Modello di Programma della Riunione
Svolgi riunioni del team migliori e più collaborative che preparano il tuo team per il successo.
Sul Modello di Programma della Riunione...
Tutti si sono trovati una riunione che è uscita dal tracciato, non ha raggiunto gli obiettivi dichiarati ed è sembrata una perdita di tempo. Per evitare questo, è fondamentale creare un programma della riunione. Un programma della riunione stabilisce le aspettative su ciò che deve avvenire prima, durante e dopo una riunione. Inoltre, dedicare del tempo al tuo team è importante per aiutarti a prendere decisioni, allinearsi sulle priorità e muoversi insieme verso la stessa direzione. In tempo per una riunione del team senza interruzioni con un programma può aiutare il tuo team a:
Esaminare i progressi rispetto agli OKR (obiettivi e risultati chiave).
Condividere gli aggiornamenti del progetto rilevanti
Discutere delle produttività e degli ostacoli ai progressi e le soluzioni possibili
Fare brainstorming per idee o progetti
Riconoscere gli sforzi individuali e celebrare i risultati del team
Questo modello può essere personalizzato per qualsiasi funzione o dipartimento, dal tracciamento delle metriche, alle campagne di marketing, alla pianificazione di sprint. Un modello di programma della riunione del team da valore alla pianificazione e al processo, permettendo ai team interfunzionali di collaborare meglio.
Continua a leggere per saperne di più sul modello di programma della riunione.
Cos'è un modello di programma della riunione?
In un modello di programma della riunione puoi pianificare visualmente e strutturare il tuo tempo assegnato quando hai bisogno di condividere informazioni e collaborare con il tuo team. Inoltre permette al tuo team di concordare obiettivi, punti di dialogo, elementi di azione e chi gestirà i passaggi successivi. Una programma tipico delle riunioni del team includerà:
Dettagli di pianificazione come data, ora, luogo e chi deve partecipare
Una persona chi guidi la riunione
Gli argomenti da discutere
Gli elementi di azione
Assicurati di contattare il tuo team o qualsiasi subordinato diretto prima del meeting per ricevere feedback sui principali punti da discutere.
Anche solo chiedere ai membri del tuo team cosa vorrebbero discutere, lo stato attuale dei progetti o qualsiasi altra cosa che desidererebbero condividere, contribuirà a far sentire tutti ascoltati e il loro contributo al programma della riunione verrà riconosciuto.
Quando usare una programma della riunione
Come migliore pratica, crea il tuo programma della riunione con largo anticipo. Fai in modo da inviarlo al tuo team almeno un giorno prima di ogni riunione. In questo modo, darai ai membri del team del tempo per revisionare il programma prima di incontrarti.
Crea il tuo modello di programma della riunione
Creare il tuo programma della riunione è facile. La lavagna digitale di Miro è la tela perfetta per crearlo e condividerlo. Inizia selezionando il modello di programma della riunione e segui i seguenti passaggi per creare il tuo programma.
Dai un nome alla riunione. La tua riunione è un sync del team? Una retrospettiva? Un workshop? Prepara il gruppo per la riunione comunicando loro cosa aspettarsi.
Fai il verbale. Definisci il tempo da dedicare alle diverse parti della riunione.
Allineamento strategico. Identifica chi deve guidare la riunione, aggiungi il suo nome o nomi al template. Stabilisci obiettivi e accordi chiari e aggiungi qualsiasi documentazione pertinente alla riunione.
Usa il programma per documentare i punti di discussione e assegna gli argomenti di discussione ai partecipanti e il rispettivo periodo di tempo.
Inizia la riunione e comincia ad aggiungere le note allo spazio di lavoro. Prova a lasciare tempo necessario per consentire alle persone di prendere note, aggiungere domande o scrivere i rischi. Usa il Timer per il conto alla rovescia di Miro.
Scrivi il risultato. Documenta e assegna i passaggi successivi a ciascun membro del team. Prioritizza le attività che porteranno al massimo impatto e ritorno sull'investimento. Dai a ciascun membro del team la responsabilità per un'attività specifica dopo il meeting.
Consiglio dell'esperto: ricapitola e agisci sui passaggi successivi. Cerca di concludere in maniera positiva con conclusioni ed elementi d'azione chiari. Questo approccio fornirà a ciascun membro del team qualcosa da portare a compimento e seguire in attesa della prossima riunione.
Cosa dovrebbe essere incluso in un programma della riunione del team?
Un modello di programma della riunione del team può essere molto flessibile, ma alcune cose sono fondamentali per organizzare una riunione di successo: obiettivi, temi, slot temporali e risultato. Se includi queste cose, tu e il tuo team potete allinearvi facilmente sui progetti con il modello di programma della riunione, stabilire aspettative chiare e organizzare la riunione in modo più efficiente.
How to save your finished meeting agenda as a PDF
With Miro, you can download your meeting agenda template as a PDF file for printing. Simply create your template and download it, and it’ll be ready to print. However, it’s worth thinking about the benefits of keeping your meeting template online. With a paper copy, it’s hard to make changes. Our online template allows you to instantly move things around, add comments and suggestions, and get input from your colleagues. If you have a remote team, an online agenda is also easier to distribute. Before you print your meeting agenda, think about the added benefits you’ll get if you use it online instead.
Modello di Event Planning
Ideale per:
Workshop, Pianificazione Progetti
Sia che tu stia pianificando il lancio di un prodotto, una conferenza completamente da remoto o un evento importante, il modello di pianificazione eventi fungerà da lista di controllo e mappa visiva per tutti i dettagli che devi considerare prima del grande giorno. Il modello di event planning è un modo adattabile per garantire che la visione creativa e strategica del tuo evento non si perda nei dettagli. Tramite la mappatura di diverse sezioni - dalla pianificazione di marketing, al programma, agli snack e intrattenimento per gli ospiti - tu e il tuo team potrete concentrarvi sui dettagli più importanti per le tue funzioni e collaborare secondo necessità quando si verificano sovrapposizioni.
Modello Finestra di Johari
Ideale per:
Leadership, Riunioni, Retrospettive
Comprensione è la parola chiave per fidarsi degli altri e anche di sé stessi. Secondo questo concetto, una finestra di Johari è un framework progettato per migliorare la comprensione reciproca in un team ai quali chiede di compilare quattro quadranti, ognuno dei quali rivela qualcosa che non conoscono su di sé o sugli altri. Usa questo modello quando stai vivendo una crescita organizzativa, per approfondire le relazioni tra team diversi o tra membri dello stesso team, aiutare gli impiegati a comunicare meglio e a coltivare empatia.
Modello di Riunione di Riflessione
Ideale per:
Riunioni del Team, Brainstorming, Riunioni
Quando i programmi si fanno frenetici, "imparare facendo" diventa il modo standard di imparare. Per questo, dedica del tempo al tuo team perché apprenda in altri modi preziosi, riflettendo e ascoltando. Condotta da "allievi", (membri del team che la condividono con il resto del team), una riunione di riflessione permette ai membri di condividere nuove informazioni sull'attività di un cliente o un'iniziativa aziendale interna, offrire tecniche di risoluzione di problemi o persino consigliare libri o podcast degni di nota. Le riunioni di riflessione inoltre incoraggiano i membri a tutti i livelli a essere coinvolti nello sviluppo professionale dei loro colleghi.
Modello di Agenda
Ideale per:
Project Management, Riunioni, Workshop
Anche se organizzi riunioni da anni, tenerle online è qualcosa di completamente diverso. Il segreto è fare in modo che siano strutturate, finalizzate e focalizzate. Tutto inizia con un'agenda dettagliata, e questo template ti aiuta a crearne una facilmente. Il punto forte? Le agende sono spesso aride e noiose—ma non in questo caso. Ti offriamo una vasta scelta di grafici, colori, font e immagini per dare personalità alla tua agenda e conferirle uno stile creativo.
Modello What's on Your Radar
Ideale per:
Business Management, Operations, Strategic Planning
Tu o il tuo team vi sentite sovraccaricati dalle attività? Hai difficoltà a concentrarti su problemi particolari? What's on Your Radar è un esercizio del pensiero in cui definisci le idee in base alla loro importanza o pertinenza. I designer e i team utilizzano What's on Your Radar per garantire che le loro idee siano all'interno di un dato progetto. Essi si basano su questo metodo anche per valutare se una data soluzione potrebbe risolvere il problema in questione. Ma anche se non sei un designer, il metodo può aiutarti ad assegnare le priorità e trasformare le tue idee in realtà.
Modello Matrice di Impatto/Sforzo
Ideale per:
Pianificazione Strategica, Prioritizzazione, Project Management
Le aziende in crescita hanno innumerevoli liste di cose da fare e solo ore limitate in un giorno (o nelle settimane prima di un grande lancio) per completarle. Ecco dove una matrice di sforzo e impatto può tornare utile. Ti fornisce una guida visiva rapida per aiutarti a dare priorità alle cose da fare e sapere con certezza cosa vale la pena fare. Utilizzando il nostro modello, puoi creare una matrice che organizza le tue attività in quattro categorie principali: cose veloci da completare, quelle che richiedono poco sforzo; cose che richiedono molto sforzo ma che porteranno risultati nel lungo termine; cose che hanno poco valore; cose che sono una perdita di tempo.