Modello di Workflow
Il modello di Workflow facilita la collaborazione. Ti permette di tracciare lo stato del tuo progetto e vedere i progressi del tuo team immediatamente. È un ottimo strumento per i team di progettazione remoti e ibridi.
Informazioni sul modello di Workflow
Il mondo digitale ha bisogno di collaborazione e una migliore collaborazione porta a risultati migliori. Quando si tratta di creare un modello del processo di workflow è necessario creare un modo semplice per gestire il processo e iterare più velocemente senza limitazioni, ed è per questo che molti responsabili di progetto, designer e marketer utilizzano questo modello per allineare i processi e migliorare l'efficienza durante l'esecuzione dei progetti.
Continua a leggere per saperne di più sui modelli di workflow.
Cos'è un modello di workflow?
Un diagramma flusso di lavoro è uno strumento per la gestione dei progetti che ti permette di delineare i passaggi, le risorse, le tempistiche e i ruoli necessari per completare un progetto.
Può essere utilizzato su qualsiasi progetto multi-step, sia che si tratti di un processo aziendale o di un progetto di progettazione. È ideale per la realizzazione di azioni per raggiungere un obiettivo e organizzare una tempistica per completare queste azioni.
Per soddisfare le esigenze dei team digitali, usa il modello di flusso di lavoro per mantenere tutti allineati e consapevoli di cosa ha bisogno di approvazione e di cosa è pronto per la produzione.
Come usare il Modello di Workflow
Il modello di flusso di lavoro è suddiviso in 4 sezioni: In pausa, In corso, Da revisionare e Approvato. I singoli passaggi del workflow sono creati e inseriti nella sezione appropriata, dove saranno assegnati al corretto membro del team. Da qui, si tratta solo di spostare le attività attraverso il processo di flusso di lavoro man mano che sono completate.
Se sei un designer o un responsabile delle operazioni creative, puoi organizzare il tuo flusso di lavoro della progettazione e gestire i tuoi schermi e gli stati su una lavagna singola. Basta trascinare e rilasciare le immagini tra le colonne per tracciare i progressi e mantenere tutti nel tuo team aggiornati.
5 componenti chiave di un modello del processo di workflow
Ci sono molti modi per creare un flusso di lavoro, ma in generale includono le seguenti componenti di base. Abbiamo elencato le domande che dovresti porti se stai cercando di compilare un nuovo modello di flusso di lavoro.
1. Stakeholder
Chi sono gli stakeholder? È importante che l'intero team comprenda i loro ruoli prima di iniziare la produzione. Definisci i tuoi stakeholder e delinea l'ambito relativo al loro ruolo. Chi sono i custodi? Chi supervisiona il ciclo di revisione? Chi entra in gioco se c'è un ostacolo?
2. Brainstorming
Come si svolge un brainstorming delle idee? Da dove vengono i contenuti? Se stai lavorando su un team di progettazione o di marketing o se stai producendo uno show TV, un podcast o qualsiasi altra iniziativa creativa, è fondamentale decidere il formato delle sessioni di brainstorming all'inizio. È anche utile scoprire dove memorizzare le tue idee, chi le compila e chi prende le decisioni editoriali.
3. Tempistiche
Quali sono le tue tempistiche? Delinea i tuoi obiettivi chiave e una timeline grezza per un dato progetto. Prendi nota di tutte le revisioni necessarie e delle scadenze per ogni revisione. Crea liste di controllo per ogni traguardo in modo da sapere quando sei pronto per passare al prossimo.
4. Comunicazione
Come comunicherai con il team? Svolgerai riunioni di verifica settimanali? Chi ha bisogno di essere coinvolto in queste riunioni? Sarebbe meglio inviare un aggiornamento settimanale via e-mail? Decidi un piano di gioco, che potrai sempre iterare più tardi.
5. Risorse
Di quali risorse hai bisogno per avere successo? Le risorse possono includere gli strumenti, i partner interfunzionali, il budget e altre esigenze.
Il flusso di lavoro è digeribile e scalabile? Verifica il tuo workflow periodicamente. Assicurati che tutto sia aggiornato e che il flusso di lavoro possa scalare con la tua azienda. Incorpora qualsiasi feedback dei nuovi assunti che potrebbero essere stati formati sul flusso di lavoro.
Quattro vantaggi di un modello del processo di workflow
1. Collaborare in modo efficace
La gestione dei progetti è un processo disordinato e complicato. Può essere difficile per gli stakeholder conoscere i propri ruoli e le proprie responsabilità, e dove essi si sovrappongono e si collegano. Un buon modello del processo di flusso di lavoro della produzione riduce l'incertezza. In caso di dubbi, il tuo team e i tuoi partner interfunzionali possono consultare il workflow per comprendere il passaggio successivo.
2. Formare i nuovi assunti
Avere un diagramma flusso di lavoro facilita la formazione dei nuovi assunti. Invece di dover ricordare ogni passaggio in un processo di produzione complesso, puoi guidare il tuo nuovo assunto attraverso il modello del processo di flusso di lavoro. Questo garantisce una formazione coerente e permette ai nuovi assunti di essere subito aggiornati.
3. Trovare i difetti nei processi
Documentare un modello di workflow del progetto è un'opportunità per comprendere le lacune dei tuoi processi. Ci sono lacune? Hai bisogno di più risorse? C'è un intoppo? Mappare il tuo flusso di produzione è il modo migliore per avere un senso delle esigenze del tuo team.
4. Scalare i processi
I flussi di lavoro della produzione ti aiutano a scalare. Quando i processi sono presenti nella mente del tuo team, può essere difficile garantire le risorse, ottenere il buy-in o assumere nuovi dipendenti. L'adozione di un flusso di lavoro facilita la crescita della tua azienda mentre crei.
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Can I change a workflow template to suit my requirements?
Yes, you can customize the workflow template to match the specific needs of your project or process. You can change tasks, roles, and other elements according to your requirements.
Is it possible to collaborate with others using the workflow template?
Yes, you can collaborate with others by sharing the workflow template via a link. They can contribute to the project, provide feedback, and track progress.
How can I ensure that a workflow template remains updated?
To keep your workflow process template up-to-date, it's essential to regularly review and make necessary changes to reflect any updates in processes, technology, or best practices. This helps ensure that your workflow remains effective and aligned with your goals. You should also inform all stakeholders of any revisions to the workflow template to ensure that everyone is on the same page.
How can I measure the success of a workflow using a template?
The success of a workflow using a template can be measured by using key performance indicators (KPIs) relevant to your workflow. KPIs can help you track progress and identify areas for improvement. Some examples of KPIs include completion times, error rates, cost savings, or customer satisfaction. By measuring KPIs, you can determine whether your workflow achieves your goals and make necessary changes to improve it.
Inizia ora con questo modello.
Modello di Design Sprint Kit
Ideale per:
Metodologia Agile, UX Design, Pianificazione Sprint
Con il giusto approccio focalizzato e strategico, cinque giorni sono tutto ciò che ti serve per affrontare le tue maggiori sfide relative ai prodotti. È il pensiero alla base della metodologia del design sprint. Creato da Tanya Junell di Blue Label Labs, questo kit per design sprint fornisce un set di modelli leggeri che supportano le attività collaborative e le votazioni dei design sprint e mantiene l'energia, lo spirito del team e lo slancio che si erano creati durante la sessione. Le feature per gli sprint virtuali e le lavagne digitali preparate rendono questo kit particolarmente utile per i facilitatori remoti di design sprint.
Modello di Matrice RACI
Ideale per:
Leadership, Decision Making, Organigrammi
La matrice RACI è uno strumento di gestione essenziale che aiuta i team a monitorare i ruoli e le responsabilità ed evitare confusione nel corso del progetto. L'acronimo RACI sta per Responsible (la persona che lavora per completare l'attività ed è responsabile della realizzazione del lavoro o della presa di decisione); Accountable (la persona di competenza per il corretto e accurato completamento dell'attività); Consulted (la persona che fornisce le informazioni per il progetto e con cui c'è una comunicazione bidirezionale); Informed (le persone che vengono aggiornate sul progresso e con cui c'è una comunicazione monodirezionale).
Modello di Roadmap dello Sviluppo del Prodotto
Ideale per:
Product Management, Software Development, Roadmap
Le roadmap dello sviluppo del prodotto trattano tutto ciò di cui il tuo team ha bisogno quando si deve fornire un prodotto dal concetto al lancio sul mercato. La tua roadmap dello sviluppo del prodotto è anche uno strumento di allineamento del team che offre guida e leadership per aiutare il tuo team a concentrarsi sull'innovazione del prodotto e a raggiungere le esigenze del tuo cliente. Dedicare del tempo alla creazione di una roadmap incentrata sulle fasi di sviluppo del prodotto aiuta il tuo team a comunicare una visione ai leader aziendali, ai designer, agli sviluppatori, ai responsabili di progetto, ai marketer e a chiunque influenzi il raggiungimento degli obiettivi del team.
Modello di Wireflow
Ideale per:
UX Design, Product Management, Wireframe
Un wireflow rappresenta un layout multi-schermo che combina wireframe e diagrammi di flusso. Il risultato è un flusso end-to-end che mappa ciò che gli utenti vedono su ciascuna schermata e il modo in cui influenza il loro processo decisionale relativo al tuo prodotto o servizio. Pensando visivamente a ciò che i tuoi utenti guardano, puoi illustrare ai team, agli stakeholder e ai clienti interni le tue decisioni. Puoi anche usare un wireflow per trovare nuovi modi per rendere più fluida l'esperienza dell'utente, agevolando il percorso dall'inizio alla fine.
Modello HEART
Ideale per:
Desk Research, Project Management, User Experience
H (Happiness) Felicità, E (Engagement) Coinvolgimento, A (Adoption) Adozione, R (Retention) Ritenzione e T (Task success) Successo delle attività. Questi sono i pilastri dell'esperienza dell'utente, che è il motivo per cui servono anche da metriche di riferimento chiave nei framework HEART. Sviluppato dal team di ricerca di Google, questo framework da modo alle aziende più grandi di misurare l'esperienza dell'utente su larga scala, per poi farvi riferimento durante il processo di sviluppo dei prodotti. Mentre il framework HEART utilizza cinque metriche, potresti non aver bisogno di tutte e cinque: scegli quelle che saranno più utili per la tua azienda e progetto.
Modello Guarda, Simula, Analizza
Ideale per:
Design, Desk Research, Product Management
Fare le tue ricerche è un passo fondamentale in qualsiasi processo di progettazione e l'approccio guarda, simula, analizza ti aiuta a esaminare, strutturare e semplificare la fase di sviluppo. Con questo strumento potrai identificare i punti di forza e quelli deboli, cosa fai nel modo giusto e nel modo sbagliato, e se utilizzi il tempo in modo efficiente. Il nostro modello guarda, simula, analizza, facilita il flusso di idee, le simulazioni di progetti e l'ottenimento del feedback. Puoi iniziare configurando la lavagna in meno di un minuto.