Modello di Workflow
Il modello di Workflow facilita la collaborazione. Ti permette di tracciare lo stato del tuo progetto e vedere i progressi del tuo team immediatamente. È un ottimo strumento per i team di progettazione remoti e ibridi.
Informazioni sul modello di Workflow
Il mondo digitale ha bisogno di collaborazione e una migliore collaborazione porta a risultati migliori. Quando si tratta di creare un modello del processo di workflow è necessario creare un modo semplice per gestire il processo e iterare più velocemente senza limitazioni, ed è per questo che molti responsabili di progetto, designer e marketer utilizzano questo modello per allineare i processi e migliorare l'efficienza durante l'esecuzione dei progetti.
Continua a leggere per saperne di più sui modelli di workflow.
Cos'è un modello di workflow?
Un diagramma flusso di lavoro è uno strumento per la gestione dei progetti che ti permette di delineare i passaggi, le risorse, le tempistiche e i ruoli necessari per completare un progetto.
Può essere utilizzato su qualsiasi progetto multi-step, sia che si tratti di un processo aziendale o di un progetto di progettazione. È ideale per la realizzazione di azioni per raggiungere un obiettivo e organizzare una tempistica per completare queste azioni.
Per soddisfare le esigenze dei team digitali, usa il modello di flusso di lavoro per mantenere tutti allineati e consapevoli di cosa ha bisogno di approvazione e di cosa è pronto per la produzione.
Come usare il Modello di Workflow
Il modello di flusso di lavoro è suddiviso in 4 sezioni: In pausa, In corso, Da revisionare e Approvato. I singoli passaggi del workflow sono creati e inseriti nella sezione appropriata, dove saranno assegnati al corretto membro del team. Da qui, si tratta solo di spostare le attività attraverso il processo di flusso di lavoro man mano che sono completate.
Se sei un designer o un responsabile delle operazioni creative, puoi organizzare il tuo flusso di lavoro della progettazione e gestire i tuoi schermi e gli stati su una lavagna singola. Basta trascinare e rilasciare le immagini tra le colonne per tracciare i progressi e mantenere tutti nel tuo team aggiornati.
5 componenti chiave di un modello del processo di workflow
Ci sono molti modi per creare un flusso di lavoro, ma in generale includono le seguenti componenti di base. Abbiamo elencato le domande che dovresti porti se stai cercando di compilare un nuovo modello di flusso di lavoro.
1. Stakeholder
Chi sono gli stakeholder? È importante che l'intero team comprenda i loro ruoli prima di iniziare la produzione. Definisci i tuoi stakeholder e delinea l'ambito relativo al loro ruolo. Chi sono i custodi? Chi supervisiona il ciclo di revisione? Chi entra in gioco se c'è un ostacolo?
2. Brainstorming
Come si svolge un brainstorming delle idee? Da dove vengono i contenuti? Se stai lavorando su un team di progettazione o di marketing o se stai producendo uno show TV, un podcast o qualsiasi altra iniziativa creativa, è fondamentale decidere il formato delle sessioni di brainstorming all'inizio. È anche utile scoprire dove memorizzare le tue idee, chi le compila e chi prende le decisioni editoriali.
3. Tempistiche
Quali sono le tue tempistiche? Delinea i tuoi obiettivi chiave e una timeline grezza per un dato progetto. Prendi nota di tutte le revisioni necessarie e delle scadenze per ogni revisione. Crea liste di controllo per ogni traguardo in modo da sapere quando sei pronto per passare al prossimo.
4. Comunicazione
Come comunicherai con il team? Svolgerai riunioni di verifica settimanali? Chi ha bisogno di essere coinvolto in queste riunioni? Sarebbe meglio inviare un aggiornamento settimanale via e-mail? Decidi un piano di gioco, che potrai sempre iterare più tardi.
5. Risorse
Di quali risorse hai bisogno per avere successo? Le risorse possono includere gli strumenti, i partner interfunzionali, il budget e altre esigenze.
Il flusso di lavoro è digeribile e scalabile? Verifica il tuo workflow periodicamente. Assicurati che tutto sia aggiornato e che il flusso di lavoro possa scalare con la tua azienda. Incorpora qualsiasi feedback dei nuovi assunti che potrebbero essere stati formati sul flusso di lavoro.
Quattro vantaggi di un modello del processo di workflow
1. Collaborare in modo efficace
La gestione dei progetti è un processo disordinato e complicato. Può essere difficile per gli stakeholder conoscere i propri ruoli e le proprie responsabilità, e dove essi si sovrappongono e si collegano. Un buon modello del processo di flusso di lavoro della produzione riduce l'incertezza. In caso di dubbi, il tuo team e i tuoi partner interfunzionali possono consultare il workflow per comprendere il passaggio successivo.
2. Formare i nuovi assunti
Avere un diagramma flusso di lavoro facilita la formazione dei nuovi assunti. Invece di dover ricordare ogni passaggio in un processo di produzione complesso, puoi guidare il tuo nuovo assunto attraverso il modello del processo di flusso di lavoro. Questo garantisce una formazione coerente e permette ai nuovi assunti di essere subito aggiornati.
3. Trovare i difetti nei processi
Documentare un modello di workflow del progetto è un'opportunità per comprendere le lacune dei tuoi processi. Ci sono lacune? Hai bisogno di più risorse? C'è un intoppo? Mappare il tuo flusso di produzione è il modo migliore per avere un senso delle esigenze del tuo team.
4. Scalare i processi
I flussi di lavoro della produzione ti aiutano a scalare. Quando i processi sono presenti nella mente del tuo team, può essere difficile garantire le risorse, ottenere il buy-in o assumere nuovi dipendenti. L'adozione di un flusso di lavoro facilita la crescita della tua azienda mentre crei.
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Can I change a workflow template to suit my requirements?
Yes, you can customize the workflow template to match the specific needs of your project or process. You can change tasks, roles, and other elements according to your requirements.
Is it possible to collaborate with others using the workflow template?
Yes, you can collaborate with others by sharing the workflow template via a link. They can contribute to the project, provide feedback, and track progress.
How can I ensure that a workflow template remains updated?
To keep your workflow process template up-to-date, it's essential to regularly review and make necessary changes to reflect any updates in processes, technology, or best practices. This helps ensure that your workflow remains effective and aligned with your goals. You should also inform all stakeholders of any revisions to the workflow template to ensure that everyone is on the same page.
How can I measure the success of a workflow using a template?
The success of a workflow using a template can be measured by using key performance indicators (KPIs) relevant to your workflow. KPIs can help you track progress and identify areas for improvement. Some examples of KPIs include completion times, error rates, cost savings, or customer satisfaction. By measuring KPIs, you can determine whether your workflow achieves your goals and make necessary changes to improve it.
Inizia ora con questo modello.
Modello dei Jobs to be Done
Ideale per:
Ideazione, Design Thinking, Brainstorming
Si tratta di portare a termine qualcosa, di fare un lavoro bene: i clienti scelgono, "assumono", un prodotto o servizio per svolgere un determinato lavoro, se questo non viene svolto bene dal prodotto o servizio, sceglieranno qualcun altro che lo fa meglio. Creato su questa semplice premessa, il framework Jobs to be Done (JTBD) aiuta imprenditori, start-up e i responsabili aziendali a definire chi è il loro cliente e vedere le esigenze non soddisfatte nel mercato. Una storia di lavoro standard ti permette di vedere le cose dalla prospettiva dei clienti con una struttura "Quando... Vorrei... Così che...".
Modello di Kano
Ideale per:
Ricerca, Product Management, Prioritizzazione
Solitamente, il successo di un prodotto è determinato dalle funzionalità che offre e dalla soddisfazione che fornisce ai clienti. Quindi qual è la funzionalità più importante? Il modello di Kano ti aiuterà a decidere. È un metodo semplice e potente che ti aiuta a dare la priorità a tutte le tue funzionalità comparando quanta soddisfazione porta all'utente e i costi di impiego. Questo modello ti permette di creare un modello di Kano standard, con due assi (soddisfazione e funzionalità) che creano un quadrante con quattro valori: gradevolezza, prestazioni, indifferenza e elementi fondamentali.
Modello di Matrice delle Priorità delle Azioni
Ideale per:
Mappatura
Probabilmente tu e i tuoi colleghi del team avete più idee che risorse, il che rende difficile classificare le attività in ordine di priorità. Utilizza una matrice delle priorità delle azioni per aiutarti a scegliere l'ordine in cui eseguirai le attività, risparmiando così tempo e denaro ed evitando di arenarti su ciò che non è necessario. Una matrice delle priorità delle azioni è un diagramma che ti permette di assegnare un punteggio alle attività sulla base del loro impatto e dell'impegno necessario per completarle. Dovrai poi usare i punteggi per inserire ciascuna attività in uno dei quattro quadranti: vantaggi immediati, progetti principali, riempitivi e compiti ingrati.
Modello di Intervista dell'Utente
Ideale per:
Desk Research, Product Management
Un'intervista all'utente è una tecnica di ricerca UX in cui i ricercatori fanno domande all'utente su un argomento. Esse permettono al tuo team di raccogliere rapidamente e facilmente i dati dell'utente e saperne di più sui tuoi utenti. In generale, le organizzazioni svolgono interviste all'utente per raccogliere dati di background, comprendere come le persone utilizzano la tecnologia, avere una panoramica del modo in cui gli utenti interagiscono con un prodotto, comprendere gli obiettivi e le motivazioni dell'utente e trovare i punti dolenti degli utenti. Usa questo modello per registrare note durante un'intervista per assicurarti di raccogliere i dati di cui hai bisogno per creare le persona.
Modello di Empathy Map
Ideale per:
Ricerca di Mercato, User Experience, Mappatura
Attrarre nuovi utenti, invogliarli a provare il tuo prodotto e trasformarli in clienti fedeli: tutto inizia con la loro comprensione. Una empathy map è uno strumento che porta a questa comprensione, offrendo spazio per articolare tutto ciò che conosci sui tuoi clienti, comprese le loro esigenze, le aspettative e ciò che li porta a determinate decisioni. In questo modo sarai in grado di mettere in discussione le tue ipotesi e identificare le lacune nella tua conoscenza. Il nostro modello ti permette di creare una empathy map suddivisa in quattro aree chiave: ciò che i tuoi clienti dicono, pensano, fanno e provano.
Modello di Piano Progettuale Semplice
Ideale per:
Pianificazione Progetti, Pianificazione Strategica, Project Management
Un progetto semplice può essere un importante punto di riferimento per il tuo team, poiché può aiutarlo a rispondere a tutte le principali domande relative al progetto stesso. Il piano progettuale deve descrivere la natura del piano, il motivo per cui viene fatto, come sarà realizzato, come sarà svolta ogni fase del processo e quanto tempo è previsto per ciascuna fase. Se sei un responsabile di progetto o di team, usa questo template per iniziare un piano progettuale semplice, da adattare successivamente ai progetti interni del team o ai progetti dei client partner esterni.