WBSとは？プロジェクト管理での目的や作り方を解説
WBS（作業分解構造図）とは？
WBS（作業分解構造図）はその名のとおり「作業を分解して構造化する」ための手法であり、 タスクの洗い出しや細分化に使用されるプロジェクト管理ツールです。
WBS を使用することにより、プロジェクト管理においてタスクの期日や目標を設定しやすく なります。また、各タスクを細分化し、すべての作業やプロセスを明確化することにより、 作業漏れを防止することもできます。
また、プロジェクトをより小規模で管理しやすい構造に分解し、可視化することが できるため、大規模なプロジェクトにとっては特に有用なプロジェクト管理ツールです。
プロジェクト内で発生するタスク（作業）を可視化することにより、プロジェクトを 効率化的に管理することができ、タスクごとの優先度の設定やリソースの最適化、 プロジェクトを合理的に進行するためのスケジュールの作成など、WBS を作成することで、 多くのメリットを得ることができます。
プロジェクト管理でWBSを使用する目的
ここではプロジェクト管理においてWBSを使用する目的を見てみましょう。 目的を知ることで、WBS の有用性を最大限に引き出せるようになります。
プロジェクトの構造化
多くの部門が絡んだり、大規模なプロジェクトとなってくるとタスクやプロセスを 管理することが難しくなります。
そんな時にWBSを使用することで、プロジェクトの完了に必要なすべてのタスクと 各タスクを完了するためのすべての作業を可視化することができます。
その結果、大規模なプロジェクトでもより効果的に管理でき、タスクも効率的に 消化していくことができるようになります。
スケジュールが組みやすくなる
WBS を使うことでプロジェクトのすべてのタスクを1つの図にまとめることで、 プロジェクトに関わるすべての人がプロジェクトの内容や各タスクの責任者、期日を WBSを使って確認することができます。
そのため、他のチームや部門も関わるプロジェクトであっても、すべてのタスクが 可視化されているため、各タスクやプロセスごとのスケジュールが組みやすくなる といったメリットがあります。
また、プロジェクトのある部分やタスクについて質問や問題がある場合、WBS を 見て担当者や部署を特定し、連絡することができ、コミュニケーションの促進にも このツールが活躍します。
リソース配分の最適化
プロジェクトにおいてリソースの配分は重要な要素となってきます。リソースを十分に 確保し、配分できなければプロジェクトをスムーズに進めることができません。
しかし、WBS を通してタスクや作業をすべて俯瞰していれば、どのタスクにどの程度の リソースが必要なのかがすぐにわかります。コストの見積もりや期日の管理に必要な タイムスケジュール表の作成、キャパシティの見直しなどに WBS が役立ちます。
WBS の種類
成果物型
成果物型のWBSではプロジェクトが目標としている最終的な成果物から逆算して、 タスクを分解し、ツリー上に構造化するタイプのWBSのことを指します。
このタイプのWBSではプロジェクト内の中間成果物が互いにどう関わり合っているかを 明確化することができます。
しかし、長期間のプロジェクトやステークホルダーが多いプロジェクトでは あまり便利なツールとは言えません。
プロセス型
一方で、プロセス型のWBSはプロジェクトの実行に必要なプロセス、手順、タスクに 焦点を当てます。
このタイプでは、プロジェクトの各フェーズや工程を中心にタスクが構造化され、 それぞれのフェーズで何をすべきかを明確化することができます。
プロセス型のWBSはプロジェクトの流れを理解し、各フェーズで必要な作業を見える化する ことに適しています。
プロジェクトの性質や目標に応じて「成果物型」と「プロセス型」のWBSを使い分けましょう。
WBS の3つのタスク管理構造
WBS はプロジェクト内の各プロセスにおいて3つの構造に分けることができます。
プロジェクトタスクを3つの構造に分解することで、すべてのプロジェクトタスクを 可視化することが可能です。
一般的に WBS の上部ではプロジェクトの主な成果物が記入され、下部に行くほど プロジェクトの詳細と焦点が記入されます。
ここでは、ソフトウェア開発を例に、WBS の異なる階層を使ってタスクを分解した例を 見ていきましょう。
このシナリオの例ではソフトウェアチームは、自社のウェブサイトのための新しいチャット ボットを開発してます。
第一の階層
WBS の一番上に位置する階層はプロジェクトの名前を示しています。このシナリオにおいて、 この層には「新しいチャットボットソフトウェアの開発」が記入され、タスクなどの他の 要素がこのタイトルの下にツリー上に展開されていきます。
第二の階層
WBSの第二階層はタイトルの下に位置しており、タスク（作業）のカテゴリーの細分化を 行います。
「新しいチャットボットの開発」には次のカテゴリーを含むことができます。
ユーザーフロー
レスポンスの取得
APIインテグレーション
CRMインテグレーション
フロントエンドシステム
上記の情報を第二の階層に記入することによりプロジェクトチームが最終的な成果物を 達成するために必要なタスクを洗い出すことができます。
第三の階層
第三の階層では主要なタスクをより小さくタスクへと分解していきます。例えば「ユーザー フロー」のカテゴリーでは以下のようにタスクを細分化していくことができます。
顧客ニーズの理解
顧客ストーリーの作成
顧客ストーリーのシナリオの作成
ブランドの特徴が反映されたチャットボットの音声を作成
会話の流れをテストする
これは、WBS の3つの階層でどのようにタスクが分解できるかを示した例ですが、 実際の使い方はプロジェクトの規模や目的、成果物によって様々です。
例えば、複数のアウトプットを持つ複雑なプロジェクトであれば、さらに階層が増える ことがあります。管理しているプロジェクトに最適な WBS の構造を選びましょう。
▼ 関連ページ ユーザーフロー図テンプレート
WBSとガントチャートの違い
プロジェクト管理において人気のツールとして「ガントチャート」があります。
ここでは、ガントチャートとWBSの違いと、これらの2つのプロジェクト管理ツールを どのようにして組み合わせることができるのか説明したいと思います。
ガントチャートとは？
「ガントチャート」とはプロジェクト管理や生産管理において使用されるプロセス管理表の ことを指します。
ガントチャートでは横長のグラフ上にプロジェクトのタイムラインが表記されており、 プロジェクトを完了するために必要なタスクや進捗状況を視覚的に把握するために この表が使われます。
ガントチャートとWBSの関係
一見、ガントチャートのみでタスクの管理ができるようにも見えますが、WBS と一緒に 使うことにより、プロジェクトをより効果的に管理できるようになります。
WBSはガントチャート上に実際のタスクを追加する前に、すべてのタスクを洗い出すことが でき、作業の漏れや変更のリスクを最小限に削減することに役立ちます。
つまり、ガントチャート作成前にWBSを使って必要なタスクや作業を洗い出すことで、 突然の期日の修正や認識のズレをなくすことができるのです。
▼ 関連ページ ガントチャートとは？作り方やWBSとの違いを簡単解説
WBSの作り方
上記のセクションでWBSについてやメリットについてよくご理解いただけたと思います。
ここではWBSの作り方を7つのステップを通して見ていきましょう。
ステップ：
プロジェクトタイトルを記入する
成果物を記入する
成果物に対するタスク（作業）を記入する
タスクをさらに細分化する
依存関係を明確にする
タスクを担当者に振り分ける
WBS をプロジェクト関係各所と共有する
1. プロジェクトタイトルを記入する
まずはWBSにプロジェクトタイトルを追加しましょう。プロジェクトの大まかな目標を プロジェクトチームに示すことができます。
また、補足情報なども追加して、タイトルの内容をわかりやすく説明することができます。
例えば、プロジェクトのタイトルが「新商品の発売」であれば、誰のための商品なのか、 なぜその商品を作るのか、といった情報を追加することもできます。
2. 成果物を記入する
WBS では成果物から逆算してタスクやリソースを洗い出すことができます。
つまり、このステップでは成果物を明確に定義する必要があります。
そのためには、次のような質問に対する回答をしてみましょう。
プロジェクトで何を達成したいのか？
プロジェクトの成功をどのように定義するのか？
成果物は社内または社外に対するものか？
プロジェクトは会社のKPIとどのように貢献するか？
これらの質問に答えた後、プロジェクトの成果物が何であるべきか、明確なアイデアが イメージしやすくなるはずです。
これらの成果物をWBSに追加し、タイトルの下に階層的に記入することができます。
3. 成果物に対するタスク（作業）を記入する
さて、主要な成果物が揃ったところで、それらを個別のタスク（作業）に分類しましょう。
タスクを分類することで、そのタスクを完了するための作業を特定しやすくなります。
この分類がどのように機能するのかの例をここで見ていきましょう。
ここではプロジェクトの成果物として「顧客のニーズを満たす新製品を作る」ことを イメージしてみましょう。
この成果物を達成するために、次のように作業を分解することができます。
市場調査
競合分析
コンセプト開発
製品企画
製品プロトタイピング
これらの要素は上記の成果物を達成するために完了する必要がある作業を洗い出したものです。
そこから、各要素ごとに具体的なタスクに細分化していきます。
4. タスクをさらに細分化する
WBSの各分野には、プロジェクトの成果物を達成するための一連のタスクが記入されます。
これらのタスクは、各作業の中に配置されるため、作業を継続的に分類し、プロジェクトを 整理することに役立ちます。
実際に「市場調査」をタスクに分解してみましょう。
市場調査計画を立てる
市場調査の実施
関連データの収集
データを分析する
データが製品開発にどのように役立つかを特定する
5. 依存関係を明確にする
タスクごとの依存関係を明確にすることで、プロジェクトタスクをスムーズに 処理していくことができるようになります。
WBSでは以下の4つの依存関係を理解する必要があります。
終了 → 開始：タスクBを開始する前にタスクAを完了させなければならない。
終了 → 終了：タスクBを完了させる前にタスクAを完了させなければならない。
開始 → 開始：タスクBを開始する前にタスクAを開始しなければならない。
開始 → 終了：タスクBを完了させる前にタスクAを開始しなければならない。
例えば、タスクAで「製品開発のために顧客の好みについて市場調査を行う」としましょう。
新製品が設計されるタスクBはタスクAが完了するまで開始できません。
つまり、ここではタスクBがタスクAに依存していることを意味します。
タスクごとの依存関係を特定した後は、これらのタスクをPERT図などに落として、 追跡できるようにすると良いでしょう。
PERT図はプロジェクト内で発生する依存関係の可視化に役立つ図であり、潜在的なボトル ネックを特定して、予防策を講じることにも役立ちます。
また、PERT図を使用してプロジェクト内の「クリティカルパス」を特定することもできます。
クリティカルパスはプロジェクト内で最もリソースを要するタスクを示しています。
▼ 関連ページ PERT図テンプレート
6. タスクを担当者に振り分ける
ここでは、タスクを担当者ごとに振り分けます。
タスクを割り当てる際にはリソースを考慮することが重要です。担当者やチームにタスクを 完了するためのリソースがない場合、タスクを並べ替えたり、追加のリソースを割り当てたり する必要があります。
7. WBS をプロジェクト関係各所と共有する
すべてのタスクや成果物をWBSで整理した後は、WBSをプロジェクト関係各所と 共有しましょう。
関係各所にWBSで洗い出したタスクや作業を共有することで、リソースや期日について 認識共有をすることができ、より精度の高いプロジェクト管理を実現することができる ようになります。
プロジェクトについて関係各所の同意があれば、プロジェクトスケジュールの作成や リスクアセスメントの実施、プロジェクト予算の概算、リソースの割り当てなどをして、 プロジェクトキックオフの準備をしましょう。
まとめ
WBS（作業分解構造図）はタスクの細分化に役立つプロジェクト管理ツールの1つであり、 作業漏れによるプロジェクト期日の調整やタスクに対する認識合わせなどに役立ちます。
WBS にはタスクを分解するための異なる階層があり、各階層に情報を記入することで、 プロジェクトタスクを構造化することができます。
また、依存関係もWBSを使って明確化することで、プロジェクトの生産性を高めることが できます。明日からプロジェクト管理にWBSを使ってスムーズにプロジェクトを進めて いけるようにしましょう。
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