BIツールとは？最適なBIツールを導入するためのポイントをご紹介
BIツール（ビジネスインテリジェンスツール）とは、企業が持つ様々なデータを分析したり 見える化することによって、経営やサービスに役立てるソフトウェアのことを意味します。
企業のDX化が加速する中で、企業が資産として保有するビックデータを有効活用するためには 欠かせないツールとして、注目されています。
自社の経営やサービス・商品を改善していく際に、これまでやってきたことの結果は どう評価できるのかを正しく知ることは重要です。
将来への正しい経営判断を行っていくためにも、BIツールの活用は多くの企業でニーズが 高まっている一方、どのようなツールを活用すべきなのか、また、BIツールを導入したものの 効果的に運用ができていないという課題も散見されます。
そこで、今回は、BIツールの基本的な知識から、どのように導入検討していくのが理想的かを 考えてみましょう。
記事の最後にはBIツールの導入に対しての計画や情報の可視化に役立つ、おすすめのオンライン ツールや無料で使えるテンプレート一覧についてもご紹介しているので、他のツールと比較する ときなどにぜひご参照ください。
それではBIツールについて見ていきましょう。
BIツール（ビジネスインテリジェンスツール）とは何か？
BIツール（ビジネスインテリジェンスツール）とは、企業や組織が保有する膨大なデータを 統合・分析し、経営判断や業務改善に活用するための支援ツールです。
BI（Business Intelligence：ビジネスインテリジェンス）は、データを基にした意思決定を 支える技術や方法論を指します。
つまり、意思決定に必要なデータをひとつに集め、最適な分析や意思決定をサポートして くれるのがBIツールです。
企業の多くは異なるシステムでデータ管理を行っていることが多いため、集まるデータも まとめるフォーマットもバラバラになってしまっているケースが多く見られます。
例えば、顧客データ、商品の売上データ、地域別の売上データやSNSなどで集めたデータなど、 データの種類も違えば、エクセルで管理していたり、特定のCRMツールで管理していたり、 管理状況も異なります。
そのような時、BIツールを活用することで、それらの情報を一元管理し、これにより、複雑な データ分析を専門知識がなくても容易に行うことができるようになります。
さらに、視覚的にわかりやすいダッシュボードを通じて、経営判断や戦略立案のスピードと 精度を向上させることが期待できるのです。
BIツールの基本機能とは？
BIツールに備わっている基本的な機能は、主に3つです。
データを収集し統合する
データを集計し分析する
データを可視化する
それぞれを詳しく見ていきましょう。
1. データを収集し統合する
BIツールの第一の機能は、企業内の様々なデータを収集し、統合することです。
企業には顧客情報、売上データ、製造プロセスデータなど、様々な種類のデータが存在し ますが、これらは異なるシステムや部署で管理されているケースが多く、その状況下では、 データの全体像を把握することが難しくなります。
BIツールはこれら分散したデータをまずは一元化し、システム全体でデータの一貫性を 確保する役割を果たします。
例えば、営業部が保持する顧客情報と、製造部が管理する生産データを統合することで、 企業全体の動向をより正確に把握することが可能となります。
これにより、次のステップであるデータ分析の準備が整い、データドリブンで正しい意思決定を 支える基盤が形成されるのです。
2. データを集計し分析する
BIツールの第二の機能は、集められたデータを集計・分析することです。単にデータを集める だけでは十分ではなく、それを活用して有意義なインサイトを引き出すことが必要です。
BIツールは、専門的な知識を要さずとも、様々な切り口でデータを分析することが可能に なります。
例えば顧客セグメントごとの購買傾向や地域別の売上パフォーマンスなどを比較することが できます。
これにより、企業の強みや弱みを明らかにし、新たなビジネスチャンスや改善点を見つける ことができます。
高度な分析機能としては、OLAP（オンライン分析処理）による多次元的なデータ分析や、 データマイニングによるパターン認識などが含まれます。
このような分析機能は、データの深層に潜むトレンドや相関関係を明らかにし、戦略的な 意思決定を支援します。
3. データを可視化する
BIツールの第三の機能は、データを可視化することです。集計・分析されたデータは、 そのままでは理解しにくいことが多く、特に膨大な量のデータが関わる場合、その内容を 適切に把握することが困難です。
BIツールは、ダッシュボードやレポート作成機能を通じて、データをグラフやチャート、 インフォグラフィックなどの視覚的にわかりやすい形式に変換します。
ダッシュボードでは、企業の重要な指標をリアルタイムで表示し、迅速な意思決定をサポート します。
また、レポーティング機能は、自動で定期的なレポートを生成し、最新のデータに基づいた 洞察を提供します。
これにより、データに基づいた意思決定が促進され、企業全体での情報共有とコミュニケー ションが改善されます。
BIツールを導入するメリットとデメリット
BIツールを導入する上でのメリットとデメリットも押さえましょう。
メリット：
データの収集・分析を効率化することができる
データの可視化より現状把握ができる
データに基づいた意思決定が促進される
人件費や運用コストの削減ができる
デメリット：
初期設定と運用維持には手間がかかる
導入コストが高い
適切なツールを選ぶのが難しい
トレーニングコストがかかる
それぞれについて、詳しく解説します。
BIツール導入のメリット4つ
データの収集・分析を効率化することができる
BIツールを導入することで、データ収集や分析に要する時間と手間を大幅に削減できます。
従来、データの統合や整理には多大な労力が必要でしたが、BIツールはこれらのプロセスを 自動化し、一元的にデータを扱うことが可能です。
この効率化により、社員はより戦略的な業務に集中できるようになり、企業全体の生産性が 向上します。
また、BIツールの高度なデータ解析機能を活用することで、異なるシステムや部門からの データを迅速かつ正確に集約し、複合的な分析を行うことができます。
これにより、マーケットの動向や消費者の行動パターンなど、ビジネスに重要なインサイトを 迅速に得ることができます。
データの可視化より現状把握ができる
BIツールは、データを視覚的に表現してくれるため、企業の現状把握を誰が見ても分かり やすくまとめてくれます。
売上データや在庫情報など、数値が並ぶだけでは理解しにくい情報も、グラフやチャートを 使って視覚化することで、直感的に理解できるようになります。
これにより、経営陣はリアルタイムで企業のパフォーマンスを確認でき、迅速な意思決定が 可能になります。
また、データの可視化は現場の担当者にも有益で、具体的なデータに基づいて行動計画を 立てやすくなります。
例えば、キャンペーンの効果や顧客の購買傾向をすぐに理解できるよう可視化することで、 マーケティング戦略を最適化し、効果的な施策を実行していくことができます。
データに基づいた意思決定が促進される
BIツールの導入により、企業は客観的なデータに基づいて意思決定を行うことが可能になります。
BIツールがない場合は、都度専門的な分析機関に依頼をし資料を準備したり、そもそも経営 判断を経験や勘に頼るような場面も生まれていたはずです。
しかし、BIツールは市場のトレンドや消費者行動をデータとして提供し、それに基づいた判断を サポートします。
これにより、戦略的な決定をより精度高く行うことができ、リスクを回避しながら企業の 競争力を向上させることができます。
具体的には、顧客セグメントの詳細な分析や、売上予測に基づく在庫管理の最適化など、 様々な場面での活用が期待できます。
人件費や運用コストの削減ができる
BIツールは業務効率を向上させることで、人件費やシステム運用コストの削減にも寄与します。
データの収集、分析、報告作業を自動化することで、これまで多くの人手を要していた業務が 簡素化され、残業時間の削減やスタッフのリソースの再配置が可能になります。
また、異なるシステム間のデータ統合をBIツールが行うことで、システム間の連携問題が 減少し、これに伴うトラブル対応コストも削減されます。
さらに、予測分析やシミュレーション機能を活用することで、リソースの最適な配置が可能と なり、無駄な経費の発生を防ぐことができます。
BIツール導入のデメリット4つ
初期設定と運用維持には手間がかかる
BIツールの導入には、初期設定やその後の運用に一定の手間がかかるというデメリットが あります。
特に初期導入時には、システムとの統合やカスタマイズが必要であり、専門的な知識を持つ ITスタッフの関与が不可欠です。
設定の複雑さや初期データの整備には時間がかかり、これに伴うコストも発生します。
また、データの正確性や一貫性を保つためのメンテナンス作業も継続的に必要であり、 これに対応するためのリソースを確保する必要があります。
このため、BIツールの導入を検討する際には、初期および運用コストを十分に考慮することが 求められます。
導入コストが高い
BIツールのもう一つのデメリットは、導入コストの高さです。BIツールの利用には、ライセンス 費用やクラウドサービスの使用料が発生することが一般的であり、特に規模の大きい企業では コストが膨大になる可能性があります。
また、導入後のサポートやメンテナンス費用も継続的に必要となり、総コストが増加します。
そのため、BIツールの導入や継続すべきかどうかの判断は、費用対効果の分析も重要です。
適切なツールを選ぶのが難しい
BIツールは多種多様であり、機能や特長がそれぞれ異なるため、適切なツールを選ぶことが 難しいです。
企業の業務内容やデータ分析のニーズに最適なツールを見極めるには、専門的な知識が必要です。
誤った選択をすると、導入後に「機能が不十分」「使い勝手が悪い」といった問題に直面する ことがあります。特に中小企業の場合、リソースが限られているため、選定ミスが致命的な コスト増につながる可能性があります。
そのため、BIツールの選定には十分なリサーチと慎重な判断が求められます。
トレーニングコストがかかる
BIツールの導入に伴うデメリットのひとつに、トレーニングコストがあります。
BIツールは多機能で高度な分析を行うため、社員がその操作に習熟するには一定の時間と 労力が必要です。
特に、データ分析に慣れていない社員にとっては、新しいツールの使い方を学ぶことが大きな 負担となります。
これに対応するためには、トレーニングプログラムや継続的なサポートが必要となり、 これらには追加のコストが発生します。
また、学習期間中は業務の効率が一時的に低下する可能性があり、その間の業務運営に影響を 及ぼすことも考えられます。
BIツールの導入を成功させる3つのポイント
BIツールを導入することでのメリットとデメリットを解説しましたが、デメリットとなる 部分は、以下の3つのポイントを知っておくことで回避することが可能です。
BIツールの導入を成功させるための3つのポイントを確認しましょう。
ポイント1: 目的の明確化
BIツールを導入する際には、まず自社が解決したい課題や達成したい目標を明確にすることが 重要です。
これは、BIツールが多機能であるため、何に焦点を当てるかを明確にしないと、適切なツールを 選択するのが難しくなるためです。
具体的には、売上データの迅速な分析、在庫管理の最適化、マーケティングキャンペーンの 効果測定など、具体的な用途を定義します。
これにより、導入後にどのような成果を期待するかがはっきりし、導入の成功度を評価する 基準にもなります。
目的が曖昧だと、ツールの利用が限定的になり、コストパフォーマンスも悪くなる可能性が あるため、導入前に関係者と協議し、目的を明確にすることが大切です。
ポイント2: 自社に適したツール選び
BIツールを選定する際には、自社のニーズに最も適した製品を選ぶことが成功の鍵となります。
市場には多くのBIツールが存在し、それぞれ異なる機能や特長を持っています。
選定の際には、同業他社の事例を参考にすることが有効です。
例えば、同じ業界や規模の企業がどのようなBIツールを導入しているか、その導入効果に ついて調査することが重要です。
また、導入前に無料トライアルを利用し、実際の操作感や機能性を確認することもおすすめです。
これにより、自社の業務プロセスに適合するかどうかを事前に検証でき、導入後のミスマッチを 防ぐことができます。
ポイント3: プロのサポートを活用する
BIツールの導入には専門知識が必要なため、プロフェッショナルのサポートを受けることが 重要です。
BIツールの選定から初期設定、データ移行、ユーザートレーニングまで、導入の各フェーズで 専門的な支援を受けることで、導入プロセスがスムーズに進むとともに、ツールの有効活用が 促進されます。
特に、データの整備やカスタマイズの際には、専門知識を持つコンサルタントのアドバイスが 不可欠です。
また、導入後のサポート体制も重要であり、継続的なトレーニングやメンテナンスサービスを 提供するベンダーを選ぶことで、BIツールの効果を最大限に引き出すことが可能となります。
BIツールを選定する際には、どこまでのサポートが用意されているのかということも確認しま しょう。
プロのサポートを活用することで、導入リスクを最小限に抑え、投資対効果を高めることが できるでしょう。
BIツールの導入を進めるにはMiroの活用がおすすめ
BIツールの導入を検討する際、検討中のツールが、どのように自社のデータをまとめ、 どのようにシステム連携するのか、またどのようなアウトプットがされるのか、そのような 構造を社内で検討する必要があります。
この検討プロセスでも社内の認識を統一し、視覚的に分かりやすく構造を設計することが 重要になります。
オンラインワークスペースである Miro は、このような社内での大きな判断を複数人で行う時に 最適なツールです。
Miroボード内では、複数のメンバーがリアルタイムで同時に作業できるため、チーム間で最新の 情報共有をしながら、議論から意思決定までの全てをMiro上で行うことができます。
また、Miro には500種類以上のテンプレートが用意されているため、例えば「ビジネスイン テリジェンスアーキテクチャテンプレート」を使って、複雑なデータ構造をわかりやすい図で 表すことが可能です。
データソース、ウェアハウス、ETLプロセス、BI ツール、インターフェースの構造をアイコンや 記号、アーキテクチャ図などを使って簡単に視覚化することができます。
自社に最適なBIツールの導入を推進するために、Miroを上手に活用してみてください。
以下のリンクから製品概要をご確認いただけます。
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