Modello di Proposta di Progetto
Ottieni il buy-in dagli stakeholder e organizza le tue idee prima di un progetto.
Sul Modello di Proposta di Progetto...
Cos'è una proposta di progetto?
Una proposta di progetto delinea cosa vuoi realizzare, gli obiettivi e come pianifichi di raggiungerli. Generalmente, una proposta di progetto fornisce al lettore il contesto del progetto, spiega perché è importante e elenca le azioni da intraprendere per completarlo. La proposta di un progetto ha svariati usi.
Le proposte di progetto hanno usi svariati. Spesso, le aziende le utilizzano per ottenere buy-in esterni da un investitore o da altri stakeholder. Allo stesso modo, molte aziende le usano per ottenere buy-in interni.
Cosa dovrei includere in una proposta di progetto?
Una proposta di progetto deve essere olistica per essere efficace. Non solo è importante includere cosa farai, la progettazione e l'esecuzione del progetto, ma anche il perché ritieni che sia importante. Questo significa includere informazioni di contesto, implicazioni e cosa si è già fatto in quella direzione. Una proposta dovrebbe rispondere a: cos'è il progetto, perché è importante eseguirlo, modalità e risorse coinvolte nella sua esecuzione.
Qual è lo scopo di una proposta di progetto?
Le proposte di progetto sono vitali. Sono la struttura portante di qualsiasi impegno professionale. Prima di investire risorse in un progetto, una proposta può essere efficace per valutarne il valore potenziale. Questo tipo di documento è particolarmente utile per comunicare le idee ai clienti e agli stakeholder esterni che devono comprenderne meglio il concetto e il l'ambito.
Come creare una proposta di progetto:
Fase 1: scrivi un riassunto esecutivo.
Un riassunto esecutivo è come la bozza prima del tema. Usa il riassunto esecutivo per spiegare il progetto e per ottenere buy-in. Pensalo come un modo per promuoverlo. Racconta al lettore perché vuoi intraprendere questo progetto, cosa stai facendo per attivarlo e i risultati che porterà.
Fase 2: contestualizza il progetto.
Fornisci al lettore una breve storia. Racconta di come hai svolto progetti simili. Se non hai mai intrapreso questo tipo di progetto, racconta perché ora è il momento di farlo. Mostra al lettore cosa hai imparato dai progetti precedenti e come ottimizzare questo per il successo.
Fase 3: delinea le tue esigenze.
Ricorda, l'obiettivo di una proposta di progetto è ottenere buy-in. Racconta al lettore di cosa hai bisogno per avere successo. Questo potrebbe includere risorse, denaro, materiali e personale.
Fase 4: mostra il problema che stai cercando di risolvere.
Inizia raccontando al lettore che cosa cerchi di risolvere. Spiega perché pensi che sia importante risolvere questo particolare problema. Inquadra il problema come un'opportunità. Non solo è una sfida, ma una potenziale occasione di mercato. Poi crea un caso per la tua azienda. Per conquistare il lettore, convincilo che il tuo progetto sia particolarmente adatto a risolvere questo problema. Evidenzia tecniche di gestione dei progetti, competenze e risorse che la tua azienda porterà. Non essere modesto!
Fase 5: crea un budget e una cronologia.
Delinea una stima di quanto tempo questo progetto dovrebbe impiegare. Include alcuni traguardi che, una volta ottenuti, informeranno di essere in linea con le tempistiche previste. Fai sapere al lettore quanto costerà intraprendere questo progetto. Assicurati di spiegare come e perché pianifichi di spendere i soldi che chiedi.
Fase 6: definisci gli prenderà le decisioni.
Chiarisci quali saranno gli stakeholder interni che gestiranno il progetto. In questo modo, il lettore saprà chi contattare se vogliono collaborare con la tua azienda o saperne di più. Puoi anche chiarire quali saranno gli stakeholder esterni che dovranno firmare il progetto.
Fase 7: delinea un piano di comunicazione.
Quando avrai finito il progetto, in che modo pianifichi di comunicarlo al mondo? Racconta al lettore come il tuo pubblico sarà influenzato dal tuo progetto e come pianifichi di comunicare questo impatto. Se hai un team di marketing, collabora con loro in questa sezione. Dovranno includere la documentazione, le comunicazioni, le email e le campagne offline e quelle social pianificate.
Fase 8: aggiungi qualsiasi altra informazione necessaria.
Molte persone includono un appendice con dettagli maggiori sulla proposta. Puoi usare l'appendice per documentazione tecnica o statistiche che se aggiunte in precedenza appesantirebbero il discorso, ma che potrebbero interessare al lettore.
Inizia ora con questo modello.
Modello di Brainstorming Inverso
Ideale per:
Ideation, Brainstorming, Team Meetings
Il brainstorming inverso è una tecnica che spinge un gruppo a pensare ai problemi, piuttosto che alle soluzioni. Poiché siamo inclini per natura a pensare ai problemi, è un ottimo metodo per fare in modo che un gruppo anticipi i problemi che potrebbero verificarsi durante un progetto. Per praticare il brainstorming inverso, inizia identificando il problema, dopodiché pensa a cose che potrebbero esacerbarlo. Chiedi al tuo team di immaginare modi in cui il problema potrebbe peggiorare. Inverti nuovamente i problemi in soluzioni, dopodiché valuta le tue idee.
Modello di Agenda
Ideale per:
Project Management, Riunioni, Workshop
Anche se organizzi riunioni da anni, tenerle online è qualcosa di completamente diverso. Il segreto è fare in modo che siano strutturate, finalizzate e focalizzate. Tutto inizia con un'agenda dettagliata, e questo template ti aiuta a crearne una facilmente. Il punto forte? Le agende sono spesso aride e noiose—ma non in questo caso. Ti offriamo una vasta scelta di grafici, colori, font e immagini per dare personalità alla tua agenda e conferirle uno stile creativo.
Modello di Matrice delle Priorità
Ideale per:
Business Management, Strategic Planning, Prioritization
Se hai bisogno di qualcosa di più di una semplice to-do list, probabilmente potrai trarre beneficio da una matrice delle priorità. Il modello di matrice delle priorità è progettato per aiutarti a determinare le attività critiche in modo da poterti concentrare sulle esigenze più urgenti. In una matrice 2x2, inserisci le priorità a seconda se devono essere completate con alta o bassa urgenza e se sono altamente o scarsamente importanti. Valido sia per la gestione dei progetti che per la gestione personale, usa il modello di matrice delle priorità per migliorare i processi aziendali, creare efficienza, rimuovere gli ostacoli e ridurre i gli scarti operativi.
Modello di Diagramma Bulls Eye
Ideale per:
Diagrammi, Prioritizzazione, Project Management
Quando un'azienda è in fase di crescita, qualsiasi decisione può sembrare cruciale, il che può portare a situazioni di stallo, difficoltà a stabilire le priorità, meeting inconcludenti e persino malumore. Se ti suona familiare, un diagramma bulls eye è la soluzione per te. Come si evince dal nome, un diagramma bulls eye utilizza un modello a cerchi concentrici per aiutare le aziende a stabilire le priorità, prendere decisioni critiche o discutere su come eliminare o superare gli ostacoli.
Modello di Brief Creativo
Ideale per:
Design, Marketing, Ricerca
Anche i pensatori creativi (o forse soprattutto i pensatori creativi) hanno bisogno di linee guida chiare per incanalare le loro idee in direzioni produttive e utilizzabili. E un buon creativo stabilisce queste linee guida, con informazioni che includono il pubblico di destinazione, gli obiettivi, le tempistiche e il budget, oltre all'ambito e alle specifiche del progetto stesso. Il brief creativo è la base di qualsiasi campagna di marketing o pubblicitaria ed è il primo passo nella creazione di siti web, video, annunci, banner e altro ancora. Il brief è generalmente preparato prima di avviare un progetto e questo modello renderà facile la sua creazione.
Modello di Rapporto sullo Stato del Progetto
Ideale per:
Project Management, Documentazione, Pianificazione Progetti
Un rapporto sullo stato del progetto è un documento breve e tempestivo che mantiene gli stakeholder del progetto informati e allineati su cosa sta accadendo e perché. Puoi iniziare a scrivere questo documento e poi includere i tuoi membri del team per produrre un rapporto tempestivo e rilevante. Un rapporto sullo stato del progetto deve confrontare idealmente lo stato attuale del progetto con il piano previsto. Il rapporto traccia a un livello elevato come raggiungere i tuoi obiettivi, anche se sperimenti degli ostacoli. È anche probabile che venga letto da un pubblico responsabile di controllo dei budget e della governance a livello dirigenziale, cosa che può aiutare a mantenere il rapporto focalizzato sui problemi critici.