BPMN

I simboli BPMN rientrano in quattro aree principali: oggetti di flusso, oggetti di collegamento, artefatti e corsie. Analizziamo ciascuna di queste aree in modo più dettagliato.

I simboli di flusso BPMN sono gli elementi che collegano e formano il flusso del processo. Essi comprendono:

Un evento rappresenta qualcosa che accade nel processo. Ad esempio, "conferma dell'ordine" o "pagamento ricevuto" possono rappresentare una parte del processo di spedizione e consegna. Nel diagramma, gli eventi sono cerchi. A volte all'interno del cerchio sono presenti delle icone che spiegano ulteriormente il significato dell'evento. Per esempio, l'evento "pagamento ricevuto" può essere rappresentato da un mucchio di monete o da una banconota da un dollaro.

Le attività appaiono in un diagramma BPMN come un rettangolo arrotondato. Rappresentano le parti del processo che richiedono un'azione, ad esempio "imballare il prodotto" o "tracciare la spedizione". Le attività possono anche includere compiti e una serie di sottoprocessi.

Sono le linee di collegamento e le frecce che simboleggiano come gli oggetti si relazionano tra loro e come il processo scorre da un'attività all'altra. Ecco alcuni dei diversi oggetti di collegamento:

Le linee solide e le punte delle frecce indicano l'ordine (o flusso sequenziale) delle attività. Queste linee identificano anche le dipendenze nel flusso di lavoro, evidenziando quali attività devono essere svolte per far avanzare il processo.

Le linee di flusso dei messaggi sono tratteggiate con un cerchio aperto all'inizio e una punta di freccia aperta alla fine. Delineano quali eventi o attività attraversano i confini organizzativi. Ad esempio, "il cliente effettua un ordine" potrebbe essere un evento del processo di ordine, ma anche l'inizio del processo di spedizione e consegna. L'evento attraversa il confine tra i due processi e la linea di flusso dei messaggi lo mette in evidenza.

Le connessioni di associazione mostrano la relazione tra testo, dati, artefatti e oggetti di flusso. Le linee tratteggiate spesso rappresentano queste associazioni.

Gli artefatti forniscono informazioni di supporto sui processi aziendali. Consentono di descrivere gli elementi del processo e aiutano a categorizzare e organizzare le attività. Ecco alcuni dei diversi elementi che si possono incontrare in un artefatto BPMN:

Un oggetto dati descrive il modo in cui i dati entrano, escono e si muovono nel processo (chiamati input, output e raccolta dei dati). Si riferisce anche al modo in cui i dati vengono memorizzati nel processo (detto archiviazione dei dati). Le icone di questi elementi variano a seconda del tipo di dati.

Come suggerisce il nome, l'icona del gruppo categorizza gli elementi in base alla loro importanza nel processo. Nel diagramma, si tratta di rettangoli con angoli arrotondati e linee tratteggiate. Aiutano i team a organizzare e disporre meglio i diagrammi.

Un'annotazione di testo si riferisce a qualsiasi testo che fornisce informazioni aggiuntive sugli oggetti del diagramma. Può descrivere alcune parti del processo, fornire un contesto aggiuntivo o spiegare il flusso degli oggetti in modo più dettagliato. Rende il diagramma più facile da seguire e da capire.

Le corsie sono una parte fondamentale della struttura di un diagramma BPMN. Sono tipicamente scatole orizzontali e rettangolari che separano le diverse fasi del processo. Il modello di diagramma swimlane può essere visto come un esempio di come è strutturato. Nel modello, il diagramma è suddiviso in quattro swimlanes: Cliente, Vendite, Inventario e Pagamento. Ogni elemento all'interno di questa riga rientra nella sfera di competenza di quella particolare area aziendale. Le corsie aiutano a categorizzare ulteriormente il diagramma e a mostrare quali team o reparti sono responsabili di determinati compiti e oggetti. Ad esempio, tutti gli oggetti relativi ai pagamenti si trovano nella corsia Pagamenti. Di conseguenza, il team che si occupa dei pagamenti può facilmente vedere dove si trovano i suoi compiti all'interno del processo aziendale.

Vediamo alcuni dei principali vantaggi dell'utilizzo di una notazione per la modellazione dei processi aziendali (BPMN):

Utilizza un diagramma BPMN per creare una comprensione condivisa dei processi aziendali. Metti tutti d'accordo per assicurarti che il flusso di lavoro si svolga nel modo più fluido ed efficiente possibile.

Crea processi chiari senza margini di interpretazione utilizzando i simboli standard di BPMN. Tutti i membri dell'azienda possono esaminare il diagramma BPMN e capire esattamente come funzionano le procedure aziendali, aumentando di conseguenza la produttività dell'intera azienda.

Identifica gli ostacoli e i colli di bottiglia nei tuoi processi aziendali con un diagramma BPMN. Offri al tuo team una vista a volo d'uccello su tutti i reparti per scoprire opportunità, analizzare i processi esistenti e ottimizzarli.

Gestisci meglio i processi e le relazioni interdipartimentali con un diagramma BPMN. Stabilisci processi chiari e crea coerenza tra i vari reparti per eliminare le congetture e semplificare la collaborazione.

La differenza principale tra BPMN e UML (Unified Modeling Language) è lo scopo. Un diagramma UML viene utilizzato per modellare il software, mentre un diagramma BPMN delinea i processi aziendali. Ciò significa che i diagrammi BPMN sono ampiamente applicabili sia all'IT che al business, mentre i diagrammi UML sono più specifici per lo sviluppo di sistemi IT. Esistono tuttavia alcune somiglianze tra i diagrammi BPMN e UML. Ad esempio, entrambi hanno simboli e notazioni standardizzate e utilizzano uno stile di diagramma di flusso per delineare sistemi e processi. In definitiva, però, si tratta di due diagrammi completamente diversi.

Abbiamo già spiegato cos'è un diagramma BPMN. Ora vediamo come creare il proprio diagramma BPMN con Miro.

L'uso di un modello BPMN è un modo semplice per iniziare. Il modello è completamente personalizzabile, quindi potrai spostare le cose, aggiungere nuovi elementi e modificare la struttura esistente per riflettere al meglio il tuo processo. Se preferisci costruire il tuo diagramma BPMN da zero, puoi accedere al tool per creare il tuo diagramma BPMN online.

Prima di iniziare il diagramma BPMN, è necessario definire l'ambito del processo. L'ambito delinea a cosa serve il processo e cosa deve fare da una prospettiva di alto livello. Si tratta di un processo di assunzione? Un processo di spedizione e consegna? Un processo di contatto con i clienti? Qualunque cosa sia, l'ambito deve essere chiaramente definito. Ecco cosa includere nell'ambito del diagramma BPMN: - L'inizio del processo - La fine del processo - Cosa include il processo - Ciò che il processo non include (noti anche come confini del processo) - L'output o il prodotto finale Con un ambito chiaramente definito, sarai in grado di creare un diagramma BPMN chiaro e conciso.

Una volta definito l'ambito, si può iniziare a tracciare la sequenza delle attività aziendali. Il primo passo consiste nel determinare l'evento iniziale. L'ambito avrà coperto questo aspetto a un livello superiore, ma ora è possibile approfondire i dettagli e individuare l'attività esatta che darà inizio al diagramma. Si può anche aggiungere l'evento finale per confermare quando il processo si concluderà. A questo punto è possibile definire chiaramente le attività. A partire dall'evento iniziale, si procede attraverso il processo e si aggiungono le azioni, i compiti e le attività principali. Per essere sicuri di usare i simboli e le icone giusti, dai un'occhiata alle quattro categorie di un diagramma BPMN che abbiamo trattato in precedenza nell'articolo. Ecco alcune best practice per aggiungere e strutturare le attività al diagramma BPMN: Idealmente, l'intero diagramma dovrebbe stare in una pagina. In questo modo è più facile per tutti rivedere il diagramma e visualizzare il processo a colpo d'occhio. L'aggiunta di attività al diagramma potrebbe far emergere delle inefficienze. In questo caso, aggiungi un commento o una nota adesiva che illustri i problemi, in modo da poterli rivedere e risolvere. Il flusso delle sequenze deve muoversi orizzontalmente, mentre le associazioni e i flussi di dati devono muoversi verticalmente. È qui che entrano in gioco le corsie, di cui si parlerà nella prossima sezione.

Ogni diagramma BPMN deve avere almeno una piscina con una corsia di nuoto. Il modo esatto in cui strutturare la corsia di nuoto dipende da te. In definitiva, dipende dal processo che si sta mappando e da chi è coinvolto. Ecco alcune delle principali categorie che si possono utilizzare per strutturare le swimlane: Per reparto: Quando si crea un processo a livello aziendale, si possono usare le corsie per mostrare quali reparti sono responsabili di determinati compiti e attività. Ad esempio, tutte le attività relative ai pagamenti possono essere inserite nella corsia del team di contabilità. Per dipendente: Se il processo riguarda un team o un reparto specifico, è possibile suddividere le corsie per dipendenti. Ogni dipendente coinvolto nel processo avrà una panoramica chiara delle sue responsabilità e di come il suo ruolo si inserisce nel processo. Per tipo di attività: Se non vuoi suddividere le attività in base ai dipendenti o ai reparti, puoi semplicemente usare le corsie per raggruppare attività simili. Ad esempio, tutte le attività di vendita rientreranno nella swimlane "vendite".

Infine, si possono usare linee di collegamento e frecce per mostrare come le attività si relazionano tra loro. La direzione del flusso deve sempre andare da sinistra a destra. Anche quando si passa da un piano all'altro (il che significa usare frecce e collegamenti in verticale), il flusso del diagramma deve essere coerente. In questo modo è più facile capire come funziona il processo e quali attività sono collegate tra loro. Inoltre, i collegamenti non devono mai incrociarsi l'uno con l'altro. Se lo fanno, è necessario riorganizzare la struttura delle attività. Tuttavia, se si segue il semplice formato da sinistra a destra, non si dovrebbe incontrare questo problema.

Quando tutto è stato tracciato, condividi il diagramma con i tuoi colleghi e con gli stakeholder aziendali per ottenere le loro opinioni e il loro feedback. Chiedi al tuo team di rivedere il diagramma e di aggiungere commenti o suggerimenti. In questo modo, sarà più facile esaminare il loro feedback e apportare le modifiche necessarie. Nel corso del tempo, i tuoi processi cambieranno. Si aggiungeranno nuove task, si utilizzeranno tecnologie diverse e nuovi dipendenti entreranno a far parte del team: è inevitabile. Quando ciò accade, assicurati di tornare al diagramma e di aggiornarlo di conseguenza.