Modello di Kick Off del Progetto
Allinea tutti dall'inizio e gestisci i progetti con facilità grazie al modello di kick off del progetto.
Sul Modello di Kick Off del Progetto...
Il modello di riunione di kick off del progetto permette ai responsabili del progetto di allineare facilmente i team sin dall'inizio del progetto, definendo chiaramente le aspettative e le fasi successive in modo che il progetto possa procedere in maniera fluida ed efficiente. Questo template è anche perfetto per creare un manifesto del progetto, dove tutte le persone coinvolte possono visualizzare gli obiettivi del progetto, i valori principali e le modalità di lavoro in qualsiasi momento.
Continua a leggere per saperne di più sul modello di kick off del progetto.
Cos'è il modello di kick off del progetto?
Il template riunione di kick off del progetto contiene sette fasi o attività per eseguire una riunione di kick off del progetto:
Introduzione al progetto + host della riunione
Attività di icebreaker
Obiettivi e argomenti della riunione
Progetto RACI
Domande e risposte
Lavagna di pianificazione del progetto
Riepilogo degli elementi dell'azione + fasi successive
È simile a una lista di controllo per la riunione di kick off del progetto, dove definirai tutte le fasi necessarie per eseguire il tuo progetto e allinearti con i partecipanti al team o al progetto su ruoli e responsabilità, oltre ai modi migliori per lavorare insieme e comunicare tra di voi.
Il modello di riunione di kick off del progetto funziona anche come fonte di verità, che puoi sempre consultare e a cui fare riferimento quando cerchi delle informazioni o una guida per il tuo progetto.
Per chi è pensato il modello di riunione di kick off del progetto?
Questo template è adatto per i responsabili di progetto per aiutarli ad avviare nuove iniziative, ma anche un stakeholder coinvolto in un progetto può usarlo. Questo template è anche adatto ai team interfunzionali nell'avvio di nuovi progetti, poiché organizza gli obiettivi del progetto, la RACI e le fasi successive di ciascun partecipante in un unico spazio condiviso.
Come usare il modello di kick off del progetto:
Questo template è un framework contenente sette attività (o frame) in modo che tu possa condurre riunioni del progetto in modo fluido ed efficiente. Segui queste fasi per usare il template per svolgere una riunione di kick off del progetto:
Introduzione al progetto + host della riunione: è qui che introdurrai non solo il progetto ma anche te stesso e chi gestisce il progetto insieme a te. È una grande opportunità per spiegare il tuo ruolo e come le persone possono contattarti.
Attività di icebreaker: l'icrebreaker "Una parola sulla collaborazione" fa in modo che tutti partecipino e mostra come le persone del progetto possano collaborare insieme nella maniera migliore.
Obiettivi e argomenti: questo è lo spazio per aggiungere gli obiettivi del progetto e cosa stai facendo attualmente nel kick off, oltre a eventuali materiali o contenuti di riferimento che trovi utili per il tuo progetto e per il team per la consultazione in seguito.
Progetto RACI: una delle fasi più importanti, la RACI (acronimo di Roles, Accountable, Consulted, Informed, ovvero ruoli, responsabilità, consultato, informato) definisce chi è responsabile per cosa e come. Aiuta i team a rimanere allineati e a comunicare in modo più efficace con gli stakeholder giusti.
Domande e risposte: spazio aperto per le domande e per essere un ascoltatore attivo. Osserva quali sono i punti dolenti del tuo team e cerca di affrontare i problemi critici. È fondamentale rispondere a tutti i dubbi, almeno in questa fase.
Lavagna di pianificazione del progetto: è qui che il lavoro ha inizio! Grazie a questa lavagna di pianificazione del progetto, puoi elencare tutte le cose necessarie per il progetto, dai team e le azioni alle dipendenze e i rischi. Invita il tuo team ad aggiungervi le proprie opinioni e a creare insieme il piano del tuo progetto.
Riepilogo degli elementi dell'azione + fasi successive: per riassumere la tua riunione e mettere insieme una lista di controllo del kick off del progetto, aggiungi una timeline con le fasi seguenti e qualsiasi altra risorsa che potrebbe essere utile per iniziare il progetto.
La lavagna digitale di Miro ti permette di eseguire una riunione del kick off del progetto, senza limiti di dati, poiché puoi aggiungere tutte le risorse e i file di cui hai bisogno. Come se il documento avesse vita, la tua board di kick off del progetto può essere facilmente accessibile ai membri del team e aggiornata in qualsiasi momento.
Cosa dovrebbe includere una riunione di kick off del progetto?
Dovresti includere qualsiasi cosa necessaria per guidare le persone nel progetto. Stabilire gli obiettivi principali del progetto ed eseguire il RACI facilita a tutti la comprensione del loro ruolo e di cosa dovrebbero fare. La riunione di kick off del progetto ti serve anche a definire come iniziare l'esecuzione del progetto e, come best practice, crea una lista di controllo del kick off del progetto al termine di questa riunione e pianifica una sessione di follow-up per monitorare i progressi del progetto.
Chi dovrebbe partecipare a una riunione di kick off del progetto?
Nella riunione di kick off del progetto è importante invitare tutte le persone coinvolte e i principali stakeholder (che dovrebbero essere informati dei risultati e dei traguardi del progetto in seguito). Aiuta a elencare tutti i team coinvolti (sviluppo, design, contenuti, marketing, prodotto, ecc.) e i partecipanti. In caso di dubbio, contattali prima della riunione effettiva e valuta se si tratta della persona giusta. Durante la riunione, è fondamentale svolgere l'esercizio RACI per definire i ruoli e le responsabilità in modo che tutti rimangano allineati e sulla stessa pagina.
Inizia ora con questo modello.
Modello dei Sei Cappelli per Pensare
Ideale per:
Ideazione, Brainstorming
I sei cappelli per pensare del Dr. Edward de Bono sono stati creati come alternativa alla discussione, per aiutare i team a esplorare e sviluppare idee in modo collaborativo. Utilizza questo modello per stimolare il pensiero creativo e ottenere diverse prospettive in modo che tu e il tuo team possiate prendere decisioni più informate.
Modello di Rapporto sullo Stato del Progetto
Ideale per:
Project Management, Documentazione, Pianificazione Progetti
Un rapporto sullo stato del progetto è un documento breve e tempestivo che mantiene gli stakeholder del progetto informati e allineati su cosa sta accadendo e perché. Puoi iniziare a scrivere questo documento e poi includere i tuoi membri del team per produrre un rapporto tempestivo e rilevante. Un rapporto sullo stato del progetto deve confrontare idealmente lo stato attuale del progetto con il piano previsto. Il rapporto traccia a un livello elevato come raggiungere i tuoi obiettivi, anche se sperimenti degli ostacoli. È anche probabile che venga letto da un pubblico responsabile di controllo dei budget e della governance a livello dirigenziale, cosa che può aiutare a mantenere il rapporto focalizzato sui problemi critici.
Modello di Analisi degli Stakeholder
Ideale per:
Project Management, Pianificazione Strategica, Pianificazione Progetti
Gestire gli stakeholder è essenziale per completare un progetto in tempo e soddisfare le aspettative, pertanto qui ti spiegheremo come usare un'analisi degli stakeholder per riuscirci al meglio. Un'analisi degli stakeholder ti permette di soddisfare le aspettative e completare i progetti in tempo individuando persone, gruppi e organizzazioni interessati da un programma o un processo. In una tipica analisi degli stakeholder, classificherai gli stakeholder in ordine di priorità sulla base della loro influenza su un progetto, cercando di capire come interfacciarti al meglio con loro nel corso del progetto stesso.
Modello di Design Sprint Kit
Ideale per:
Metodologia Agile, UX Design, Pianificazione Sprint
Con il giusto approccio focalizzato e strategico, cinque giorni sono tutto ciò che ti serve per affrontare le tue maggiori sfide relative ai prodotti. È il pensiero alla base della metodologia del design sprint. Creato da Tanya Junell di Blue Label Labs, questo kit per design sprint fornisce un set di modelli leggeri che supportano le attività collaborative e le votazioni dei design sprint e mantiene l'energia, lo spirito del team e lo slancio che si erano creati durante la sessione. Le feature per gli sprint virtuali e le lavagne digitali preparate rendono questo kit particolarmente utile per i facilitatori remoti di design sprint.
Modello Lean Coffee
Ideale per:
Metodologia Agile, Product Management, Riunioni
Cosa rende eccellente una riunione (oltre che la colazione)? Apprezzare le abilità, le risorse e il tempo di ognuno facendone il migliore utilizzo possibile. Ecco a cosa serve l'approccio Lean Coffee. Ottimo per i brainstorming e le retrospettive del team, il Lean Coffee divide la riunione in tre step di base: di cosa discutere, di cosa si sta discutendo e cosa è già stato discusso. Questo template facilita il processo e ti permette di muovere le tue note adesive da colonna in colonna mentre passi da argomento a argomento.
Modello di Value Chain
Ideale per:
Leadership, Pianificazione Strategica, Workflow
Coniata per la prima volta dal professore della Harvard Business School Michael Porter, l'analisi della value chain aiuta il tuo team a valutare le tue attività aziendali in modo da trovare modi per migliorare il tuo vantaggio competitivo. Una value chain è una serie di attività che un'azienda svolge per fornire un prodotto prezioso dall'inizio alla fine. L'analisi in sé permette al tuo team di visualizzare tutte le attività aziendali coinvolte nella creazione del prodotto, e ti aiuta a identificare le inefficienze, i rallentamenti e le mancanze di comunicazione all'interno del processo.