会議テンプレート
チームをより良く、よりコラボレーション 型のチーム会議を成功させるために実行します。
会議テンプレートについて
誰もが予定通りに進まない会議に参加したことがあるでしょう。本題から外れたり、予定していたことをすべて実施する前に時間切れになったり、時間の無駄だと感じることもあったかもしれません。このようなことは避けるためには、事前にチーム会議を開催する準備をしておくことが重要です。このシンプルながら、効果的なテンプレートを使用すれば、すべてのボックスにチェックマークを付けることで、チーム会議の準備をすることができます。チームメンバーを成功へと導き、全員に参加する時間とスペースを提供し、プロジェクトの進捗状況を把握しましょう。
チーム会議とは?
チーム会議は、毎日の業務をこなす上で避けては通れないものです。組織の規模や構造に応じて、最終的には毎日、毎週、または毎月チーム会議に参加することになります。残念ながら、これによって多くの人が会議を嫌がらなくなることはありません。会議はコラボレーションには不可欠なものですが、無関係の、本題から逸れた議論を行い、無駄な時間を過ごすことがあります。なぜこうしたことが頻繁に起こるのでしょう?
答えは簡単です。どうすればいいのか分からない、あるいは時間がないため、多くの人が会議の準備をしていません。ワークフローに準備を組み込む合理的な方法を作成すれば、会議は効率的で、楽しく、共同作業が可能なものになります。
会議テンプレートの使い方
リモート、ハイブリッド、対面会議の開催する場合は、チーム会議テンプレートを使用しましょう。
会議の計画
会議アジェンダの作成
チーム会議は簡単に作成することができます。Miro のホワイトボードツールは、それを作成し、共有するのに最適なキャンバスです。まず、チーム会議テンプレートの開催を選択しましょう。その後、以下の手順に従って作成します。
1. チームメンバーが重要だと思っていることを確認します。チーム会議に関する最もよくある不満は、時間の無駄だと感じることです。会議で得られるものは何もないという前提でチームメンバーが会議に参加すると、話を聞き、参加する意欲がなくなり、会議に参加することさえ止めてしまうかもしれません。会議を始める前に、最も確認、実施、議論したいことについてチームメンバーに尋ねます。チームの意見を求めていることはあるか?話し合いたい課題はあるか?
2. チームメンバーの意見を使用して、アジェンダを作成します。会議の前に、アジェンダの作成に時間をかけて、会議室(または仮想部屋)に足を踏み入れる前に、会議の概要を全員が把握できるようにします。アジェンダに特定の項目を加えた理由と加えなかった理由を明確にします。
3. アジェンダを共有します。会議の前に、全員がアジェンダのコピーを受け取り、会議の準備ができるようにします。アジェンダを質問事項として作成しておくと便利です。例えば「編集カレンダー」ではなく、「編集カレンダーを更新する必要があるか?」としておきます。「編集カレンダー」などのフレーズでは、参加者が具体的に何について話し合うのか疑問に思うこともあるので、会議の準備をすることが難しくなります。しかし、具体的な言葉で説明していれば、その準備をすることができます。会議中は、ボードにアジェンダを表示して、全員が議論する際に確認できるようにします。
4. ホワイトボードを使用して、各トピックの時間を割り当てます。これにより、時間切れになることなくアジェンダのすべてのトピックについて話し合うことができます。また、チームメンバーは、与えられた時間に合わせて質問やコメントを考えることができます。全員がアジェンダについて議論を始めたときにタイマーをスタートさせて、一定時間が経過したら次の項目に移ることに同意することもできます。
5. コミュニケーションに利用できるさまざまなチャンネルを提供します。会議中に発言するということになると、リラックスして意見を伝えられる方法は人によって異なります。頭に思い浮かんだことを言葉で表現するのがベストな方法である人もいます。自分の考えを入力するほうが向いている人もいます。また、簡単なスケッチを描いて伝えたい人もいます。チームメンバーにコミュニケーションを取る方法を一つしか提供しなければ、会議室で出された多くの意見を無視することになります。Miro を活用すれば、チャットボックスやアップロードしたスケッチなど、チームメンバーが会議中に共有できるさまざまな方法を提供することができます。
6. 成果物を送信します。会議後に、ボードそのものだけでなく、議論した内容をまとめたものを送信しましょう。そうすることで、全員がメモを確認して、全力で課題に取り組むことができます。
MoSCoW 分析テンプレート
活躍するシチュエーション:
アイデア出し, オペレーション, 優先順位付け
Miro の MoSCoW 分析テンプレートを活用して、プロジェクトに必要な要件を表にまとめ、優先度を把握しましょう。プロジェクトに重要な項目から、効率的に進めていくための整理方法として役立つテンプレートです。
関係者分析テンプレート
活躍するシチュエーション:
プロジェクト管理, 戦略プランニング, プロジェクト計画
関係者の管理は、プロジェクトを期限内に納め、期待に応えるために不可欠です。ここでは関係者分析を活用する方法をご紹介します。関係者分析を活用することで、プログラムやプロセスに利害関係を持つ個人、グループ、組織を特定することで、期待に応え、プロジェクトを期限内に完了させることができます。関係者分析では通常、プロジェクトに対する影響力に基づいて関係者の優先順位を決め、プロジェクト期間中の彼らとのコミュニケーション方針を最適化します。
改善報告書テンプレート
活躍するシチュエーション:
アジャイル手法, オペレーション, ドキュメンテーション
偉大な企業が偉大である理由は何でしょうか?これらの企業は、偉大な文化を育み維持していく文化を持っています。そのためには、「改善」に対する努力を惜しみません。そのような企業(またはそれを目指す企業)にとって、カイゼンレポートは理想的なツールです。このツールを使用することで、チーム、部門、組織レベルにおける継続的な改善活動の指針となるシンプルで視覚的なガイドを作成することができます。改善報告書を使用すれば、全社員が自身の業務内容を確認し、重要な業務の見落としを未然に防ぐことを可能にします。つまり、改善報告書は、組織の全体的なモラルを向上させる強力なツールと言えます。
シナリオマップテンプレート
活躍するシチュエーション:
Desk Research, Mapping, Product Management
シナリオマッピングは、あるタスクを完了するためにユーザーが取りうるあらゆるステップを概説するプロセスです。シナリオマッピングテンプレートを使用することで、様々なペルソナが様々な状況に対して起こす行動、思考、感情の視覚化が可能になります。シナリオマップは、実際に起こったことだけでなく、意図したシナリオや理想的なシナリオ(起こるべきこと)を一緒に概説します。理想的なシナリオを概説するのであれば、プロジェクトのかなり早い段階でユーザーマッピングを行って、ユーザーストーリーやプロダクトマネージャーバックログの作成に役立てるべきです。現状をより詳しく把握するだけなら、ユーザーへの聞き取り調査や観察を行う際のユーザーマッピングだけで十分です。
バング・フォー・ザ・バック テンプレート
活躍するシチュエーション:
優先順位付け, 戦略プランニング, プロジェクト管理
名前の通りです。このアジャイルフレームワークは、プロダクトマネージャーと開発チーム間のコラボレーションに力をつけることで、効率を最大限に高めることに尽きます。プロダクトマネージャーと開発チームが共にプロジェクトアジェンダにある各 To Do リストを確認し、コストやメリットの観点から評価することができます。そうすることで、費やしたコストに対しどれだけの利益を上げられるかという点に基づいてタスクに優先順位をつけることができます。このテンプレートは、次回のスプリントに取り組むための戦略的な計画を立てようとするチームや組織に最適です。
Google Cloud アーキテクチャ図テンプレート
活躍するシチュエーション:
図表作成, ソフトウェア開発
Google Cloud アーキテクチャ図テンプレートを使用することで、アプリケーションのデプロイを明示的に視覚化し、プロセスを最適化することができます。GCP テンプレートは、アプリケーションアーキテクチャの優れた概要を提供し、迅速なイテレーションを可能にして、アプリケーションデプロイ、デプロイ、ドキュメンテーションの管理を改善します。まずはお試しいただき、このテンプレートの便利さをご体験ください!