Modello di Programma della Riunione
Svolgi riunioni del team migliori e più collaborative che preparano il tuo team per il successo.
Sul Modello di Programma della Riunione...
Tutti si sono trovati una riunione che è uscita dal tracciato, non ha raggiunto gli obiettivi dichiarati ed è sembrata una perdita di tempo. Per evitare questo, è fondamentale creare un programma della riunione. Un programma della riunione stabilisce le aspettative su ciò che deve avvenire prima, durante e dopo una riunione. Inoltre, dedicare del tempo al tuo team è importante per aiutarti a prendere decisioni, allinearsi sulle priorità e muoversi insieme verso la stessa direzione. In tempo per una riunione del team senza interruzioni con un programma può aiutare il tuo team a:
Esaminare i progressi rispetto agli OKR (obiettivi e risultati chiave).
Condividere gli aggiornamenti del progetto rilevanti
Discutere delle produttività e degli ostacoli ai progressi e le soluzioni possibili
Fare brainstorming per idee o progetti
Riconoscere gli sforzi individuali e celebrare i risultati del team
Questo modello può essere personalizzato per qualsiasi funzione o dipartimento, dal tracciamento delle metriche, alle campagne di marketing, alla pianificazione di sprint. Un modello di programma della riunione del team da valore alla pianificazione e al processo, permettendo ai team interfunzionali di collaborare meglio.
Continua a leggere per saperne di più sul modello di programma della riunione.
Cos'è un modello di programma della riunione?
In un modello di programma della riunione puoi pianificare visualmente e strutturare il tuo tempo assegnato quando hai bisogno di condividere informazioni e collaborare con il tuo team. Inoltre permette al tuo team di concordare obiettivi, punti di dialogo, elementi di azione e chi gestirà i passaggi successivi. Una programma tipico delle riunioni del team includerà:
Dettagli di pianificazione come data, ora, luogo e chi deve partecipare
Una persona chi guidi la riunione
Gli argomenti da discutere
Gli elementi di azione
Assicurati di contattare il tuo team o qualsiasi subordinato diretto prima del meeting per ricevere feedback sui principali punti da discutere.
Anche solo chiedere ai membri del tuo team cosa vorrebbero discutere, lo stato attuale dei progetti o qualsiasi altra cosa che desidererebbero condividere, contribuirà a far sentire tutti ascoltati e il loro contributo al programma della riunione verrà riconosciuto.
Quando usare una programma della riunione
Come migliore pratica, crea il tuo programma della riunione con largo anticipo. Fai in modo da inviarlo al tuo team almeno un giorno prima di ogni riunione. In questo modo, darai ai membri del team del tempo per revisionare il programma prima di incontrarti.
Crea il tuo modello di programma della riunione
Creare il tuo programma della riunione è facile. La lavagna digitale di Miro è la tela perfetta per crearlo e condividerlo. Inizia selezionando il modello di programma della riunione e segui i seguenti passaggi per creare il tuo programma.
Dai un nome alla riunione. La tua riunione è un sync del team? Una retrospettiva? Un workshop? Prepara il gruppo per la riunione comunicando loro cosa aspettarsi.
Fai il verbale. Definisci il tempo da dedicare alle diverse parti della riunione.
Allineamento strategico. Identifica chi deve guidare la riunione, aggiungi il suo nome o nomi al template. Stabilisci obiettivi e accordi chiari e aggiungi qualsiasi documentazione pertinente alla riunione.
Usa il programma per documentare i punti di discussione e assegna gli argomenti di discussione ai partecipanti e il rispettivo periodo di tempo.
Inizia la riunione e comincia ad aggiungere le note allo spazio di lavoro. Prova a lasciare tempo necessario per consentire alle persone di prendere note, aggiungere domande o scrivere i rischi. Usa il Timer per il conto alla rovescia di Miro.
Scrivi il risultato. Documenta e assegna i passaggi successivi a ciascun membro del team. Prioritizza le attività che porteranno al massimo impatto e ritorno sull'investimento. Dai a ciascun membro del team la responsabilità per un'attività specifica dopo il meeting.
Consiglio dell'esperto: ricapitola e agisci sui passaggi successivi. Cerca di concludere in maniera positiva con conclusioni ed elementi d'azione chiari. Questo approccio fornirà a ciascun membro del team qualcosa da portare a compimento e seguire in attesa della prossima riunione.
Cosa dovrebbe essere incluso in un programma della riunione del team?
Un modello di programma della riunione del team può essere molto flessibile, ma alcune cose sono fondamentali per organizzare una riunione di successo: obiettivi, temi, slot temporali e risultato. Se includi queste cose, tu e il tuo team potete allinearvi facilmente sui progetti con il modello di programma della riunione, stabilire aspettative chiare e organizzare la riunione in modo più efficiente.
How to save your finished meeting agenda as a PDF
With Miro, you can download your meeting agenda template as a PDF file for printing. Simply create your template and download it, and it’ll be ready to print. However, it’s worth thinking about the benefits of keeping your meeting template online. With a paper copy, it’s hard to make changes. Our online template allows you to instantly move things around, add comments and suggestions, and get input from your colleagues. If you have a remote team, an online agenda is also easier to distribute. Before you print your meeting agenda, think about the added benefits you’ll get if you use it online instead.
Modello di Matrice di Parcheggio delle Idee
Ideale per:
Project Management, Ideazione, Riunioni
Quando il flusso creativo è in azione, un workshop o una riunione finirà con molte idee nuove, ma non tutte saranno pertinenti o fattibili. Ordinale su una matrice di parcheggio delle idee: uno strumento semplice ed efficace per separare le idee migliori da quelle che sono promettenti, ma che richiedono una maggiore ricerca o discussione. Questo modello ti permetterà di crearne una in modo facile, cosa che sarà particolarmente utile nelle riunioni più lunghe (e quando hai membri del team che tendono a cambiare argomento).
Modello di Mappa di Processo
Ideale per:
Metodologia Agile, Product Management, Mappatura
La mappa di processo ti permette di valutare, documentare e fare strategia su qualsiasi piano o approccio che il tuo team ha stabilito. È uno strumento utile per eliminare o prevenire i blocchi. Organizzata in fasi, una mappa di processo permette al tuo team di suddividere un processo o un sistema e di registrare i risultati e gli elementi d'azione in ciascuna fase del processo. Suddividendo gli obiettivi, le attività e i risultati in qualsiasi fase di un progetto, potrai comprendere se sei sulla buona strada o se stai risolvendo effettivamente un problema.
Modello per Riunioni Efficaci su Zoom
Ideale per:
Team Meetings
Esegui riunioni efficaci e mantieni tutti concentrati con il modello di riunione efficace di Zoom. Porta la struttura e la creatività in ogni riunione online.
Modello Breakout Group
Ideale per:
Education, Team Meetings, Workshops
I gruppi di breakout offrono ai membri dei team un'ottima opportunità per avere conversazioni più spontanee e per interagire in maniera più intima e personale di quanto non sia possibile durante le riunioni generali. Quando si è all'interno di grossi gruppi, può essere difficile sentirsi sicuri o a proprio agio nel parlare. In un gruppo più piccolo, invece, i partecipanti possono essere più propensi a condividere le proprie idee. Poiché il gruppo è più intimo, i team sono portati a partecipare, anziché limitarsi a osservare.
Modello Mappa Mentale
Ideale per:
Mappatura Mentale, Educazione
Vi vediamo, voi che apprendete visivamente. Afferri i concetti e capisci i dati più facilmente quando sono presentati in una grafica ben organizzata e memorabile. La mappatura mentale è perfetta per te. Questo potente strumento di brainstorming presenta concetti o idee come un albero - con l'argomento centrale come il tronco e le tue molte idee e sotto-argomenti come i rami. Questo modello è un modo veloce ed efficace per iniziare la mappatura mentale, che può aiutare voi e il vostro team a diventare più creativi, a ricordare di più e a risolvere i problemi in modo più efficace.
Modello di Presentazione
Ideale per:
Presentazioni, Educazione
A un certo punto della tua carriera, dovrai fare una presentazione. Le presentazioni solitamente consistono in un discorso accompagnato da delle slide contenenti immagini, testi e grafici per illustrare il tuo argomento. Pianifica le presentazioni senza stress utilizzando questo template di presentazione per creare facilmente slide efficaci e visualmente avvincenti. Il template per le presentazioni può alleviare la pressione aiutando il tuo pubblico a rimanere concentrato e coinvolto. Grazie all'uso di strumenti semplici, personalizza le slide, condividile con il tuo team, ottieni feedback e collabora.