コミュニケーションマトリックステンプレート
コミュニケーションマトリックステンプレートを使って、各コミュニケーションタッチポイントをマッピングしましょう。すべてのステークホルダーを可視化することで、組織内でのコミュニケーションを改善することができます。
コミュニケーションマトリックステンプレートについて
コミュニケーションマトリックステンプレートは、プロジェクトやチーム内のコミュニケーションプロセスを効率化し、改善することに役立つテンプレートです。
その設計により、チームはコミュニケーション戦略を明確に計画することができ、チームメンバーと同じ認識を持ってプロジェクトや組織運営を進めることができます。
このテンプレートでは、プロジェクトに関連するさまざまなコミュニケーションの媒体や頻度、対象者を可視化することができます。各セクションの内訳は以下の通りです。
Communication(コミュニケーション):このセクションでは「キックオフミーティング」や「プロジェクトステータスレポート」など、さまざまなタイプのコミュニケーションが必要となるシチュエーションをリスト化することが可能です。
Purpose(目的):このセクションでは、各コミュニケーションの背後にある主な意図や目的を明確にしましょう。例えば「キックオフミーティング」は「チームメンバーの足並みを揃え、プロジェクトの成功指標を設定する。」が目的として記入することができます。
Medium(手段):メールや対面・ビデオ会議などコミュニケーションを取るための手段(チャネル)を記載します。
Frequency(頻度):コミュニケーションの頻度をここでは記入します。毎日、毎週、毎月、またはプロジェクトのマイルストーンに基づいて頻度を設定することが可能です。
Audience(関係者):誰に連絡が行くべきなのかを明確にします。これにより、適切なステークホルダーが情報を受け取れるようになります。
コミュニケーションマトリックステンプレートの使い方
計画の記入:「キックオフミーティング」や「プロジェクト状況報告」などのコミュニケーションの種類をリストアップしましょう。
目的の定義:コミュニケーションの種類ごとにその目的を明確にしましょう。これは「プロジェクト目標の設定」から「進捗状況の報告」まで多岐にわたります。
ツール・手段の選択:メールや対面・ビデオ会議、あるいはその他の手段でコミュニケーションをとるかどうかを議論します。
頻度を設定:コミュニケーションの頻度を毎日、毎週、毎月など、プロジェクトのニーズに合わせて設定しましょう。
関係者を明確化:誰がコミュニケーションの対象となるべきかを明確化しましょう。
編集する:必要に応じて、行や列を追加してテンプレートを拡張します。成果物や追加メモをボードに直接追加し、すべてのプロジェクト文書を一箇所にまとめることができます。
レビューと更新:クリックするだけで、マトリックスのどの部分でも編集することができます。
コミュニケーションマトリックステンプレートを使うメリット
認識の共有:このテンプレートを使用することで、チームメンバー全員がコミュニケーションの役割と責任を理解し、一貫性を保つことができます。
効率化:コミュニケーションの種類と頻度を細かく設定することで、チームはムダなコミュニケーションを省き、必要な場合にのみ情報交換を行うことができます。
ステークホルダーマネジメント:ステークホルダーを特定し、マトリックスにリストアップすることで、すべてのステークホルダーが必要なプロジェクトの最新情報を受け取れるようになります。
リスク回避:定期的にコミュニケーションを取ることで、問題を早期に発見し、プロジェクトのリスクを軽減することができます。
役割の明確化:コミュニケーションチャンネルと頻度を明確にすることで、チームメンバーがそれぞれのコミュニケーションに対する役割を把握することができます。
Miro のオンラインワークスペースでは、専用のプロジェクト管理ツールや計画テンプレートを活用することでプロジェクトの効率化に役立つコミュニケーションマトリックスをいつでも作成することができます。
アカウントの作成も無料なので、ぜひ Miro をお試しください。
コミュニケーションマトリックスを使う主な目的は何ですか?
コミュニケーションマトリックスを使う主な目的は、さまざまなプロジェクトやビジネス上のコミュニケーション要件を管理する際に、明確さと構造を提供することです。これにより、プロジェクトメンバーが、いつ、どのようなことをどのようなチャネルを通して行うべきかを知ることができます。
必要に応じて、テンプレートに列や行を追加できますか?
このテンプレートは柔軟に設計されています。コミュニケーションの種類や特定の詳細のための列を簡単に追加することができます。
コミュニケーションマトリックスは大規模なチームやプロジェクトだけのものですか?
小規模なチームのプロジェクトを管理する場合でも、大規模な組織のコミュニケーション戦略を管理する場合でも、このテンプレートをニーズに合わせて拡大・縮小、調整することが可能です。
コミュニケーションマトリックスは、どれくらいの頻度で見直しや更新を行うべきですか?
特に新しいプロジェクトマイルストーンの開始時やチームやプロジェクトに大きな変化があった場合には、定期的にマトリックスを見直すことをおすすめします。こうすることで、マトリックスが適切で最新のものに維持することができます。
アイゼンハワーマトリクステンプレート
活躍するシチュエーション:
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膨大な To Do リストはありませんか?緊急性と重要性という 2 つの重要な要因に基づいて優先順位を付けます。これは、アメリカのドワイト・D・アイゼンハワー大統領に役立ちましたが、それはそのままユーザーにも役立ちます。この意思決定フレームワークでは、どこから手をつければいいのかや、その日の計画を立てる方法を把握するのに役立ちます。Miro のテンプレートを使用すれば、重要な 4 つの領域(実施する、予定する、任せる、実施しない)があるアイゼンハワーマトリクスを簡単に構築し、優先順位が変更されると、一日を通して再確認することができます。
アクションプランテンプレート
活躍するシチュエーション:
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Miroのアクションプランテンプレートを活用して各プロジェクトごとのタスクやフローをひと目でわかるように管理し、確実に事業目標の達成に向かってプロジェクトを進行しましょう。アクションプランテンプレートを活かすことで、複数の事業やプロジェクトが常に同時進行していても行動計画の精度を高め、実現力を向上できます。
オポチュニティキャンバステンプレート
活躍するシチュエーション:
リーダーシップ, 意思決定, 戦略プランニング
機能や性能が、製品の運命の分かれ道となるので、企業はそれに集中することに時間と労力を費やします。実際にこのようなシチュエーションを体験したことがあるのではないでしょうか?オポチュニティキャンバスを使って試してみましょう。オポチュニティキャンバスを使用することにより1つのボードだけで使用事例や、潜在的な問題、戦略の策定、課題の特定、指標の設定をすることができ、製品改善につながる施策を打ち出すことができます。製品をすでに所有している場合、運用モデルや収益モデルを検討する必要はないので、オポチュニティキャンバスは、最適のツールだと言えるでしょう。
アイデアファネルバックログ
活躍するシチュエーション:
Design, Brainstorming, Agile Workflows
アイデアファネルバックログは、バックログを視覚化し、上流に停滞するバックログの数を限定します。これにより、不要な会議や業務上のオーバーヘッドを発生させることなく、リスト上の項目に優先順位を付けることができます。アイデアファネルバックログを使用するには、ファネルを各フェーズに分けるか、ロードマップのように扱います。アイデアファネルバックログは、ロードマップとバックログを 1 つの分かりやすいハイブリッド モデルにして使用します。
OKR テンプレート
活躍するシチュエーション:
リーダーシップ, 戦略プランニング, プロジェクト計画
明確性、焦点、構造は、会社の方向性や意思決定に自信を持つのに重要な要素です。OKR フレームワークは、それらを示すように設計されています。OKR(Objectives and Key Results:目標と重要な成果の略称)は、戦略的レベル、そして運用レベルの 2 つの主なレベルで取り組みを行い、組織のリーダーが戦略的目標を決め、重要な結果を四半期ごとに定義するのに役立ち、それがイニシアティブにつながります。そのように OKR を使用すれば、直面している最も緊急性の高い組織の問題に集中して解決することができます。
サイトマップテンプレート
活躍するシチュエーション:
ダイアグラム作成, 開発
Miroのサイトマップテンプレートを活用して、サイトの階層構造をシンプルかつ視覚的に分かりやすいマップで作成しましょう。構造を整理することで、ユーザーが使いやすいウェブサイトを構築することができます。