議事録テンプレート
会議中に議論された内容を記録として残しましょう。
議事録テンプレートについて
誰かに一週間にどれくらいの会議があるか聞かれた場合、注意を払っていないからではなく、会議が多すぎるために答えづらいかもしれません。一日中重要な会議を出たり入ったりしていると、誰が何を言ったのか、全員が何の目標に同意したのかを覚えておくのが難しいことがあります。
議事録は、会議の記録に過ぎません。ほとんどのチームは各会議の開始時に記録者を指名することを好みます。これにより、誰もが手当たり次第に内容を記録しようとする代わりに、一人が会議の内容をまとめることに集中できます。多くのチームでは、全員が会議に平等に関与できるように、記録者を交代で担当します。
議事録テンプレートは誰が使うべきですか？
会議中の出来事を記録に残したいチーム。これは、特にアクションアイテム、期限、および決定事項がある会議において重要です。一人の人に責任を持たせることもできますし、担当を交代させて毎回異なる人が議事録を更新するようにすることもできます。
議事録の作成方法
ステップ 1： 会議の前に記録者を指名します。
ステップ 2： 会議で取り上げるトピックを決めます。記録者はこれらのトピックをメモすることができます。
ステップ 3： 会議中、メモ取り係に前回の会議のノートを要約してもらい、スタート地点を提供してもらいましょう。
ステップ 4: メモ取り係には、参加者の名前、アジェンダの時間、アクションアイテムと期日、そして会議での主なポイントを記録してもらいましょう。
ステップ 5： 会議が進行する中で、メモ取り係は参加者が行った決定事項、カバーされた最重要ポイント、および将来の決定が必要な事項を引き続き記録できます。
ステップ 6: 場合によっては、メモ取り係が会議のメモをチームと共有できます。
会議メモテンプレートはどのように使用しますか？
既成のテンプレートから始め、ニーズに合わせて自由に変更してください。ボードにメンバーを招待して、共同作業をしましょう。他の人の意見を求める必要がある場合は、@メンションやビデオチャットを利用しましょう。ドキュメント、写真、動画、PDF などの他のファイルタイプをアップロードして、すべての関連情報を一か所にまとめて保管することができます。
このテンプレートで作業を開始する
チームミーティングアジェンダテンプレート
活躍するシチュエーション:
ドキュメンテーション, 部内会議, ワークショップ
チームのための時間を確保することは、意思決定を行い、優先事項を調整し、一緒に同じ方向に進むために重要です。チーム会議のアジェンダは、情報を共有し、チームと協力する必要があるときに割り当てられた時間枠にスケジュールと構造を追加するのに役立ちます。チームが目標、議題、アクションアイテム、次のステップを担当する人について合意することも可能にします。アジェンダを備えた中断のないチーム会議の時間は、OKR に対する進捗を確認し、最新情報を共有し、障害について議論し、アイデアをブレインストーミングするのに役立ちます。
パーキング ロットマトリックス テンプレート
活躍するシチュエーション:
プロジェクト管理, アイデア出し, 会議
創造的なエネルギーが溢れる中で、ワークショップや会議が開催されると、多くの新しいアイデアが生まれますが、それらのすべてが関連性があるわけでも、現時点で実現可能なわけでもありません。最良のアイデアを、それだけでは実現にもう少し調査や議論が必要なアイデアから分けるためのシンプルかつ効果的なツールであるパーキングロットマトリクスに、それらをすぐに組み込みましょう。このテンプレートを使えば、簡単に自分のパーキングロットマトリクスを作成できます。特に長い会議の間や、脱線しがちな仲間がいる場合に便利です。
会議ふりかえりテンプレート
活躍するシチュエーション:
会議, ブレインストーミング, 部内会議
スケジュールが慌ただしくなると、「実践による学習」が学ぶためのデフォルトの方法になります。なので、チームが振り返りや傾聴といった価値のある方法で学ぶ時間を設けましょう。「学習者」（チーム内で他のメンバーと共有するメンバー）によって主導される会議のふりかえりは、クライアントのビジネスや社内ビジネスの取り組みに関する新しい情報を共有したり、問題解決の手法を提示したり、チェックすべき本やポッドキャストを推薦したりする場です。会議のふりかえりは、すべてのレベルの同僚がチームメイトの職業開発に積極的に関与することを促進します。