Modello di Brief per Eventi
Pianifica gli eventi come un professionista e non perdere alcun dettaglio con il modello di brief dell'evento. Organizza eventi di successo in qualsiasi momento, in qualsiasi luogo.
Sul Modello di Brief per Eventi...
Il modello di brief dell'evento ti aiuta a creare una panoramica completa di un evento che stai programmando di organizzare. Cosa deve essere realizzato prima dell'evento? Quali stakeholder sono coinvolti? Qual è il budget? Come sappiamo se stai facendo progressi verso i tuoi obiettivi? Scrivere un brief dell'evento ti permette di rispondere a queste domande.
Cos'è un brief dell'evento?
Un brief dell'evento è dove raccogli una descrizione dettagliata di un evento. Prima di organizzare un evento, compagnie e aziende creano un brief che serve da schema.
Un brief tipico include lo scopo dell'evento, una timeline e le date importanti, il budget, le informazioni dei partecipanti, una guida alle decorazioni e le preferenze sul locale.
Quando usare il modello di brief dell'evento
Usa il modello di brief dell'evento ogni volta che stai pianificando e svolgendo un evento. Potresti trovarlo particolarmente utile durante il lavoro con un team interfunzionale per pianificare un evento.
Perché un brief dell'evento è importante?
Organizzare un evento è un progetto di alta priorità. Per le piccole aziende, startup, i singoli imprenditori e le non-profit, un evento potrebbe rappresentare una notevole percentuale delle tue risorse complessive. Un evento ben organizzato può portare fatturato, clienti, client e buona pubblicità. Un evento mal organizzato può significare tempo e risorse sprecati. Per le aziende più grandi e le enterprise, gli eventi sono la tua possibilità di mostrare ciò che l'azienda può fare. Ma le notizie su un evento mal riuscito circoleranno molto in fretta.
Come usare il modello di brief dell'evento
Per le aziende e le organizzazioni, organizzare un evento è un gioco di alta priorità. Gli eventi sono costosi. Se un evento è ben progettato ed eseguito, puoi acquisire più clienti e fatturato e generare pubblicità positiva. Se un evento non va come previsto, rischi di bruciare le risorse, alienare i clienti e avviare un disastro mediatico. Il brief dell'evento serve come base del tuo evento. Ecco come puoi usare il modello per pianificare ed eseguire un evento di successo.
Passaggio 1: descrivi l'evento
Per fornire al tuo team o all'agenzia dell'evento un quadro chiaro, è importante iniziare con una panoramica dettagliata dell'evento. Come appare e sembra l'evento? Chi partecipa? Qual è il tema?
Passaggio 2: chiarisci i tuoi obiettivi
Organizzare un evento costa tempo e risorse, quindi è importante collegare il tuo evento a un obiettivo realizzabile. Stai organizzando un evento per aumentare la consapevolezza sul prodotto della tua azienda? Stai tenendo una raccolta fondi con un obiettivo monetario specifico in mente? A seconda del tuo obiettivo, l'agenzia o il team di progettazione prenderà decisioni diverse sul layout, il tema, l'aspetto e l'atmosfera e altri elementi chiave.
Passaggio 3: definisci un budget e una timeline
Quando pensi al budget, è utile chiedere quanto prevedi di spendere per ogni partecipante. Vuoi servire cibo e bevande? Quale tipo di luogo affitterai? Dove si terrà l'evento? Avrai bisogno di personale sul posto? Pianifica il tuo budget in base al reddito previsto dall'evento. Se stai vendendo biglietti, per esempio, chiedi quanti biglietti dovrai vendere per ottenere un profitto e a quale prezzo.
Una volta che avrai un'idea del tuo budget, delinea una timeline. Avrai una data per l'evento, ovviamente, ma crea altri traguardi importanti durante il processo. Ad esempio, potresti dover avere una sede garantita almeno tre mesi prima dell'evento, o potresti dover selezionare un catering un mese prima dell'evento.
Passaggio 4: profila i tuoi partecipanti
Una cena di networking per i dirigenti delle vendite sarà molto diversa dalla festa di fine anno della tua azienda. Ecco perché è fondamentale includere un profilo dettagliato dei tuoi partecipanti.
Passaggio 5: includi una guida sull'atmosfera e l'aspetto dell'evento
Il tuo team o agenzia dell'evento gestirà la maggior parte dell'aspetto e dell'atmosfera dell'evento, ma per garantire che il progetto sia completato in tempo e rientri nel budget, può essere utile includere una guida sull'aspetto e l'atmosfera dell'evento. La tua azienda od organizzazione hanno colori o loghi che vorresti usare? Sceglierai qualcosa di elegante e di classe, oppure divertente e giocoso? Scrivi una breve descrizione a cui il tuo coordinatore dell'evento può fare riferimento durante il processo di pianificazione.
Perché scrivere un brief dell'evento?
Sia che tu stia pianificando una raccolta fondi, un party di fine anno, una cena con i clienti o una festa di beneficenza, dovrai scrivere un brief dell'evento. Il brief dell'evento funge da mappa per il team eventi, il coordinatore o l'agenzia. Fornisce una guida sullo stile dell'evento, sul budget, sulle tempistiche e sui partecipanti, oltre ad altre informazioni essenziali. Utilizza un brief dell'evento per rimanere aggiornato/a, definire i tuoi obiettivi e i soggetti interessati.
Cosa sono i contenuti del brief dell'evento?
Un brief dell'evento semplifica il processo complesso di pianificazione di un evento e contiene obiettivi chiari, una timeline e un budget, i profili dei partecipanti, e garantisce che l'evento si sviluppi nel modo in cui l'hai immaginato. Indipendentemente se stai lavorando con un'agenzia per eventi o un coordinatore degli eventi in-house, è importante essere tutti sulla stessa lunghezza d'onda e a tale fine creare un brief dell'evento con questi componenti.
Come si scrive il brief di un evento?
Ci sono molti modi in cui puoi scrivere un brief dell'evento. In generale, la regola d'oro è di essere obiettivo e fornire prima le informazioni migliori in modo da invogliare le persone a partecipare al tuo evento. Dopo le informazioni di base come l'indirizzo e il tema o l'argomento dell'evento, puoi aggiungere intestazioni o i relatori di riferimento (se ci sono), esempi di attività, e chiudere con una nota positiva o perché questo evento è importante. Per scrivere il brief dell'evento, puoi usare il nostro modello pre-compilato.
Inizia ora con questo modello.
Modello di Storyboard
Ideale per:
Design Thinking
Anche se lo storyboard è generalmente associato alla pianificazione delle scene di un film o di uno spettacolo TV, è stato ampiamente adottato anche nel mondo degli affari. Uno storyboard è una sequenza di illustrazioni utilizzate per sviluppare una storia. Puoi usare il modello di storyboard tutte le volte che desideri metterti nei panni dei clienti o degli utenti e comprendere come pensano, si sentono e agiscono. Questa tattica può essere utile soprattutto in presenza di un problema o un'inefficienza all'interno di un processo. Puoi costruire uno storyboard per pianificare come vorresti che determinati attuali processi o flussi di lavoro diventassero in futuro.
Modello di Planimetria
Ideale per:
Operazioni, Workshop
Magari devi organizzare un'occasione o evento importante. Oppure pianificare la struttura delle sedute e passaggi in modo più permanente. In entrambi i casi, creare una planimetria, cioè un diagramma in scala dello spazio in questione, è tanto funzionale quanto divertente. Questo modello ti permetterà di visualizzare come le persone si muoveranno nello spazio e di sapere se lo spazio sarà adatto alle tue necessità prima di impegnarti con tempo, soldi e risorse. Potrai essere tanto dettagliato quanto vorrai, trovando le misure e dimensioni giuste e aggiungendo e rimuovendo elementi e mobili.
Modello di Startup Canvas
Ideale per:
Leadership, Documentazione, Pianificazione Strategica
Uno startup canvas aiuta i fondatori a esporre e pianificare una nuova idea di business in un formato meno formale di un tradizionale business plan. Gli startup canvas sono un'utile mappa visiva per i fondatori che vogliono valutare i punti di forza e di debolezza della loro nuova idea di business. Questo canvas può essere utilizzato come framework per articolare rapidamente la value proposition della tua idea di business, inclusi problema, soluzione, mercato, team, canali di marketing, segmento di clientela, rischi esterni e KPI. Articolando fattori come successo, fattibilità, visione e valore per il cliente, i fondatori possono creare un breve case sul perché un nuovo prodotto o servizio dovrebbe esistere ed essere finanziato.
Modello di Linea del Tempo (Timeline)
Ideale per:
Project Management, Diagrammi di Flusso, Pianificazione Progetti
Una linea del tempo (o timeline) mostra un ordine cronologico di date importanti ed eventi programmati. Le timeline aiutano i product manager, i project manager e i membri del team a raccontare visivamente i progressi e gli ostacoli. Le linee del tempo permettono ai team di vedere a colpo d'occhio cosa è successo prima, quali progressi stanno avvenendo ora e cosa deve essere affrontato in futuro. Progetti o prodotti con uno scopo specifico o deliverable dovrebbero essere basati su una timeline per avere successo. Usare la linea del tempo come riferimento condiviso per le date di inizio, fine e le pietre miliari.
Modello di Mappa dei Risultati
Ideale per:
Project Management, Mappatura, Diagrammi
I progetti grandi e complessi presentano molta incertezza e possono avere molti risultati possibili. Come puoi prepararti a tutti? Li puoi anticipare. La mappatura dei risultati è una tecnica che ti permette di raccogliere le informazioni in anticipo per prepararti ai numerosi cambiamenti e ostacoli imprevisti che si verificano nel corso del progetto. Questo template ti permette di condurre facilmente la mappatura dei risultati in quattro passaggi: prepararti, fornire un framework per il monitoraggio, sviluppare un piano di valutazione e distribuirlo al tuo team e agli stakeholder.
Modello di Piano delle Lezioni
Ideale per:
Education
Usa il piano lezione per informare tutti sui compiti da fare, pianificare le lezioni con chiarezza e allinearle con le aspettative dei tuoi studenti. Molti insegnanti utilizzano il modello piano lezione per organizzare il loro materiale didattico e valutare le esperienze di apprendimento e le informazioni sui progressi e gli interessi degli studenti. Il piano lezione è uno strumento eccellente per fornire agli studenti una panoramica del piano di apprendimento e connettere più a fondo con gli argomenti delle lezioni.