論理的なフローになっていることを確認しましょう。ブレインストーミングからドキュメントに戻り、言語で表現しきれない部分も漏れなく伝えられているか確認することができます。
さまざまな種類のプロセスマップとはどういったものですか？
SIPOC マップ（供給者、インプット、プロセス、アウトプット、顧客）、展開マップ、スイムレーンマップ、バリューストリームマップなど、数種類のプロセスマップを使用することができます。こうしたマップはそれぞれ、組織に対して異なる目的を果たし、ビジネスプロセスマッピングにインサイトを追加することができます。
プロセスマップを作成する 3 つのメリットとは何ですか？
プロセスマップ用テンプレートでは、プロセスで自動化や改善が必要なステージを素早く特定することができます。現在のプロセスの状態や、チームと部門間のコミュニケーションを明確にすることができます。
プロジェクト管理におけるプロセスマップとはどんなものですか？
プロセスマップツールは、特定のプロセス内のアクティビティを視覚化するのに役立ちます。通常、プロジェクトマネージャーは、このツールを使って、プロジェクトやワークフローを完了させるために必要な手順を把握します。
このテンプレートで作業を開始する
プロジェクト体制図テンプレート
活躍するシチュエーション:
プロジェクト管理, ドキュメンテーション, 組織図
Miroのプロジェクト体制図テンプレートを活用して、プロジェクトに参加するすべてのメンバーの関係を見える化しましょう。各所の依存関係や担当範囲の認識共有を簡単にすることができます。
レーダーチャートテンプレート
活躍するシチュエーション:
Business Management, Operations, Strategic Planning
Miro のレーダーチャートテンプレートを活用して、書き出したアイデアを重要度に応じて整理し、そのアイデアが問題解決に効果的な手段か検討しましょう。
プロジェクトスコープテンプレート
活躍するシチュエーション:
プロジェクト管理, 意思決定, プロジェクト計画
プロジェクト範囲は、プロジェクトの目標、成果物、機能、役割、タスク、コスト、期限を計画し、確認するのに役立ちます。プロジェクトマネージャーやチームは、プロジェクトが進むにつれて、スケジュールとコスト両方に直接影響するので、プロジェクト範囲をできるだけ早く作成する必要があります。プロジェクトスコープは、チームや目的によって異なりますが、通常、目標、要件、主要な成果物、前提条件、制約が含まれます。プロジェクトスコープを作成する際には、チーム全体を含めることを目指し、責任や期限に関して全員の認識を合わせましょう。
ビジュアルストーリーマップテンプレート
活躍するシチュエーション:
マッピング, デスクリサーチ, マーケティング
ビジュアルストーリーマップは、定型化されたタスクリストと考えられることがありますが、タスク管理以上の力を発揮するツールです。ビジュアルトーリーマップを使用すれば、プロダクト管理に必要な様々な情報を視覚化することができるようになります。そうすることで、プロジェクトの全体像を把握でき、成功への道筋のイメージをより強く持つことができます。ビジュアルストーリーマップテンプレートを認識合わせや、プロジェクトに関するすべての情報やリソースをボード１つだけで管理できるようにしましょう。
プロジェクト提案テンプレート
活躍するシチュエーション:
プロジェクト管理, ドキュメンテーション, プロジェクト計画
どんなプロジェクトであっても、プロジェクト提案テンプレートは、プロジェクトの背景、目標、範囲を明確にし、関係者の賛同を得るのに重要なステップです。プロジェクト提案書では、達成したいこと、目標、目標を達成する方法について概要を説明します。通常、プロジェクト提案書では、プロジェクトの背景をある程度読み手に提供し、それが重要な理由を説明して、プロジェクトの完了に必要なアクションのリストを作成します。プロジェクトの提案書には、さまざまな用途があります。多くの場合、企業は、プロジェクト提案書を使用して、資金提供者や社外関係者から社外の賛同を得ることができます。しかし、大抵の会社は、社内の賛同を得るためにもプロジェクト提案書を作成します。
ファンディング（資金調達）トラッカーテンプレート
活躍するシチュエーション:
Kanban Boards, Operations
多くの組織、特に非営利団体（NPO・NGO）にとって資金調達は組織の存続にも関わる重要な要素です。これらの組織にとって調達目標を達成することは、彼らのミッションを遂行する上で非常に重要です。ファンディングトラッカーテンプレートは、資金調達の進捗状況を把握し、計画の遂行を強力にサポートします。このテンプレートは、マイルストーンの可視化だけではなく、寄付金や資金提供を集めるための効果的な方法の道筋を示し、資金提供者の履歴を追跡することにに役立ちます。特に、多方面からの資金提供を受けている場合に非常に便利です。