アジェンダテンプレート

アジェンダテンプレートについて

目的のない会議ほど無意味なものはありません。ですが、会議を始める前に目的のあるアジェンダを作るのにプランニングの天才である必要はありません。この使いやすいアジェンダテンプレートで、同僚を驚かせより迅速に合意を形成しましょう。

アジェンダとは？

アジェンダとは、会議のためのロードマップのようなものです。会議中にどのようなアクティビティーが行われるのか、それがいつ起こるのか、どの順番で行われるのかをリスト化しています。アジェンダの主な目的は、参加者に会議の構成を明確に伝えることです。アジェンダがないと、会議は無秩序なものになりがちで、期待していた成果を得られないリスクがあります。

しかし、アジェンダは退屈なものにする必要はありません。そのため、私たちはこのテンプレートをビジュアルで楽しく、インタラクティブにしました。グラフィックや色、フォント、画像を組み合わせて、アジェンダに個性や創造的なスタイルを容易に加えることができます。

アジェンダの作成方法

自分でアジェンダを作るのは簡単です。Miroの無限大のキャンバスは、アジェンダをチームと共有しながら作成するのに最適な場所です。アジェンダテンプレートを選んだら、次のステップで自分仕様にアレンジしましょう。

1. 基本的な詳細を追加する

アジェンダのトップに、日付や目標などの基本的な会議の詳細を追加します。

2. 優先事項とタスクを定義する

会議で最も重要なトピックが何かを明確にしておきましょう。会議の優先事項が分かったら、それをメモしておいてください。

3. リアルタイムでのコラボレーション

会議中に参加者をボードに招待し、あなたが考え付かなかった優先事項やタスク、ノートを追加してもらうことができます。会議中に新しい項目を議論してください。

4. アジェンダをカスタマイズ

テンプレートを使って、アジェンダにグラフィック、色、フォント、画像を取り入れましょう。クリエイティブになることを恐れないでください！アジェンダを埋めることは面倒な作業である必要はありません。楽しく個性的にすることで、計画が簡単になります。

アジェンダを作成するメリット

効果的なアジェンダを作成することには以下のような利点があります：

会議を整理する

アジェンダは、会議の構造を促進し、最も重要なアクティビティーを優先するのに役立ちます。これにより、チームは重要な事柄に集中し、生産性を向上させることができます。フォーマルなアジェンダが存在するだけで公式な雰囲気を生み出し、参加者が時間を無駄にすることを防ぎます。

フォーマルなアジェンダは、会議の目的を設定し、明確な目標を作ります。これによって、会議の進行や会議後に行うべきアクションが整理されます。

効果的な意思決定を可能にする

アジェンダは、会議で議論するトピックの概要を提供します。この概要により、会議のホストは紹介するべき重要なトピックを忘れるのを防ぎます。

議題がすべて十分に議論されれば、有益な意思決定をグループで一度に行うことができます。これは会議外で急いで計画を立てるよりもはるかに生産的で透明性があります。さまざまな視点からの入力や提案がパフォーマンスの質を高め、チームワークの感覚を生み出します。

重要なニュースの伝達を助ける

議題は、重要なビジネスイベントや会議の目標について発表する機会を提供します。正式な議題がなければ、発表は会議に出席している全員に伝わらない可能性があります。また、議題は前回の会議を振り返る場を提供します。これは会議の振り返りや成果のレビューに役立ちます。

均等な貢献の機会を提供する

議題には通常、会議中に議論されるアクション項目が記載されています。これにより、すべてのチームメンバーが事前に議論のトピックを考慮する機会を持つことができます。

多くの会議では、積極的な参加者がより熱心に参加し、一方で控えめな人はためらうことが多いです。しかし、何が議論されるかを事前に知っていると、チーム全体が議論されるトピックを調査することができます。トピックが自分たちにどのように関係するかを考え、それを踏まえた価値ある貢献ができるようになります。

アジェンダ作成のベストプラクティス

アジェンダを作成する際には、次のベストプラクティスを考慮しましょう：

チーム全体から意見を求める

チーム全員に会議に参加してもらいたい場合は、アジェンダには彼らのニーズを反映するトピックのリストを含めるようにしましょう。チームメンバーに、アジェンダ項目と、そのアクションアイテムをチームで検討すべき理由を提案してもらいましょう。

チーム全体に影響を与えるトピックを優先する

チームミーティングの時間は貴重で、スケジュール調整も困難です。そのため、ミーティングの時間は主に全員に影響を与える問題を議論し、決定するために使われるべきです。このような問題はチーム全体で解決する必要があります。参加者が依存関係のある問題について話し合う時間がほとんどない場合、彼らは興味を失うかもしれません。

アジェンダのトピックをチームが答えるべき質問としてリスト化する

ほとんどのミーティングの目的は、単語を並べてフレーズを作るだけです。例えば、「オフィススペースの再割り当て」です。これでは、参加者は「オフィススペースの再割り当てについてどうするのか？」と疑問に思うでしょう。

ミーティングのトピックを答えるべき質問（または質問）としてリスト化することで、戦略的な思考を促し、意見を引き出すことができます。例えば、「どんな状況であれば、オフィススペースを再配分すべきか？」

ミーティングアジェンダに含めるべき内容

あなたのミーティングアジェンダには次のような重要な要素を含めるべきです:

1. アジェンダヘッダー

アジェンダヘッダーは、以下の項目を特定するために用います。

• 会議を招集する団体、組織、または委員会。

• アジェンダヘッダーには、ボード、アドバイザリーグループ、委員会、または会議参加者など、集合体の名称が記載されます。

• 会議の種類。

2. 会議の参加者

正式なアジェンダには、会議の参加者をリストアップする必要があります。また、各メンバーが担当するアジェンダ項目も記載するべきです。

3. 主要な目的

アジェンダは、全ての参加者に会議の目的、討議される内容、そしてどのような決定が必要かを知らせるものでなければなりません。

主要な会議の目的は、しばしば以下の2つの主要な質問に答える文で示されます。

• なぜこの会議を開くのか？

• 達成したいことは何か？

4. チームからの入力

議題をまとめる際、チームやその他の会議参加者を巻き込むことを忘れないでください。チームは、主催者よりも議論すべきポイントについて多く知っていることがあります。

このようにして、すべての主要なトピックや問題が取り上げられることが保証され、参加者が議題作成に関与することで、会議に引き込まれます。

5. 会議の作業計画

会議の作業計画とは、会議で達成したいことです。

各問題に対して現実的な時間目標を設定することを確実にしましょう。議題の各ポイントに割り当てる時間は、予想よりも数分多めにすることをお勧めします。しばしば、質問や議論のポイントが生じて、それを解決するのに時間を要することがあります。

6. 各議題項目の所要時間と割り当て時間

会議の議題の最も重要な目的の一つは、会議が時間通りに進行することを確保することです。結局のところ、参加者の時間を尊重したいからです。各議題項目に費やす時間を明確に定義することで、会議を予定通りに進めることができます。

各問題に対して現実的な時間配分を設定することを確認してください。議題の各ポイントについて予想以上に数分多く時間を割り当てるのは、いつも良い考えです。よくあることですが、解決が必要な質問や討論のポイントが出てきて、それが時間を要します。