Modello di Brief per Eventi
Pianifica gli eventi come un professionista e non perdere alcun dettaglio con il modello di brief dell'evento. Organizza eventi di successo in qualsiasi momento, in qualsiasi luogo.
Sul Modello di Brief per Eventi...
Il modello di brief dell'evento ti aiuta a creare una panoramica completa di un evento che stai programmando di organizzare. Cosa deve essere realizzato prima dell'evento? Quali stakeholder sono coinvolti? Qual è il budget? Come sappiamo se stai facendo progressi verso i tuoi obiettivi? Scrivere un brief dell'evento ti permette di rispondere a queste domande.
Cos'è un brief dell'evento?
Un brief dell'evento è dove raccogli una descrizione dettagliata di un evento. Prima di organizzare un evento, compagnie e aziende creano un brief che serve da schema.
Un brief tipico include lo scopo dell'evento, una timeline e le date importanti, il budget, le informazioni dei partecipanti, una guida alle decorazioni e le preferenze sul locale.
Quando usare il modello di brief dell'evento
Usa il modello di brief dell'evento ogni volta che stai pianificando e svolgendo un evento. Potresti trovarlo particolarmente utile durante il lavoro con un team interfunzionale per pianificare un evento.
Perché un brief dell'evento è importante?
Organizzare un evento è un progetto di alta priorità. Per le piccole aziende, startup, i singoli imprenditori e le non-profit, un evento potrebbe rappresentare una notevole percentuale delle tue risorse complessive. Un evento ben organizzato può portare fatturato, clienti, client e buona pubblicità. Un evento mal organizzato può significare tempo e risorse sprecati. Per le aziende più grandi e le enterprise, gli eventi sono la tua possibilità di mostrare ciò che l'azienda può fare. Ma le notizie su un evento mal riuscito circoleranno molto in fretta.
Come usare il modello di brief dell'evento
Per le aziende e le organizzazioni, organizzare un evento è un gioco di alta priorità. Gli eventi sono costosi. Se un evento è ben progettato ed eseguito, puoi acquisire più clienti e fatturato e generare pubblicità positiva. Se un evento non va come previsto, rischi di bruciare le risorse, alienare i clienti e avviare un disastro mediatico. Il brief dell'evento serve come base del tuo evento. Ecco come puoi usare il modello per pianificare ed eseguire un evento di successo.
Passaggio 1: descrivi l'evento
Per fornire al tuo team o all'agenzia dell'evento un quadro chiaro, è importante iniziare con una panoramica dettagliata dell'evento. Come appare e sembra l'evento? Chi partecipa? Qual è il tema?
Passaggio 2: chiarisci i tuoi obiettivi
Organizzare un evento costa tempo e risorse, quindi è importante collegare il tuo evento a un obiettivo realizzabile. Stai organizzando un evento per aumentare la consapevolezza sul prodotto della tua azienda? Stai tenendo una raccolta fondi con un obiettivo monetario specifico in mente? A seconda del tuo obiettivo, l'agenzia o il team di progettazione prenderà decisioni diverse sul layout, il tema, l'aspetto e l'atmosfera e altri elementi chiave.
Passaggio 3: definisci un budget e una timeline
Quando pensi al budget, è utile chiedere quanto prevedi di spendere per ogni partecipante. Vuoi servire cibo e bevande? Quale tipo di luogo affitterai? Dove si terrà l'evento? Avrai bisogno di personale sul posto? Pianifica il tuo budget in base al reddito previsto dall'evento. Se stai vendendo biglietti, per esempio, chiedi quanti biglietti dovrai vendere per ottenere un profitto e a quale prezzo.
Una volta che avrai un'idea del tuo budget, delinea una timeline. Avrai una data per l'evento, ovviamente, ma crea altri traguardi importanti durante il processo. Ad esempio, potresti dover avere una sede garantita almeno tre mesi prima dell'evento, o potresti dover selezionare un catering un mese prima dell'evento.
Passaggio 4: profila i tuoi partecipanti
Una cena di networking per i dirigenti delle vendite sarà molto diversa dalla festa di fine anno della tua azienda. Ecco perché è fondamentale includere un profilo dettagliato dei tuoi partecipanti.
Passaggio 5: includi una guida sull'atmosfera e l'aspetto dell'evento
Il tuo team o agenzia dell'evento gestirà la maggior parte dell'aspetto e dell'atmosfera dell'evento, ma per garantire che il progetto sia completato in tempo e rientri nel budget, può essere utile includere una guida sull'aspetto e l'atmosfera dell'evento. La tua azienda od organizzazione hanno colori o loghi che vorresti usare? Sceglierai qualcosa di elegante e di classe, oppure divertente e giocoso? Scrivi una breve descrizione a cui il tuo coordinatore dell'evento può fare riferimento durante il processo di pianificazione.
Perché scrivere un brief dell'evento?
Sia che tu stia pianificando una raccolta fondi, un party di fine anno, una cena con i clienti o una festa di beneficenza, dovrai scrivere un brief dell'evento. Il brief dell'evento funge da mappa per il team eventi, il coordinatore o l'agenzia. Fornisce una guida sullo stile dell'evento, sul budget, sulle tempistiche e sui partecipanti, oltre ad altre informazioni essenziali. Utilizza un brief dell'evento per rimanere aggiornato/a, definire i tuoi obiettivi e i soggetti interessati.
Cosa sono i contenuti del brief dell'evento?
Un brief dell'evento semplifica il processo complesso di pianificazione di un evento e contiene obiettivi chiari, una timeline e un budget, i profili dei partecipanti, e garantisce che l'evento si sviluppi nel modo in cui l'hai immaginato. Indipendentemente se stai lavorando con un'agenzia per eventi o un coordinatore degli eventi in-house, è importante essere tutti sulla stessa lunghezza d'onda e a tale fine creare un brief dell'evento con questi componenti.
Come si scrive il brief di un evento?
Ci sono molti modi in cui puoi scrivere un brief dell'evento. In generale, la regola d'oro è di essere obiettivo e fornire prima le informazioni migliori in modo da invogliare le persone a partecipare al tuo evento. Dopo le informazioni di base come l'indirizzo e il tema o l'argomento dell'evento, puoi aggiungere intestazioni o i relatori di riferimento (se ci sono), esempi di attività, e chiudere con una nota positiva o perché questo evento è importante. Per scrivere il brief dell'evento, puoi usare il nostro modello pre-compilato.
Inizia ora con questo modello.
Modello di Mappa dei Risultati
Ideale per:
Project Management, Mappatura, Diagrammi
I progetti grandi e complessi presentano molta incertezza e possono avere molti risultati possibili. Come puoi prepararti a tutti? Li puoi anticipare. La mappatura dei risultati è una tecnica che ti permette di raccogliere le informazioni in anticipo per prepararti ai numerosi cambiamenti e ostacoli imprevisti che si verificano nel corso del progetto. Questo template ti permette di condurre facilmente la mappatura dei risultati in quattro passaggi: prepararti, fornire un framework per il monitoraggio, sviluppare un piano di valutazione e distribuirlo al tuo team e agli stakeholder.
Modello di Proposta di Progetto
Ideale per:
Project Management, Documentazione, Pianificazione Progetti
Per qualsiasi tipo di progetto, il modello di proposta di progetto può essere fondamentale per chiarire contesto, obiettivi e ambito per poi richiedere il buy-in dagli stakeholder. Una proposta di progetto delinea cosa vuoi realizzare, gli obiettivi e come pianifichi di raggiungerli. Generalmente, una proposta di progetto fornisce al lettore il contesto del progetto, spiega perché è importante e elenca le azioni da intraprendere per completarlo. La proposta di un progetto ha svariati usi. Spesso, le aziende le utilizzano per ottenere buy-in esterni da un investitore o da altri stakeholder. Allo stesso modo, molte aziende le usano per ottenere buy-in interni.
Modello di Syllabus
Ideale per:
Education
Un syllabus è una breve guida al tuo corso, che include le aspettative per i tuoi studenti, le letture che completeranno durante il corso e una mission statement, o una descrizione del corso. Il syllabus descrive tutte le direttive che i tuoi studenti dovranno seguire durante il corso, le regole e le norme a loro applicabili e tutto ciò che devono sapere. Un syllabus è uno strumento prezioso per guidare i tuoi studenti, pertanto è importante che sia chiaro e facile da seguire. Usa il modello di syllabus per semplificare il processo di creazione di un syllabus facile e intuitivo.
Modello di Diagramma Bulls Eye
Ideale per:
Diagrammi, Prioritizzazione, Project Management
Quando un'azienda è in fase di crescita, qualsiasi decisione può sembrare cruciale, il che può portare a situazioni di stallo, difficoltà a stabilire le priorità, meeting inconcludenti e persino malumore. Se ti suona familiare, un diagramma bulls eye è la soluzione per te. Come si evince dal nome, un diagramma bulls eye utilizza un modello a cerchi concentrici per aiutare le aziende a stabilire le priorità, prendere decisioni critiche o discutere su come eliminare o superare gli ostacoli.
Modello di Pianificazione OKR
Ideale per:
Workshop, Riunioni, Pianificazione Strategica
Il modello di pianificazione OKR ti aiuta a trasformare le stancanti sessioni OKR in riunioni dinamiche e produttive. Usa questo modello per rendere la pianificazione OKR più interattiva, guidando il tuo team attraverso la sessione con Ice breaker e Brainstorming creativi, in modo da creare insieme gli OKR e definire i risultati e i piani d'azione chiave per raggiungerli.
Modello di 4P Marketing Mix
Ideale per:
Marketing, Brainstorming, Workshops
Prodotto, Posto, Promozioni e Prezzo. Partendo da questo template (e queste 4P) puoi scegliere il modo migliore per lanciare il tuo prodotto o servizio sul mercato. Il segreto è solo creare il giusto mix, decidendo di quanto ha bisogno ciascuna P in termini di investimenti, attenzione e risorse. Questo ti aiuterà a sviluppare i tuoi punti di forza, adattarti al mercato e collaborare con i partner. E il nostro semplice strumento lavagna digitale è la tela perfetta per creare il tuo marketing mix e condividerlo con i team e con tutta l'azienda.