Organigramma
Un organigramma aiuta a visualizzare la struttura interna dell'azienda. È possibile identificare le relazioni, migliorare la collaborazione e individuare le aree di miglioramento, il tutto all'interno di un unico grafico.
Un organigramma può essere utilizzato per mostrare la struttura di un'azienda, le relazioni tra i reparti o la catena di comando. Utilizza un creatore di organigrammi per generarne facilmente uno tuo, oppure continua a leggere le best practice su come utilizzarli.
Cos'è un organigramma?
Un organigramma delinea il funzionamento dell'azienda. Creati da Daniel McCallum intorno al 1854, gli organigrammi sono stati utilizzati in genere negli ambienti ingegneristici fino agli anni venti. Oggi sono uno strumento versatile per le aziende di diversi settori. Questi grafici della struttura aziendale mostrano le relazioni tra le persone all'interno di un'organizzazione. Sono simili agli alberi genealogici o ai diagrammi di parentela, ma mostrano le relazioni di lavoro piuttosto che quelle familiari.
In un organigramma, le caselle rappresentano i dipendenti. Queste caselle spesso includono le seguenti informazioni: Nomi (e talvolta foto) Informazioni di contatto Ruoli e titoli di lavoro Responsabilità Relazioni professionali tra gli individui Linee e frecce collegano tra loro questi riquadri, mostrando la posizione degli individui nella gerarchia aziendale e il loro rapporto reciproco.
Tipi di organigrammi
Gli organigrammi sono disponibili in diverse strutture e formati. Ecco alcuni dei più comuni:
Organigramma top-down funzionale
Un organigramma di business top-down il basso offre una struttura gerarchica alla vostra azienda. Inizia con un membro del team in cima al grafico (di solito il presidente o l'amministratore delegato) e scende verso gli altri dipendenti in base al loro ruolo nell'azienda. Ad esempio, sotto l'amministratore delegato, potrebbero esserci il responsabile delle vendite, il responsabile del marketing e il responsabile del prodotto. Sotto ognuno di questi capi dipartimento, ci sarà un team che farà capo a loro.
Questo formato offre chiarezza ai dipendenti. I dipendenti sanno qual è il loro ruolo, con chi lavorano e a chi rispondono. L'organigramma fornisce anche un chiaro percorso di crescita professionale. Una delle sfide principali di questo tipo di organigramma è la comunicazione che si può eccessivamente compartimentalizzare. Con ogni reparto responsabile del proprio lavoro, la comunicazione interfunzionale può spesso andare a vuoto. Per assicurarsi che questa struttura funzioni in modo efficiente, i team devono comunicare in modo efficace in tutta l'azienda (ed è qui che l'uso di una piattaforma collaborativa come Miro può aiutare).
Organigramma piatto
Un organigramma piatto (o orizzontale) presenta pochi o nessun livello di gestione. Con questo tipo di struttura organizzativa, l'azienda promuove l'autogestione e il processo decisionale dei membri del team. Questo organigramma incoraggia una minore supervisione da parte della direzione e un maggiore coinvolgimento dei dipendenti. Può essere un fattore di potere per i dipendenti, ma è una struttura difficile da scalare con la crescita dell'azienda. Gli organigrammi piatti sono più comuni per le piccole imprese che non richiedono una chiara catena di comando. Non è raro che le aziende in crescita passino da un organigramma piatto a un organigramma funzionale top-down, man mano che sviluppano i diversi reparti.
Organigramma della divisione
Un organigramma divisionale è una versione di alto livello di una struttura gerarchica, che consente alle diverse aree dell'azienda di controllare le proprie risorse. Le divisioni possono essere suddivise in vari modi. Tra questi, i mercati, i prodotti e persino le località geografiche. Le divisioni possono operare come una mini impresa all'interno dell'azienda. Ad esempio, possono avere i propri team di marketing, IT e vendite delle risorse umane. Questo approccio offre la flessibilità necessaria per rispondere ai cambiamenti del settore, incoraggia l'autonomia e consente alle divisioni di offrire un approccio personalizzato ai propri consumatori. Queste strutture sono utilizzate al meglio dalle organizzazioni più grandi, con aree che lavorano in modo indipendente l'una dall'altra. Tuttavia, come nel caso dell'organigramma funzionale dall'alto verso il basso, le strutture divisionali possono spesso essere soggette al silenziamento. La comunicazione interfunzionale può essere difficile e ciò può portare a duplicazioni e a un uso eccessivo delle risorse.
Organigramma a matrice
Un organigramma a matrice è una griglia che mostra i team interfunzionali. A causa di questa interfunzionalità, i membri del team lavorano con colleghi di diversi reparti e riferiscono a più manager. Un organigramma a matrice è una struttura più complessa di un semplice grafico gerarchico, ma consente ai manager di scegliere facilmente persone da diversi team per lavorare su progetti specifici. Tuttavia, questo può anche causare dei conflitti per quanto riguarda la capacità e la disponibilità per determinati progetti.
Qual è la struttura organizzativa migliore?
Innanzitutto, chiariamo la differenza tra organigramma e struttura organizzativa. Un organigramma si basa sulle persone, mentre una struttura organizzativa si basa sulle funzioni. Le strutture organizzative delineano la responsabilità e l'autorità di ciascun ruolo all'interno dell'azienda. A differenza degli organigrammi, non cambiano spesso. Si basano sulla funzione e sulla visione generale dell'azienda, quindi i cambiamenti regolari sono rari. Quando si tratta di trovare la struttura organizzativa migliore per la tua azienda, ci sono due tipologie principali da considerare: meccanicistica e organica. Le strutture meccanicistiche sono gerarchiche e dall'alto verso il basso (come l'organigramma top-down). I dipartimenti in una struttura meccanicistica di solito seguono una serie di regole chiare, che includono responsabilità chiare per i dipendenti e campi d'azione. Le strutture organiche rappresentano un sistema più collaborativo e flessibile (come l'organigramma piatto). Hanno un funzionamento più interfunzionale, un raggio di controllo più ampio e una maggiore decentralizzazione. La struttura organizzativa migliore dipende da come vuoi lavorare come azienda. Se vuoi flessibilità e maggiore autonomia per i dipendenti, la struttura organica è la migliore. Se preferisci ruoli e responsabilità chiaramente definiti all'interno di una gerarchia, le strutture meccanicistiche sono la scelta migliore.
Organigramma: i casi d'uso
Ecco alcune situazioni in cui la creazione di un organigramma può essere utile per la tua azienda:
Per identificare la catena di comando
Delinea chiaramente la posizione di ciascun membro del team nella gerarchia aziendale. Tutti possono vedere la loro posizione nella struttura e a chi devono riferire.
Per sottolineare le relazioni cross-funzionali
Chiarisci come i diversi reparti lavorano insieme per ottimizzare la collaborazione interfunzionale.
Per allocare risorse
Assegna efficacemente le risorse in base alle strutture e alle capacità del team.
Per ristrutturare
Che si tratti della ristrutturazione di un team di progetto o di un'intera azienda, gli organigrammi consentono di pianificare e mappare una struttura aziendale completamente nuova.
Per pianificare la crescita
Utilizza un organigramma per pianificare le nuove assunzioni man mano che l'azienda cresce. Identifica chiaramente dove avrai bisogno di nuovi dipendenti e quali saranno i loro ruoli.
Per supportare nuovi impiegati
Gli organigrammi sono utili durante il processo di inserimento e onboarding. Si può far conoscere ai nuovi dipendenti la struttura dell'azienda, chi sono i loro colleghi nei vari reparti e a chi devono riferire.
Qual è l'importanza di un organigramma?
Le ragioni per cui le aziende utilizzano gli organigrammi sono molteplici. Per comprendere la gerarchia aziendale, per individuare le aree di miglioramento, per offrire chiarezza ai dipendenti e per migliorare la comunicazione tra i reparti, sono solo alcuni esempi. Vediamo questi vantaggi in dettaglio:
Per comprendere la gerarchia aziendale
Avere una solida conoscenza della gerarchia aziendale è vantaggioso per tutti i membri dell'azienda. Per la leadership, aiuta a visualizzare come i team lavorano insieme e dove ognuno si colloca nella struttura aziendale. Per i dipendenti, mostra a chi devono riferire e come si inseriscono nel quadro generale. In poche parole, un organigramma aiuta le aziende a capire meglio come comunicare in modo efficace e come lavorare insieme per raggiungere gli obiettivi aziendali.
Per identificare aree di miglioramento
Un organigramma consente di evidenziare le inefficienze della struttura aziendale e di individuare i miglioramenti da apportare. Potrai identificare come il tuo team lavora insieme e dove la struttura può essere migliorata, e sarai in grado di apportare le modifiche necessarie sulla base di queste informazioni.
Per fornire chiarezza
Un organigramma chiarisce il ruolo di ciascuno nell'azienda o nel progetto. Che sia gerarchico o orizzontale, tutti sanno come si inseriscono nel quadro generale, chi fa parte del loro team e a chi possono rivolgersi per avere consigli e indicazioni.
Per migliorare la comunicazione
Offri una migliore linea di comunicazione tra i membri del team tracciando chiaramente le relazioni formali. Questo è particolarmente utile per i team interfunzionali, dove i singoli individui potrebbero non sapere esattamente a chi rivolgersi. Con un organigramma, è chiaro chi i membri del team possono contattare dagli altri reparti.
Ci sono degli svantaggi di cui tenere conto?
Sebbene gli organigrammi forniscano chiarezza e struttura a un'azienda, ci sono alcune sfide che si possono incontrare durante il processo. Possono diventare rapidamente obsoleti. Con le nuove assunzioni, i trasferimenti interni e il turnover dei dipendenti, è inevitabile che l'organigramma cambi nel tempo. Ciò significa che devono essere costantemente aggiornati, il che può richiedere molto tempo. Fortunatamente, l'utilizzo di Miro rende questo processo facile e veloce. Con i nostri grafici online, è possibile aggiornare le informazioni aziendali in pochi clic e le modifiche saranno immediatamente visibili al resto dell'azienda. Si concentrano solo sulle relazioni professionali. Gli organigrammi non mostrano come i singoli membri del team lavorano insieme o se hanno un buon rapporto di lavoro. Inoltre, non mostrano lo stile di gestione e non mappano tutti i metodi di comunicazione. Tutte queste informazioni sono importanti per il successo della tua azienda, quindi tieni conto di questo aspetto quando crei il tuo organigramma. Non sempre mostrano il quadro completo. Gli organigrammi sono una rappresentazione semplificata dell'azienda, quindi possono fornire solo pochi dettagli. Di conseguenza, possono dare un'immagine fuorviante dell'importanza o dell'influenza delle persone nella vostra azienda.
Come creare un organigramma
Dai un'occhiata a questa guida passo passo per creare un organigramma ben strutturato per la tua azienda. 1. Definisci l'ambito di applicazione. Iniziate confermando il motivo per cui stai creando l'organigramma. Sarà un documento interno che i dipendenti potranno usare per visualizzare la struttura aziendale? È destinato alla direzione per identificare le aree di miglioramento? Lo mostrerai agli investitori e ai principali stakeholder per far vedere come intendi far crescere l'azienda? È necessario conoscere lo scopo dell'organigramma per assicurarsi che includa le informazioni giuste e che sia strutturato nel modo giusto. 2. Raccogli le informazioni pertinenti. Dopo aver chiarito lo scopo dell'organigramma, è il momento di raccogliere tutte le informazioni necessarie. Tra queste, l'identificazione dei dipendenti, il loro ruolo nell'azienda e le loro responsabilità. 3. Scegli il formato dell'organigramma. Scegli il formato dell'organigramma più adatto alla struttura della tua azienda. Se vuoi una struttura gerarchica, l'organigramma funzionale top-down o l'organigramma divisionale potrebbero essere una buona scelta. Se invece vuoi una struttura più flessibile e con meno livelli gerarchici, prendi in considerazione l'organigramma piatto.
4. Scegli la piattaforma giusta. La creazione di un organigramma può essere un processo noioso, soprattutto se la struttura aziendale è complessa. Per facilitare la gestione del processo, assicurati di utilizzare piattaforme che offrano le caratteristiche e la struttura giuste per la tua azienda. Prendiamo ad esempio Miro. Il nostro spazio di lavoro digitale dispone di funzioni che consentono ai team di creare organigrammi personalizzati. È possibile aggiungere il proprio brand, condividere l'organigramma con i membri del team e caricare i propri file e immagini.
5. Inserisci le informazioni. Con la piattaforma perfetta per te e tutte le informazioni pronte, aggiungi tutti i dipendenti alla tua board. Includi tutte le informazioni che hai o solo quelle che ritieni necessarie. Ad esempio, alcuni team preferiscono aggiungere informazioni di contatto e foto dei dipendenti, mentre altri si limitano a usare i loro nomi e titoli di lavoro. Scegli quello che funziona meglio per te e per il tuo team: non c'è un giusto o uno sbagliato, basta che ci siano il nome e la qualifica. 6. Raggruppa i team. Inizia a dare una struttura al tuo organigramma raggruppando i team. Il modo esatto di farlo dipende dalla struttura che si sta utilizzando. Consultate la sezione "Tipi di organigrammi" per sapere come organizzare i team in base all'organigramma scelto. 7. Identifica le relazioni e la catena di comando. Quando i team sono raggruppati e l'organigramma è strutturato, è utile identificare le relazioni all'interno dei team. Questo aiuterà tutti a familiarizzare con chi fa parte del proprio team e come ogni persona si relaziona con gli altri nella gerarchia generale. È anche un'occasione per individuare le relazioni interfunzionali tra i reparti e le relazioni laterali tra i dirigenti. 8. Condividilo con il tuo team. Una volta completato l'organigramma, condividilo con il tuo team o con le parti interessate. Se vuoi raccogliere feedback sul grafico, l'area di lavoro di Miro consente agli utenti di aggiungere commenti e suggerimenti direttamente all'area di lavoro.
In questo modo, potrai vedere immediatamente il loro feedback e apportare le modifiche necessarie al grafico. 9. Tienilo aggiornato. Come si è detto, le strutture aziendali non sono scritte nella pietra. Nuove persone entrano a far parte dell'azienda, i dipendenti attuali cambiano posizione e alcuni inevitabilmente se ne vanno. Per mantenere l'organigramma utile e pertinente, assicurati di aggiornarlo quando si verificano dei cambiamenti. Se utilizzi un organigramma online, potrai semplicemente apportare modifiche virtuali e tutti potranno accedere alle modifiche in tempo reale.
Esempi di organigrammi
Dai un'occhiata ad alcuni esempi di organigramma per trarre ispirazione per i tuoi organigrammi.
Organigramma di business
Un organigramma aziendale delinea la struttura dell'azienda. Mostra la struttura dei rapporti, il modo in cui i diversi reparti si relazionano tra loro e il funzionamento delle funzioni aziendali all'interno dell'azienda.
L'organigramma aziendale è spesso utilizzato dalle aziende che vogliono ristrutturare la propria attività o che desiderano capire la struttura esistente. È anche particolarmente utile per i nuovi dipendenti, in quanto consente loro di familiarizzare con l'azienda e di vedere il quadro generale.
Organigramma di progetto
Un organigramma di progetto struttura il personale di un progetto imminente. Permette ai project manager di vedere qual è il ruolo di ogni persona, la gerarchia di tutti i membri del team di progetto e la catena di comando.
Questo organigramma è anche un ottimo strumento per identificare gli ostacoli del progetto, come le potenziali carenze di risorse, in quanto consente ai project manager di visualizzare eventuali problemi e apportare i miglioramenti necessari.
Mappa del cambiamento organizzativo
Una mappa del cambiamento organizzativo è leggermente diversa da un organigramma tradizionale, ma è comunque un esempio utile. Fornisce una panoramica delle diverse attività che si possono intraprendere per riorganizzare l'azienda.
Se stai pianificando la ristrutturazione della tua azienda o del tuo progetto, questo grafico è un ottimo modo per coprire tutte le basi. Potrai visualizzare gli scenari, mappare le diverse parti interessate e pianificare esattamente il funzionamento del nuovo sistema. Una volta completata la mappa, avrai trovato il percorso ideale per il cambiamento organizzativo.
Crea il tuo organigramma con Miro
Lo spazio di lavoro digitale di Miro consente ai team di collaborare virtualmente, ovunque si trovino. Aggiungi commenti, condividi note e tieni tutti aggiornati sugli ultimi sviluppi del tuo organigramma. Per iniziare rapidamente, è sufficiente compilare un modello di organigramma o crearne uno da zero utilizzando un creatore di organigrammi.