Modello di Workflow
Il modello di Workflow facilita la collaborazione. Ti permette di tracciare lo stato del tuo progetto e vedere i progressi del tuo team immediatamente. È un ottimo strumento per i team di progettazione remoti e ibridi.
Informazioni sul modello di Workflow
Il mondo digitale ha bisogno di collaborazione e una migliore collaborazione porta a risultati migliori. Quando si tratta di creare un modello del processo di workflow è necessario creare un modo semplice per gestire il processo e iterare più velocemente senza limitazioni, ed è per questo che molti responsabili di progetto, designer e marketer utilizzano questo modello per allineare i processi e migliorare l'efficienza durante l'esecuzione dei progetti.
Continua a leggere per saperne di più sui modelli di workflow.
Cos'è un modello di workflow?
Un diagramma flusso di lavoro è uno strumento per la gestione dei progetti che ti permette di delineare i passaggi, le risorse, le tempistiche e i ruoli necessari per completare un progetto.
Può essere utilizzato su qualsiasi progetto multi-step, sia che si tratti di un processo aziendale o di un progetto di progettazione. È ideale per la realizzazione di azioni per raggiungere un obiettivo e organizzare una tempistica per completare queste azioni.
Per soddisfare le esigenze dei team digitali, usa il modello di flusso di lavoro per mantenere tutti allineati e consapevoli di cosa ha bisogno di approvazione e di cosa è pronto per la produzione.
Come usare il Modello di Workflow
Il modello di flusso di lavoro è suddiviso in 4 sezioni: In pausa, In corso, Da revisionare e Approvato. I singoli passaggi del workflow sono creati e inseriti nella sezione appropriata, dove saranno assegnati al corretto membro del team. Da qui, si tratta solo di spostare le attività attraverso il processo di flusso di lavoro man mano che sono completate.
Se sei un designer o un responsabile delle operazioni creative, puoi organizzare il tuo flusso di lavoro della progettazione e gestire i tuoi schermi e gli stati su una lavagna singola. Basta trascinare e rilasciare le immagini tra le colonne per tracciare i progressi e mantenere tutti nel tuo team aggiornati.
5 componenti chiave di un modello del processo di workflow
Ci sono molti modi per creare un flusso di lavoro, ma in generale includono le seguenti componenti di base. Abbiamo elencato le domande che dovresti porti se stai cercando di compilare un nuovo modello di flusso di lavoro.
1. Stakeholder
Chi sono gli stakeholder? È importante che l'intero team comprenda i loro ruoli prima di iniziare la produzione. Definisci i tuoi stakeholder e delinea l'ambito relativo al loro ruolo. Chi sono i custodi? Chi supervisiona il ciclo di revisione? Chi entra in gioco se c'è un ostacolo?
2. Brainstorming
Come si svolge un brainstorming delle idee? Da dove vengono i contenuti? Se stai lavorando su un team di progettazione o di marketing o se stai producendo uno show TV, un podcast o qualsiasi altra iniziativa creativa, è fondamentale decidere il formato delle sessioni di brainstorming all'inizio. È anche utile scoprire dove memorizzare le tue idee, chi le compila e chi prende le decisioni editoriali.
3. Tempistiche
Quali sono le tue tempistiche? Delinea i tuoi obiettivi chiave e una timeline grezza per un dato progetto. Prendi nota di tutte le revisioni necessarie e delle scadenze per ogni revisione. Crea liste di controllo per ogni traguardo in modo da sapere quando sei pronto per passare al prossimo.
4. Comunicazione
Come comunicherai con il team? Svolgerai riunioni di verifica settimanali? Chi ha bisogno di essere coinvolto in queste riunioni? Sarebbe meglio inviare un aggiornamento settimanale via e-mail? Decidi un piano di gioco, che potrai sempre iterare più tardi.
5. Risorse
Di quali risorse hai bisogno per avere successo? Le risorse possono includere gli strumenti, i partner interfunzionali, il budget e altre esigenze.
Il flusso di lavoro è digeribile e scalabile? Verifica il tuo workflow periodicamente. Assicurati che tutto sia aggiornato e che il flusso di lavoro possa scalare con la tua azienda. Incorpora qualsiasi feedback dei nuovi assunti che potrebbero essere stati formati sul flusso di lavoro.
Quattro vantaggi di un modello del processo di workflow
1. Collaborare in modo efficace
La gestione dei progetti è un processo disordinato e complicato. Può essere difficile per gli stakeholder conoscere i propri ruoli e le proprie responsabilità, e dove essi si sovrappongono e si collegano. Un buon modello del processo di flusso di lavoro della produzione riduce l'incertezza. In caso di dubbi, il tuo team e i tuoi partner interfunzionali possono consultare il workflow per comprendere il passaggio successivo.
2. Formare i nuovi assunti
Avere un diagramma flusso di lavoro facilita la formazione dei nuovi assunti. Invece di dover ricordare ogni passaggio in un processo di produzione complesso, puoi guidare il tuo nuovo assunto attraverso il modello del processo di flusso di lavoro. Questo garantisce una formazione coerente e permette ai nuovi assunti di essere subito aggiornati.
3. Trovare i difetti nei processi
Documentare un modello di workflow del progetto è un'opportunità per comprendere le lacune dei tuoi processi. Ci sono lacune? Hai bisogno di più risorse? C'è un intoppo? Mappare il tuo flusso di produzione è il modo migliore per avere un senso delle esigenze del tuo team.
4. Scalare i processi
I flussi di lavoro della produzione ti aiutano a scalare. Quando i processi sono presenti nella mente del tuo team, può essere difficile garantire le risorse, ottenere il buy-in o assumere nuovi dipendenti. L'adozione di un flusso di lavoro facilita la crescita della tua azienda mentre crei.
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Can I change a workflow template to suit my requirements?
Yes, you can customize the workflow template to match the specific needs of your project or process. You can change tasks, roles, and other elements according to your requirements.
Is it possible to collaborate with others using the workflow template?
Yes, you can collaborate with others by sharing the workflow template via a link. They can contribute to the project, provide feedback, and track progress.
How can I ensure that a workflow template remains updated?
To keep your workflow process template up-to-date, it's essential to regularly review and make necessary changes to reflect any updates in processes, technology, or best practices. This helps ensure that your workflow remains effective and aligned with your goals. You should also inform all stakeholders of any revisions to the workflow template to ensure that everyone is on the same page.
How can I measure the success of a workflow using a template?
The success of a workflow using a template can be measured by using key performance indicators (KPIs) relevant to your workflow. KPIs can help you track progress and identify areas for improvement. Some examples of KPIs include completion times, error rates, cost savings, or customer satisfaction. By measuring KPIs, you can determine whether your workflow achieves your goals and make necessary changes to improve it.
Inizia ora con questo modello.
Modello di Carta del Progetto
Ideale per:
Documentazione, Project Management, Pianificazione Strategica
I responsabili di progetto si basano su carte del progetto come una fonte di verità per i dettagli di un progetto. Le carte del progetto spiegano gli obiettivi di base, l'ambito i membri del team e le altre persone coinvolte in un progetto. Ai fini di una gestione del progetto organizzata, le carte possono essere utili per allineare tutti su una comprensione condivisa degli obiettivi, delle strategie e dei risultati per un progetto di qualsiasi ambito. Questo template ti permette di documentare tutti gli aspetti di un progetto in modo che tutti gli stakeholder siano informati e sulla stessa lunghezza d'onda. Saprai sempre dove il tuo progetto sta andando, il suo scopo e il suo ambito.
Modello di Brainstorm sui Topic di Ricerca
Ideale per:
Desk Research, Brainstorming, Ideation
Trovare un argomento per un progetto di ricerca può essere un compito impegnativo. Usa il modello di brainstorming sugli argomenti di ricerca per prendere un'idea generale e trasformarla in qualcosa di concreto. Con il modello di brainstorming sui topic di ricerca, puoi compilare una lista di idee generali che ti interessano e poi suddividerle in elementi costitutivi. Successivamente puoi trasformare queste parti in domande che potrebbero rappresentare il focus di un progetto di ricerca.
Modello di Tracciamento dei Fondi
Ideale per:
Kanban Boards, Operations
Per molte organizzazioni, soprattutto quelle no-profit, i finanziamenti sono fondamentali per la loro continuazione, e raggiungere i fondi prefissati è una parte essenziale della loro missione. Un sistema di tracciamento dei finanziamenti è uno strumento potente e facile da usare per misurare i progressi e seguire la propria tabella di marcia. Oltre ad aiutarti a visualizzare i traguardi raggiunti, questo template ti fornisce un modo efficace per ispirare il pubblico a donare mentre ti aiuta tenere traccia dei fondi ottenuti, È particolarmente utile quando si hanno donazioni multiple e provenienti da diverse fonti.
Modello di Diagramma di Flusso del Sito Web
Ideale per:
Flowcharts, Mapping, User Experience
Un diagramma di flusso del sito web, noto anche come mappa del sito, mappa la struttura e la complessità di qualsiasi sito web attuale o futuro. Il diagramma di flusso può anche aiutare il tuo team a identificare le lacune delle conoscenze per i contenuti futuri. Quando stai creando un sito web, vuoi assicurarti che ogni parte del contenuto fornisca agli utenti risultati di ricerca accurati in base alle parole chiave associate ai tuoi contenuti web. I team di prodotto, UX e dei contenuti possono usare i diagrammi di flusso o le mappe del sito per comprendere tutto ciò che è contenuto in un sito web e pianificare di aggiungere o ristrutturare i contenuti per migliorare l'esperienza dell'utente di un sito web.
Modello di Lean Canvas UX
Ideale per:
Ricerca, Product Management, User Experience
Cosa stai creando, perché e per chi? Queste sono le domande più importanti che guidano le grandi aziende e i team verso il successo, e l'approccio Lean UX può aiutarti a trovare le risposte. Particolarmente utile durante la ricerca di progetto, il design e la pianificazione, questo strumento ti permette di migliorare il prodotto e risolvere i problemi aziendali rapidamente, portando il tutto verso un prodotto più focalizzato sul cliente. Questo modello ti permetterà di creare una Lean Canvas UX strutturata su otto elementi chiave: problema aziendale, risultati, utenti e clienti, vantaggi degli utenti, idee per soluzioni, ipotesi, supposizioni, esperimenti.
Modello di Matrice BCG
Ideale per:
Pianificazione Strategica
Alcuni prodotti sono "cash cows" che generano notevoli profitti. Altri sono "dogs", che a malapena raggiungono il pareggio. Altri ancora sono "stars" o "question marks". La matrice BCG ti mostrerà in quali di queste categorie rientrano i prodotti del tuo portafoglio, analizzandoli e spingendoti a porti domande "scomode" su ciascuno di essi: favorirà la crescita della mia azienda? Acquisirà quote di mercato? Ne vale la pena? Una matrice BCG ti fornirà le informazioni giuste per aiutarti a scorgere le opportunità del mercato e a capire quali dei tuoi prodotti meritano il tuo investimento.