SOP（標準作業手順書）とは？書き方やメリットをわかりやすく解説

製造業や医療現場、建築業など SOP（標準作業手順書）があることで作業の 標準化を実現することができます。

また、SOP があることで「業務の属人化」を解消することができ、日々の業務において 特定の個人に依存しないことや引き継ぎがしやすくなります。

では、SOP（標準作業手順書）とは実際に何なのでしょうか？

今回の記事では、 SOPについてやマニュアルとの違い、書き方、メリットについて わかりやすくご紹介しています。

記事の最後には SOP を作成するためのおすすめのツールやテンプレートも ご紹介しているので、ぜひご確認ください。

それでは SOP について見ていきましょう。

SOP（標準作業手順書）とは？

SOPは「Standard Operating Procedures」の略語で「標準作業手順書」や 「標準操作手順書」という意味があります。

製造業や医療現場、農業などで作業内容や操作手順を表した文書として作業を 標準化することに役立っています。

自動車業界では「SOP（Start Of Production）」という量産の開始を指した言葉も ありますが、本記事でご紹介する SOP とは異なる意味を持つので覚えておいてください。

SOP を日々の業務に採用することで、業務上の安全性の維持や効率化の実現、 属人化の解消など、たくさんのメリットがあり、特に決まった製造フローやミスが 許されない業界では必須のツールとなってきます。

作業手順を示すという使用用途から「マニュアルとどう違うの？」と思われる方も いるかもしれません。

それでは SOP とマニュアルの違いを次のセクションで見ていきましょう。

SOP とマニュアルの違い

では、SOP とマニュアルの違いは何のでしょうか？

SOP は、作業内容や手順を示したものであり、マニュアルは、業務のプロセスや 詳細をまとめたものと違いを定義することができます。

また、SOP には決まったフォーマットがないとも言われています。

そのため、企業が組織が対応する業務に合わせて自由にフォーマットを 決めれるところが、SOP の魅力とも言えるでしょう。

ただし、SOP に注意書きや守ってほしいポイントも記入することで、 マニュアルのようなフォーマットを変えることも可能です。

SOP の書き方

上記でも少し触れたように、SOP の作成は、企業・組織や文書化するプロセス、 手順のニーズによって異なります。

SOP は、作業の詳細を共有するための文書です。そのため、個人が自身の認識で 作業を行うことや、プロセスを処理することを未然に防ぐことができます。

また、複数のプロセスが 1 つのプロジェクトに存在する場合、その詳細を書くことで、 プロセスの効率化や全体的な作業の質も向上することができるのです。

下記では、一般的な SOP の書き方をご紹介するので、変更する内容がある場合は、 下記のステップを応用しながら SOP を作成してみましょう。

Step 1：SOP で管理したい業務・課題を選択する

まずは、SOP を通して管理したい業務を選択するところから始めます。

既存の業務フローやプロセスに対して SOP を使用する場合は、内容を見直し、 追加する必要がある要件や明確化すべき詳細があるか確認しましょう。

ここでは、できるだけ多くの発見するために複数人でブレインストーミングすることも おすすめです。

Step 2：SOP の目的・目標を設定する

次に、SOP を使うことによってどのような成果が得られるのかを明確に記入しましょう。

以下でもご説明しますが、SOP には「業務の進捗状況や成果物の管理がしやすくなる」 というメリットがあります。

そのため、誰が見てもわかる判断基準をここでは設定するようにしましょう。

Step 3：SOP のフォーマットを決める

目的・目標が分かった後は、SOP を実際に作成していくフォーマットを決めましょう。

フォーマットは、文書化する業務の属性やプロセスの形式によって、フローチャートや ステップ式などの複数のフォーマットの中から選ぶことができます。

以下が SOP に活用される代表的なフォーマットの 3 つです。

ステップ式

その名称からもわかるとおり、一連の業務をわかりやすいステップでまとめた フォーマットのことを指します。

フローチャート式

業務をフローチャートで可視化することで、誰でも一目見ただけですぐにプロセスを 把握することができるようになります。

階層式

複雑なプロセスを可視化することに役立つフォーマットです。手順やガイドライン、 文書などのあらゆる詳細を分解して説明することができます。

Step 4：業務手順や作業内容を記していく

使いたいフォーマットが決まったら、そのフォーマットをもとに SOP を作成していきます。

ここでは、作業手順や工程を飛ばさず 1 つずつ詳細を記入していくようにしましょう。

また、SOP を作成していく上で一番意識したいポイントは「すべてのプロジェクト メンバーと共通の認識を持てるか」という点です。

そのため、客観的に考えて、自身では必要はないだろうと思う情報でも書くようにする ことが重要です。

そうすることで、認識のズレをなくすことができ、より SOP の効果を引き出すことが できます。

Step 5：SOP の管理方法を決める

SOP は、一度完成して終わりという文書ではありません。

完成した SOP をテストすべきかどうかや、進捗に合わせて更新していくことが重要です。

実際の業務形態と SOP の内容がマッチしているかや、どのサイクルで更新すべきなど、 SOP の運用の中で継続的に判断していきましょう。

SOP を使用するメリット

SOP を使用するメリットには大きく分けて 3 つのメリットがあります。

以下でこれらのメリットについて見ていきましょう。

業務の属人化を防げる

SOP という中心的な文書を使うことで業務の属人化を防ぐことができるようになります。

そのため、社員の移動の際に引き継ぎやすやすいことや、熟練度の高い作業員が いなくなっても業務を停止する必要リスクがなくなるなどの効果があります。

業務の進捗状況や成果物の管理がしやすくなる

SOP を使って業務内容を文書化することで、進捗や成果物の管理がしやすくなります。

SOP 通りに業務は進められているのかや、SOP で期待した成果物が得られているのか、 一種の KPI として SOP が活躍します。

教育や習得にかかる時間を短縮できる

SOP があることで新入社員の教育や新しい業務への習得にかかる時間を大幅に 短縮することができます。

まずは、SOP で標準的な手順をつかんでもらい、その情報をもとに業務の詳細や 応用を教えることで、全体的な内容が頭の中で整理しやすくなります。

そのため、作業の質の担保と向上だけではなく、安全性の向上やリスクの軽減など、 多くのメリットを SOP で得ることができます。

SOP まとめ

SOP（標準作業手順書）は、製造業や医療現場、農業などで作業内容や操作手順を 表した文書として作業を標準化することに役立っています。

SOP は「ステップ式」「フローチャート式」「階層式」のフォーマットから組織・企業の ニーズに合わせて作成できるので、よく類似しているという言われるマニュアルとは 作成の自由度が異なります。

そのため、SOP の一般的な書き方から応用して組織・企業のニーズに合わせて 作成することで、簡単に文書を作成することができます。

また、多数のメリットが存在することも SOP を使用するメリットであり、記事内でも 紹介した「業務の属人化の解消」や「業務の進捗状況や成果物の管理」「教育や習得に かかる時間を短縮できる」など多くの効果を期待することができます。

この記事で学んだ知識を使って明日から SOP を業務に導入してみてはいかがでしょうか？

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