優先順位マトリクステンプレート

優先順位マトリクステンプレートについて

優先順位マトリクステンプレートは、タスクを整理するのに役立ち、優先順位を評価して、チームと共有できるマトリクス表の1つです。このテンプレートは、プロジェクトの進捗状況や、どこから手をつければよいかまで視覚的に明確に示すので、プロジェクトマネージャーや運用チームはこれを活用しています。優先順位マトリクステンプレートは、課題や緊急性の高い問題を特定するのにも役立ちます。

優先順位マトリクスとは？

優先順位マトリクスは、作業に明確に優先順位を付け、意思決定や時間管理に役立つツールです。ビジネスプロセス、プロジェクトベース、運用など様々なタイプの作業にこのシンプルなワークフローを適用できるので、優先順位マトリクスは便利なツールです。優先順位マトリクスはシンプルなフォーマットで開始しますが、ニーズに応じてカスタマイズすることができます。大抵の組織は、影響力（低、中、高）、作業量レベル、緊急性によって優先順位を付けます。

優先順位マトリクスの活用方法

優先順位マトリクスは、基本的な To Do リストよりもう少し機能が必要なユーザーに最適なプロジェクト管理ツールで、プロジェクト管理やプロジェクトの優先順位付けに役立ちます。2x2 マトリクスは、重要なタスクを判断するよう設計されているので、まず最も緊急性の高いニーズに集中して取り組むことができます。

さまざまな要因が、リスト上のタスクの緊急性や重要性に影響を及ぼす可能性があります。例えば、顧客満足度に直接影響するタスクを完了させる必要がある場合、そのタスクは、緊急性が高く、優先順位が高いものになるでしょう。しかし、今後顧客を満足させるタスクを完了する必要がある場合、そのタスクは、緊急性は低いが優先順位が高いものになるでしょう。

優先順位マトリクスの作成方法

タスクリストを確認して、各タスクを四分円に分類します。各四分円について考える方法を下記に示します。

• 四分円 I は、最も緊急性が高く、重要な期限のタスクを示します。

• 四分円 II は、長期的な戦略を立てて開発するもので、緊急性はないが、重要なタスクを示します。

• 四分円 III は、緊急性は高いが、重要ではないタスクを示していて、すぐに実行する必要がある差し迫ったタスクで、メインの業務から逸脱したものを表します。

• 四分円 IV は、ほとんど価値がないタスクを示します。

1 日または 1 週間の活動を分析し、評価する前に変更する必要がある基準マトリックスで適切な四分円に課題を割り当てましょう。

優先順位マトリクスの作成

Miro のホワイトボードツールは、優先順位マトリクスを作成し共有するのに最適なキャンバスです。まずこの優先順位マトリクステンプレートを選択しましょう。

1. Miro テンプレートを使用する

この Miro のテンプレートを開いて始めましょう。ボードには、チームに遂行してもらいたいタスクをリストアップします。

2. 各タスクについて考える

各タスクの以下の質問に答えましょう。このタスクを達成できないと、どんな影響が生じますか？

3. タスクに優先順位をつける

その情報に基づき、各リストアイテムを「優先順位高」または「優先順位低」として分類しましょう。

4. タスクに緊急性を割り当てる

「緊急性高」と「緊急性低」という 2 つのサブカテゴリーにさらにタスクを分けることができます。これで 4 つのリストが必要になります。

5. 値を割り当てる

各オプションに 1 ～ 4 の値を割り当て、値が低いと、タスクの優先順位が高いことを意味します。

6. マトリクス上に配置する

オプションをマトリクスに分類します。完了したら、必要な関係者と優先順位を共有します。