会議テンプレート

会議テンプレートについて

誰でも計画通りに進まない会議に参加した経験があります。予定が逸れてしまったり、やるべきことをすべてこなす時間がなくなってしまったり、あるいは単に時間の無駄のように感じてしまったことがあるかもしれません。

それを避けるためには、チームミーティングを事前に準備することが重要です。このシンプルで効果的な会議テンプレートを使えば、あらゆる要件を満たすチームミーティングを準備することができます。チームメンバーを成功へ導き、全員が貢献できる時間とスペースを提供し、プロジェクトを順調に進めましょう。

会議テンプレートの使い方

Miro の会議テンプレートは、リモート、ハイブリッド、対面会議のいずれにも使用できます。まず、会議テンプレートを Miro ボードに追加し、次に以下のステップを実行して独自のものにしてください。

1.会議の目的を決定する

チームミーティングに関する最も一般的な不満の一つは、それが時間の無駄に感じられることです。人々が会議に参加しても何も得られないと予想していると、聞く意欲や貢献する意欲が低くなり、場合によっては会議を欠席し始めることさえあります。

会議を始める前に、チームメンバーに何を最も見たいか、したいこと、または議論したいことを尋ねてください。チームの意見を求めたいことがありますか？話し合いたい課題はありますか？

2.会議アジェンダを作成

会議の前に、会議室（またはバーチャルルーム）に入る前に皆が会議の内容を理解できるように、アジェンダを作成する時間を取ってください。アジェンダに特定の項目を含めた理由や含めなかった理由について透明性を持たせてください。

3.アジェンダ項目を共有

会議の前に、皆がアジェンダのコピーを受け取って準備できるようにしてください。多くの人がアジェンダ項目を質問としてリスト化することが有益だと感じています。例えば、「編集カレンダー」の代わりに「編集カレンダーを更新すべきですか？」とすることができます。「編集カレンダー」のようなフレーズは、参加者に何について話すのかを考えさせてしまうことがあり、そのため準備がより難しくなります。しかし、具体的な言葉を使用することで、準備しやすくなります。会議の間、アジェンダをボードに表示して、皆がディスカッション中に参考にできるようにしましょう。

4. 各トピックに時間を割り当てる

これにより、アジェンダのすべてのトピックに時間切れになることなく対応でき、チームメンバーは与えられた時間に合わせて質問やコメントを構築することができます。皆が特定のアジェンダのトピックを話し始めたときにはタイマーを開始し、一定の時間が経過したら次の項目に移ることに同意することもできます。

5. 会議メモを送信

会議が終わったら、ボード自体に加えて、話し合った内容をまとめたリキャップを必ず送信してください。その方法で、全員がメモを見直し、すぐに行動に移せます。