Pianificazione PI
La pianificazione PI consente ai team di allineare la propria visione, collaborare con i membri del team e identificare gli obiettivi di business. Alla fine della sessione, i team Agile hanno un piano d'azione chiaro su come procedere.
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Cos'è la pianificazione PI?
La pianificazione dell'incremento del programma (PI) è un evento che crea una visione condivisa tra i team Agile. Durante l'evento, gli stakeholder aziendali, i project owner e i team di progetto rivedono il backlog del programma. Identificano le priorità, analizzano gli obiettivi, individuano le dipendenze e determinano la nuova direzione per l'azienda. In genere le organizzazioni organizzano questi incontri ogni 8-12 settimane. Di solito si svolgono nell'arco di 1-2 giorni (anche se le sessioni virtuali tendono a essere più brevi). In questo modo i team hanno tutto il tempo per organizzare sessioni di breakout, collaborare e discutere il nuovo action plan. Ma dove si colloca Agile e che cos'è la pianificazione PI in Agile? Nel framework Agile, la pianificazione PI consente ai team di creare un Agile Release Train (ART). Un ART riunisce i team per aiutarli a prendere decisioni informate sul futuro dello sviluppo del prodotto.
Cos'è la pianificazione PI SAFe?
Lo Scaled Agile Framework (SAFe) è una struttura per l'implementazione di pratiche Agile. Aiuta i team a riunirsi per rivedere gli stessi prodotti, risultati e obiettivi chiave su scala aziendale. La scheda di programma SAFe è una parte importante della pianificazione PI Agile. Di fatto, è il risultato chiave di una sessione di PI (per saperne di più, si veda più avanti). Una SAFe program board mappa le date di consegna, le dipendenze, le tappe e le tempistiche.
Qual è l'obiettivo di un evento di pianificazione PI?
I vantaggi di una sessione di PI planning con il team sono molteplici. Gli obiettivi principali sono:
1. Allineare i team Agile
La collaborazione interfunzionale è difficile, soprattutto per i team distribuiti e remoti. Con un evento di pianificazione PI tutti sono sulla stessa lunghezza d'onda, indipendentemente dal reparto di appartenenza.
2. Definire obiettivi chiari
La pianificazione PI delinea le finalità e gli obiettivi dell'azienda. Ogni partecipante sa qual è l'obiettivo finale, perché è importante e come raggiungerlo.
3. Costruire fiducia
Il PI planning è un processo collaborativo. È un ottimo modo per i team Agile di costruire relazioni e sviluppare fiducia con gli altri membri del team.
4. Offrire un'esperienza del cliente migliore
La pianificazione PI consente di ottimizzare i processi e di garantire l'allineamento dei team in tutta l'azienda. Di conseguenza, i clienti avranno un'esperienza più fluida, più efficiente e complessivamente migliore.
5. Prendere decisioni rapide
Il processo decisionale non è facile per i grandi team interfunzionali. Utilizza un evento di pianificazione PI per riunire i team e prendere decisioni rapide e informate.
6. Prioritizzare le attività
Utilizza una sessione di PI planning per individuare le aree più importanti del lavoro e concentrarti sulle azioni che ti aiuteranno a raggiungere i tuoi obiettivi.
Chi dovrebbe essere coinvolto nel PI planning?
I seguenti membri del team danno vita a un evento di pianificazione PI:
Product manager
Il product manager è responsabile della presentazione della visione del programma e delle eventuali tappe successive. Esamina la bozza del piano per assicurarsi di poter gestire efficacemente il flusso di lavoro. Anche il loro punto di vista è prezioso per il processo di pianificazione PI, soprattutto perché comprendono appieno le esigenze dei clienti. Il loro contributo assicura che l'obiettivo e la direzione aggiungano valore all'utente finale.
Product owner
Un product owner mantiene e dà priorità al backlog di prodotto e si concentra sulla pianificazione delle iterazioni. Ha anche il compito di spiegare al resto del team gli obiettivi e le visioni del management. Inoltre, è responsabile della stesura degli obiettivi di PI, della valutazione dei progressi e del reporting delle metriche chiave.
Release train engineer
Il release train engineer (RTE) è il leader e il coach dell'Agile Release Train (ART). È a capo del comitato di pianificazione PI. Il suo ruolo è quello di pianificare, gestire e facilitare l'evento di PI planning.
Scrum master
Lo scrum master nella pianificazione PI gestisce e guida i processi durante l'evento e facilita la preparazione con l'RTE. Esamina inoltre la capacità del team, assicurandosi che sia in grado di completare il lavoro richiesto per raggiungere gli obiettivi. Lo scrum master è responsabile del timebox, dell'identificazione delle dipendenze e della risoluzione di eventuali ambiguità durante le sessioni di breakout.
Sviluppatori
Gli sviluppatori ricercano, progettano, testano e mantengono i sistemi software. Durante la pianificazione PI, partecipano alle sessioni di breakout per contribuire a perfezionare le storie degli utenti, identificare i rischi e aiutare il product owner a finalizzare gli obiettivi di PI.
Big Room Planning vs. Pianificazione PI
Big room planning è un'altra locuzione per pianificazione PI, ma indica che la riunione del team si svolge di persona. Oggi molti team, grazie al lavoro ibrido, optano per un formato di riunione ibrido. Ciò consente ai team distribuiti di partecipare facilmente alle sessioni da qualsiasi luogo si trovino. Inoltre, quando le riunioni sono online, i team possono registrare le sessioni e rivederle in futuro.
Ma la gestione di una sessione di pianificazione PI online non è priva di sfide. Ospitare una riunione virtuale può essere difficile per gli organizzatori, con più considerazioni da fare rispetto a un evento di persona. La tecnologia, ad esempio, è un fattore importante da considerare. Se la tecnologia non funziona o non è efficiente, l'intera riunione potrebbe andare a rotoli. Anche le riunioni online possono essere complicate per i partecipanti. Concentrarsi su uno schermo per lunghi periodi può essere impegnativo e portare a una mancanza di concentrazione. Fortunatamente esistono strumenti che aiutano a superare questi problemi. Prendiamo ad esempio Miro. Se scegli di ospitare una sessione virtuale di PI planning, uno strumento come Miro può aiutarti a pianificare, gestire ed eseguire la riunione, oltre che a tenere impegnati i partecipanti. L'utilizzo di uno spazio di lavoro digitale personalizzabile e intuitivo consente ai team di collaborare online. Inizia selezionando il modello di pianificazione PI già pronto e inizia a registrare tutte le informazioni sulla lavagna virtuale. Per mantenere alta la concentrazione dei partecipanti, utilizza il timer per limitare il tempo trascorso in ogni sessione. Prevedi delle pause e prendi in considerazione l'uso di giochi per rompere il ghiaccio per mantenere le cose leggere e coinvolgenti.
Cosa includere in un'agenda di pianificazione PI?
L'ordine del giorno di una riunione di pianificazione PI dovrebbe includere le seguenti informazioni:
Contesto aziendale
L'imprenditore inizia descrivendo lo stato attuale dell'azienda. Condividerà la visione dell'azienda per il futuro e illustrerà come le soluzioni aziendali esistenti rispondono alle attuali esigenze dei clienti.
Visione del prodotto / soluzione
Il management di prodotto presenta quindi la visione attuale. Questa viene spesso rappresentata come le prossime 10 caratteristiche del prodotto o gli elementi più urgenti del backlog del prodotto. Il product manager evidenzia poi eventuali cambiamenti rispetto all'ultima sessione di pianificazione PI.
Visione dell'architettura e pratiche di sviluppo
Lo sviluppatore (o l'architetto di sistema) delinea la visione dell'architettura, comprese le modifiche alle pratiche di sviluppo che supportano Agile.
Contesto di pianificazione
L'RTE presenta il processo di pianificazione e delinea i risultati attesi.
Team breakouts
Participants break away into their teams to estimate the capacity for each iteration. The teams then create a draft plan outlining each iteration. This session is timed (use Miro’s Timer to manage this).
Revisione della bozza di piano
I team presentano i principali risultati della pianificazione, tra cui la capacità, gli obiettivi di PI, i rischi e le dipendenze. Gli altri team esaminano tutte le bozze di piano e forniscono un feedback.
Revisione del management e risoluzione dei problemi
Le bozze di piano spesso presentano sfide da superare, come la portata, la capacità e le risorse limitate e le dipendenze in conflitto. La direzione dedica un po' di tempo a capire come affrontare queste sfide. L'RTE mantiene questa riunione in linea con i tempi.
I rischi del programma
Prima di lanciare qualsiasi nuova iterazione, è importante identificare i rischi potenziali. I team classificano questi rischi in una delle cinque categorie. La prima categoria è Risolto, che significa che l'intero team concorda sul fatto che non c'è più un rischio. La seconda categoria è Gestito, che significa che qualcuno si assume la responsabilità di gestire un rischio non risolto. La terza categoria è Accettato, che comprende i rischi inevitabili che devono essere semplicemente compresi e accettati. La quarta categoria è Mitigato, in cui i team trovano il modo di ridurre l'impatto di un rischio. Infine, la quinta categoria è il Voto di fiducia. Il voto di fiducia nella pianificazione PI consente ai team di votare quanto sono sicuri che il team raggiungerà gli obiettivi dopo aver affrontato tutti i rischi.
Piano rielaborato
I team rielaborano quindi i loro piani e affrontano i potenziali rischi per raggiungere un livello di fiducia il più alto possibile.
Retrospettiva e next step
Nella fase finale dell'incontro, l'RTE conduce una breve retrospettiva. Si parlerà di ciò che è andato bene, di ciò che non è andato bene e di ciò che può essere migliorato per la prossima sessione. La quantità di tempo da dedicare a ciascuna di queste aree dipende da te. Non c'è un tempo giusto o sbagliato, ma tieni presente che è più difficile per i membri del team mantenere la concentrazione se partecipano alla riunione virtualmente. Prevedi pause sufficienti durante la sessione per mantenere alti la motivazione e l'impegno.
Come prepararsi per una sessione di PI planning
Segui questi tre semplici passi per prepararti alla prossima sessione di pianificazione PI.
Svolgi le attività pre-pianificazione
Gli eventi di pre-pianificazione PI aiutano a far filare tutto liscio il giorno della sessione. Ti assicurerai che tutti i team siano pronti per la sessione, che le persone necessarie siano state invitate e che la tecnologia (o la sede, se la riunione è di persona) sia pronta per l'uso. Ecco le tre aree chiave della pre-pianificazione PI:
1. Prontezza organizzativa
Ciò comporta la preparazione dell'ambito di pianificazione per garantire che tutti siano preparati per la riunione. Significa anche allineare i professionisti aziendali prima della riunione per renderli il più possibile efficienti e garantire l'assegnazione di tutti i ruoli critici.
2. Prontezza dei contenuti
Per garantire una visione chiara della riunione, i team devono disporre di tutti i contenuti giusti prima della riunione. Questo include il briefing esecutivo per definire lo stato attuale dell'azienda, un backlog di prodotto aggiornato e il briefing sulla visione dell'architettura.
3. Prontezza logistica
L'organizzazione della logistica è una parte fondamentale della pianificazione PI. Comporta la pianificazione della sede (presso una struttura o online), l'approvvigionamento della giusta tecnologia e la scelta dei giusti canali di comunicazione.
Quando è necessaria la pre-pianificazione PI? Idealmente, la pre-pianificazione PI dovrebbe avvenire almeno quattro settimane prima dell'evento di PI planning vero e proprio. In questo modo tutti hanno il tempo necessario per pianificare e organizzare le informazioni e la logistica necessarie.
Capire gli input e gli output
Gli elementi che dovrai preparare prima della riunione sono i tuoi input. Sono fondamentali per il successo della sessione di pianificazione PI, quindi è importante sapere esattamente cosa sono e come prepararli. Ecco alcuni esempi di input per la pianificazione PI: Briefing esecutivo. I briefing devono essere preparati in anticipo per allineare i team e fornire un contesto alla sessione. Roadmap e visione. È necessario definire chiaramente la direzione dell'azienda e la visione del management per il futuro. Backlog del programma. Prepara l'elenco prioritario delle caratteristiche e delle funzionalità del prodotto prima della riunione, in modo da poter discutere su quali elementi concentrarsi nelle prossime iterazioni. Ora analizziamo gli output. Gli output sono tutti i risultati tangibili della sessione di pianificazione. Due risultati della pianificazione PI indicano che la sessione è stata un successo: Impegno negli obiettivi di PI. L'impegno del team durante la pianificazione PI si tradurrà in una serie di obiettivi SMART che delineano ciò che intendi raggiungere nelle prossime iterazioni. Ogni team può avere un proprio obiettivo su cui concentrarsi, a seconda di quanto discusso durante la sessione. Una scheda di programma. Una scheda di programma delinea le date di consegna, le dipendenze tra i team, le tappe fondamentali e la cronologia degli eventi. Questi risultati segnano la fine della sessione di PI planning. Serviranno a guidare le iterazioni future e ad aiutare i team a raggiungere i loro obiettivi prima di tornare al tavolo da disegno per una nuova riunione di pianificazione PI.
Scegli la piattaforma corretta
Stai pianificando una sessione di pianificazione PI virtuale? Hai bisogno di un software che funzioni per te e per il tuo team Agile. Se la piattaforma non è quella giusta, può essere difficile organizzare una riunione di successo. Per trovare la piattaforma giusta, pensa alle caratteristiche necessarie per far sì che la riunione si svolga nel modo più fluido ed efficiente possibile. Ecco alcuni suggerimenti: Video chat di alta qualità. Se i partecipanti si collegano virtualmente, è necessaria una piattaforma di videochiamata di alta qualità. In questo modo, tutti potranno partecipare alla riunione senza problemi. Uno spazio di lavoro collaborativo. Uno spazio di lavoro virtuale e collaborativo consente ai team di lavorare insieme durante la sessione. Utilizzando uno spazio di lavoro online, i team possono aggiungere commenti, inviare messaggi e condividere facilmente le informazioni con i colleghi. Un timer. Per mantenere le riunioni in linea con i tempi, utilizza un timer. Questo aiuta i team a essere il più concisi e produttivi possibile durante la sessione.
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