アジェンダ テンプレート

アジェンダテンプレートについて

目的がない会議ほど悪いものはありません。しかし、会議が始まる前に目的のあるアジェンダを作るために、計画の天才である必要はありません。この使いやすいアジェンダ テンプレートで同僚に感銘を与え、より迅速に足並みを揃えましょう。

アジェンダとは？

アジェンダは会議のためのロードマップのようなものです。会議中に何が起こるか、それがいつ発生し、どの順番で行われるかをリスト化します。アジェンダの主な目的は、参加者に会議の構成を明確に示すことです。アジェンダがないと、会議はしばしばまとまりがなく感じられ、希望することを達成せずに終わってしまうリスクがあります。

しかし、アジェンダは退屈である必要はありません。そこで、視覚的で楽しくインタラクティブなテンプレートを作成しました。グラフィック、色、フォント、画像をお好みで散りばめて、アジェンダに個性とクリエイティブなスタイルを与えるのも簡単です。

アジェンダの作成方法

自分のアジェンダを作るのは簡単です。Miro の無限大のキャンバスは、チームとアジェンダを作成して共有するのに最適な場所です。アジェンダテンプレートを選択して開始し、次のステップを踏んであなた専用にカスタマイズしてください。

1.基本的な詳細を追加

アジェンダの最上部に、日付や目標などの基本的な会議の詳細を追加してください。

2.優先順位とタスクを定義する

会議の最も重要な議題が何であるかを明確に把握してください。会議の優先事項がわかったら、それを書き留めましょう。

3.リアルタイムでコラボレーションする

会議中に、参加者をボードに招待し、あなたが考えつかなかった優先事項、タスク、またはメモを追加してもらうことができます。会議中に新しい項目を議論してください。

4. アジェンダをカスタマイズする

テンプレートを使用して、グラフィック、色、フォント、画像でアジェンダを飾ることができます。クリエイティブな発想を恐れずに！アジェンダを埋める作業は面倒ではありません。楽しくて個性的なものにすることで、計画を簡単に進めることができます。

アジェンダ作成の利点

効果的なアジェンダを作成することによるいくつかの利点をご紹介します。

会議を整理整頓する

アジェンダは会議の構成を促進し、最も重要なアクティビティーを優先するのに役立ちます。これにより、重要な事項に集中することができ、生産性が向上します。正式なアジェンダの存在だけで、公式な雰囲気を作り出し、参加者が時間を無駄にすることを抑制します。

正式なアジェンダはまた、会議の目的を設定し、明確なゴールを作ります。これにより、会議の進む方向を整理し、会議後に取るべき行動を明確にします。

効果的な意思決定を可能にする

アジェンダは、会議で議論するトピックの概要を示します。この概要により、会議の主催者が紹介すべき重要なトピックを忘れることを防ぎます。

すべての問題が徹底的に議論されると、1回のセッションでグループとして価値のある決定を下すことができます。これは、会議外で急いで計画を立てるよりも、はるかに生産的で透明性があります。異なる視点からの意見や提案は、パフォーマンスの質を向上させ、チームワークの感覚を生み出します。

重要な知らせを伝えるのを助けます。

アジェンダは、重要なビジネスイベントや会議の目標に関する発表を行う機会を提供します。正式なアジェンダがない場合、発表が会議に参加している全員に伝わらない可能性があります。また、アジェンダは前回の会議を振り返るためのスペースを提供します。これは会議を振り返ることや進捗の確認に役立ちます。

平等に貢献する機会を提供します。

アジェンダには、会議で議論されるアクションアイテムが通常記載されます。これにより、すべてのチームメンバーが事前に議論のトピックについて熟考する機会が与えられます。

多くの会議では、発言が活発な参加者はより積極的に参加し、控えめな人々は参加をためらいがちです。しかし、何が議論されるかを知ることにより、チーム全体が議論するトピックをリサーチすることができます。彼らはトピックがどのように自分たちに関係するかを考え、その場で熟考し価値のある貢献を行うことができます。

アジェンダ作成に関するベストプラクティス

アジェンダを作成する際には、これらのベストプラクティスを念頭に置いてください:

チーム全体から意見を求める

チーム全体が会議に参加することを望む場合は、アジェンダに彼らのニーズを反映したトピックのリストを含めるようにしてください。チームメンバーにアジェンダ項目を提案してもらい、各アクションアイテムがチームの場で扱われるべき理由を添えてもらいましょう。

チーム全体に影響するトピックを優先します

チーム会議の時間は費用がかかり、スケジュール調整が難しいです。つまり、主にチーム全体に影響する問題について議論し、意思決定を行い、問題を解決するためにチーム全体が必要となるような状況で使用するべきです。出席者が会議の大部分を相互依存の問題について話していない場合、関心が薄れる可能性があります。

議題をチームが答えるべき質問としてリストアップしてください。

ほとんどの会議の目的は、単にいくつかの単語をつないでフレーズを作ったものです。例えば、「オフィススペースの再配置」。これにより、会議参加者は「オフィススペースの再配置はどうなっていますか？」と疑問を抱くことになります。

会議のトピックを回答が必要な質問としてリストアップすると、戦略的な思考を刺激し、意見を引き出すことができます。例えば、「どのような条件下でオフィススペースを再配分するべきか？」

会議のアジェンダに何を含めるべきですか？

会議のアジェンダに含めるべき主な要素の一部をご紹介します。

1.アジェンダヘッダー

アジェンダヘッダーは、以下の項目を特定するために使用されます。

• 会議を招集する団体、組織、または委員会。

• 議題のヘッダーには、ボード、諮問グループ、委員会、または会議の参加者など、開催主体の名前が記載されます。

• 会議の種類。

2.会議の参加者

正式な議題には、会議の参加者を記載する必要があります。また、各チームメンバーがどの議題項目を担当するかも記載する必要があります。

3.重要目標

議題には、会議の目的、話される内容、そしてなされるべき意思決定の種類をすべて参加者に知らせる必要があります。

主要な会議の目的は、通常、二つの主な質問に答える一文または二文です。

• なぜ我々は会議をしているのか？

• 何を達成したいのか？

4. チームからのインプット

アジェンダを作成する際に、チームや他の会議参加者を巻き込むことを忘れないでください。チームは話し合いの議題について、主催者よりも多く知っているかもしれません。

このようにして、すべての主要なトピックとあらゆる問題が対応されることを確実にします。また、出席者が会議の作成に関与しているため、彼らの関心を引くこともできます。

5. 会議のワークプラン

会議のワークプランは、会議で達成したいことを指します。

各問題について現実的な時間目標を設定するようにしてください。アジェンダの各項目に対して、必要と思われる時間よりも数分余分に割り当てるのは常に良い考えです。質問や議題が生じ、それに対する解決が必要となり、時間がかかることが非常によくあります。

6. 議題項目ごとの所要時間と割り当て時間

会議のアジェンダの最も重要な目的の1つは、会議が時間通りに進行することを確実にすることです。結局のところ、出席者の時間を尊重したいと思うでしょう。各アジェンダ項目に費やす時間を定義することは、会議を順調に進行させるのに役立ちます。

各問題に対して現実的な時間目標を設定するようにしてください。アジェンダの各項目に、必要と思われる時間よりも数分余分に割り当てるのは常に良い考えです。非常に頻繁に解決が必要な質問や議論のポイントが生じ、これが時間を要します。