会議アジェンダテンプレート

会議アジェンダテンプレートについて

アジェンダを使用することで、会議の予定を守り、生産性を維持できます。そのアジェンダをテンプレートで作成することで、会議を成功させるために必要なすべての情報を確実に揃えられます。

会議アジェンダテンプレートがあなたのチームにどのように役立つかご紹介します。

会議アジェンダテンプレートとは何ですか？

典型的な会議アジェンダテンプレートは、チーム会議の構造を整えます。一般的に、以下の情報が含まれます。 

• 日付、時間、場所、参加が必要な人などの計画に関する詳細。

• 会議を進行する人（または人々）の名前。

• トピックとアジェンダ項目。

• ゴールまたは目的。

• 会議が終了した後に完了すべきアクションアイテムとタスク。 

会議アジェンダテンプレートを使用することで、チームとの効果的なコラボレーションを実現できます。アジェンダがあることで、情報を共有するタイミングや、傾聴してすべてを受け止めるべきタイミングを明確にできます。 

会議のアジェンダとは何か？ 

誰もが軌道を外れた時間の無駄に感じる会議に参加したことがあります。従業員は31時間を毎月非生産的な会議に費やしています。 

生産的な会議を開催する確率を高めるには、会議のアジェンダを作成する必要があります。 

会議のアジェンダは、会議の前後および会議中に何が起こるべきかに対する期待を設定します。それは、作業に向けた時間枠を提供し、会議が含む具体的な詳細を示します。それは、情報に基づいた意思決定を下し、優先順位を整えて、チームと同じ方向に進むのにも役立ちます。 

会議のアジェンダをどのように作成しますか？ 

効果的な会議のアジェンダの作成は Miro で簡単に行えます。私たちのコラボレーション ワークスペースは、今後の会議のアジェンダを作成して共有するのに最適なキャンバスです。会議アジェンダテンプレートを選択し、次に、以下のステップを踏んで独自のものを作成しましょう。

1. 会議の種類を概要に示す。会議にはさまざまな種類があるので、どのような会議を期待すればいいのかを知らせて、チームを準備させましょう。あなたの会議は非同期ですか、それとも同期ですか？ふりかえりですか？ワークショップですか？参加者が効果的に準備できるようにパラメータを定義してください。 

2.議事録を取ります。会議の異なるセクションに費やす時間を決めてください。これにより、会議で何が起こっているのか、どれくらい時間がかかるのかを皆が把握できるようになります。これにより、会議の進行にあわせて軌道を保つこともできます。 

3. 戦略的アラインメント。会議の進行役を特定し、その名前をテンプレートに追加してください。これにより、会議を進行する適切な人物を確保し、スケジュール通りに進めることができます。  

4. 会議のアジェンダを作成します。会議のアジェンダを使用して、議題の要点を記録し、指定された時間枠内で出席者に討論トピックを割り当ててください。明確な目標を設定し、関連するドキュメントを会議に追加してください。MiroのMeeting Agenda Templateを使用している場合は、ファイルやドキュメントを直接ボードに追加できます。 

5.会議を記録する。会議が始まるとき、誰かがメモを取り、議事録を記録することは役立ちます。Miro を使用して、Google Workspace を統合することで、会議のメモを取りやすくし、資料を共有することができます。会議が始まるときにカウントダウン タイマーを使用することも、スケジュールを守るためには役立ちます。 

6.次のステップを割り当てる。会議が終わったら、次のステップを各メンバーに割り当てます。これにより、各メンバーは会議後の具体的なタスクに対して責任を持つことになります。最大の影響と投資利益率につながるタスクに優先順位を付けてください。 

プロのヒント：次のステップを復習し、行動に移しましょう。明確なアクション項目と要点をもって、ポジティブに終わらせることを目指しましょう。このアプローチにより、各メンバーは次回の会議までに達成しフォローアップすべき何かを得ることになります。

アジェンダには何を含めるべきですか？

アジェンダに何を含めるべきかを言うのは難しいです。それはビジネスによって、また会議によって異なります。しかし、一般的な要素がよく出てきます。 

• タイムフレーム。会議が開始する時間、終了する時間、およびその間のすべて。

• 参加者。会議に出席する必要がある全員。 

• 講演者。会議を主導し、進行を管理する人々。 

• アジェンダのトピック。会議のための話題と議題項目。 

• 全体的な目標/会議の目的。会議の目的。 

• 成果と納品物。会議の結果と次のステップ。 

• アクション。会議が終了したときに必要なタスク。 

アジェンダを作成する際には、会議が始まる前にチームと確認を取っておくことが有益であることに注意しましょう。参加者に最も関連性の高い話題についてフィードバックを提供する機会を与えましょう。彼らが話したいことや現在のプロジェクトの状況、共有したいことがあるかを尋ねて、みんなが意見を聞いてもらえていると感じ、認められたと感じるようにしましょう。

会議アジェンダを使用するタイミング 

会議の前にアジェンダを使用することは良い実践ですが、アジェンダが有益な特定のシナリオをいくつかご紹介します。 

• 時間枠を守る必要があります。締め切りが厳しい場合や参加者が非常に忙しい場合、アジェンダは従うべき時間枠を提供します。会議の割り当て時間内に進行するために必要な構造を提供します。

• 参加者には事前に会議の準備をしてもらう必要があります。アジェンダは、議論したい内容を会議の参加者に伝えるのに最適な方法です。これにより、会議前に準備する機会が与えられ、会議中の生産性が向上します。 

• 参加を促したい場合。アジェンダを提供することで参加者の関与を高めることができます。事前に準備して、会議で貢献する準備が整った状態で参加することができます。 

ベストプラクティスとして、会議の前にアジェンダを作成してください。会議の少なくとも1日前には、アジェンダをチームに送信することを目指してください。そうすることで、チームメイトが会う前にアジェンダを確認する時間を確保できます。