会議テンプレート
チームをより良く、よりコラボレーション 型のチーム会議を成功させるために実行します。
会議テンプレートについて
誰もが予定通りに進まない会議に参加したことがあるでしょう。本題から外れたり、予定していたことをすべて実施する前に時間切れになったり、時間の無駄だと感じることもあったかもしれません。このようなことは避けるためには、事前にチーム会議を開催する準備をしておくことが重要です。このシンプルながら、効果的なテンプレートを使用すれば、すべてのボックスにチェックマークを付けることで、チーム会議の準備をすることができます。チームメンバーを成功へと導き、全員に参加する時間とスペースを提供し、プロジェクトの進捗状況を把握しましょう。
チーム会議とは？
チーム会議は、毎日の業務をこなす上で避けては通れないものです。組織の規模や構造に応じて、最終的には毎日、毎週、または毎月チーム会議に参加することになります。残念ながら、これによって多くの人が会議を嫌がらなくなることはありません。会議はコラボレーションには不可欠なものですが、無関係の、本題から逸れた議論を行い、無駄な時間を過ごすことがあります。なぜこうしたことが頻繁に起こるのでしょう？
答えは簡単です。どうすればいいのか分からない、あるいは時間がないため、多くの人が会議の準備をしていません。ワークフローに準備を組み込む合理的な方法を作成すれば、会議は効率的で、楽しく、共同作業が可能なものになります。
会議テンプレートの使い方
リモート、ハイブリッド、対面会議の開催する場合は、チーム会議テンプレートを使用しましょう。
会議の計画
会議アジェンダの作成
チーム会議は簡単に作成することができます。Miro のホワイトボードツールは、それを作成し、共有するのに最適なキャンバスです。まず、チーム会議テンプレートの開催を選択しましょう。その後、以下の手順に従って作成します。
1. チームメンバーが重要だと思っていることを確認します。チーム会議に関する最もよくある不満は、時間の無駄だと感じることです。会議で得られるものは何もないという前提でチームメンバーが会議に参加すると、話を聞き、参加する意欲がなくなり、会議に参加することさえ止めてしまうかもしれません。会議を始める前に、最も確認、実施、議論したいことについてチームメンバーに尋ねます。チームの意見を求めていることはあるか？話し合いたい課題はあるか？
2. チームメンバーの意見を使用して、アジェンダを作成します。会議の前に、アジェンダの作成に時間をかけて、会議室（または仮想部屋）に足を踏み入れる前に、会議の概要を全員が把握できるようにします。アジェンダに特定の項目を加えた理由と加えなかった理由を明確にします。
3. アジェンダを共有します。会議の前に、全員がアジェンダのコピーを受け取り、会議の準備ができるようにします。アジェンダを質問事項として作成しておくと便利です。例えば「編集カレンダー」ではなく、「編集カレンダーを更新する必要があるか？」としておきます。「編集カレンダー」などのフレーズでは、参加者が具体的に何について話し合うのか疑問に思うこともあるので、会議の準備をすることが難しくなります。しかし、具体的な言葉で説明していれば、その準備をすることができます。会議中は、ボードにアジェンダを表示して、全員が議論する際に確認できるようにします。
4. ホワイトボードを使用して、各トピックの時間を割り当てます。これにより、時間切れになることなくアジェンダのすべてのトピックについて話し合うことができます。また、チームメンバーは、与えられた時間に合わせて質問やコメントを考えることができます。全員がアジェンダについて議論を始めたときにタイマーをスタートさせて、一定時間が経過したら次の項目に移ることに同意することもできます。
5. コミュニケーションに利用できるさまざまなチャンネルを提供します。会議中に発言するということになると、リラックスして意見を伝えられる方法は人によって異なります。頭に思い浮かんだことを言葉で表現するのがベストな方法である人もいます。自分の考えを入力するほうが向いている人もいます。また、簡単なスケッチを描いて伝えたい人もいます。チームメンバーにコミュニケーションを取る方法を一つしか提供しなければ、会議室で出された多くの意見を無視することになります。Miro を活用すれば、チャットボックスやアップロードしたスケッチなど、チームメンバーが会議中に共有できるさまざまな方法を提供することができます。
6. 成果物を送信します。会議後に、ボードそのものだけでなく、議論した内容をまとめたものを送信しましょう。そうすることで、全員がメモを確認して、全力で課題に取り組むことができます。
ディズニークリエイティブ戦略テンプレート
活躍するシチュエーション:
Business Management, Ideation, Brainstorming
想像力を発揮するアイデアを思い付くことについて何か分かる人を知っていますか？ウォルト・ディズニーです。彼からインスピレーションを得たディズニークリエイティブ戦略では、夢想家、現実主義者、評論家の 3 つのタイプの思想家を確立し、それぞれ明確に考えるスペースを提供するアプローチを用います。チームは、この 3 つの考え方を採用した魅力的なエクササイズを行い、アイデアの特定の側面に焦点を当てます。ディズニークリエイティブ戦略には、素晴らしいアイデアや優れた製品を生み出す方法があります。それが、あらゆる種類や規模の組織がこの戦略を使用して成功する理由です。
スタート、ストップ。継続的なふりかえりテンプレート
活躍するシチュエーション:
ワークショップ, ミーティング, ふりかえり
フィードバックを与え、受け取ることは、時に困難だったり、威圧感を伴ったりします。四半期前、1 週間前でさえ、過去をふりかえって「良い」 / 「悪い」の判断を下すことは困難なことです。スタート、ストップ、コンティニュー フレームワークは、チームが最近の経験を簡単にふりかえることができるように作られたものです。スタート、ストップ、コンティニュー テンプレートは、チームが始めるべきこと、やめるべきこと、続けるべきことを具体的に検討するよう促します。協力者と一緒に、生産性を高め成功に続く重要なステップに同意します。
T チャートテンプレート
活躍するシチュエーション:
Ideation, Operations, Strategic Planning
T チャートは、2 つの異なるアイデアを比較対照する、情報を異なるカテゴリーへ分類する、「前」と「後」を分析して変化を証明するなどのタスクの実行をサポートするツールです。T チャートは、アイデアを視覚化して整理するツールで、長所と短所、事実と意見、強みと弱み、大局的な見方と具体的な詳細といった、様々な比較対照を可能にします。デザイナーやコンテンツ制作者は、T チャートを使って、可能性を実用的なアイデアに変えることができます。T チャートは、チームやクライアントとの相違点や類似点を話し合い、一緒に決断を下すのに役立ちます。
カード分類テンプレート
活躍するシチュエーション:
Desk Research, UX Design, Brainstorming
カード分類は、デザインチームが通常使用するブレインストーミング手法ですが、どんなブレーンストーミングやチームにも適用可能です。この手法は、より効率的で創造的なブレインストーミングを促進するように設計されています。カード分類では、チームは、コンテンツ、オブジェクト、アイデアからグループを作成します。まず、ブレインストーミングのトピックに関連する情報が記載されたカードをラベル付けします。グループや個人として作業を行い、自分が分かるような方法でカードを分類し、短い説明を記載して各グループのラベル付けを行います。カード分類を使用することで、予想外ですが、有意義なアイデア間のつながりを形成することができます。
サービスブループリントテンプレート
活躍するシチュエーション:
デスクリサーチ, オペレーション, マーケットリサーチ
Miroのサービスブループリントテンプレートを活用して、製品やサービスが顧客に提供されるまでのプロセスを視覚的に理解し、改善点を見つけましょう。
カンバン フレームワーク テンプレート
活躍するシチュエーション:
カンバンボード, アジャイル手法, アジャイル ワークフロー
プロセスの最適化、フローの改善、顧客に提供する価値の向上が、カンバン方式によって実現できます。カンバンは、一連のリーンの考え方と実践（1950年代にトヨタ自動車の社員によって考案）に基づいており、無駄を省き、その他の多くの問題に対処し、問題を協力して解決することができます。シンプルなカンバンテンプレートを使って、すべての作業の進捗状況を綿密に監視すると同時に、自分自身や複数部門の同僚に作業を提示し、ソフトウェアの舞台裏を見える化することができます。