Modello di Brief per Eventi
Pianifica gli eventi come un professionista e non perdere alcun dettaglio con il modello di brief dell'evento. Organizza eventi di successo in qualsiasi momento, in qualsiasi luogo.
Sul Modello di Brief per Eventi...
Il modello di brief dell'evento ti aiuta a creare una panoramica completa di un evento che stai programmando di organizzare. Cosa deve essere realizzato prima dell'evento? Quali stakeholder sono coinvolti? Qual è il budget? Come sappiamo se stai facendo progressi verso i tuoi obiettivi? Scrivere un brief dell'evento ti permette di rispondere a queste domande.
Cos'è un brief dell'evento?
Un brief dell'evento è dove raccogli una descrizione dettagliata di un evento. Prima di organizzare un evento, compagnie e aziende creano un brief che serve da schema.
Un brief tipico include lo scopo dell'evento, una timeline e le date importanti, il budget, le informazioni dei partecipanti, una guida alle decorazioni e le preferenze sul locale.
Quando usare il modello di brief dell'evento
Usa il modello di brief dell'evento ogni volta che stai pianificando e svolgendo un evento. Potresti trovarlo particolarmente utile durante il lavoro con un team interfunzionale per pianificare un evento.
Perché un brief dell'evento è importante?
Organizzare un evento è un progetto di alta priorità. Per le piccole aziende, startup, i singoli imprenditori e le non-profit, un evento potrebbe rappresentare una notevole percentuale delle tue risorse complessive. Un evento ben organizzato può portare fatturato, clienti, client e buona pubblicità. Un evento mal organizzato può significare tempo e risorse sprecati. Per le aziende più grandi e le enterprise, gli eventi sono la tua possibilità di mostrare ciò che l'azienda può fare. Ma le notizie su un evento mal riuscito circoleranno molto in fretta.
Come usare il modello di brief dell'evento
Per le aziende e le organizzazioni, organizzare un evento è un gioco di alta priorità. Gli eventi sono costosi. Se un evento è ben progettato ed eseguito, puoi acquisire più clienti e fatturato e generare pubblicità positiva. Se un evento non va come previsto, rischi di bruciare le risorse, alienare i clienti e avviare un disastro mediatico. Il brief dell'evento serve come base del tuo evento. Ecco come puoi usare il modello per pianificare ed eseguire un evento di successo.
Passaggio 1: descrivi l'evento
Per fornire al tuo team o all'agenzia dell'evento un quadro chiaro, è importante iniziare con una panoramica dettagliata dell'evento. Come appare e sembra l'evento? Chi partecipa? Qual è il tema?
Passaggio 2: chiarisci i tuoi obiettivi
Organizzare un evento costa tempo e risorse, quindi è importante collegare il tuo evento a un obiettivo realizzabile. Stai organizzando un evento per aumentare la consapevolezza sul prodotto della tua azienda? Stai tenendo una raccolta fondi con un obiettivo monetario specifico in mente? A seconda del tuo obiettivo, l'agenzia o il team di progettazione prenderà decisioni diverse sul layout, il tema, l'aspetto e l'atmosfera e altri elementi chiave.
Passaggio 3: definisci un budget e una timeline
Quando pensi al budget, è utile chiedere quanto prevedi di spendere per ogni partecipante. Vuoi servire cibo e bevande? Quale tipo di luogo affitterai? Dove si terrà l'evento? Avrai bisogno di personale sul posto? Pianifica il tuo budget in base al reddito previsto dall'evento. Se stai vendendo biglietti, per esempio, chiedi quanti biglietti dovrai vendere per ottenere un profitto e a quale prezzo.
Una volta che avrai un'idea del tuo budget, delinea una timeline. Avrai una data per l'evento, ovviamente, ma crea altri traguardi importanti durante il processo. Ad esempio, potresti dover avere una sede garantita almeno tre mesi prima dell'evento, o potresti dover selezionare un catering un mese prima dell'evento.
Passaggio 4: profila i tuoi partecipanti
Una cena di networking per i dirigenti delle vendite sarà molto diversa dalla festa di fine anno della tua azienda. Ecco perché è fondamentale includere un profilo dettagliato dei tuoi partecipanti.
Passaggio 5: includi una guida sull'atmosfera e l'aspetto dell'evento
Il tuo team o agenzia dell'evento gestirà la maggior parte dell'aspetto e dell'atmosfera dell'evento, ma per garantire che il progetto sia completato in tempo e rientri nel budget, può essere utile includere una guida sull'aspetto e l'atmosfera dell'evento. La tua azienda od organizzazione hanno colori o loghi che vorresti usare? Sceglierai qualcosa di elegante e di classe, oppure divertente e giocoso? Scrivi una breve descrizione a cui il tuo coordinatore dell'evento può fare riferimento durante il processo di pianificazione.
Perché scrivere un brief dell'evento?
Sia che tu stia pianificando una raccolta fondi, un party di fine anno, una cena con i clienti o una festa di beneficenza, dovrai scrivere un brief dell'evento. Il brief dell'evento funge da mappa per il team eventi, il coordinatore o l'agenzia. Fornisce una guida sullo stile dell'evento, sul budget, sulle tempistiche e sui partecipanti, oltre ad altre informazioni essenziali. Utilizza un brief dell'evento per rimanere aggiornato/a, definire i tuoi obiettivi e i soggetti interessati.
Cosa sono i contenuti del brief dell'evento?
Un brief dell'evento semplifica il processo complesso di pianificazione di un evento e contiene obiettivi chiari, una timeline e un budget, i profili dei partecipanti, e garantisce che l'evento si sviluppi nel modo in cui l'hai immaginato. Indipendentemente se stai lavorando con un'agenzia per eventi o un coordinatore degli eventi in-house, è importante essere tutti sulla stessa lunghezza d'onda e a tale fine creare un brief dell'evento con questi componenti.
Come si scrive il brief di un evento?
Ci sono molti modi in cui puoi scrivere un brief dell'evento. In generale, la regola d'oro è di essere obiettivo e fornire prima le informazioni migliori in modo da invogliare le persone a partecipare al tuo evento. Dopo le informazioni di base come l'indirizzo e il tema o l'argomento dell'evento, puoi aggiungere intestazioni o i relatori di riferimento (se ci sono), esempi di attività, e chiudere con una nota positiva o perché questo evento è importante. Per scrivere il brief dell'evento, puoi usare il nostro modello pre-compilato.
Inizia ora con questo modello.
Modello di Retrospettiva Start, Stop, Continue
Ideale per:
Retrospettive, Riunioni, Workshop
Fornire e ricevere feedback può essere impegnativo e complicato. È difficile ripercorrere un trimestre, o persino una settimana, e suddividere una serie di decisioni in "positive" e "negative". Il framework Start Stop Continue è stato creato per facilitare la riflessione sulle ultime esperienze del tuo team. Il template Start Stop Continue incoraggia i team a esaminare determinate azioni che dovrebbero iniziare, smettere e continuare a fare. Insieme, i collaboratori stabiliscono i principali passi da compiere per essere più produttivi ed efficaci.
Modello di Mappa di Processo
Ideale per:
Metodologia Agile, Product Management, Mappatura
La mappa di processo ti permette di valutare, documentare e fare strategia su qualsiasi piano o approccio che il tuo team ha stabilito. È uno strumento utile per eliminare o prevenire i blocchi. Organizzata in fasi, una mappa di processo permette al tuo team di suddividere un processo o un sistema e di registrare i risultati e gli elementi d'azione in ciascuna fase del processo. Suddividendo gli obiettivi, le attività e i risultati in qualsiasi fase di un progetto, potrai comprendere se sei sulla buona strada o se stai risolvendo effettivamente un problema.
Modello di Buyer Persona
Ideale per:
Marketing, Ricerca, User Experience
Hai un cliente ideale: il gruppo (o alcuni gruppi) di persone che acquisteranno e ameranno il tuo prodotto o servizio. Ma per raggiungere questo cliente ideale, il tuo team o la tua azienda si devono allineare su chi è. Le buyer persona ti forniscono un modo semplice ma creativo per realizzarlo. Queste rappresentazioni semi-fittizie dei tuoi clienti attuali e potenziali possono aiutarti a modellare la tua offerta di prodotto, eliminare le "mele marce" e adattare le tue strategie di marketing per un grande successo.
Modello di Pianificazione PI
Ideale per:
Metodologia Agile, Pianificazione Strategica, Software Development
Pianificazione PI sta per "Pianificazione dell'incremento del programma". Parte di un Scaled Agile Framework (SAFe), la pianificazione PI aiuta i team a creare una strategia verso una visione condivisa. In una sessione di pianificazione PI, i team si riuniscono per revisionare un backlog del programma, allinearsi a livello interfunzionale e decidere le fasi successive. Molti team svolgono la pianificazione PI ogni 8-12 settimane, ma puoi personalizzare il tuo programma di pianificazione in modo da soddisfare le tue esigenze. Usa la pianificazione PI per suddividere le funzionalità, identificare i rischi, trovare le dipendenze e decidere quali storie svilupperai.
Modello di Action Plan
Ideale per:
Educazione, Project Management, Pianificazione Progetti
Perché creare un action plan? Le strategie e gli obiettivi aziendali a lungo termine possono avere successo solo se riesci a trasformarli in realtà, portando a termine ogni più piccola attività lungo il tuo percorso. Un action plan elenca queste attività e le presenta con chiarezza nei dettagli. Ti aiuta a tenere tutto in ordine, garantire che non sfugga nulla e coordinare gli stakeholder, in modo da completare un progetto in modo rapido ed efficace. Questo template ti aiuterà a scrivere un piano d'azione SMART: Specifico, Misurabile, Attuabile, Realistico e Temporalmente definito.
Modello Diagramma di PERT
Ideale per:
Mappatura, Diagrammi, Pianificazione Progetti
Un diagramma di PERT (Program Evaluation and Review Technique) è usato per pianificare i progetti in modo efficiente. Ti aiutano a stabilire una chiara linea temporale, a pianificare i compiti e le dipendenze e a determinare un percorso critico.