アイゼンハワーマトリクステンプレート
緊急性に応じて作業に優先順序をつけたり、的確な作業の振り分けをすることがこのテンプレートにより可能になります。
アイゼンハワーマトリクステンプレートについて
一日の始まりに席に着くと、完成させなければならない作業に圧倒され、どこから手を付ければいいのか分からない、といった経験は誰にでもあるでしょう。メールが溜まり、やらなければいけないことが山のようにある。そんなとき、どのようにこの混乱した状態を整理しますか？前アメリカ大統領のドワイト・D・アイゼンハワーが設計した意思決定フレームワークである、アイゼンハワーマトリクスを使ってみましょう。
アイゼンハワーマトリクスの詳細については、引き続き以下をお読みください。
アイゼンハワーマトリクスとは
アイゼンハワーマトリクスは、緊急性と重要性に応じて作業の優先順序をつける際に役立ちます。タスクを完了させる順序を苦労して考えるのではなく、どのタスクが緊急か、どれを他の人に任せられるか、どれを省略できるかを考えます。
その名の通り、アイゼンハワーマトリクスは、ドワイト・D・アイゼンハワー大統領が作成した原則に基づいています。ご存じの通り、アイゼンハワーは、緊急性と重要性に応じて優先順位を付けました。このシンプルでありながらパワフルな方法が、後でマトリクスに体系化されました。
アイゼンハワーマトリクスの活用方法
一日を始めに、個人のタスクに 1 つ、専門的なタスクに 1 つ、2 つのアイゼンハワーマトリクスを計画するのが便利かもしれません。4 分の 1 のエリアにつきタスクは 8 個を超えないようにし、別のタスクを追加する前に、まず最初のタスクを完了させる必要がないか考えてみましょう。
一日を通してマトリクスを更新します。ただし、更新することに時間を費やし過ぎないようにしましょう。To Do リストを作成して、先延ばしにしていることに誰もが罪悪感を感じます。午前中に 5 分または 10 分、お昼にまた 5 分、10 分のようにマトリックスを更新する時間をある程度指定して、考え過ぎないようにします。
アイゼンハワーマトリクスの作成
アイゼンハワーマトリクスを作成するのは簡単です。Miro のホワイトボードツールは、この作成や共有に最適なキャンバスです。まずアイゼンハワーマトリクステンプレートを選択することから始めましょう。その後、以下の手順に従って作成します。
「優先的に実施する」エリアに記入します。
左上エリアのタスクが、最も重要なものです。今日実施する必要があるタスクです。例えば、上司から緊急のメールに返信する、病院の予約をすることなどです。
「予定する」のエリアに記入します。
右上エリアのタスクは、重要ですが、緊急性はないものです。これらは、今後の予定を立て、カレンダーに記載する必要があるタスクです。友人と近況を話し合うことや緊急性のないトピックについて同僚と打ち合わせすることなどが、このカテゴリーに該当します。タスクの大半は、この領域に分類されます。
「任せる」領域に記入します。
左下の領域は、緊急のタスクほど重要ではありませんが、すぐに実施する必要があるタスクに関するものです。適切に実行されたことを確認するため、委任したタスクのフォローアップを行いましょう。例えば、会議に招集された場合、代わりにチームメンバーに会議へ参加するよう依頼して、タスクに委任することができます。
「実施しない」領域に記入します。
右下のエリアは、全く実施する必要がないタスクに関するものです。先延ばしにすることができ、完了させることができないタスクについて考えてみましょう。ソーシャルメディアをスクロールして見るようなことは、このカテゴリーに分類されます。
一日を通してマトリクスを再評価します。
必要に応じて、マトリクスをイテレーションします。一日の間に優先順位は変更される場合があります。そのため、自由にこのテンプレートを使用して、予定が進む過程で、タスクの追加、移動、変更を素早く行いましょう。
Can the Eisenhower Matrix be used for team projects?
Absolutely. The matrix is not limited to individual task management. It is a powerful tool for teams to align on priorities and ensure that everyone is focused on the right tasks.
Is the matrix suitable for personal and professional use?
Yes, the Eisenhower Matrix is versatile and can be used in both personal and professional contexts to manage any type of task effectively.
How often should the matrix be updated?
It is recommended to review and update the matrix regularly, ideally at the start of each day or week, to reflect the evolving priorities and tasks.
Is there a preferred format for presenting the information within the template?
It's essential to keep your Eisenhower Matrix organized, clear, and easy to read. Miro enables you to add visual assets and color-code stickies for better visibility.
プロジェクトタイムラインテンプレート
活躍するシチュエーション:
プロジェクト管理
プロジェクトタイムラインテンプレートを使って、プロジェクトの期日を可視化し、プロジェクトをスムーズに進められるようになりましょう。Miro ではプロジェクトタイムラインをオンラインでチームといつでも共有し、進捗状況の確認やタイムラインの更新を実行することができます。
ブルズアイ図テンプレート
活躍するシチュエーション:
プロジェクト管理, 優先順位付け, 図表作成
成長している組織にいると、すべての意思決定が運命の分かれ道であるかのように感じることがあります。そのせいで決断を下せずにいたり、優先順位をつけられない状態になったり、効率の悪い会議や士気の低下に至ることさえあるのです。そのようなシチュエーションに直面した時に、ブルズアイ図を活用しましょう。ブルズアイ図とは、その名の通り同心円を使ったダイアグラムで、企業が優先事項を設定したり、重要な決断を下したり、障害となるものを排除あるいは乗り越えたりするのに役立ちます。
バリューストリームマップテンプレート
活躍するシチュエーション:
プロジェクト管理, 戦略プランニング, マッピング
バリューストリームマッピングは、製品をお客様に提供するのに必要な材料や情報のフローを図示する方法です。これはシンプルで、一連の記号を使用して作業ストリームや情報フローを提示し、別の記号を使用してそのアイテムが付加価値を生み出すかどうかを示します。これにより、お客様の視点から付加価値を生み出していないアイテムを確認することができます。バリューストリームマッピングを使用して、コミュニケーションやコラボレーションを向上させましょう。バリューストリームマップテンプレートを使用して、チームメンバー間やチーム全体の引継ぎで把握している情報の差を理解することができます。効果的なバリューストリームマップにより、無駄の特定、コラボレーションの促進、生産の合理化を図ります。
プロジェクトスコープテンプレート
活躍するシチュエーション:
プロジェクト管理, 意思決定, プロジェクト計画
プロジェクト範囲は、プロジェクトの目標、成果物、機能、役割、タスク、コスト、期限を計画し、確認するのに役立ちます。プロジェクトマネージャーやチームは、プロジェクトが進むにつれて、スケジュールとコスト両方に直接影響するので、プロジェクト範囲をできるだけ早く作成する必要があります。プロジェクトスコープは、チームや目的によって異なりますが、通常、目標、要件、主要な成果物、前提条件、制約が含まれます。プロジェクトスコープを作成する際には、チーム全体を含めることを目指し、責任や期限に関して全員の認識を合わせましょう。
会議のふりかえり用テンプレート
活躍するシチュエーション:
チームミーティング, ブレインストーミング
多忙なスケジュールになると、「実践による学習」が、デフォルトの学習方法になります。そのため、チームは、ふりかえりや聞き取りといった他の重要な方法によって学習する時間を作ります。「学習者」（チームの残りの他のメンバーと共有するチームメンバー）が主導する会議のふりかえりを使用すれば、チームメンバーはクライアントのビジネスや内部事業計画に関する新しい情報を共有し合うことができます。さらに、問題の解決手段を模索して、その解決手段の発見の参考になるであろう本やポッドキャストを他のメンバーと共有することもできるようになります。会議でのふりかえりは、異なる知識レベルにいるチームメンバーが、お互いの長所や専門知識を共有し高め合う機会として非常に役立ちます。