Mappatura dei Processi

La mappatura dei processi porta chiarezza e organizzazione sia ai processi nuovi che a quelli esistenti. Ecco alcuni dei principali motivi per cui la mappatura dei processi è importante:

Utilizza una mappa dei processi per snellire i tuoi processi. Elimina le aree non necessarie e semplifica l'intero processo dall'inizio alla fine.

Condividi la mappa dei processi con i membri del team interno e gli stakeholder esterni per creare allineamento in tutta l'azienda.

Incoraggia i singoli a migliorare la comunicazione delineando chiaramente i processi di progetto. Mostra a tutti coloro che sono coinvolti nel processo quali sono le loro responsabilità e a chi rivolgersi in caso di domande. Questo è particolarmente utile per i team interfunzionali che potrebbero non avere familiarità con i membri di altri reparti.

Documenta i processi per standardizzare i flussi di lavoro in tutta l'azienda. Torna alla mappa dei processi in futuro per analizzarne l'andamento e apportare le modifiche necessarie.

Pianifica e organizza meglio i tuoi prossimi progetti con una mappa dei processi. Visualizza tutte le fasi dei tuoi processi per assicurarti di avere le informazioni e le risorse necessarie per condurre il progetto con successo.

I simboli standardizzati delle mappe di processo provengono dall'Unified Modeling Language (UML) utilizzato per i diagrammi UML, che è un formato standardizzato per la creazione di mappe di processo. Per progettare efficacemente una mappa dei processi, è necessario comprendere i simboli e ciò che rappresentano. Ecco alcuni dei simboli più comuni da conoscere:

Un'azione, un compito o un'operazione che deve essere completata per far avanzare il processo.

Un periodo di attesa o un ritardo in qualche punto del processo.

Azioni relative a un'attività che fa parte di un processo più ampio.

Una fase iniziale che dà il via a un'altra fase del processo.

Indica la direzione della mappa dei processi.

The entry and exit points of your process.

Indica che è necessario prendere una decisione. Le frecce che partono da qui hanno solitamente le seguenti etichette: vero, falso, sì o no.

Informazioni o oggetti che entrano o escono dal processo.

Uno step che produce un documento.

Una fase del processo in cui vengono memorizzati i dati.

Una selezione di dati memorizzati in una struttura standard.

Ecco alcuni esempi dei diversi tipi di mappe di processo e di come le aziende le utilizzano.

Gli analisti aziendali e gli sviluppatori tecnici utilizzano i diagrammi BPMN per stabilire una panoramica completa dei processi aziendali. L'obiettivo è creare una comprensione condivisa delle procedure aziendali. Di conseguenza, questo diagramma snellisce la comunicazione e migliora la produttività dell'organizzazione.

Il diagramma swimlane è un diagramma di flusso del processo che mostra chi è responsabile di determinate parti di un processo. Il diagramma è suddiviso in righe (o corsie) separate, e ogni riga rappresenta un team o un reparto diverso. Le forme in ogni corsia rappresentano le azioni e le frecce mostrano l'avanzamento del processo quando ogni azione è completata.

Un diagramma della catena del valore (noto anche come analisi della catena del valore o mappatura del flusso del valore) consente ai team di analizzare le attività aziendali. L'obiettivo è capire come si può ottenere un vantaggio competitivo migliorando i processi attuali. Le caselle collegate rappresentano una versione semplificata di un processo per una rapida comprensione. Con questa panoramica di base, è possibile visualizzare le fasi dell'azienda per migliorare il valore del cliente.

Le mappe di processo spesso suddividono processi complessi, ma crearne una non deve essere necessariamente complesso. Segui questi semplici passaggi per creare facilmente una mappa dei processi di successo per te e il tuo team.

Utilizzando un modello di mappa dei processi, puoi iniziare subito a tracciare i tuoi processi in pochi clic. Personalizza il layout esistente per creare una mappa dei processi che rispecchi i tuoi processi. Aggiungi nuove colonne, note adesive o forme, tutto ciò che è necessario per creare una mappa dei processi accurata.

Ora è il momento di identificare il processo. Stai mappando un processo di vendita? Un processo interno? Il percorso del cliente? Questo sarà il cuore della tua mappa dei processi, quindi è importante che tu e il resto del tuo team sappiate cosa state cercando di ottenere. Organizzare una riunione è un ottimo modo per allineare il team in quest'area. Di persona o online, riunisci il tuo team per discutere del processo e del motivo per cui vuoi crearlo o migliorarlo. Non deve essere una riunione lunga e dettagliata. Se tutti capiscono il processo e il motivo per cui lo stai tracciando, sei sulla strada giusta.

Il passo successivo è quello di concentrarsi sulle attività coinvolte nel processo. Lavora con il tuo team per fare un brainstorming delle diverse fasi e visualizzare il funzionamento del processo. Esistono diverse tecniche di brainstorming tra cui scegliere, quindi trovane una che funzioni meglio per te e per il tuo team. Quindi, organizza la sessione e discuti tutte le fasi chiave del processo. Mettere in ordine le fasi del processo in questa fase non è fondamentale, ma può essere utile per alcuni team. La mappatura lineare delle fasi assicura che non si sia perso nessun passaggio chiave. Si può anche aggiungere una struttura identificando dove e quando il processo inizia e finisce.

Una volta definito il processo, è il momento di assegnare i simboli pertinenti. In questo modo, chiunque guardi la mappa dei processi capirà il significato dei diversi elementi e il loro rapporto.

A questo punto è possibile finalizzare la mappa del processo. Verifica come scorre, se sono state incluse tutte le fasi rilevanti e assicurati che rappresenti accuratamente il processo. Ecco alcune domande che potresti porti per assicurarti che la tua mappa dei processi abbia tutto ciò di cui ha bisogno: Il processo funziona come dovrebbe? Se ci sono aree in cui le cose non funzionano bene, torna al tavolo da disegno per sistemarle. C'è qualcosa di ridondante? È necessario eliminare tutte le azioni ridondanti per garantire che i processi siano il più efficienti possibile. Ciò significa tagliare le parti del processo che non sono vitali per il suo successo. I membri del team seguiranno il processo? Se il processo non è facile da seguire o se i membri del team non riescono a seguirlo per qualche motivo, potrebbe essere necessario ripensare la struttura. Mancano delle fasi? Quando guardi la mappa dei processi, passa attraverso ogni fase per assicurarti che tutto sia al suo posto. Se manca qualcosa, è il momento di aggiungerlo. Dopo aver risposto a queste domande, la tua mappa dei processi sarà il più accurata e aggiornata possibile.

Prima di condividere la mappatura dei processi finale col tuo team, devi definire il successo. Ciò significa identificare i risultati che il processo deve raggiungere, il modo in cui si pensa di raggiungerli e il modo in cui si misurerà il successo. Per creare una definizione chiara e misurabile di successo, è bene dare un'occhiata agli obiettivi SMART. Il quadro degli obiettivi SMART aiuta i team a creare obiettivi specifici, misurabili e realistici. Utilizzando questo modello, è possibile tracciare con precisione gli obiettivi del processo. Puoi usarlo per tracciare i tuoi progressi lungo il percorso e vedere quando il tuo processo ha raggiunto il suo obiettivo. Se il processo non raggiunge il suo obiettivo, è possibile rivedere ciò che è andato storto e sistemare le cose per il futuro.

Una volta definiti gli obiettivi, è possibile condividere la mappa finale del processo con le parti interessate. Si può trattare di membri del team, clienti, supervisori, fornitori, clienti o chiunque abbia un impatto sul funzionamento del processo. Chiedi a tutti gli stakeholder di rivedere e aggiungere commenti, fare domande e lasciare feedback direttamente sulla mappa del processo. Quando si tratta di rivedere i loro suggerimenti, una mappa dei processi ti facilita il compito. Non dovrai spostarti da una piattaforma all'altra o parlare con tutti singolarmente. Puoi invece semplicemente accedere alla mappatura dei processi online e vedere tutti i feedback in un unico posto. Dopo aver esaminato le loro note, potrai apportare le modifiche necessarie prima di avviare il processo.

Le mappe dei processi non sono definitive. È inevitabile che si verifichino dei cambiamenti, sia che si tratti di una nuova struttura aziendale, sia che i clienti cambino completamente ciò che vogliono dalla tua azienda. I tuoi processi dovranno adattarsi per stare al passo con un ambiente in continua evoluzione. Ciò significa rivedere la mappa dei processi per migliorarla continuamente e apportare le modifiche necessarie per mantenerla aggiornata.